大數據背景下檔案管理對策研究

朱笑禹

（遼寧省錦州市凌河區紀委監委綜合保障中心，遼寧 錦州 121000）

檔案管理是以及企業發展的基礎內容，還是社會獲取資源的保證，檔案管理工作還是發展的一大重點部分。伴隨著信息時代的來臨，檔案管理也出現了全新的改變，電子檔案等新技術開始逐步運用到檔案管理工作當中來，助力檔案管理工作朝著更進一步的方向發展。檔案管理要緊跟時代發展不發不斷創新，滿足社會發展的實際需要，為建設提供更加優質的服務。

一、大數據環境下檔案管理的特征

大數據技術的發展和運用，為的檔案管理工作提供了巨大的影響。其能夠完全替代原本的資料管理模式，為提供了一種全新的檔案管理模式，進一步提高了檔案管理工作效率。

首先，提高了檔案的多樣化。中收集、整合檔案資料屬于比較基礎的一項工作，利用大數據技術以及先進性的掃描技術，更便于搜索和查找檔案資料[1]。

其次，虛擬存儲檔案。大數據時代背景下，全部的檔案信息都能夠實現虛擬存儲，這標志著可以把紙質檔案資料轉變為電子資料。這樣一來，避免出現用完庫中物理檔案存儲容量的問題，還可以運用分布式的方法來存儲海量的資料，有效科學配置檔案資料。

最后，虛擬存儲的模式還能幫助資料檔案長久存儲，操作高效。傳統的檔案以紙質檔案為主要方式，由于頻繁展開翻閱檔案資料，導致許多比較珍貴的檔案文獻容易受到污染或者產生破壞的現象，隨著年份的增加，字跡也會變得有些模糊，保存期限并不長。通常在大數據背景下，管理人員會建立起一整套特殊的數據庫，由此建立起存儲檔案的信息平臺。這樣一來，檔案管理者能夠更方便快捷地登入平臺中，檢索、查找需要的信息。從而讓采集流程變得更加簡單，采集時間變得更少。這一平臺還允許登陸者同時采用多個途徑存儲檔案，提高檔案的利用率[2]。

二、大數據背景下檔案管理的優勢

1．簡化管理流程

在大數據技術的大力支持下，單位工作者能夠有效簡化檔案管理的工作流程，從而有效提高數據信息傳輸速度，提高檔案管理工作效率。在全新的發展環境之下，受到信息技術、數字化資源等多種因素的影響，數字化閱讀開始慢慢地替代了傳統的紙質閱讀，解決了紙質媒介存儲的不足[3]。

采用科學的檔案調配以及檢索，能夠大大提高檔案管理效率。從檔案管理人員角度分析，能夠運用先進性的技術方法，建立起對應的檔案管理信息系統，優化檔案管理有關工作流程，歸納整理各種文獻資料相關信息，采用大數據統計方式，及時做好分類匯總，把得到的電子數據信息錄入到檔案管理信息系統中，降低檔案管理工作提出的對人力資源的需求，讓管理工作人員將更大把的時間與精力投入到更為重要的工作當中。

2．實現智能管理

檔案管理信息系統建設完成之后，檔案管理工作者要從實際情況出發，整合部分零碎化的信息資源，采用信息化、智能化的方式，分類各種資料，提高管理效率，讓檔案獲得智能化管理效果。單位檔案管理工作的核心工作即保存單位的重要信息與資料，為工作人員提供所需要的信息，本身具有較高的服務性。大數據技術的引入，能夠讓服務變得更具個性化，能夠有效提高工作效率，對比傳統的檔案管理模式，資源消耗更低，具有更強的便捷性，可以符合檔案管理的基礎要求[4]。

三、大數據背景下檔案管理存在的問題

1．相關規章制度不完善

現如今，依然存在檔案管理規章制度并不完善的問題。大數據時代背景下，管理實踐出現了比較大的變化，所以規章制度也需要及時進行完善。在大數據管理前，檔案管理制度規范、使用查閱規定等都是緊密圍繞傳統模式所展開的，因此大數據管理模式下的檔案管理規章制度需要及時進行良好調整，要綜合管理理論與實踐情況，制定符合實際的規章制度。可實際管理當中，大部分單位始終采用傳統的管理規范制度，限制了檔案管理工作效率的提高[5]。

2．管理模式單一

從當前來講，單位在檔案管理當中，通常都把關注的重點轉移到考察檔案歷史價值方面，將下發文件、組織有關活動當作主要的工作對象，大部分采集的檔案都是參考單一的方向來實施利用的，在這一情形下，檔案管理模式被束縛在考察階段，無法得到良好的效果。并且，檔案管理工作人員配置方面存在一定的缺陷，大部分是辦公室當中的人員來進行兼職管理，將工作重點放到考查管理上。在推廣檔案價值方面，始終受限于最終歸檔的內容，延續采用傳統的檔案管理模式，單純從形式上運用數字化管理方法，無法獲取理想的檔案管理效果。在大數據時代下，檔案本身的價值并不是非常固定，具備動態化的特征，會跟隨著外部環境的變化而改變，檔案最開始是由于需求而采集的數據信息，而其在被運用當中，會出現一定的附加價值，這些附加值會超過檔案本身價值，具有借鑒作用。單一的管理模式，將會直接影響檔案管理工作效果。

3．檔案查找難度較高

單位檔案查找難度高表現在兩個方面：第一個方面，使用者在資料查找當中碰到的困難；第二個方面，內部資料運用的困難。

使用者想要運用瀏覽的電子檔案來進行資料查找時，檔案查找難度的高低將會直接對使用者的工作效率帶來影響。如某一名工作人員想要運用的方式來找到與項目有關的書籍資料，可在設置的電子檔案當中輸入關鍵詞之后，并不能夠明確找到存放書籍的具體位置，或者不同區域的計算機系統只能夠檢索出其所對應區域的圖書資源，造成使用者也不能夠及時找到自己想要的圖書，增加了使用者的查找難度，讓使用者的工作效率下降。

針對檔案來講，使用者可以在第一時間里找到其所需要的專業資料是比較重要的。可由于目前檔案信息管理效果并不理想，造成使用者與工作人員在資料查找時消耗更多的時間。

4．檔案管理思想落后

從實際情況分析，大部分單位檔案管理當中，并未高度關注更新管理理念，也并未完善管理機制，只是把關注的核心放到了總結性的材料收集與歸類方面，未能緊密圍繞搜集到的檔案需求，加工處理信息，在部分重要檔案資料的歸檔與管理過程中，運用的始終是人工操作方式，人力物力資源消耗比較大，實際效果并不是很理想，直接對單位檔案管理工作的持續發展帶來較大的影響[6]。

5．缺乏具備綜合素質的專業人才

檔案管理者是直接參與檔案管理的人員，目前大部分所配備的檔案管理者所具備的專業能力比較有限，不具備較強的數字化技術能力，而具體的檔案數字化建設工作，需要管理工作人員具有運用計算機的能力和管理檔案的能力，提出了對從業人員知識結構與工作技能的要求。

如果管理者的綜合素質不能夠達到數字化、信息化管理要求，那么將無法快速掌握新型檔案管理模式以及技術，會限制檔案管理的升級轉型進程。與此同時，每年檔案主管部門主持展開的繼續教育培訓內容，大多數傾向于檔案專業理論知識，即便會包含部分檔案數字化應用內容，也只是停留在書面上，很少展開實踐操作。這樣會讓檔案管理工作不能夠滿足大數據時代的發展需要。

四、大數據背景下檔案管理對策

1．完善管理規章制度

單位檔案管理需要制度化與規范化。在大數據背景下，檔案管理工作在重視運用大數據技術的同時，要完善檔案管理規章制度。以往的檔案管理模式之下的規章制度已經難以適應新時代的檔案管理需求，所以要制定出更加貼合實際情況的規章制度。建立起檔案管理的信息監督與管理機制，有效預防各種信息安全隱患。另外，要落實好檔案信息準入制度，做好對不同類型檔案信息的技術保護，通過制度、技術來保障信息安全，防止出現信息泄露，進而提高單位檔案管理工作效率[7]。

2．構建現代化工作管理體系

伴隨著大數據與檔案管理工作之間的有機結合，的檔案管理工作體系開始朝著現代化的方向發展。在當前的信息化社會背景下，大部分的已經基本上實現了信息化，未來信息化水平將會越來越高。大數據技術作為一種應用技術，在檔案管理工作當中可以發揮出比較大的作用，能夠幫助檔案部門建立起現代化的工作管理系統。通過大數據技術的運用，全部工作都可以實現網絡化操作，也可以即時運用網絡來找到問題，及時解決各種出現的工作問題，及時做好反饋工作，防止人工操作產生各種失誤。大數據技術還可以給檔案管理工作人員帶來一定的決策支持，工作人員要緊密圍繞系統實際情況、信息分析報高等內容，實現決策，展開檔案管理。事實上，大數據技術的良好運用能夠為推進智能化檔案管理工作發展進程帶來幫助。在不久的將來，智能化的檔案管理工作平臺會出現，能夠更進一步提高管理水平，讓檔案管理工作可以緊跟時代發展腳步，獲得全新的進步。

3．升級檔案查找引擎

在具體的運行當中，為了能夠升級換代檔案查找引擎，要充分考慮到有關工作人員的計算機操作能力。在當前的工作體系中，要高度關注搜索引擎，在具體實踐中，構建起搜索引擎與檔案信息數據庫間的關聯，經過關鍵詞的查找方法，為工作人員提供有價值的圖書資源。檔案具備特殊性，包含圖書、人力資源檔案以及財務檔案等內容。因而，通過網絡技術分類處理不同種類的檔案資料，讓全體運用者采用搜索關鍵詞的方法，找到自己所需要運用的檔案資料。另外，把輸入關鍵詞的方法轉化為輸入特殊數字代碼的方法，這部分數字代碼能夠匹配檔案當中的代碼，讓使用者在的數據庫當中順利找到對應的圖書檔案，這樣在非常大的程度上就可以提高檔案管理工作效率，降低使用者查找資料的時長，進而提高工作有效性。

4．改變管理理念

在當前的大數據時代背景下，數字化檔案開始變成現代檔案管理發展的一大趨勢，在檔案管理工作當中，管理工作人員要及時更新檔案管理理念，在現代化的檔案管理工作當中運用信息化檔案管理理念，利用檔案信息系統的方法，讓檔案可以直接入檔，并且可以直接進行查檔，提高檔案信息化建設水平。檔案管理工作需要不斷改革創新，管理工作者要保持創新意識和精神，提高對檔案管理工作的認識水平，經過不斷努力學習，更新管理理念，將所學到的理論知識、技能、管理方法結合網絡技術，進一步創新管理思路以及理念。

5．重視人才建設

圖書館的檔案管理當中人才是主體，一名優秀的檔案管理者能夠熟練高效運用數字化技術，精準管理檔案。結合目前的檔案管理團隊分析，要明確專業、年輕、科學的目的，創建一支具有較強專業性的檔案管理團隊。要從源頭出發，明確檔案管理工作者的準入門檻。結合要求，將年輕化、專業化、科學化的人才引入到檔案管理團隊當中來，及時更新優化隊伍結構。

單位要高度關注做好專業培訓工作，推進檔案管理人員獲得專業性發展。單位要保持針對性地展開專業人才培訓工作，關注數字化檔案管理模式、系統、操作技巧等多方面的要求，將理論和實踐緊密結合，讓檔案管理人員朝著專業化的方向發展。單位要推行激勵機制，為人員提供良好的競爭氛圍。推進檔案人員不斷向前進步和成長，提供大力支持，不斷提高檔案管理工作者的工作熱情，強化他們對工作的榮譽感。單位還需要建立交流制度，通過走出去、請進來的方法，為檔案管理人員建立起成長的平臺，參考數字化檔案管理經驗，讓檔案管理發展趨于智慧化。

綜上所述，在大數據時代背景下，單位的檔案管理工作面臨著較大的挑戰，如何才能夠讓檔案管理工作良好地適應時代發展需要，變成檔案管理人員所需要重點研究的一大問題。檔案管理工作人員要充分認識到大數據帶來的優勢，分析檔案管理工作中的問題，提出相對應的解決對策。這樣一來，才能夠真正提高單位檔案管理工作的效率，推進現代化檔案管理工作朝著更遠的方向發展下去。