公立醫院經濟合同管理模式的實踐探索

●曲 璐 陳正東 史芮源 焦 楊

公立醫院作為事業單位法人，其經濟合同是指醫院在民事經濟活動中，作為一方當事人與平等主體的自然人、法人和其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議[1]。涉及的合同種類繁多，以A醫院為例，2021年對外簽訂經濟合同230余份，類型包括工程類合同：工程勘察設計合同、施工合同、監理合同、委托建設管理合同、造價咨詢合同、小型基建類合同等；貨物類合同：設備銷售合同、辦公家具買賣合同、辦公設備買賣合同、其他貨物買賣合同等；服務類合同：物業服務合同、綠化服務合同、保安服務合同、管理咨詢委托合同、招標代理委托合同、法律顧問服務合同等；其他合同：辦公或房屋設施維護合同、房屋或場地租賃合同、供水供氣供熱合同、宣傳片制作合同等。

由此可見，經濟合同的管理過程涉及醫院的眾多部門，關系到醫院的各項業務運行的合法合規性，因此，各家醫院一直以來在實踐中不斷探索與改進，以求探索出一套符合公立醫院管理特點和內控制度要求的經濟合同管理模式。

一、傳統經濟合同管理方式存在的問題

早期的合同管理方式主要為紙質流轉簽批、手工臺賬、人工管理，這種管理模式存在以下幾方面問題：

（一）合同管理信息化程度低，管理效率低下

在傳統管理方式下，合同由業務部門人員負責起草，部門負責人審閱簽批后，依次報送歸口管理部門、合同主管部門、財務、審計、主管院長、院長等，逐級傳閱審批。合同紙質流轉會簽的模式，除了造成經辦人員跑腿多、耗時長、效率低的問題，同時也存在部門間信息不對稱、協作難度大、后續執行監管不到位等問題。手工臺賬的管理方式使得合同信息的采集、記錄、統計、分析、合同款項收付等環節極易出現疏漏，無法實現醫院的內控管理目標。

（二）合同管理缺乏法律意識，增加風險隱患

醫院簽署的合同種類繁雜，涉及醫療事務、經濟事務及法律事項，需要根據國家法律法規、行政規章制度及行業規范等要求簽訂執行，因此，需要專業的法務人員在合同的擬定、簽署、執行等環節進行審核和指導。而傳統的管理方式下，合同通常是由缺乏專業法律知識的相關業務部門人員起草和執行，法律意識淡薄，對合同條款的權責認識不足，在簽署方的資信情況、合同要素的完備性和合理性等方面，極易出現法律漏洞，導致合同履行困難甚至無效，增加風險隱患，引起法律糾紛，給醫院造成經濟損失甚至負面的社會輿論。

（三）合同管理缺乏科學的管理制度和管理流程

醫院作為醫療專業單位，發展初期往往重業務、輕管理，尤其對經濟合同的管理缺乏足夠的重視，合同歸口管理部門和崗位設置欠缺，配套的管理制度及運行機制不健全，在合同起草、簽訂、執行等各個環節缺少具體的操作規范，導致經濟業務活動未簽訂書面合同、合同審簽流于形式、事后補簽合同等問題時有發生。

二、目前的經濟合同管理方式

針對傳統管理方式中存在的問題，A醫院為加強經濟合同管理工作，從制度保障層面和技術支持層面進行調整和優化。

（一）制度保障層面

1.制定經濟合同管理辦法、規范審批流程。根據相關法律法規、行業及上級主管部門的管理辦法要求，結合醫院的實際情況，制定并出臺了《A醫院經濟合同管理辦法》。對合同的起草；合同的會簽；合同的審批及簽訂；合同的履行、變更及解除；合同的中止、違約和糾紛處理；合同的印章、統計和檔案管理；合同的風險管理等各方面都作了細致的規定。進而對經濟合同事前、事中、事后的全流程進行監督管控，規范管理、防范經濟風險。

2.設置合同管理崗，實行合同歸口管理。A醫院的經濟合同主管部門為運營管理部，下設經濟合同管理崗，負責合同管理中部門間的溝通和協調；配合法律顧問做好合同簽訂前的法律審核；負責經濟合同臺賬管理，對合同進行統一編號備案，實行合同的全周期管理。

實行合同歸口管理，A醫院根據實際業務類型對合同進行分類管理，即不同職能部門分別指定專人對其職責范圍內的業務合同進行統一歸集管理，在合同的簽訂、執行、變更、終止、歸檔的全流程管理中對接合同主管部門。如:醫務部門負責體檢合同、外送檢驗化驗合同等醫療項目合同的管理；采購部負責醫用耗材、試劑及其他管理物資的采購合同等；科研管理部負責科研類技術服務、實驗測試服務等合同的管理；物資設備部門負責醫療設備、設備維保服務等合同的管理；基建部門負責醫院基建項目、零星工程等合同的管理；信息部門負責信息系統、軟硬件采購及維保合同的管理；總務部門負責物業保潔、園林養護、房屋租賃等合同的管理。

3.聘請專業獨立第三方律師事務所合作。法律顧問能夠從法務和合規角度對合同逐字逐句進行審核，保證其專業性和獨立性，與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結合[2]。

A醫院通過公開招標的方式聘請第三方律師事務所，采用年度打包式的形式提供常年法律顧問服務，業務部門擬定的合同經合同管理部門初步審核后，提交法律顧問予以審核修改，出具律師意見。對某些類似的合同，經法律顧問審核修改后形成合同范本，作為類似合同的重要參考。此外，定期邀請律師開展員工法律知識培訓，增強員工的法律意識和風險意識，保障醫院的資產安全和資金安全。

（二）技術支持層面

1.實行信息化管理，將經濟合同管理系統嵌入OA辦公系統。在辦公自動化系統（OA）中引進經濟合同管理系統，該系統的建設主要分為四個階段。

（1）第一階段：依據醫院的各項合同管理要求，根據合同的不同類別，梳理合同的會簽、用印、備案流程，明確系統開發的功能需求。

（2）第二階段：委托專業的第三方軟件開發商制定系統開發方案，確定合同信息系統嵌入OA系統的路徑，細化系統功能。

（3）第三階段：系統開發完成后上線試運行，對相關人員進行培訓、推介系統使用，并反饋使用中存在的問題。

（4）第四階段：系統正式上線運行，在實踐中不斷優化，并探索與財務系統、預算系統等其他系統深度關聯。

通過經濟合同信息系統建設，將醫院所有的經濟合同納入到合同管理系統中，該系統中下設合同信息維護、經濟合同會簽、經濟合同備案、特殊合同事項備案、質保金退還等子科目，相關管理人員按照分工在系統中審閱、簽批，日常工作中可以提高效率、節省人力，為合同經辦人員日后的統計、查詢提供便利，也有利于加強合同的保存登記管理工作。

2.信息化系統的功能實現。通過該系統的開發，在合同管理的各個環節實現了合同管理信息化:

（1）合同審批。實現OA無紙化審核。各會審部門能同時在線審核，不同類型的合同審批流程也有所區別（比如小額度合同、續簽合同可執行簡化流程），根據預先設置好的流程通過表單內容全自動流轉，方便快捷，提高了審核速度。同時，在合同審核過程中設置審批權限、修改權限，全流程留痕可追溯，永久保存上傳的附件，有效杜絕違規操作，加強內控管理。

（2）合同履行。合同付款流程自動關聯合同編號、合同名稱、基本信息、付款條件及執行進度等信息，業務人員在進行合同款項支付時，根據系統提示，按照表單要求提供符合合同付款條件的發票、單據、驗收報告、監理意見等資料，經相關管理科室審核無誤后財務付款。整個流程清晰、精準，也便于后續查詢和審計。

（3）合同信息維護。建立電子化合同臺賬，合同管理人員可按需檢索，合同簽訂后，合同管理人員將合同的基本信息錄入系統中，并詳細核對合同簽約對象的基本信息、合同金額、編號以及簽訂日期與合同效期，收付方式等，可實時動態掌握合同執行進程。

（4）合同備案存檔管理。實現電子化存檔，合同簽訂生效后，紙質文件及相關文件掃描成電子版上傳合同管理系統，進行備案。通過OA協同辦公平臺以及電子化影像系統的應用，合同管理人員可以根據合同的要素信息方便快捷地查詢到相關合同，并根據合同進度進行維護，提高了工作效率，節約了人力、物力資源。

三、未來的改進方向

醫院雖然已經引入經濟合同管理系統，但信息化程度還處于初級階段，合同管理系統與財務信息系統沒有完全實現對接，合同的信息流和資金流尚不能共享，合同信息的變動、款項的收付等情況還需要在各系統中手工記錄、調整。此外，信息的檢索、統計、分析的智能化程度還不夠高。因此，如何有效融合各個信息系統，避免“信息孤島”的出現，利用互聯網、大數據技術構建合同管理信息化平臺，提高合同管理的有效性、精準性、智能性將是未來合同管理的改進方向。

（一）多系統協同

提升信息化管控手段，將合同管理系統、財務系統、預算系統進行充分的融合和對接。當錄入合同信息后，三個系統同步所有信息，當一筆合同款項需要支付時，財務系統直接關聯到合同管理系統以及預算管理系統，合同系統確認符合支付條件，預算確認符合要求，才能支付相應的款項。通過多系統的協同，不僅能夠提升財務核算的效率，加強預算控制力度，而且能夠實現合同的精細化管理，為建立信息數據庫、實現數據分析和信息共享奠定基礎。

（二）深度開發系統功能

構建合同執行跟蹤反饋機制，將合同進度信息及時錄入系統中，并根據經驗，提醒可能存在的風險環節，實現對合同的實時監管[3]。基于合同管理系統的大數據庫，借助機器算法及機器學習，對合同中的關鍵條款、權利義務關系及執行過程中關鍵環節的風險點進行實時的檢測與反饋，對于異常狀況彈窗提示相關人員并給出操作建議，直至消除風險隱患。

借助系統設置科學合理的合同編號規則，實行合同四級編號規則，即“院代碼—部門代碼—年份代碼—合同代碼”，合同生效后系統自動識別，自動進行編號，且編號具有唯一性。對于后續簽訂的補充協議，也可自動識別分類，能夠更便捷、精準地搜索和管理合同。

（三）開發移動設備端功能

出于數據安全的考慮，目前醫院經濟合同的審批和管理，主要是通過內部網絡在電腦端進行操作，涉及的部門和相關人員較多，受時間和空間的限制較大。未來在保證數據安全的前提下，可探索通過開發移動辦公模式，使信息的提交、處理、簽批既能夠在電腦端又能夠在手機等移動設備端實現，保證信息的時效性，提高辦公效率。另外，也可通過移動設備端，多途徑發送未辦理事項、即將到期事項的時時提醒，避免人為因素造成的管理疏漏。

（四）建立合同管理大數據庫

對合同管理各節點、時點的行為數據進行大量保存，建立合同管理大數據庫，使精準管理行為分析成為現實，可輔助經營決策[2]。利用互聯網、大數據等信息技術，對合同簽約對象的資質、經營情況、社會輿情等基礎信息以及合同條款、收付款條件、法律法規等要素等進行收集與統計，通過信息的比對與分析，在合同的簽訂、執行、付款等各個環節及時提示錯誤信息，預警經濟風險。在大數據的基礎上，通過算法系統自動生成數據圖、分析報告，為經營決策提供參考。

綜上所述，醫院經濟合同信息化管理系統的建立，顛覆了傳統的紙質合同簽審模式，是信息化時代的必然選擇，通過全方位的對合同數據進行關聯、融合、統計、比對分析，既加強了內部管理控制，又提高了管理效能，防范經濟風險。雖然還有不完美的地方，但隨著醫療行業的發展以及大數據的普及，合同管理深度信息化、智能化將成為醫院管理的重要載體和發展趨勢。