數字化時代高校智慧財務服務平臺建設研究
——以H高校為例

李秀花

(廣東培正學院，廣東 廣州 510830)

一、引言

在信息化和大數據時代下，大數據、人工智能、云計算等信息技術迅速發展，信息技術與傳統行業深度融合，對各個行業產生了巨大的影響。隨著大智移云物區的快速發展，各高校應積極應用數字信息化提高工作效率。隨著信息化建設的推進，高校財務逐漸形成業財融合一體化，將財務與資產、設備、科研、收費、采購、后勤、合同等經濟事項辦理工作流程打通，實現跨部門業務與財務深度融合，形成“一站式”業務辦理模式，打造信息流、業務流、數據流“三流合一”，提升高校業務支撐能力、工作效率和便利化程度[1]。高校信息化建設雖然極大地提高了效率，實現了財務和業務的深度融合，但是從各高校的信息化建設過程來看，還是存在諸多問題和難點。因此數字化時代下如何實現高校智慧財務服務平臺建設是各高校非常重視和關切的問題。本文結合工作實踐，以H高校作為案例，分析高校信息化建設的現狀及存在的問題，做好信息化建設規劃并提出解決方案。

二、高校智慧財務服務平臺建設現狀及問題分析

目前各高校紛紛開展財務信息化建設，加強財務工作與業務工作的深度融合，提高了財務工作效率。但是高校在信息化建設過程中還是存在諸如管理系統不兼容、復核工作量大、報賬審核程序復雜等各種問題。以下以H高校為例，分析其在信息化建設中主要存在的問題。

(一)財務部門及其他管理部門的管理系統相互獨立

根據高校財務信息化的建設目標，高校財務應該和資產、設備、科研、收費、采購、后勤、合同等業務工作打通，將財務工作和業務工作深度融合，形成“一站式”業務辦理模式，實現信息流、業務流、數據流“三流合一”，從而不斷提升高校業務支撐能力，提高工作效率和便利化程度[2]。但是在信息化建設過程中，不少高校還是存在各個管理部門系統不兼容、信息不共享等問題。

以H高校為例，財務處本部門擁有用友U8系統(總賬、薪資)、收費系統、PC端網上報銷系統、電子發票小軟件等數據庫，但其數據相互獨立，信息不能實現共享；與其他部門管理系統更是存在信息獨立現象，相互不交集，各自管各自的，中間有大量重復數據的錄入。這些現象阻礙了高校信息化建設整體水平的提升。例如學校合同管理，學校采購部門、基建部門有各自管理系統，學校辦公室有OA合同審批流程，財務處收支管理難，無電子臺賬，無法做收付款籌劃及進行收款預警，支付復核工作量大。由于合同數目隨著業務量的增大而增多，合同進度的控制基本靠Excel管理，很難滿足發展需要，想全局或全程了解合同情況存在很大障礙；缺少對合同進度、結款等關鍵節點的預警，不能準確地預測近期可能的收支項目，從而影響資金運作效能。難以及時、全面、準確地采集和統計數據，數據搜集匯總工作需要耗費大量時間，影響決策時間和效率。

(二)發票管理難，驗票、查重、假發票復核工作量大

根據高校財務信息化的建設目標，高校財務工作應提高智能化、信息化水平。部門高校是在原有財務工作的基礎上開始信息化建設的，缺乏統一的、整體的規劃，往往是零星地采購一些數據庫和軟件模塊，從而造成財務工作流程不流暢，有些財務工作還停留在人工審核階段，反而拖累了工作效率。

以H高校為例，財務部門是在用友U8系統的基礎上，增加了收費系統、PC端網上報銷系統、電子發票小軟件等數據庫，但是這些數據庫數據相互獨立，信息不能實現共享，從而并沒有形成“一站式”業務辦理模式。另外，在政府實行電子發票以來，財務部門為避免發票重復報銷問題，先是錄入Excel登記進行查重，工作量比較大。由于發票量大，不能一一對其真假進行查驗，從2020年起可以通過《防范電子發票重復報銷軟件》歸集發票平臺查重，但驗真假發票也需要手動操作，需花費人力、物力在發票查驗上。

(三)報銷審核費精力，財務記賬煩瑣

各個高校都在加強財務信息化建設，以實現線上無紙化報銷目標[3]。但在實際財務工作中，由于各個高校只是在原有工作模式的基礎上引入線上報銷模塊，但還是需要線下紙質發票等報銷憑證，電子版發票也需要打印出來，并且還需要在線下找相關領導審批，從而使得財務報銷工作更加煩瑣，不僅沒有提高工作效率，反而招致很多老師怨聲載道。

以H高校為例，財務處在原來用友U8系統的基礎上增加了線上報銷模塊，但是目前費用報銷只支持PC端線上審批，老師們在報銷的時候還是需要準備紙質版報銷憑證，并在線下找各級領導審批，無法進行移動審批。H高校的費用無法多項目核算，預算編制比較復雜，線下審批流程比較繁雜。另外，銀行支付通過各銀行網銀支付或者是POS支付，手工輸入工作量大，易出錯，網銀資金難追塑。財務記賬煩瑣沉重，大量的重復工作，費用統計缺乏多維度統計，手工報表滯后不及時。

三、高校智慧財務服務平臺建設規劃

針對高校信息化建設過程中存在的問題，本文提出以下建設規劃。

(一)建設業財一體化的平臺目標

各個高校在信息化建設之前，首先需要明確建設業財一體化的平臺目標[4]。一般來講，高校建設業財一體化平臺主要實現以下目標:一是戰略支撐，增強高校分支機構復制能力，有助于快速擴張，更快建立新業務；二是通過財務數據的挖掘分析，支持戰略決策和優化；三是成本控制，合理管控成本費用，優化企業資源配置，減少財務運營成本，提高人均效能；四是風險管控，資金集中管理有利于加強對資金流動性風險的管控；五是業務合規性風險管控，增強制度及規范的有效執行；六是提供統一、標準、規范、高效的財務交易處理，財務數據統一管理，業務數據可溯源，業務動態及時反映。

(二)建設智慧財務系統的價值提升

各個高校在信息化建設過程中，都會通過建設智慧財務系統以達到價值提升的目的。一般來講，高校建設智慧財務系統可以實現以下價值提升:一是可以產生經濟效益，釋放勞動力、降低人工成本；二是實現管理效益，縱向穿透力更強、實現多層級組織業務透明化管理橫向協同能力加強，通過平臺實現跨職能業務管控與協調，提高業務效率；三是可以獲得決策支持，領導層決策、各項制度有系統支撐能得到更好的實施落地；四是業務運營更加透明、數據有源可追、有數據可查，報表具備穿透力；五是進行變革驅動，財務核算職能將被系統完全取代，部分管理職能也將由系統完成，更多的時間將投入經營分析、決策支持，戰略規劃與落地。

(三)多維度業務支持與管控

各個高校在信息化建設過程中，還需要高校多維度的業務支持和管控，主要包括以下幾個方面:一是以多核算體系、多賬簿、多準則為基礎進行多維度預算管控、費用標準管控和業務合規管控等，從而實現高校財務制度流程化融合，業務數據、報表、臺賬橫向拉通，進而可以實時提取數據。二是在財務系統中融合智能RPA技術和AI人工智能等，通過財務機器人掃描憑證、填制記賬憑證、自動登記賬簿、編制財務報表，另外還可以利用智能RPA技術編寫代碼完成一些程序化的財務工作。三是財務系統和基建、采購、科研等其他業務部門系統對接，實現數據對接和信息共享。

四、高校智慧財務服務平臺建設解決方案

本文以H高校為例，結合信息化建設規劃及H高校特點提出高校智慧財務服務平臺的解決方案。

(一)全面集成化拉通內部應用系統

高校在信息化建設過程中，需要實現各部門數據對接和信息共享。首先，校內各部門的管理系統打通對接，通過數據中心共享實現數據統一，讓信息化數據互聯互通，無縫對接，充分體現數據便捷性和實用性，用友U8系統跟移動化應用平臺實現對接，除了原有的總賬、報銷和薪資管理系統，繼續優化結構把預算管理、費用報銷、合同管理、報表分析類的歸到移動化應用平臺，通過抓取不同年度的數據來做橫向的比較或者縱向的比較，打造出智慧財務服務平臺。

其次，用友U8系統對接銀企聯/U8網上銀行，實現單據驅動在線付款。這樣在每年9月份開學時，學生可以通過網上匯款或者轉賬繳納學費。財務人員可以在線上審核，也可以導出數據匯總、核對學生繳費數據。

最后，用友U8系統可以對接學校OA和學校微信公眾號。比如合同平臺，通過對接OA，抓取合同審批的基礎信息及附件，創建合同檔案、合同臺賬，財務人員再去補充一些合同的標的，合同的收付款計劃，完善整個合同臺賬信息，創建合同管理。另外，用友U8系統還可以對接百望服務平臺，實現發票在線識別和審核，這大大提高了工作效率。

(二)智能化應用促進業財稅一體化

高校在信息化建設過程中，可以利用信息技術促進業財稅一體化。首先，在高校報銷業務中，其可以在百望服務平臺上進行電子發票識別和驗證，即使是紙質發票也可以拍照上傳進行驗票。另外，百望服務平臺跟稅務系統能夠進行對接識別，支持手機拍照、微信支付寶電子票夾導入，發票能識別真偽，出現假票、重復報銷將無法提交。這樣可以大大減少人工進行驗票的工作，提高報銷工作效率。

其次，高校還可以在原來用友U8系統的基礎上增加智能財務服務平臺，利用人工智能和大數據等信息技術解決高校各項財務工作，實現預算管理、資金管理、會計核算、薪酬計算、合同管理等工作向數智化轉型，這大大提高了財務工作效率。

最后，用友U8系統還可以接入智慧校園，實現財務數據共享。高校財務處、人事處、教務處、科研處等部門可以各自開放端口，進行數據的收集和整理，實現數據的一站式服務，業務部門可以根據需要篩選相關信息，實現數據的實時查看、實時共享和實時更新，確保數據的及時性和準確性。

(三)通過智慧財務服務平臺嵌入規則和管理制度優化工作流程

高校財務處在原有用友U8的基礎上對接智慧財務服務平臺，通過手機的移動應用及審批集成到企業微信，實現手機填報相應的報銷單據，審核相應的單據，從而優化工作流程，實現企業財務核算的數智化[5]。高校利用智慧財務服務平臺，實現合同資金的籌劃，電子合檔臺賬及檔案管理，實現收款、付款計劃預警，規范合同支付申請流程，還可以按部門項目等不同的維度進行預算編制，通過移動審批并記錄多次修正數據，預算調整支持移動審批。申請人在移動端查詢單據狀態，可進行催辦等操作。審批人可以直接在智慧財務共享平臺查看預算占用情況，進行超預算審批管理。智慧財務服務平臺支持圖形報表直觀的報表展示，也支持數據穿透，聯查到單據明細，直接報銷單就生成相應的憑證，大量地減少工作量，實現電子化核算整個業務閉環。同時智慧財務服務平臺可以打破原來線下審核方式，實現線上報賬和審核，大大簡化報銷流程，讓財務報銷和審核更輕松。

(四)報銷審批后一鍵支付

在電子化的環境下，高校通過購買數字化費控管理軟件，可以讓發票、報銷、審批、支付、記賬、檔案全程數字化管控和一站式報銷費控閉環。各部門的電子發票通過掃描可以形成報銷單，從而實現教職員工能夠隨時隨地報銷；在審批環節，通過智能審批助手進行智能審核；審批成功后可以對接網銀實現一鍵付款。

另外，通過銀企聯實現通過一個key就對接到不同銀行驅動在線付款，通過業務直接進行支付。打通收費系統，主要是獲取學生銀行信息，在收取費用的時候可以直接看出哪個學生對應哪個賬號，直接勾選就可以。報銷審批到出納后可一鍵支付，可進行單據聯查，回單下載支付對賬。

(五)費用映射會計科目，一鍵生成記賬憑證，實時自定義報表取數

在人工智能不斷發展的今天，高校財務管理的信息化和一體化必將成為高校科學決策和管理的重要手段。高校業財一體化平臺，將協助學校以財務管理為中心，以預算為主線，實現財務管理的信息化、事前化和自動化，由原來的人控向信息化控制轉變，用業財融合的理念重構財務業務管理流程，有效整合高校信息，多方位多角度減少財務人員工作量，建設涵蓋人、財、物的全方位管理與服務工作平臺，不斷提高高校的管理水平和綜合競爭力。智能化應用讓工作變得更輕松，智能OCR替代部分人眼的功能，比人眼更準確、更高效、更經濟，IPA＆RPA替代部分人手的功能，模仿人類自動在信息系統中的操作流程，AI替代部分人腦的功能，判斷信息的內涵，將經驗與專業技能軟件化。

五、結語

本文主要研究高校財務信息化建設，并以H高校為例，首先分析高校在建設財務信息化過程中主要存在財務部門及其他管理部門的管理系統相互獨立；發票管理難，驗票、查重、假發票復核工作量大；報銷審核費精力，財務記賬煩瑣等問題。其次針對高校信息化建設過程中存在的問題，提出明確建設業財一體化的平臺目標、建設智慧財務系統的價值提升和多維度業務支持與管控等建設規劃。最后從全面集成化拉通內部應用系統；智能化應用促進業財稅一體化；通過智慧財務服務平臺嵌入規則和管理制度優化工作流程；報銷審批后一鍵支付；費用映射會計科目，一鍵生成記賬憑證，實時自定義報表取數等方面提出高校智慧財務服務平臺的解決方案。