博物館政府采購內部控制存在的問題及應對策略

●陳祎祾

新時代文博事業蓬勃發展，采購業務作為博物館業務的重要部分引起了各博物館的重視。博物館采購流程包含采購預算編制、采購方式選擇、采購執行、監督等，采購流程各環節均存在不同程度的風險，亟需內控起支撐作用。國內的一些歷史較為悠久的博物館已經建立起完善的采購內控制度，但是，有些新成立的博物館還不具備非常完善的采購內控體系。財政部每年下達近30億的免費開放補助，但是由于部分博物館內控不健全，資金使用效率極低，造成資金投入的浪費。本文主要是分析當下博物館采購內控現狀，闡述采購內控對博物館所體現的價值，以及對存在的問題進行分析，將目前所存在的一系列問題加以解決，制定相應的對策。

一、博物館采購內部控制現狀

1.博物館采購內部控制環境較差。內控環境包括治理結構、機構設置、內部審計、責權分配以及治理層和管理層的重視態度等。

從治理結構來看，有的博物館甚至并沒有一份屬于自己單位的內控制度，更別提內控體系的建立。另外，有的博物館不對采購人員進行績效考核，對采購人員也沒有相應的激勵手段。

從機構設置上來看，博物館區別于其他事業單位主要是業務部門較多，有展陳、社教、文物保護、文獻研究等。博物館采購品目類別多卻沒有專門的采購部門，組織機構亟需調整。

從內部審計的責權分配來看，有的內部審計部門工作不到位。部分博物館未建立較完善的內部審計制度，即便成立了內部審計部門，往往沒有做到崗位分離，一般仍由財務人員兼職。財務和審計崗位一旦不能分離，監管部門就形同虛設，采購風險隱患必然存在。

從管理層的重視態度來看，博物館主要以文博人員為主，單位中高層很多都是文學專業出身，缺乏一定的財務知識，有的對于內部控制不夠關注。普遍重視博物館展陳業務、輕視采購內部控制，內部控制成了屬于“財務人員的專屬工作”。

2.采購責任部門溝通不暢。部分博物館采購業務在執行過程中，采購科室既當裁判員又當運動員。采購經辦人往往在一個采購行為結束后需要報銷時，財務部門才知曉該項采購業務的發生。又因采購經辦人對采購流程不熟悉等，在報銷時與財務部門就報銷手續不齊全等問題推諉扯皮，導致辦事效率底下。

3.外部監管不力。博物館的外部監督主要有來自上級主管單位，例如文物局、宣傳部、紀檢組、巡視組等單位和組織的監督；還有來自全國各地游客群體的輿論監督。博物館定期更換展陳消耗大量的財力，是區別于其他事業單位的顯著表現之一，外部監督不力，就會造成大量資源的浪費。但是由于博物館工作帶有一定學術性，資金投入項目并不常規，例如：多數游客來館參觀展覽陳列只是看看熱鬧，無法對博物館整體建設提出很多有用的建議。因此，外部輿論監督不力也容易造成財政部免費開放補助資金的濫用。

二、研究博物館采購內控的意義

縱觀目前國內理論界和實務界對采購內控的研究，對企業的內控研究已經到了一個相對成熟的階段，運用內部控制作為控制采購風險的一種手段已經得到業界的普遍認可。然而，對事業單位尤其是博物館的采購內控的研究還處于起步階段。為了更好地為游客服務，更好地傳播中華文化，博物館需要想方設法優化采購內控，提高采購效率，杜絕腐敗，保證博物館的正常運轉。

三、我國博物館內部控制制度中的主要問題

國內博物館所采購存在的內部控制問題主要源自：第一，管理人員缺乏內控意識。第二，部分采購人員綜合素質偏低。第三，采購內控制度內容落后。第四，內控考核不完善，執行不力。

1.缺乏采購內控管理意識。根據目前的采購內控體系來進行分析，其實還存在著很多的不足。主要是有些單位對于采購內控并不是很重視，同時采購內控編制也并不是很完善。除了采購內控部門之外，其他的部門都沒有很強的意識，所以其他的部門會出現應付態度，不會積極地參與到采購內控工作中。

2.部分采購人員的綜合素質偏低。博物館的各項工作，都需要相對應的專業素質的人員來完成,例如文物保護和撰寫考古專業出版物。這些帶有特殊性的采購項目，經辦人如果沒有同時具備專業素質和采購內控意識，采購結果往往無法達到采購的預期目的。采購人員要提高綜合素質,首先應該積極培養身心素質,同時作為博物館來講,還要及時開展各項培訓活動。例如：舉辦講座，讓博物館各專業人員在每周一天的閉館日都進行學術交流，業務交流。不僅能夠提高采購人員各方面的知識水平,可避免采購人員在采購中觸犯各種法律。

3.采購內控制度落后。目前國內一些博物館基本做不到每年更新采購內控制度。采購限額制訂的不合理會使得采購行為掣肘。一些博物館的采購制度編制，簡單照搬其他單位的現行制度，甚至根本沒有自己的制度。不能根據自身特點制訂制度會導致采購出現失誤。例如：上級部門所撥入的專項用款，沒有及時加入到采購預算中，容易導致資金在使用時無法達到正常的效果。

4.內控考核不完善，執行不力。采購中有時會出現特殊情況，如無法執行預算控制的金額。針對這些特殊情況下的采購，博物館的內控沒有對相關人員追責的規定，也就是內控考核制度并不是很完善，無法具備較強的執行能力。另外部分博物館采購考核標準脫離實際，如果采購人員在采購時以這些考核標準為準繩來執行采購任務，必將受到阻礙。除此之外，負責采購的干部職工，若不能對在采購中發現的漏洞及時上報交流，采購考核標準不及時更正，采購業務的考核將流于形式，失去實際意義。

四、我國博物館內部控制制度存在問題的主要應對措施

1.強化管理者對內部控制的認識，完善內控環境。作為博物館的管理層，需要提高對采購內部控制重要性的認知度，同時也要將強化采購內部控制作為一項重點工作，成立博物館采購領導小組，擔任第一責任人。并且制定相應的采購內控制度，與干部職工共同遵守制度。除此之外，要對博物館采購預算環境進行改進。各辦公室每年要及時匯總全單位下一年采購的項目及預算金額，報給“采購辦”中的財務人員，該財務人員需將采購物品及采購方式梳理上報給上級財政部門或上級主管部門。如遇年中預算調整情況，需將預算外采購計劃上報黨委會議討論決定是否年內開展，若資金不足且非急需的采購則排入下年預算，若資金不足且急需的采購則需要由預算外采購項目負責人會同財務部門及分管領導一并向上級爭取資金。

2.建立健全博物館內部控制的組織機構。采購領導小組，俗稱“采購辦”。成員應由熟悉采購的業務部人員及財務人員組成。對于“采購辦”成員應由統一的管理，工作分配要合理。“采購辦”對采購業務的日常審批首先要避免由個人全權負責，避免“采購辦”一家獨大。除此之外還應該持續強化內控人員的專業水平，適時開展法律法規培訓，促使采購人員可以獲得更多的知識，打造高質量、高水平的專業團隊。

3.及時更新采購制度，保障內控制度實用性。一個完善的采購內控制度，應該由采購制度、采購流程圖和采購申請表三部分組成。由于采購業務部門經辦人并非財務專業出身，采購制度中文字通俗易懂且與時俱進就顯得尤為重要。因此采購制度必須將采購范圍、采購限額、采購方式等解釋清楚；而流程圖將采購全過程展現出來，方便新接觸采購業務的同事在第一時間上手，確保了采購內控制度的實用性。采購申請表作為采購需求意向申請，可以讓館領導約束采購行為，也方便采購辦根據需求進行采購。

4.細化考核標準，完善監督責任。博物館應該有自己的采購考核指標體系，其中，應細分為一級指標、二級指標、相應分值、指標解釋及評分標準。其中一級指標可分為“采購預算編制”“采購預算執行”“采購績效管理”三個部分，二級指標需要根據博物館的特點，從采購預算編制完整性、準確性執行計劃性、進度、執行財務制度、績效目標編制和自評報告進行細分。再相對應給出分值和解釋說明。最重要的是評分標準，針對博物館特殊項目的采購，例如：館藏預防性保護項目驗收困難大，應在評分標準中予以傾斜。而普通采購，例如辦公用品采購，則必須嚴格評分標準。監督分為內部監督和外部監督，內部監督的權力部門即博物館的內部審計部門或是紀檢監察部門。內部審計部門或者紀檢監察部門要通過不定期地抽查采購業務流程的材料來有效地監督博物館各項采購業務。外部監督最為直接的就是來自于游客和上級紀檢部門和主管部門。游客對于博物館的各項意見均可以作為博物館今后的采購重點。上級紀檢部門或是主管部門定期對采購經費開支的定期審計行為也是在時刻提醒采購責任部門每個人采購過程必須嚴格執行采購內控制度。

五、結語

目前國內部分博物館在開展采購內控管理時，并未形成較為完善的制度，部分制度無法發揮有效作用，導致競爭力降低。博物館能否不斷完善采購業務的內部控制，對于一個博物館今后的發展起到關鍵性的作用。完善的采購管理制度再加上好的執行力，可以保證博物館的持續運行，促進博物館乃至整個文博事業的發展。博物館如果想要穩定發展，首先應該科學合理地構建采購內部控制制度，并且實現科學管理。