農機檔案管理的發展現狀與規范化建設途徑

孫 宇

(黑龍江省農業機械工程科學研究院 佳木斯分院,黑龍江 佳木斯 154000)

0 引言

隨著我國農業機械化發展，農業機械信息顯著影響農業機械化發展水平，注重加強農機檔案管理，提升農業機械管理效能，有利于更好實現我國農業機械的發展目標，適應我國農業機械化發展水平。

1 農機檔案管理的職責與實施難點

我國農機檔案管理工作是在農業機械化進程中逐步開展的，隨著國家和地方對“三農”問題重視和農業機械化水平不斷提高，農機檔案管理規范化建設工作取得了一定的進展，但由于我國農業機械化起步較晚，農機檔案管理工作中存在與農業機械化發展不適應的問題[1-2]。

1.1 農機檔案信息建冊與管理

目前，我國農機檔案信息建冊主要記錄信息是農業機械化生產與使用過程中農機具的品牌、型號、動力參數、具體日期(生產日期、購置日期、上牌日期)、使用單位及應用范圍等的統計數據，農機管理部門負責整理和管理農機檔案，并統計數據作為國家及地方的農業機械化發展與改革的參考。但由于部分地區農業基礎薄弱及部分農業管理部門檔案管理意識缺乏，存在業務材料歸檔不及時、歸檔有遺漏、歸檔不準確等問題，導致農機檔案部分資料丟失、檔案管理流程不規范、管理臺賬信息不符等問題。

1.2 農機執法信息記錄與管理

目前，我國農機檔案執法信息主要記錄信息是農業機械化生產與使用過程中農機執法的全過程，通過執法人員記錄的執法過程及農機監理執法記錄儀，最終以執法記錄單(視頻、音頻、電子文本等)形式完成執法備案，農機管理部門負責收集與管理農機執法信息，作為執法機關處理農機事故或違章案件的依據及農機管理的借鑒。但由于部分農業管理部門及農機檔案管理人員制度體系及職業素質不足，農機執法處理不及時、不到位、不準確等，導致農機檔案管理及農機執法可參考的經驗缺失。

1.3 農機其他輔助信息記錄與管理

農機其他輔助信息主要記錄農業機械化生產與使用過程中農機相關的檔案管理，例如農機使用過程財務收支情況、農機設備使用記錄情況、農機監理日常工作情況及農機使用過程的其他相關問題等數據。農機管理部門負責記錄與管理農機其他輔助信息，作為基礎數據補充農機檔案數據，形成系統化的農機檔案大數據網絡，服務農業機械化發展。但由于農業管理部門及管理人員的崗位職責不明確，相關檔案管理人員調動頻繁、業務培訓不到位及數據提供人員不配合等，導致農機其他輔助信息記錄不全、存在數據丟失或數據錯誤，影響農機檔案全面、客觀、具體的數據統計，造成農機檔案日常管理的效能降低，檔案數據不準確等問題。

2 農機檔案管理的規范化建設意義

農機檔案是國家及地區農業機械信息的主要參考依據，是農業發展中的農業資源合理調配、重大問題責任追究、農機具的發展預測與決策等的重要數據。由于農機檔案管理是農業管理部門通過文字、圖表及音視頻等格式記錄農業機械相關信息數據的基礎性工作，農機檔案管理的規范化建設有利于集中有效利用農機數據、構建現代化農機檔案管理體系，以及規范農機信息檢索，提高農機檔案管理人員素質及農機檔案日常管理效能，促進農業機械化水平提高；由于農機檔案是農機檔案管理人員與農業機械信息提供者協同的信息交互性工作，農機檔案管理的規范化建設有利于規范實施農業補貼政策，促進農機檔案管理業務能力的提高和農機檔案管理實際數據的及時準確反饋，真實反應農業機械化發展的水平；同時，農機檔案管理的規范化建設有利于加快農業機械信息化建設進程，促進我國“互聯網+農業”的發展，通過農機檔案的規范、合理、科學管理，對提高我國農業機械的管理水平，改變傳統的農機檔案管理方式，探索適合現代化農業機械化發展的農機管理模式具有重要的意義[3-5]。

3 農機檔案管理的規范化建設途徑

農機檔案是農業政策制定、農機產品研制及農機技術推廣的重要技術文件，農機管理部門應重視農機檔案管理工作的必要性，通過建立規范化農機檔案管理制度，建設現代化農機檔案體系，提升農機檔案管理人員素質、強化農機檔案日常管理效能，開展農機檔案管理的規范化建設工作[6-8]。

3.1 建立規范化農機檔案管理制度

傳統農機檔案管理是以人工手工記錄農機數據信息為主，農機檔案匯總信息比較分散，很難滿足現代化的大數據管理體制，同時農機檔案管理具有連續性、專業性的事業型工作特點，要求農機檔案管理人員具有較強的檔案管理專業能力。為了充分利用農機檔案管理數據資源，各級政府及農業部門應加強對農機檔案管理的重視程度，通過規范農機檔案管理制度及優化農機檔案管理流程，加強各個行業對農機檔案管理宣傳與農機檔案管理人員培訓，逐步落實農機檔案工作并將其納入農業歸口單位的企業工作計劃，要求農機數據采集人員及數據提供人員積極配合，保證農機檔案信息(圖紙、數據、資料)內容的準確性和完整性，全面提高農機檔案管理水平。同時，為了達到農機檔案管理保密性和專業性要求，各級政府及農業主管部門要重視農機檔案管理制度建設，重視農機檔案信息各環節的保密與審查制度，堅持農機行政管理檔案與科技檔案分層及逐級審批原則，各級管理人員應明確審查權限，落實審查職責，加強審查強度，保證檔案安全，不斷完善農機檔案管理制度，加強農機檔案管理經驗交流，開展農機信息分類收集，檔案數據集中統一管理的多元化模式，在規范化農機檔案管理制度下，逐步構建統一、高效、多元的管理新途徑。

3.2 建設現代化農機檔案體系

傳統農機檔案管理是以紙質媒介為主要記錄工具，人工處理檔案信息數據，很難適應現代大數據的管理要求。隨著計算機及互聯網技術逐漸普及與發展，在現代化農機檔案管理過程中，利用計算機及互聯網信息數據存儲空間大、計算處理速度快、運算過程故障低及人工神經網絡的診斷推理能力強等優勢，彌補傳統紙質媒介人工記錄信息數據的缺點和不足，提高農機檔案管理的能力和效率。在建設現代化農機檔案體系過程中，檔案管理部門應充分利用“互聯網+自動化辦公系統”協同管理體系，備份職權范圍內的“入庫”電子數據與“出庫”電子數據，建立農機檔案的臺賬管理流程，建設現代化農機檔案數據庫，促進傳統的人工數據記錄、手工匯總整理、人工入出庫管理向計算機數據記錄、數據庫匯總整理、系統程序化入出庫管理的信息交互平臺方向發展。同時，檔案管理部門健全農機檔案管理信息安全規范，確立農機檔案的信息安全級別，建立分級授權的農機檔案數據信息錄入、信息檢索、信息更新及信息刪除的全新管理體系，啟動農機檔案數據庫安全檢測功能，實時監測數據庫運行狀態，記錄數據庫訪問、操作日志，不斷完善檔案數據網絡安全制度，防止非法侵入和信息泄露。不斷增強農機檔案管理人員的責任意識、安全意識和擔當意識，積極改變傳統“只記錄，不利用”的觀念和思想，努力構建現代化農機管理體系。

3.3 提升農機檔案管理人員素質

傳統農機檔案管理人員大部分是非專業管理人員或其他崗位調轉人員，檔案管理綜合能力有待進一步提升。在農機檔案管理過程中，存在大量需要解決的實際問題或歷史遺留及農機發展問題，檔案管理部門在積極爭取各級政府及農業管理部門重視和協助的基礎上應加強人才培養。首先，農機檔案管理人員應不斷提高政治素質，明確農機檔案管理的特殊性和保密性，在具體工作中管理人員要具有責任意識和大局觀念，逐漸形成集中統一領導與多元檔案管理的工作理念；其次，農機檔案管理人員應不斷提高專業能力，積極參加各級各類檔案管理類培訓與學習交流，強化農機檔案管理基本知識結構與職業技能，同時科學合理地引進專業對口的農業機械專業及農機檔案管理專業人才，優化傳統農機檔案管理人員隊伍結構，逐漸形成專業能力全面的農機檔案管理人力資源；最后，農機檔案管理人員應深入學習管理制度與管理流程，始終堅持“按制度、按流程”辦事的原則，全面落實《檔案法》中的各項標準開展相關工作，確保檔案管理工作健康持續發展。

3.4 強化農機檔案日常管理效能

傳統農機檔案管理是配合農業部門主要工作的一項額外任務，農機檔案日常管理水平有待進一步提高。在農機檔案管理過程中，管理人員應嚴格依據相關管理制度和管理體系整理并錄入農機檔案信息，嚴格遵守檔案管理流程解決各項工作的實際問題，確保農機檔案管理工作的準確性和規范性，促進農機檔案日常管理工作順利開展；農機檔案管理部門依據具體情況嚴格落實組織監督、領導審核、部門定期復查的三級檔案審查流程，遵循實事求是的原則，詳細審查每一份文件，實時更新每一條數據，及時發現問題、改正問題并解決問題，檔案管理做到問題檔案及時更正，缺失文件及時補充，無誤數據及時存檔，無效信息及時刪除；農機檔案管理部門依據相關法律法規及部門管理規定，制定嚴格的農機檔案信息檢索、數據轉移和檔案借閱等流程，嚴禁其他非檔案管理部門及人員非法摘抄、復制、涂改及破壞檔案中相關內容，并嚴格追究相關人員的工作責任，確保檔案的保密性與安全性，提高農機檔案日常管理水平，強化農機檔案日常管理效能。

4 結論

隨著農業機械化水平的不斷提高，農機檔案管理工作越來越重要，通過農機檔案管理的現狀分析，深入探討了農機檔案管理的規范化建設意義及建設途徑，對全面提高農機檔案管理工作水平，促進我國農業機械化發展具有一定的參考價值。

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