電子發票在企業財務管理中的風險防范與控制策略

馮琳

電子發票作為一種現代化財務管理工具，在企業中的應用呈現出眾多優勢，如提高管理效率、降低成本支出以及加強資產核算。然而，它也伴隨著一系列潛在風險，包括重復報銷、信息安全、內部審計和管理合規性方面的風險。為了有效應對這些風險，企業需要采取相應的防范對策，包括多元化識別、建檔管理、風險防范機制的建立以及信息化平臺的優化。電子發票在企業財務管理中具有重要作用，但也需要謹慎處理其中的風險因素。

近年來，我國政府高度重視電子發票的發展和應用。國家稅務總局先后發布了《關于推進電子發票應用的指導意見》（稅總發〔2015〕63號）和《關于進一步做好電子發票推廣應用工作的通知》（稅總發〔2017〕14號），明確提出要加快推進電子發票的應用，提高電子發票的使用率。根據中國稅務報的報道，截至2018年底，全國共有超過2000萬戶企業使用電子發票，開具電子發票超過100億張，占全國發票總量的比重逐年上升。盡管我國電子發票的應用取得了顯著成果，但在實際應用過程中，仍然存在一些潛在的風險。例如，電子發票的真實性、完整性和安全性難以保證；企業在開具、接收和使用電子發票過程中，可能面臨信息泄露、篡改和偽造等風險；此外，由于電子發票涉及多個參與方，如稅務局、企業、銀行等，各方在數據交換和共享過程中可能存在協同不足的問題。因此，加強電子發票在企業財務管理中的風險防范與控制策略研究，對于促進我國電子發票事業的健康發展具有重要意義。

電子發票在財務管理的應用優勢

電子發票在財務管理中的應用帶來了眾多優勢，為企業的財務運營提供了便捷和高效的解決方案。

第一，有利于提高財務管理效率。傳統紙質發票需要經歷煩瑣的手工處理流程，包括接收、歸檔、存檔和核對。這種過程容易引發人為錯誤和信息遺漏。然而，電子發票通過這些自動化流程，再加上數據整合和分析的能力，能夠以更高效的方式處理和匯總大量財務數據。

第二，有利于降低開票的成本支出。在傳統紙質發票制度下，企業需要承擔大量的費用，包括印刷、紙張、郵寄、存儲以及人工處理等各項開銷。這不僅對企業的財務造成壓力，還對環境產生不良影響。而電子發票采用數字化方式生成、傳遞和存儲，節省了一系列費用。根據統計數據，電子發票相較于傳統紙質發票，可降低開票成本高達50%以上。這對于企業來說是一筆可觀的節約，有助于提高財務的效益和可持續性發展。

第三，有利于提高資產核算效率。傳統的紙質發票核算需要大量的人工操作，包括手動輸入、文件整理和數據記錄。這一過程容易受到人為錯誤的影響，因此存在較高的準確性風險。相比之下，電子發票能夠自動與企業的財務系統同步，實現數據的即時上傳和自動匹配。這不僅大幅度減少了人工干預，還提高了數據的準確性和一致性。電子發票的數字存儲和檢索功能進一步提高了資產核算的效率。

電子發票在企業財務管理工作中存在的風險點

重復報銷及退票 由于電子發票的易于復制和傳遞特性，惡意員工或不法分子可以利用這一特點，進行不法行為。假設一個企業通過復制一張已報銷過的電子發票并再次提交報銷申請。由于缺乏有效的審核機制和內部控制措施，該員工成功騙取了企業的資金。這種情況對企業來說是一種重復報銷及退票的風險。這個員工可能是有意為之，也可能是無意犯錯。無論是惡意行為還是疏忽大意，都會導致企業財務損失。如果這種行為得不到及時發現和糾正，可能會給企業的財務管理帶來混亂和困擾。此外，這種風險還會損害企業的聲譽，影響其與供應商、客戶等合作伙伴的關系。這會增加財務管理的混亂程度，給企業帶來麻煩和成本。

信息安全風險 電子發票的使用涉及大量敏感財務數據的傳輸和存儲，因此存在著信息安全風險。首先，黑客和惡意軟件可能會攻擊企業的電子發票系統，竊取敏感數據或干擾正常運作。這些攻擊可能導致財務數據的泄露、篡改或破壞，給企業帶來重大損失。其次，員工的疏忽或不當操作也可能導致數據泄露或丟失。員工可能因為不慎點擊了釣魚郵件或下載了惡意軟件，從而讓黑客進入系統。員工在處理電子發票時可能存在疏忽大意，如將重要文件存儲在易受攻擊的位置或未正確備份數據，導致數據丟失的風險增加。

內部審計風險 當企業未建立嚴格的審計流程時，員工可能會濫用電子發票系統，從而引發潛在的風險。例如，他們可能會故意虛報開銷或濫用退款流程，以獲取不當的經濟利益。這種行為可能會導致財務數據的不準確性，進而影響企業的財務狀況和決策制定。此外，電子發票的存儲和檢索也可能導致審計過程的復雜化。審計人員需要訪問和分析大量的電子發票數據，以確認其合規性和準確性。如果電子發票存儲不規范或信息混亂，審計人員可能難以獲取必要的信息，從而影響審計的全面性和準確性。這種情況可能導致審計風險，因為審計人員無法有效地監督和核實企業的財務活動。

管理工作合規性風險 在企業的電子發票管理中，財務管理水平和流程規范是相關工作人員應重點考慮的內容。不合規的財務管理水平可能導致財務人員出現錯誤或疏漏，進而導致不準確的財務數據。這種情況可能在報銷和審核過程中產生負面影響，增加了財務管理風險。一方面，如果企業缺乏規范的流程和有效的監督和審核體系，管理工作也容易變得不合規。未能建立明確的流程和內部控制措施可能會導致信息泄露、不當審批、重復報銷等問題的出現。這些問題不僅影響財務數據的準確性，還可能引發法律和合規性問題，增加了管理工作的風險。

電子發票在企業財務管理工作中風險的防范對策

電子發票的多元化識別 為防范電子發票風險，企業應采取多元化的識別方法。首先，根據《中華人民共和國電子簽名法》的規定，可實施數字簽名技術。數字簽名是一種密碼學工具，可用于驗證電子發票的真實性和完整性。每個電子發票可以用私鑰簽名，然后由稅務部門或相關機構的公鑰來驗證，這確保了電子發票未被篡改或偽造。例如，當不法分子準備偽造一家公司的電子發票準備惡意報銷時，數字簽名驗證將失敗，從而使偽造行為難以得逞。其次，利用數據挖掘和機器學習技術，對大量電子發票數據進行分析，建立模型來檢測異常情況。例如，它們可以檢測出同一份電子發票多次報銷的情況，或者金額異常偏離正常范圍的情況。這有助于企業快速識別潛在的風險和問題，提高了風險發現的效率。此外，采用稅務部門認可的電子發票標準，如國家稅務總局規定的電子發票格式、編碼規范和安全要求，旨在確保電子發票的真實性、完整性和可追溯性。例如，國家稅務總局規定了電子發票必須包含特定的標識信息、交易雙方信息、商品或服務信息等，以便于稅務機關進行監管和核對（如圖1）。

電子發票的建檔管理 企業應建立完善的電子發票檔案管理系統，包括存儲、備份、索引和檢索功能。所有電子發票都應按規定存檔，包括原始電子發票和相關的審批文件。建檔管理系統應具備高度安全性，以防止未經授權的訪問和數據泄露。此外，應制定明確的文件保留政策，確保電子發票的合規存儲和合法銷毀。具體做法上，企業可以采用專業的電子發票管理系統來實施建檔管理。這些系統通常具備強大的存儲和備份功能，能夠自動將電子發票和相關文件歸檔到指定的文件夾中，并進行定期的數據備份，以防止數據丟失或損壞。同時，系統還可以為每個電子發票生成唯一的索引號，方便用戶進行快速檢索和查詢。

為了確保電子發票的安全性，企業可以采取多種措施。首先，建檔管理系統應具備嚴格的權限控制機制，只有經過授權的人員才能訪問和操作電子發票數據。其次，系統應使用高強度的加密算法對電子發票進行加密存儲，以防止未經授權的篡改和竊取。此外，企業還可以考慮采用數字水印技術對電子發票進行進一步的保護，以確保其真實性和完整性。在制定文件保留政策時，企業應根據國家相關政策和法規的要求來確定電子發票的保存期限。例如，根據《中華人民共和國稅收征收管理法》第六十六條規定，納稅人應當按照規定保管會計憑證、賬簿、報表和其他有關資料，保存期限不得少于10年。因此，企業可以根據這一要求來確定電子發票的保存期限，并制定相應的文件銷毀程序。

企業建立完善的風險防范機制 企業需要建立全面的風險防范機制，包括內部控制和審計程序。內部控制是關鍵。企業應制定詳細的內部控制政策和程序，涵蓋財務流程、數據訪問權限、審批程序等各個方面。例如，可以設立專門的電子發票管理團隊，負責審核和授權電子發票的使用；同時，建立嚴格的審批流程，確保每張電子發票都經過多重審核和確認。此外，還可以采用技術手段，如數字簽名和加密技術，對電子發票進行保護，防止篡改和偽造。審計程序應定期進行，包括內部審計和外部審計，以評估風險情況和發現潛在問題。內部審計可以由企業內部的專業人員或第三方機構進行，對電子發票的使用和管理進行全面檢查和評估。外部審計則由獨立的審計機構進行，對企業的財務報表和相關業務進行審查，確保其合規性和準確性。通過審計程序，企業可以及時發現并解決潛在的風險問題，提高財務管理的可靠性和穩定性。

信息化平臺建設及流程優化 企業需要不斷完善信息化平臺建設，以支持電子發票管理的智能化和合規性。信息化平臺的建設應包括先進的技術和智能化的查驗功能，以確保電子發票的準確性和真實性。此外，應結合實際數據和財務數據，避免信息孤島的產生，提高內部財務信息數據的一致性?，F代信息技術的應用有助于企業更好地檢索和排查財務數據，防范潛在的報銷舞弊等問題，推動電子發票管理工作的現代化和合規性。

綜合來看，電子發票為財務管理帶來了便利，但隨之而來的風險也需要引起高度重視，如重復報銷、信息安全、內部審計和管理合規性風險。為了有效應對這些風險，企業需要采取一系列對策，包括多元化識別方法、建檔管理、完善風險防范機制和信息化平臺建設，以確保企業的財務管理水平在數字化時代得以提升和維護。