企業銷售與收款環節內部控制管理研究

荀闊

摘 要：銷售與收款的有效運作是保證企業正常運行的關鍵，而企業能否及時收取款項，將會影響資金流動，此時就需要建立健全銷售與收款內部控制系統，目的在于減少企業在實務中會面臨的風險，推動企業未來發展。本文從內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及內部監督五個方面全面分析了企業在銷售收款環節內控當中存在的主要問題，并提出對應的解決措施，幫助能夠提高內部控制水平，推動企業提高銷售收入，實現銷售目標。

關鍵詞：批發企業；內部控制；銷售；收款

銷售與收款是企業賴以生存與發展的關鍵，若企業沒有良好的風險防范意識，在銷售與收款環節就可能出現問題，導致企業資金鏈斷裂。因此，為使企業更好的防控風險，促進銷售與收款業務工作的高效開展，提高企業經濟效益，制定合理有效的的內部控制制度就起到了非常重要的作用。有效的內部控制制度不僅可以增強企業風險防范意識，而且可以改善企業內部管理結構，提升企業的經濟效益。確保內部控制能夠有效實施，就需要企業重視每一個環節，全面控制，全員控制，以最大限度地提高內部控制的有效性。

一、銷售收款與內部控制的概述

（一）銷售與收款的概述

銷售與收款業務作為企業的核心業務，是企業經濟活動中資金來源的重要渠道，它并非是一段步驟精簡的普通交易，而是將整個交易過程分出科學合理的詳細步驟。該業務以接受客戶訂單為業務流程的起點，通過客戶的信用狀況判斷其未來的償債能力，而決定這項交易能否繼續進行。專業人員與客戶經過洽談，在銷售價格等方面取得一致意見后簽訂合同，企業各部門按照職責完成發貨、開具發票、填制賬款等業務，達成完整的銷售與收款循環業務。在此項系統工程的完整步驟中，無可避免地會產生催收、壞賬發生、退貨和折讓等事項。綜合交易事項的分步流程及概率發生情況，可以看出銷售與收款業務是一項復雜的業務活動。

（二）內部控制制度的概述

根據《內部控制—整合框架》，內部控制被分為控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通及監控五個相關聯的構成要素，各個要素同樣承載著經營、財務報告與合規性目標。現階段，內部控制由企業內部各個不同利益體共同實施，以保護資金安全性、會計資料的可靠性，提高企業的整體治理水平為目標的一項方法措施，在加強財務控制工作的同時，也能明確各種職責劃分，根據該制度能夠做到嚴格的不相容職務分離，對企業內部財務狀況從橫向與縱向兩方面進行牽制把控，從而提升企業的經濟效益。

二、企業銷售與收款環節內部控制中存在的問題

（一）內部控制環境方面

第一，企業組織結構不完善。當前大部分企業的組織結構體系當中缺少信用管理部門等，很容易產生員工舞弊行為，導致企業后期無法收回應收款項。第二，獎懲制度不健全。企業的銷售部門大多是采取底薪加績效的薪酬制度，而其他部門主要是以崗位和考勤為主，這種情況導致銷售部門與其他部門存在一定的差異，很難保證薪酬以及獎勵制度的公平和公正。第三，為了獲得績效獎金，大部分銷售人員很少去挖掘新客戶，而是傾向于維持與老客戶之間的關系。

（二）風險評估方面

風險評估需要圍繞著企業的整個銷售與收款業務流程進行工作，在每一個流程當中都需要進行事前、事中和事后評估。然而在實際工作當中，部分企業的風險評估體系還不健全，缺少風險預警機制。而且大部分企業都比較重視事后的風險處理工作，而忽視事前風險預測和事中風險評估等工作，導致企業不能及時預測和發現銷售業務當中存在的風險，也不能根據發生的風險及時采取有效的風險控制措施。此外，由于銷售業務流程復雜繁瑣以及企業內外部其他因素的影響，銷售環節的內部控制容易出現缺陷，容易導致企業產生風險。

（三）控制活動方面

第一，銷售計劃制定不合理。部分企業在制定年度銷售計劃時往往比較重視短期的經濟利益，而沒有結合企業自身的實際發展情況，綜合考慮企業內外部各方面因素的影響，導致最終所制定的銷售計劃與企業的實際情況存在較大偏離，銷售部門無法如期完成銷售目標，不僅導致企業的存貨積壓嚴重，同時也會導致銷售人員產生消極怠慢的情緒，給企業帶來一定的財務風險。

第二，缺少完善的信用管理機制。當前，大部分企業沒有設置專門的信用管理部門，客戶的信用調查工作主要是由銷售部門負責，但銷售人員往往會為了個人利益不斷擴張企業的信用政策，努力提高銷售金額，但同時也容易產生管理漏洞，滋生腐敗，提高企業風險。此外，銷售人員在收集調查客戶信用資料時往往不夠全面，缺失客戶的償債以及資產結構等方面的信息資料，而且也沒有根據客戶的實際情況及時更新信用等級和水平，主要是依據個人的主觀意愿評定信用，很容易給企業帶來損失。

第三，發貨管理不善，審批不嚴格。企業的倉庫部門只有在取得審批以后的發貨通知單時才能進行發貨，但是部分企業的銷售管理人員在審批發貨單時，往往存在信息審核不嚴，缺少必要的簽字和簽章等要素，給企業帶來一定的風險。

第四，應收賬款回款不及時，回款資金少。銷售與收款對于企業是同樣重要的環節，只銷售產品無法收回貨款很容易導致企業發生資金斷裂，甚至導致企業破產，給企業帶來嚴重的損失。目前大部分企業的催收工作主要是有銷售人員負責，缺少專業的催收部門和工作人員。此外也存在口頭催收和無視催收繼續銷售等問題。

（四）信息與溝通方面

第一，不能及時獲得外部環境相關信息。企業如果不能及時獲得外部市場需求信息、行業信息以及經濟政策等方面的信息，很容易導致企業產品銷售不暢，給企業帶來嚴重的損失。但目前大部分企業比較重視內部信息系統的構建，比如財務系統以及辦公系統等，而在外部市場信息獲取方面還缺乏完善的信息系統，企業無法及時獲得市場需求信息。

第二，業財融合不深入，內部信息共享傳遞機制不完善。財務部門和業務部門存在溝通障礙，無法直接有效溝通。在這種情況下，財務人員不熟悉銷售業務，不能及時收集賬款回款以及客戶信用變化情況，應收賬款管理存在缺陷，會計核算數據失真，無法根據財務數據為銷售部門提供決策依據。此外，隨著互聯網和信息技術的發展，大部分企業仍然沒有開始信息化建設，繼續使用人工手動錄入方式共享傳遞信息，降低企業信息傳遞的效率。

（五）內部監督方面

完善的內部監督機制是確保各項控制活動能夠有效執行的堅實保障，但部分企業還存在監督機制不完善等問題。第一，缺乏獨立的審計部門。大部分企業的監督工作主要是由財務部門負責，缺少一定的權威性，監督效果有效。即便是部分企業建立了內部審計部門，但也由于企業管理層的影響，存在一定的主觀性，導致部分內部控制措施不能嚴格執行，不能充分發揮內部監督的積極作用。第二，部分企業在聘請第三方機構進行內部審計時，由于專業能力以及綜合素質等因素的影響，導致提出的優化建議不能操作和實施等，審計結果缺乏一定的可靠性。

三、提高企業銷售與收款環節內部控制水平的對策

（一）內部環境方面

第一，健全組織結構，構建獨立的信用管理部門。企業應該結合自身的實際情況，從現有的組織人員體系中選擇合適的工作人員，構建獨立的信用管理部門，明確部門崗位職責，實施專業化和規范化的管理，及時監控和調整信用政策，在將客戶風險降低至合理程度的基礎上最大程度上提高賒銷金額。

第二，完善績效考核評價制度。首先，企業應該建立良好的競爭環境，設置合理的競爭條件，構建能力為主的晉升機制，同時還要加強監督力度，杜絕員工舞弊。其次，企業應該結合自身實際情況，在現有績效體系基礎上，完善績效評價體系，將員工的績效獎金與部門的績效進行掛鉤，將開發新客戶的數量以及催收回款金額納入到績效評價之比體系當中。最后，建立合理的獎懲制度并且嚴格實行，充分調動員工的工作積極性和工作主動性。

（二）風險評估方面

首先，明確銷售與收款業務內部控制的目標。企業應該從經營目標出發，結合自身的實際情況制定合理的控制目標。比如以客戶滿意率和提高市場占有率、銷售業績對比情況和應收賬款回收金額為主。其次，建立完善的風險識別評估體系。企業應該利用現代信息技術以及合適的風險評估模型，對企業銷售與收款業務當中的風險進行全面識別和評估，并按照風險重要程度進行排序，找出對企業影響較大的風險因素。最后，針對風險因素健全風險應對措施。企業應該針對識別出的風險因素以及風險評估結果建立合適的風險應對方案。

（三）控制活動方面

第一，制定科學合理的銷售計劃。企業應該結合自身的實際發展情況，綜合考慮企業內外部各方面因素的影響，利用現代信息技術全面收集市場客戶需求以及經濟政策等方面的信息，由銷售部門和市場部門共同起草編制，并經企業管理層審批以后下發至其他業務部門。除了編制年度計劃以外，企業應該將年度目標分解至季度以及月度。此外，企業要對本年度銷售計劃的執行偏差情況進行全面評價和分析，查明原因并及時完善相關漏洞，為下一年度的銷售計劃提供參考。

第二，完善客戶信用管理機制。企業應該建立健全客戶信用管理制度，從現有的組織人員體系中選擇合適的工作人員，構建信用管理部門，明確部門崗位職責。此外，企業也應該建立客戶信用評級制度，根據客戶的資產規模、歷史合作情況以及發展前景等對客戶信用劃分等級。對于信用等級較低的客戶要拒絕合作，防止發生信用風險，給企業帶來損失。最后，企業也應該根據客戶的實際經營情況和履約情況及時更新信用檔案，并根據客戶信用變化情況及時調整銷售方案，避免給企業帶來更大的損失。

第三，提高發貨管理水平。銷售部門在收到訂單以后，要在發貨通知單上注明具體的貨物名稱種類以及數量金額等必要的信息，然后在將發貨單傳遞給信用管理部門進行審批，在初步審批通過以后傳遞給銷售部門管理者進行二次審批，在最終審核以后進行簽字并傳遞給倉庫部門，由倉庫部門進行復核發貨。此外，在銷售發貨過程中要明確具體的責任制度，嚴格執行各項審批流程，如果發生損失要追究相關工作人員的責任。

第四，提高應收賬款管理水平，加快資金回籠速度和金額。企業應該加強應收賬款管理，建立詳細的應收賬款賬務，并且要及時詳細的記錄金額，如果發現應收賬款金額存在明顯的異常情況應及時查找原因。同時還要對應收賬款的賬齡以及壞賬進行定期分析，根據賬齡時間制定不同的管理制度。

（四）信息與溝通方面

隨著大數據以及現代信息技術的發展，信息化時代已經都來，數據信息資源已經成為企業核心資源并且發揮著重要的作用。當前，企業應該大力推進業財融合，利用現代信息技術，加強信息化建設，提高企業部門的溝通協調合作能力。第一，企業應該建立信息收集處理平臺，全面收集和分析市場客戶需求變化情況以及市場經濟環境信息，為制定科學的銷售計劃提供數據支持。第二，企業持續推進業財融合，從實際情況出發，結合現有的信息系統，聘請專業的第三方服務公司，在保障各項系統和各功能模塊正常需求的基礎上做到相互集成和數據共享，防止出現信息孤島，加強企業銷售部門與其他部門之間的溝通。

（五）內部監督方面

完善的內部監督機制是確保各項控制活動能夠有效執行的堅實保障，為此，企業可以從以下幾個方面來提高內部監督水平：首先，企業應該結合自身的實際情況，從現有的組織人員體系中選擇合適的工作人員，建立獨立的內部審計部門，明確部門崗位職責。對于已經擁有內部審計部門的企業，應該提高部門獨立性，使內審部門與其他部門保持一定的制約，進而提高對銷售收款業務的監督水平。同時，企業也可以賦予內審部門更多的權利，直接對企業的治理層負責，全面提高內審部門的獨立性。其次，內審部門應該重點關注銷售收款業務的的關鍵控制流程，提高監督力度，發現問題及時進行上報，并查明原因采取有效措施及時進行解決，進而完善銷售收款業務的內部控制體系。最后，企業應該提高對事前和事中監督的重視程度，將工作重心從事后考核評價轉移到事前預防以及事中控制方面，全面發揮內部監督的積極作用，盡最大程度降低企業在銷售與收款環節方面的風險。

結束語

銷售與收款是企業經營活動中的重要部分，直接影響著企業的收入和資金。有效的內部控制能夠幫助企業降低經營風險，擴大銷售規模，提高經濟效益和資金利用效率。為此，本文研究分析當期企業銷售與收款內部控制當中存在的問題，并提出對應的解決對策，以此提高企業銷售與收款環節的內部控制水平。

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（作者單位：齊魯醫療投資管理有限公司）