運用信息技術提升企業應付賬款管理水平

閆花方 開灤（集團）有限責任公司物資分公司

大部分企業在經營過程中都會以經濟建設為中心，會著重考慮如何節約經營成本、提高經濟利潤的問題。這就涉及對資金收支過程進行動態化管理的環節，需要合理做好財務數據的收集、整合和核算等工作。基于此，本文主要以應付賬款的管理任務為例，介紹工作中常見的難題，研究如何運用信息技術來優化工作思路，提升工作質量及效率，最終目的是帶動企業的經濟可持續發展。

一、企業在應付賬款管理環節常見的難題

（一）業務與財務處理方式的一致性問題

應付賬款是會計基礎核算工作中的一個科目，主要用于核對企業在采購物資、支付勞動報酬時，款項實際支付和賬目信息的記錄情況上是否存在時間、數額上的差異。結合實際工作情況來看，目前最常見的問題就是：企業在工作進程中可能會出現業務工作和財務工作沒有及時對接的情況。而且，管理者沒有使用統一的管理方式完成基礎的業務和財務處理任務，不僅會出現信息滯后性的問題，還會因為信息不對等、存在信息誤差等情況，制約應付賬款管理工作的穩步開展。此外，不同財務人員在工作時使用的工作方法存在差異、工作思維方式也有所不同，在參與支付業務的前期、后期管理工作時，會因為處理方式不一致而影響信息的準確性。實際上，這些信息將為后續的資金分配管理和項目決策提供參考，如果不能及時找到解決問題的方法，將無法順利實現企業的經濟發展目標。

（二）企業項目管理方案的合理性問題

在全面落實企業應付賬款管理工作時，現階段各個企業經常會遇到的問題是：項目管理方案不科學、不合理，沒有設置專門的管理模塊，沒有使用現代化理念、技術方法來處理工作問題，將極大的增加企業內部的經濟管理難度。主要問題是工作效率比較低、員工日常工作任務量加大。據了解，為了適應時代發展要求，目前很多企業都會積極推廣使用會計電算化技術，并引進了ERP 系統。但由于系統沒有更新，員工的工作觀念過于傳統，仍然在使用以往的項目管理方案來解決問題，無法滿足資金核算要求，不能根據實際情況生成臺賬，容易在工作中出現疏漏，這是企業新時期在經濟發展階段中要關注的重點及難點問題。

（三）付款憑證之間的連接緊密性問題

基于各個企業都在研究如何提升應付賬款管理水平的問題，應要求財務管理人員圍繞著資金支付流程找出每個工作環節中潛在的風險，分析引發風險的原因。據了解，在處理資金支付問題時，應按照規定開具付款憑證，憑證上要標注清楚付款的具體時間、金額、經辦人信息和實際的款項用途。但是，現階段的實際問題是：在推廣信息技術的過程中，由于付款憑證與支付令之間的銜接不緊密，導致財務管理工作效果不理想，比較容易誘發經濟安全隱患。這是因為支付令是保證資金支付安全的有效渠道，然而目前的付款憑證與支付令之間僅靠財務人員的單向連接。這說明現階段的支付管理方案不科學、不合理，需要及時展開創新研究工作。

（四）票據管理工作的專業化程度問題

企業在具體進行應付賬款管理工作時，應將工作重心放在對票據的管理環節上。一般要識別票據的真偽，并進行分類管理，注意規范財務人員的工作行為。但由于目前的票據都是以紙張為載體，在清點票據時，需要安排工作人員手動翻找票據，會增加工作任務量，工作效率得不到有效的提升。而且，一旦紙質票據表面字跡模糊、紙張破損或丟失，都無法為應付賬款的核算工作提供真實、完整的數據作為支持。針對這個問題來說，如何掌握信息技術的靈活應用方法，將紙質票據以數字化的格式存儲在計算機系統中，就成了企業財務管理環節的一項核心任務。但這項工作存在一定的難度，需要企業提供資金、技術、人力資源的支持，才能達到良好的工作效果。

二、企業運用信息技術提升應付賬款管理水平的基本原則

在規范化的開展企業內部的應付賬款管理工作時，如果決定推廣使用信息技術，應當嚴格遵守以下幾項基本原則：

（一）遵循合法性原則

企業使用信息技術來處理應付賬款的管理問題時，應確保工作具備規范性、合理性、可行性的特點。這就需要優化工作流程，建立完善的管理機制，將財務管理工作與內控機制融合起來。并應當嚴格遵守合法性原則，關注國家出臺的新經濟管理條例的內容，及時對基層財務工作者進行普法教育，增強其法律意識，要求其在法律允許的范圍內學習信息技術的操作方法，引進會計信息化技術，進行財務數據的自動化、智能化管理。最終科學完成對財務數據的整合任務，提高工作效率和質量。另外，應將法律制度內容與企業內部的控制機制融合起來，提高管理工作的權威性。這樣才能從根本上降低應付賬款的管理難度，跟上時代的發展進程，進而帶動企業的經濟穩步發展。

（二）遵循適應性原則

不同企業的經營規模、經營范圍存在差異，適宜使用的財務管理方案也有所不同。如果一味的借鑒其他企業的管理方案，將會影響工作的開展效果。基于此，企業在推廣使用信息技術進行財務管理工作之前，應要求財務人員能主動總結工作經驗，分析現行工作方案的優缺點，合理優化工作思路。關鍵要在工作中嚴格遵循適應性原則，結合工作經驗分析目前的實際工作要求，找到財務工作的開展方向。在此基礎上，從眾多工作方法中選出最適宜的一種方法，這樣才能最大化發揮應付賬款管理工作的價值作用，規避企業的經濟運行風險。這就涉及組建專業人才隊伍，提高財務部門綜合工作素質及能力的問題，需要企業引起重視。

（三）遵循經濟性原則

結合時代的發展情況來看，同類型企業之間的市場競爭更加激烈。而各個企業的基本發展目標就是提升自身的經濟效益，因此，為了能提高市場競爭地位，解決經濟發展難題，很多企業在運用信息技術處理應付賬款的管理問題時，會考慮設置經濟指標，安排財務人員參與內部的管理工作。這需要嚴格遵循經濟性原則，從經濟管理的角度分析問題，找到最大化減輕財務核算壓力，減少人力、物力投入量的方法，合理節約經營成本，推動經濟的穩步發展。通常在決定以此為標準篩選合適的計算機軟硬件設備后，注意選拔高水平的財務人員，科學分配工作任務，才能真正達到良好的財務管理效果。

三、企業運用信息技術提升應付賬款管理水平的具體思路

（一）應編制科學合理的賬務處理規則

企業在轉變工作思路，引進新的工作方法時，應結合具體工作情況和財務發展需求，編制配套的管理機制，給出明確的管理指標，為流程化的完成財務管理任務提供制度保障。以目前存在的業務和財務處理方式不一致的問題為例，在內部管理制度中融入財務管理的相關要求，并借助信息技術開展業財融合管理工作。這需要先完成內部組織結構的建設任務，及時找出各部門的基本工作職責，分清員工的本職工作任務與應付賬款管理任務之間的差異，還要找出二者的關聯性，將新給出的財務處理規則作為績效考核的一項標準，圍繞著企業資金支付過程進行全面、嚴格、有效的管理。比如，使用頻率較高的技術方法就是構建SAP 系統，可以設置一個代碼。同時，包含供應商的整個主數據、單位名稱、銀行賬號、付款賬期等。在處理應付賬款的數據信息時，還可以通過該系統自動記錄付款時間、付款方式和實際付款情況。除此之外，在基層工作人員與財務人員溝通時，應建立網絡溝通渠道，確保信息數據的及時傳遞，并應設置相互監督管理機制，確保新的財務處理規則能夠落到實處。

（二）應科學增設新的項目管理模塊

使用信息技術處理應付賬款管理問題時，企業大多會首選業財融合管理的方式，這需要構建專用的網絡管理系統，通過分設不同的項目管理模塊，對財務數據信息進行精細化的管理。這是處理企業項目管理方案不合理問題的有效方法，關鍵是要按照新會計準則給出的財務數據分配標準，完成對財務報表的制作任務，從中確定哪些數據信息要整合在一起，完成對數據庫的建設工作，希望能永久存儲財務信息，方便在后續需要使用數據進行財務核算工作時，可以隨時調用這些信息，發揮數據的使用價值。另外，要增設新的管理模塊，就要圍繞著企業的產業經營類型分析日常業務工作的基本流程，專項設置內部審核模塊，規范化的開展對財務數據信息真實性、完整性的線上審核任務，避免由于數據失真的問題而增加應付賬款的管理難度。

（三）應優化資金的支付管理方案

財務人員在負責進行應付賬款的管理工作時，應合理找出支付令與付款憑證之間的關系，通過提高二者之間的連接緊密性，來優化資金的支付管理方案，實現對資金安全的全過程監督管理目標。針對這個要求，首要任務就是將支付令和付款單據一一對應，還要提前規劃財務管理工作方案、簡化工作流程，避免出現重復性的工作項目而影響工作效率。與此同時，應從支付令的管理角度出發，使用支付令完成對報賬單的支付管理任務，并通過信息技術自動化完成對相關數據的綁定處理工作，減輕資金支付管理壓力，降低工作難度。最后，應引導財務人員展開創新研究工作，注意及時反思工作中的優缺點，找到人才的創新發展方向，為其提供工作能力的培訓渠道，全面提升其創新意識及能力，確保其具備使用現代化工作思維、技術、工具進行資金支付管理工作的能力，以此來適應時代的發展要求，有效帶動企業經濟的又好又快發展。

（四）應借助信息技術生成電子財務票據

具體運用信息技術時，企業應定期根據計算機行業的發展情況進行財務管理系統的升級處理，關鍵要以保證網絡信息的存儲、傳輸安全為核心任務，引進安全防御技術。并應從提升應付賬款管理效率的角度出發，給出具體的財務管理計劃。比如，針對人工處理票據速度慢的問題，可以通過計算機軟硬件設施將紙質資料轉換成電子資料，在網絡上集中通過大數據技術識別每張票據之間的共性特征和個性特征，自動完成分類存儲任務。在后續工作環節中，工作人員還可以通過使用信息檢索功能，在技術支持下快捷的查找出需要的票據，方便結合票據信息順利解決財務數據的核算難題。

（五）應合理落實風險評估管理工作

在會計信息化建設過程中，企業為了保證資金支出安全，會在支付資金之前進行風險評估。這就需要安排會計人員使用信息技術構建內部的風險評估模型，側重點是收集相關的工作資料，判斷哪些因素會引發資金支出風險，并綜合評估風險等級，預估風險發生的時間節點，提前給出相應的應急管理對策，為科學規避、轉移、消除風險奠定堅實的基礎。基于此，企業應當積極將財務會計轉變成管理會計，并完善計算機基礎設施。還要給人才提供學習和交流的渠道，方便讓人才之間相互溝通，分享風險管理經驗，以此來啟發工作思維，找到創新和優化現行財務內控管理方案的可行對策。據了解，企業的風險來自于兩個方面，一個是內部風險因素，另一個是外部風險因素。為了讓企業能掌握應對財務風險的方法，還要及時調整會計工作環境，從綠色會計環境建設的角度出發，結合時代發展要求，設定戰略發展目標，以此來保證各項工作的可持續開展。

四、結語

企業在處理應付賬款的管理問題時，應嚴格遵循合法性、適應性、經濟性原則，合理設置財務處理工作的規則，對工作展開定量、定性管理，保證整個財務處理過程所使用的核算方法一致，并要為業務工作人員和財務人員之間建立有效的溝通渠道，確保工作信息的及時傳遞。同時，應建立專用的會計信息化管理系統，合理根據工作需求增設新的項目管理模塊，并要進行資金支付管理方案的自動化、智能化處理工作。這要求財務人員具備創新意識，能掌握信息技術的靈活應用方法。而企業也要及時完善計算機基礎設施，宣傳信息技術的重要價值作用，最終目標是科學規避財務風險、提升應付賬款的管理水平。