鄉鎮事業單位采購與付款內控制度中的常見問題及其對策

王洪巖 榮成市埠柳鎮財政經管統計服務中心

引言

目前，我國政府非常關注鄉鎮經濟發展，政府部門想要通過促進鄉鎮經濟發展帶動鄉鎮整個經濟的發展步伐，有效輔助我國經濟發展。鄉鎮事業單位的運營情況和直接影響了經濟發展的速度和鄉鎮社會的穩定性，鄉鎮事業單位加強內部控制勢在必行。作為鄉鎮事業的事業單位的管理者必須清晰自身肩負的任務和使命，在日常工作中加強內部管控，提升用戶管理效率，實現鄉鎮事業單位穩步發展。

一、鄉鎮事業單位采購與付款內部控制制度中存在的常見問題

（一）缺乏完善的采購與付款內控預算管控制度

鄉鎮事業單位在開展采購和付款內控活動的過程中沒有建立完善的預算管控制度。鄉鎮事業單位開展物資采購活動的過程中完全是根據事業單位的實際需求進行采購。采購人員在采購前沒有具體標準的約束，實際采購物資的成本得不到有效的控制。很多鄉鎮事業單位為了控制采購成本在經營初期會制定預算管理方案，但是預算管理方案僅僅針對未來運營過程中的一些重大采購事項確定總體的預估金額，而在實際采購活動開展的過程中采購人員沒有統一的采購標準。因此，鄉鎮事業單位采購人員經常擅自決定采購貨物的價格。在實際采購活動中沒有積極地了解市場行情，經常出現物資采購成本高和貨物質量低的情況。另外，在鄉鎮事業單位開展采購活動的過程中各部門之間的溝通相對欠缺。由于溝通不及時，導致鄉鎮事業單位采購人員對于不同部門的物資采購的要求不夠了解。鄉鎮事業單位的采購活動完成后采購的貨物無法滿足經營需求，造成重復采購或過度采購的問題層出不窮，增加了鄉鎮事業單位的采購總體成本，使得采購與付款內控制度無法全面完善。

（二）崗位職責不明確

鄉鎮事業單位開展采購和付款工作的過程中需要明確各崗位之間的崗位職責，不相容崗位職責必須分離，這樣才能夠提升采購和付款內控制度的效果。但是目前階段鄉鎮事業單位的崗位職責不夠明確，不相容崗位職責無法有效分離，這為一些不法分子提供了可乘之機。例如，一些鄉鎮事業單位的采購人員與付款人員為同一人兼任，鄉鎮事業單位的采購員一般都是從財務部門支取現金，直接到市場中購買物資，通過開回來的發票來進行報銷，這種情況導致采購人員在采購貨物的過程中擁有絕對的主動權。采購員到市場中購買物資從價格到品質都有很大的差異，采購活動與付款環節無法保持獨立，增加了鄉鎮事業單位資金安全風險，使得鄉鎮事業單位采購和付款內控效果相對較差。另外，一些鄉鎮事業單位的工作人員對于自身的工作職責缺乏足夠的了解，工作人員在工作的過程中一味地按照既定的工作內容開展相關的工作，對于自身崗位職責應履行的責任不夠重視，崗位責任意識差，增加了鄉鎮事業單位采購和付款內控工作的全面開展。一些采購人員通過和商家串通等多種手段來謀取鄉鎮事業單位的利益，使得鄉鎮事業單位經濟利益受損。

（三）監管不到位

鄉鎮事業單位針對采購和付款活動缺乏有效的監管，很多鄉鎮事業單位在采購和付款環節的各個運營活動中都沒有設置相關的監督管理人員。一方面是考慮到監管成本相對較大，另一方面是監管的效力不足。監管不到位助長了某些工作人員在工作中利用職務指標謀取個人利益的氣焰。一些鄉鎮事業單位內部工作人員專門鉆監管不到位的空子而謀取個人利益。雖然鄉鎮事業單位在內部設置了專門針對采購活動的監管，但是由于監管人員對實際情況缺乏足夠了解，監管力度不足，直接影響了最終的監管效果，使得監管崗位形同虛設。

（四）審批流程不規范

鄉鎮事業單位開展采購和付款工作的過程中沒有建立科學合理的審批流程，采購人員是根據各部門的采購需求直接到市場中購買相關的物資。物資采購完成后交給保管人員進行入庫，整個工作開展過程中不涉及過多的審批，這導致鄉鎮事業單位的管理者無法對采購活動進行總體的把控。有一些鄉鎮事業單位雖然設置了采購審批環節，但是審批人是由采購部門的管理者擔任，采購人員僅僅是從采購的角度進行審批，無法從鄉鎮事業單位的整體運營和發展的角度進來了解采購物資的必要性以及采購什么樣的物資。在采購驗收環節，鄉鎮事業單位直接對物資進行驗收入庫，沒有專門的人員對物資的質量和可使用性進行查驗，導致很多物資采購后無法使用，需要重復購買，這極大地增加了采購成本，影響了采購和付款工作的全面開展。在付款環節財務人員直接根據發票進行付款，沒有把采購物資的價格和整體市場環境進行對比。這種情況下采購監管力度不足，影響了采購和付款內部控制工作效果的提升。

（五）采購和付款內部控制制度不夠完善

為了更好地約束采購人員和付款人員的相關行為，鄉鎮事業單位需要制定與之相關的管控制度。但是，目前鄉鎮事業單位內部的管控制度與實際采購活動與付款環節的具體行為之間存在一定的差異。很多的制度相對老舊，無法有限規范目前采購人員和付款人員各環的工作行為，制度的約束性效果得不到最大限度的發揮。很多鄉鎮事業單位的工作人員完全無視采購和付款內控制度，內控制度形同虛設。鄉鎮事業單位利用采購和付款內部控制制度漏洞從事損害國家經濟利益和財政資金安全的事件屢見不鮮，完善采購和付款內部控制制度勢在必行。

二、如何進一步完善鄉鎮事業單位采購與付款內部控制制度

（一）建立健全的采購與付款預算控制管控制度

首先，鄉鎮事業單位在開展采購和付款內控工作的過程中必須設置明確的預算管理標準，在事業單位經營初期根據鄉鎮事業單位的發展要求以及對未來市場環境的預判，明確采購物資的數量和可接受的成本，并且把預算管理方案細化到每一個環節，這樣各部門之間在采購計劃的過程中會參考本部門的預算指標，提升工作人員成本管控方面的意識，實現開源節流的目的。其次，鄉鎮事業單位應該針對采購人員的行為進行全面管理，發出采購任務后針對采購貨物的質量要求以及采購標準進行明確。通過規范采購員的行為來降低采購成本，實現采購與付款內控目標。鄉鎮事業單位在開展預算管理的過程中必須設置全面的預算管控方案。預算數據不僅要涉及采購活動，還要針對相對事業單位日常經營中的各項活動進行全面預算管理，制定科學合理的預算管控方案，這樣才能夠從整體上把控鄉鎮事業單位采購和付款工作精度和管理效果，為鄉鎮事業單位采購和付款內控提供數據管控指標。最后，鄉鎮事業單位需要監管采購人員的行為，規范采購人員崗位職責和行為規范。通過加強對采購人員的管理，提升采購效率和質量，降低采購成本。在管理的過程中，管理者必須根據目前鄉鎮事業單位采購人員身上的一些通病開展針對性規范，保障制度內容能夠更好地約束采購人員行為。

（二）明確各崗位職責

鄉鎮事業單位想要提升采購和付款內控的效果，必須建立明確的崗位職責，針對采購和付款環節涉及的各個崗位人員情況進行全面梳理，及時了解目前鄉鎮事業單位在采購和付款環節中的一些問題，以此來設置與之對應的崗位職責。鄉鎮事業單位在崗位職責中嚴格規范每一個工作人員的工作行為。一方面讓工作人員了解自身的工作職責，另一方面還能夠警醒工作人員不要觸犯或違反崗位職責的相關要求，提升工作人員在工作崗位中的職責意識。另外，鄉鎮事業單位針對不相容崗位必須進行分離，通過不相同崗位職責分離實現各崗位之間相互監督管控的目標。例如，采購人員和付款人員必須由不同的人員擔任，工作人員之間必須保持絕對的獨立，這樣才能通過才從過付款人員來審核采購人員行為。同時，采購人員還能針對付款人員的付款情況進行監管。不相容崗位職責分離是保證采購和付款工作制度完善的重要方式。因此，鄉鎮事業單位必須切實履行并積極完善相關的崗位職責。

（三）加強對采購和付款環節的監管

首先，鄉鎮事業單位為了能夠更好地實施采購和付款內控制度必須在內部建立強大的監管機制，對于關鍵崗位工作人員實施動態監管。一旦發現工作人員違背了鄉鎮事業單位的相關規定的行為就必須予以處理，把采購和付款環節的各項風險降到最低。其次，鄉鎮事業單位需要保障監管人員與其他部門工作人員之間的獨立性。由鄉鎮事業單位管理者直接對監管人員負責，這樣才能夠讓監管人員在沒有任何影響的情況下實施監管，保障監管的公平性，防止監管人員與工作人員之間產生利益往來。同時，管理者需要給監管人員賦予一定的權利，方便監管人員開展具體的工作，以實現最終的監管目標。再次，鄉鎮事業單位需要針對采購和付款環節的各項問題的處理需要進行全面的約束，建立完善的懲罰制度。一旦發現有工作人員違背鄉鎮事業單位的相關條款必須給必須給予嚴厲處罰，這樣才能讓每一個工作人員對于自己的工作和行為有清楚的認知，并在日常工作中更好地配合監管活動的開展，最大限度地提升監管效率。

（四）加強采購和付款授權審批管理

鄉鎮事業單位在采購和付款環節需要建立適當的授權審批機制。針對關鍵環節進行全面管控，梳理采購和付款流程，明確工作流程中各崗位工作人員職責。在采購前各部門工作人員根據需求上報需要，由部門管理者以及鄉鎮事業單位的最高管理者簽字確認后再流轉到采購部門，采購經理根據采購需求下發采購任務。采購員在購買相關物資后需要由專業的驗收人員進行驗收，驗收人員主要針對產品的質量和可使用性、貨物的數量等相關內容進行查驗，保證貨物滿足鄉鎮事業單位的運營需求。驗收合格后，驗收人員交由保管人員保管具體的物資。采購物品報銷環節，財務人員不僅要查驗發票的真實性和合理性，同時還要關注同等貨物市場的平均價格，從整體上把控采購成本。采購貨物的發票入賬后，鄉鎮事業單位要針對商品的規格、型號、價格、數量等情況進行統一入賬、統一分析、統一存檔，方便后續的查驗。鄉鎮事業單位在建立授權審批機制的過程中需要設置不同的管理權限，根據管理能力的明確每個人的管理權限，對于大額采購必須由鄉鎮事業單位的各級管理人員進行審批，以免大額采購影響鄉鎮事業單位的發展。鄉鎮事業單位內部大部分的資金是政府財政資金，授權審批機制的完善也是政府部門加強內部管理，保障財政資金安全的一種重要手段。因此，鄉鎮事業單位必須深入落實，有效貫徹。

（五）建立完善的內采購和付款內控制度

鄉鎮事業單位需要進一步完善目前采購和付款內部控制制度。首先，鄉鎮事業單位應該針對目前采購和付款環節的流程進行全面梳理，及時發現流程中的一些漏洞。鄉鎮事業單位建立與采購后付款相互聯系的內部控制制度，這樣制度才能發揮其應有的約束性作用，保障制度更好的落地，從而實現最佳的內部控制效果。其次，鄉鎮事業單位應該設置專門的工作崗位針對制度的執行情況進行全面的監督。一旦發現有人違反采購和付款內部控制制度必須及時地予以處罰，降低鄉鎮事業單位的經濟損失的同時，有效地加強內部控制，提高內部控制的約束性。再次，鄉鎮事業單位需要針對采購和付款環節內部控制的重要性進行全面的宣傳，讓每一個工作人員都能夠充分認識到采購和付款內部控制制度的重要性，建立內部監管的良好環境，這樣才能最大限度地發揮制度的約束效果。鄉鎮事業單位針對目前采購和付款內部控制需要進行逐步完善，根據業務范圍和日常活動建立與之匹配的內部的制度。這樣才能夠讓制度得以完善，最大限度約束相關人員行為。

結語

鄉鎮事業單位采購和付款內控制度直接影響了鄉鎮事業單位的發展，對于我國財政資金安全也產生了重大影響。因此，作為鄉鎮事業單位管理者以及員工都必須加強對于采購和付款內部控制制度的重視。針對目前采購和付款內部控制制度中的問題引起高度關注，并采取與之匹配的制度規范加以解決，不斷完善鄉鎮事業單位的內部管控活動，為鄉鎮事業單位更好地服務于大眾做好充分的準備。隨著鄉鎮事業單位職能作用的發揮，鄉鎮經濟也能夠得到一定的發展，這是一件立國立民的大事。鄉鎮事業單位的管理者和工作人員必須以身作則，清晰地認知到自己的工作職責，加強內部管理，加快實現鄉鎮經濟振興。