跨國企業檔案工作的難點與解決思路探討

霍 瑋

（洛鉬集團辦公室，上海 200080）

一、引言

近些年來，隨著“走出去”戰略和“一帶一路”倡議的提出，我國企業紛紛出海，在能源、資源等方面的開采、冶煉、加工等領域投資、建設項目，境外資產規模不斷擴大，形成眾多跨國企業。這些跨國企業多是總部設在境內，在境外不同國家和地區分布著各類大大小小的開采、建設項目，形成了跨越多個國家與地區、多個大洲的經營管理模式。跨國企業在生產建設、經營管理過程中產生的檔案，也分布于境內外不同的子公司和項目中，對企業檔案體系的構建和檔案管理工作的開展形成了很大的挑戰。

二、跨國企業檔案管理面臨的現實難題

（一）政治環境因素

海外一些國家和地區的政治環境動蕩，存在發生內亂或者戰爭的風險。這對于我國跨國企業的經營會造成巨大的影響，對于相應項目檔案管理的規范和保管的安全都是很大的挑戰。因此，所在國的政治環境安定與否直接關系著檔案管理工作的實踐，會引起檔案管理制度、工作規范和工作流程的變化。此外，無論是來自所在國政治制度的影響，還是內亂、戰爭等不確定性活動對檔案造成的物理破壞，也會給檔案的安全存放帶來巨大的挑戰。

（二）法律環境因素

不同國家和地區發展水平不一，法律對于檔案的管理會有不同的法律約定，相應的我國企業境外項目檔案的管理會面臨不同的約束和限制。這對于跨國企業境外檔案的安全和相應信息的安全會帶來一定的風險。相應境外項目的文件檔案管理，很可能由于不同的法律限制引起各式風險和損失，例如不符合法律規定或外部法律事件的經營活動等，主要表現為外部合規風險、檔案管轄沖突和合規風險。

（三）人員不穩定因素

跨國企業境外收購項目，項目團隊很多人員是外國公民，他們的文件檔案管理習慣與國內不同，再加上語言不同、溝通不暢，使得境外項目檔案管理工作無法與境內總部的檔案管理方式統一，給全集團檔案的集中統一管理造成阻礙。有的項目通過境內外派人員進行管理，而派出人員的數量與崗位，也會受到當地簽證辦理及出入境時間等的限制。企業不得不在多重限制下派遣關鍵崗位人員，而檔案管理員實際上很難作為關鍵人員被派出境，因此相關項目的檔案管理工作往往只能由其他崗位人員兼任，他們缺乏基本的檔案意識以及檔案管理的專業知識，使得境外項目的檔案管理水平較差。此外，外派人員需要回國（包括境內）休長假，項目檔案管理工作不得不臨時換人兼任，導致人員流動頻繁，檔案工作穩定性差，難以進行穩定的管理，也使境外項目的檔案管理水平難以持續提高。

三、加強檔案管理體系建設的思路

為了做好檔案管理工作，提高全集團檔案工作的科學性和規范性，跨國企業需要建立一套兼顧境內外檔案管理需要的檔案管理體系，從而實現對分布在不同國家地區的企業檔案的有序、專業化管理，發揮檔案保存的重要價值。

（一）組織管理體系

1.建立統一領導、分級管理的組織體系

建議跨國企業應在其總部設立海外業務檔案管理中心，由集團一把手直管，檔案工作應是“一把手”工程，全面提高集團對檔案工作的重視程度，統一領導整個集團的檔案事務。總部各部門均應設有兼職檔案管理員，負責部門內部檔案的管理工作。包括境內外項目公司在內的所屬單位的行政部門或類似職能部門負責本單位檔案的管理。在此基礎上，集團建立總部統一領導、總部中心—總部部門—下屬單位分級管理的檔案工作組織體系，建立總部專職檔案管理員-各職能部門兼職檔案管理員-各境內外項目專兼職檔案管理員的檔案工作團隊。

2.將檔案工作納入各級領導的工作計劃

建議跨國企業總部應將檔案工作納入企業年度工作計劃，領導總部檔案管理中心做好全集團檔案的工作規劃和考核，總部各部門及下屬公司負責人應為本單位檔案工作的第一責任人，將檔案工作納入工作計劃，配合總部檔案管理中心做好本單位檔案的收集、整理和保管、移交等工作。只有真正將檔案工作納入相關領導的工作計劃，才能有助于檔案工作的執行與持續。

3.做好監督考核工作

建議企業總部檔案管理中心應在統一領導、分級管理的原則下做好各級檔案管理的監督和考核工作，加大對下屬單位及境外項目檔案工作的監督指導力度，應在國家的宏觀指導下，積極探索境外檔案管理模式，建立或完善境外檔案工作備案、統計、報告等制度，必要時應赴境外開展檔案工作專項調研、指導、檢查和督促整改，甚至直接參與境外檔案管理工作[1]。隨著企業海外業務的迅速擴張，海外機構的數量不斷增加，管理層次和關系日趨復雜。檔案工作的特殊性和海外業務的特殊性，要求國有企業總部的檔案部門與海外業務管理部門進行協調配合，共同做好海外檔案工作的業務監督、指導和檢查工作。

（二）提升全員檔案管理意識

檔案意識的提升是整個集團培養重視檔案工作氛圍的良好引導，也是構建跨國企業檔案管理工作體系的前提和基礎。所以需要集團總部及下屬各級單位內部開展相關宣介活動，提高對檔案價值的認識和對檔案管理重要性的認識，形成檔案管理對全體員工負責的工作氛圍，使員工在日常工作中注意檔案的積累和保護，支持檔案收集工作。隨著經濟全球化的推進，企業作為市場經濟的活躍主體，在海外業務發展過程中不可避免地或多或少卷入各種經濟糾紛和法律訴訟。檔案記錄著企業各項經營活動的依據、過程和結果，是企業遵紀守法、誠實經營的可追溯證明，是維護企業權益的最重要、最基本的法律證據。

（三）構建檔案制度體系

1.基于境內外相關法律制定和完善企業檔案管理制度

跨國企業業務實體分布于不同的國家和地區，檔案管理制度的制定需要遵從當地的法律法規。境內檔案管理制度的制定需要參考《中華人民共和國檔案法》《企業檔案管理規定》等相關法律法規。境外項目的檔案管理制度應充分研究所在國和地區關于檔案方面的法律規定，首先遵從所在國和地區的法律，再遵從我國法律，在“雙重遵從”的原則下制定檔案管理制度。各境外項目應結合所在國和地區及本單位的實際情況，根據本項目公司的實際經營管理情況和職責分工，按照境內總部檔案管理工作的要求，制定和完善適合本項目公司的檔案管理制度。

2.制定企業檔案工作條例

首先，應該制定跨國企業集團層面的檔案工作條例。內容應包括集團檔案管理中心為全集團檔案工作的最高領導部門，境內境外各下屬單位應遵循集團總部檔案管理中心的業務指導、績效考核和監督檢查。其次，條例應規定各級檔案管理機構的工作職責、崗位設置、職責分工、運行機制；規定各級業務部門與檔案管理部門的關系、兼職檔案人員與專職檔案人員的關系等[2]。應明確各級單位負責人對所屬單位檔案工作的監管職責，并納入其年度工作計劃和考核項目。

3.制定企業總部檔案管理辦法

在跨國企業集團檔案工作條例的基礎上，再制定企業總部檔案工作辦法。總部檔案管理辦法應按照國家及行業對企業檔案管理的要求，并結合企業經營戰略方向和業務開展情況進行制定。具體包括管理機構、管理人員職責、歸檔范圍及保管期限、檔案庫房管理、檔案信息化、檔案利用、檔案統計、考核獎懲等較為詳細的內容，使得總部檔案管理部門及業務部門可以據此開展檔案工作，做到“有法可依”。同時，完善業務歸口管理部門內部制度。

4.制定境內下屬公司檔案管理辦法

跨國企業下屬公司是在業務一線的單位，相應的業務類型和檔案類別與總部存在差異。下屬單位應在遵循集團管理要求、參照總部檔案管理流程的基礎上，結合自身業務特點制定各單位檔案工作辦法。下屬單位的行政部門或類似職能的部門應負責本單位檔案的集中統一管理工作，包括制度制定、歸檔范圍及保管期限制定、檔案的收集整理和利用，檔案庫房管理、信息化工作的開展等，落實細化與本單位相關的檔案管理制度建設，按照統一的檔案管理方式和流程開展檔案業務工作。

5.制定境外項目檔案管理辦法

境外下屬單位與境內下屬單位不同，在遵循國內檔案法律規范和集團檔案管理條例的前提下，應首先遵循所在國和地區關于檔案的管理法規。在“雙重遵從”原則下，制定檔案工作制度，開展檔案管理工作。在不違反所在國和地區檔案管理相關法律法規的前提下，按照總部統一的檔案管理方式開展工作。應明確建設項目檔案管理規范與整理細則，細化歸檔范圍和保管期限表，建立驗收評價考核機制，解決建設項目檔案由誰管、如何管、如何評價的問題，提高制度可操作性與執行力[3]。

（四）加強檔案信息化建設

1.企業總部檔案信息化建設

建立集團級檔案信息化管理平臺，管理范圍從檔案起步、逐步擴展到文檔一體化管理、知識管理、企業信息管理等大型檔案信息管理。平臺應體現分級管理原則，設置登錄權限、嚴格密級管理，內置檔案分類及檔號規則，接入業務系統實現電子檔案線上移交歸檔。利用專業掃描儀對紙質檔案進行數字化掃描并上傳至檔案管理系統，建立條目及全文數據庫，實現檢索利用的目的。通過計算機本地、掃描儀、其他業務系統等不同來源的電子檔案和紙質檔案的數字化成果進行匯總、整理移交存檔、審查并最終成為檔案。

2.企業境外檔案信息化建設

境外不同國家和地區的網絡技術和軟硬件技術水平存在差異，為與國內檔案管理信息化平臺對接，應盡量提升網絡及軟硬件設施設備，通過網絡專線訪問集團的檔案管理平臺，保障一個平臺覆蓋全集團不同國家和地區的項目。實現對境外檔案的在線收集、整編、檢索、統計、編研、利用等管理需求，在建立檔案條目數據庫的基礎上，提高紙質檔案數字化率，并逐步實現檔案管理網絡化服務，實現業務系統中重要文件資料的自動整理和歸檔，完成電子檔案全流程線上管理。

（五）檔案安全保管

跨國企業總部及各級下屬單位，不論境內還是境外，都應設置專業的、安全獨立的檔案庫房，按照檔案庫房硬件要求及自身條件設置相應設備。設置專門檔案人員或兼職檔案人員負責檔案的日常管理，保證檔案室及所存檔案資料的安全。充分研究所在國及地區的政治和氣候環境，做好檔案災備，對于重要的檔案，要通過數字化和信息技術手段及時發回境內備份。此外也要注意項目所在國及地區對于檔案攜帶出境的相關規定，某些國家對于地質類檔案有嚴格的規定，不允許帶出本國，這種情況要充分考慮，并采取相應措施，在不違反當地法律法規的前提下，盡可能保護集團的境外信息資產的安全。

（六）人才隊伍建設

招聘檔案管理的專業技術人才、建設專業的檔案管理團隊。定期開展業務培訓，強化專職檔案人員的專業知識和技能水平。同時要加強對下屬單位兼職檔案人員的業務培訓，使其掌握檔案管理的基本知識，并定期開展考核評比活動，強化下屬單位的檔案意識和管理水平。對于赴境外工作人員，應在出境前開展集中培訓，提高其檔案意識，要求其做好崗位變更及回國（包括境內）休假前的檔案管理和交接歸檔工作。

四、關于海外新項目存量文件資料的搶救性歸檔

跨國企業在收購海外項目后，常常面臨著這樣的問題：收購前的項目原來一直由國外的人員按照國外的方式進行管理，而國外的檔案管理方式基本上都是采用分散式管理方式，由各個部門或者相關業務人員保管，缺乏公司層面的檔案資源視角。收購后，集團公司很難對原來的檔案資料有整體的了解，因此需要對新收購項目的文件資料進行搶救性歸檔。

（一）存量文件收集

應向新項目各部門發出收集存量文件資料的通知，參照其他相似項目的范圍進行收集。各部門應盡快匯總并移交各自業務范圍內產生的存量文件資料，提交歸檔清單，中方檔案團隊應做好核對以及接收工作，收歸各類文件資料，確保收集檔案齊全完整。

（二）存量文件整理

參照集團及同類項目的分類和編號方法對新歸檔的大量文件資料進行整理、編號、編目、錄入系統并掃描。使得存檔的檔案可以盡快納入集團檔案資源管理平臺，使得集團公司能夠對該項目的檔案情況進行充分了解，促進對該項目文件資料的整體把控和后期檔案的常態化管控。

（三）推廣中方檔案管理體系

新項目收購后應及時加強檔案管理工作，設置專職或者兼職的檔案管理員充分介入業務環節，及時接收檔案，對該國外項目的檔案管理工作進行推廣，建立新項目的檔案管理制度，為全集團檔案工作的持續高效開展奠定基礎。

五、結語

跨國企業的檔案管理在體系建設、制度建設、信息化建設、人才建設等多個方面都面臨挑戰，要實現集團層面檔案信息資源的充分運用，打造統一的檔案信息資源管理平臺，建設全世界范圍內檔案的完整齊全管理的機制，需要跨國企業檔案管理團隊一步步克服困難，理清思路，構建完善的、現代化的、科學合理的檔案管理體系，為跨國企業檔案的完整性、可用性打下堅實基礎，為打造全集團一體化的檔案信息共享平臺創造良好的條件。