財務共享模式下的行政事業單位財務管理探究

趙慧旭 德州市中醫院

引言

財務管理水平與效果可能會影響到行政事業單位自身公共職能的執行質量，所以各單位在強化自我管理中，應當格外重視優化財管工作。和企業相比，事業單位加強財管，并非只為創造經濟收益，主要是為更好地履行公共職能。經濟市場背景下，各單位在謀求優化財管本身能力的同時，應該考慮促進財管轉型，引入財務共享模式，發揮出數據信息的價值。

一、財務共享模式

（一）產生發展

在經濟全球化的趨勢下，商品、服務、人力、技術等社會生產要素實現跨區域、跨國轉移，形成一個覆蓋全球的市場空間，促使資源分配利用得到進一步優化。互聯網與云計算等技術的互通，使經濟形勢實現“量化反饋”，邁入新的階段。以上變化都促使財務共享模式形成，并且其逐漸“蔓延”到各個領域、機械性高、可被標準化設置的財務業務，“再造”工作程序，利用線上管理平臺，對海量數據進行高效、統一處理，控制運行成本，優化相關人員的滿意度與服務品質，提高業務運行效率[1]。

共享服務最早由其他國家幾個大規模制造業集團推出，經過數十年的發展演化，如今在很多企事業單位中都有運用。根據《財富》企業數據，在一些發達國家與地區，大約有九成跨國企業采用財務共享模式，而且國內也有半數左右的集團企業選擇此種工作模式。

（二）運行體系

現階段，國內已經成立數百家財務共享服務中心，幾乎覆蓋全行業。該種運行模式依靠信息系統，而現有的相關信息系統有很多，各自之間還有密切關聯，需要相互配合。

一是網絡報銷系統。工作人員可在線錄入填單，其余業務審批與信息輸送、財務審核等環節均可直接在該系統平臺上進行，提高實際核算過程的標準化、財務數據共享化以及審批流程數字化，切實提升信息流動的效率與規范性、可靠性。二是財務核算系統。工作人員能借此完成填寫記賬憑證、一鍵過賬與生成報表等。三是影像管理系統。操作人員直接使用儀器掃描原始憑證，用所得的電子影像進行流轉，將信息系統作為開展業務處理的載體，用數字化的程序取代人工作業流程，達到采集票據數字化內容、傳送與審批影像的作業效果，加快審批速度，控制審批成本，改變實物流轉與調閱票據等工作模式的弊端。四是資金管理系統。財務部門能借此統一進行資金結算與撥付、收支，提高對單位資金流的管控與使用效率，縮減財務費用，控制運行風險。五是電子檔案系統。其將實體資料轉變成數字化的形式，可提高會計檔案使用的便利性，減少相關方面的管理成本。

二、行政事業單位財務工作目標

首先，提供財務狀況與運行狀況等資料。行政事業單位都需主動公開當前資產負債、收支等財務數據，確保該類財務數據的可靠性與真實性。另外，行政事業單位還需提供相應會計信息，根據具體要求給出完整的財報與決算報告、預算報告等資料。

其次，反映自身受托責任履行狀況。國內行政事業單位需要承擔相應的公共服務，運行資金由財政而來，所以公眾應當對其受托責任執行狀況有所掌握，并予以監督。對于行政事業單位來說，運行根本目標并非利潤最大化，更關鍵的是向社會輸送優質公共服務[2]。所以，行政事業單位需公開衡量自身受托責任執行質量的信息依據，用于公眾判斷財政預算執行合理性與合規性，直觀感受政府業績。

最后，給政府報告資料的使用者予以參考。第一，公開自身運行狀況。行政事業單位是重要的國家政策落實機構，必須做到信息公開透明。普通大眾能根據公開信息，監督其運行狀況。而行政事業單位則利用公示自身預算執行進度與財務情況，提升單位資料透明度，加強公信力。第二，給上級部門提供決策依據。為保證監管效力，各級行政單位均會接受主管上級、審計部門監管，財務數據則是主要的判斷依據。利用對財務數據的分析，能夠有效找到單位運行時的問題與漏洞，結合實際情況合理、迅速修訂、調整政策內容。第三，給相關投資方提供決策依據。行政事業單位也是現代市場中的一員，能借助一些獨有的方法，獲得社會資金。所以單位運營狀況與資產負債均屬于公眾投資方注重的問題，而這些均需通過財務數據呈現。

三、財務共享對推動財務轉型的作用表現

其一，財務共享模式的形成，建立了比較完善的系統平臺。行政事業單位采用財務共享模式實施財管中，必須建立專門的核算系統與業務系統，實現業財融合，對接經濟事項運行程序，將業務辦理完全轉移到線上進行。該類銜接系統中，財務方面有報賬、預算管理與查詢等系統；業務方面則涵蓋采購、資產管理、合同管理等。并且行政事業單位的財務共享系統需和審計系統連接，有效拓展了監督范疇，支持對行政單位資金賬戶與財務處理的動態化監督，改變原本僅在固定節點實施監督的模式，提高監督的時效性。

其二，財務共享模式將財務和業務運行程序融合起來。行政事業單位建立共享中心后，需將財務與業務兩個部分連接起來，由此促使二者充分融合，解決各個單位選擇不同的系統平臺處理業務活動時造成的不便。而采用財務共享模式，有助于提升行政單位經濟事項運轉速度與質量。相關信息可直接在業務方面客戶端錄入，通過聯網審批程序完成授權，生成的各項資料直接集中在財務系統。在實行財務共享后，相當于構建一個“財務工廠”，每日能迅速處理好龐大的數據資料，完成財務核算，并可以直接進行支付，提高預算執行的效率。

其三，進一步提升信息的共享程度。在財務共享模式下，行政事業單位能有效共享數據資料，讓會計信息在各個部門，乃至社會上公示，完全避免形成“孤島”現象。行政事業單位的在職業務工作者能直接查到相關經濟事項運行進程，確認實際出現“堵塞”的節點，讓審批者更具緊迫感[3]。另外，業務與財務資料的高效流通，讓財管的監督職能得到充分發揮，對財政應用績效進行合理化評估。

其四，財務共享有利于實現自動內控。單位需通過信息化手段的幫助，促使自我管理過程的自動化。借助財務共享模式，促使各項工作運轉流程得到標準化處理，將審批、報銷、預算管理等環節都轉變成自動化的形式，把管理行為嵌入到系統平臺中，切實改變原本的人工作業模式。如此有助于規范財管行為，達到對經營業務的全面化管控。

四、財務共享下行政事業單位優化財管的路徑

（一）建立財務共享系統

若要啟用財務共享模式，就需建設信息平臺，這就要求單位能夠靈活應用相關技術，比如大數據、互聯網等。通過整合各項資源，并強化與財政方面的協調、交流，推動財政的信息化，進一步深化融合程度，由此得到一個支持核算、預算與資產管理等工作的信息平臺。使各個系統精準銜接，所有數據庫中的資源均可進行共享流轉。另外，通過庫銀與稅收、財務等的聯網建設，能使對賬與繳存等環節變得自動化。而且在單位內部能直接將原始票據掃描入庫，完成在線填單與審批等工作，使財管更具標準化與高效性。我國某地行政事業單位在2020年，上線試運財務共享系統，這是事業單位實行財務共享的第一步。在系統平臺的支撐下，依托于業財一體化，統籌要求財務支出與審批程序，構成運行閉環，促使業務和財務信息相互流通融合，這是各單位財管優化升級的有效方法，并且在規范財會、推進業財融合、加強權力實施監管方面起到重要作用。

（二）推進電子檔案管理

行政事業單位財管中實施財務共享，應當先改變傳統財務工作的模式，將原始憑證進行電子影像化處理，在此過程中需要建立電子檔案，完整保存相關材料。針對該方面的需求，首先，各級單位應主動引入電子條碼技術，保證原始資料和電子數據能一一對應，保證財務數據檔案準確定位，便于對會計檔案進行整理、查找、管理等操作，全面提升檔案資料的管理效力。其次，盡量壓縮檔案資料占用的空間，控制在實體資源上的投入量，降低由于日常使用讓實體憑證受損的風險。最后，強調檔案資料的日常保管，可以采取分權管理的形式。另外，財務共享并非是指財務數據全面公開，檔案管理員必須嚴格落實有關制度，定期完成資料打印處理，在復制與查閱中需保留完成的登記信息，嚴禁將此類資料外帶。而且檔案查閱也具有特定規則權限，為提升對電子檔案的管理力度，對于保管員應當采取帶班責任制，讓此種管理系統的價值得以充分發揮[4]。

（三）加強數據安全管理

行政事業單位的財管中，采用財務共享模式，需用到多種軟件平臺，完整保存相關數據資料，給單位創造更多的便利條件。而實現信息化轉變的過程中，數據安全隱患問題成為阻礙發展的一大因素。雖然各級單位公示的財務信息包含內容不斷增加，但其中一些信息屬于機密內容，所以必須考慮數據安全管理的問題。對此，各單位應當以財務工作為核心，構建風險防范體系，對訪問者進行身份認證與瀏覽操作權限設置，預防惡意攻擊。另外，在財管平日運行中，應當定期進行安全檢查工作，僅有持續強化安全管控，完成基礎性的防護工作，才能加強單位財務數據的安全性。同時，各單位還需定期評估系統平臺的安全等級，掃描系統漏洞，并利用詢問與檢查核對信息、系統安全防護效果等方法，盡早鎖定安全隱患與平臺漏洞，并采取有效手段進行處理。

第一，提高單位自身的信息技術水平。各單位需結合國家有關規定與自身財管工作需要，為相應崗位人員提供財務專業與信息技術上的訓練，全面加強在職人員的綜合能力。抑或利用外聘的方式，快速獲取技術類人才，協助單位構建與優化財務共享系統平臺，適應自身的財務工作訴求。第二，進一步推動平臺本身的安全防護建設。各單位可結合崗位設置，確認相應職責范圍，盡可能不要出現“一人多崗”與“一崗多權”的情況，充分執行工作職責，提升財務共享模式下內控水平。并借助防火墻、文件加密等方式，保障信息流通中的安全與內容完整。

（四）明確財務轉型方向

財務共享視角下，行政事業單位需清楚財務工作的轉型方向，以此指導工作實踐。

一是財務核算由信息化升級到智能化。在5G通信商業化與AI發展中，各個單位財務工作在電算化的基礎上，朝著信息化與智能化的層面探索，多種信息管理系統已經在事業單位中得到普及。在系統平臺逐步完善中，AI似乎也在財務領域有了融入的可行性。同時，諸多事業單位原有的系統平臺開始使用5G通信，這給實現智能財務奠定基礎與保障。而智能財務實際上就是將以AI為核心的一些技術手段應用到財務中，通過模擬與拓展常規財務處理流程，徹底優化財管質量與運行效率，為單位及時提供管理決策依據。

二是財務部門側重點從強調財務核算轉移到財務管理上。社會發展到如今的程度，行政管理與社會服務等的工作事項愈發繁重，相應財政支出量隨之增多，行政事業單位開展的經濟項目數量增加。而社會公眾對于各單位公示的財務數據品質與管理水平都有更高的標準，促使單位財務工作從單一財會，在引入財務管理后，更加重視財管升級。依托于財務共享，提高財務運行流程的規范性，讓工作者將更多精力放在財管上。

三是財務信息應用地方從“孤立”走向“融合”。財務共享中可達到數據實時流通程度，方便數據分析、預算管理，避免產生“孤島”情況。除此之外，基于單位業務方面的需求，把財務數據匯總、發送給不同的部門，通過財務分析，提煉出對決策有價值的部分，加快各部門的運行效率[5]。另外，業務部門產生的信息，財務部門也可獲取，基于全面預算、業財結合，研究、評價財務預測以及落實狀況。換言之，業財融合應當是單位采用財務共享之后，業務運行與信息使用方法的明顯轉變，抓緊弱化業財的邊界，使財管高度集中。

四是財管從結果剖析延伸到過程控制。通過結果剖析，可以反映出當期資金應用水平，為下期的預算實施予以指導。所以，該環節對行政事業單位預算管理來說非常關鍵。但如果僅強調結果，無法了解預算實施期的情況并控制超預算的情況，降低費用支出管控力度。所以財管由僅關注結果，調整到過程管控是一項重要的轉變。而過程控制側重于對資金流向、審批過程等的管理，可以降低資金流引起的某些風險，提高審批推進速度，加快預算實施進度。同時，財管實行過程控制，還能提升對項目投入落實過程的績效評估，立足于動態化監控，預防挪用項目款與不當支出等情況發生。

結語

財務共享模式應當是行政事業單位達到自我發展目標的有效途徑，可從能力層面、技術維度改善財管質量。各單位需加緊建設、完善共享平臺系統，搭配高水平的人才團隊與管理體系保障，明確財管轉型升級的方向，注重在財務數據保存、使用中的安全性，依據完整、真實、及時的數據資料，落實預算執行的過程性管理及指導。