基于財務共享模式的會計檔案電子化管理探索

周佳欣 中糧利金（天津）糧油股份有限公司靜海分公司

引言

隨著全球經濟一體化的快速發展，企業的國際化程度持續提升，在信息化支撐下，財務共享模式得到了良好發展。目前很多大型企業都將財務共享模式看作是自身內部管理的重要手段，財務共享模式簡單來說就是將企業中重復的財務工作單獨抽調出來，集中到財務共享中心進行處理[1]。與此同時，我國在2016年開始，從法律層面上正式確定了電子檔案的法律效應，在這種情況下，對不同企業的會計檔案集中到財務共享中心實現集中化管理，更容易簡化財務報銷、記錄、銷賬、入檔等程序，這對于會計檔案電子化發展具有極大幫助。

一、財務共享模式下會計檔案電子化管理的意義

首先，在財務共享模式下，財務體制的中心也從以往的屬地化經營實體管理轉變成異地的財務共享服務中心。在這種情況下，會計人員自身的工作方式也從以往的人工操作轉變成以影像傳輸系統為核心的影像數據會計處理，電子檔案的利用率也因此得到了明顯提升，會計檔案管理方式也會隨之做出極大改變，如果忽視了電子會計檔案管理活動的開展，很有可能對整個財務共享服務中心的工作開展造成不利影響[2]。因此在實踐中需要針對財務共享服務開展需求，推進電子會計檔案的建設，保證會計資料本身的合法性、安全性、一致性，保證其符合國家檔案管理要求。

其次，財務共享模式下，財務工作流程會逐步拉長，并且會計檔案的形成也會逐漸增大，很多崗位及角色都會參與到電子會計檔案形成中，由于會計檔案管理會出現交叉管理的狀況，從而間接地加大了問題處理難度，這也會在很大程度上加劇電子會計檔案管理復雜程度[3]。在財務共享模式下電子會計檔案管理要做到流程化、專業化、標準化，最大限度地減少會計電子檔案管理風險。

最后，考慮到會計電子檔案內部質量問題及外部環境風險因素，在實施財務共享后，對電子會計檔案實現集中化管理是很關鍵的點。企業在實踐中需要依據財務共享的要求，組建專門的管理機構，制定統一的工作標準及流程，對電子會計檔案的獲取、分類、報銷、入賬、歸檔、保管及利用等進行規范調整，使得電子會計檔案能滿足各類工作所需，切實發揮出會計電子檔案的作用，促進會計檔案信息服務質量提升[4]。

二、傳統會計檔案管理存在的問題

對于傳統的會計檔案管理過程中存在容易磨損、不容易保存的情況，加上時間、保存環境、保存技術、工具限制等因素的影響，在長時間存放過程中會出現原始憑證字跡模糊、淡化的情況，資料信息難以辨別，并且隨著各種原始憑證、賬本、報表等使用次數的增加，票據、憑證的損壞程度也會加大，加上人力資源、物力資源及存儲空間等的限制，很難實現對紙質檔案的良好監管與保護[5]。此外，在傳統的會計檔案管理中，還存在查閱難度大、使用不方便的情況，在每次查閱使用時，資料的調出都比較困難，在進行資料審查時，需要將所有的資料都翻出來，逐一尋找，如果要復印更是需要幾十、上百張的紙，不僅會造成了資源浪費，使用者在信息查閱上也比較困難，耗時耗力的情況嚴重。

三、財務共享模式下會計電子檔案管理的變化

與傳統的檔案管理模式相比較，財務共享模式下的會計電子檔案管理從根本上發生了翻天覆地的變化，實現了紙質檔案向數據化檔案的轉變，并且在互聯網、數據化的影響下，信息分析、存儲也變得更加容易[6]。在今后，隨著財務共享模式的發展，電子會計檔案管理將會成為最為重要的一個點，企業可以借助信息技術獲取自身發展所需要的各種信息，同時企業的其他部門也可以在財務共享模式下，增強自身的信息利用率。

（一）檔案采集

在會計電子檔案采集中，主要是通過平臺及系統進行，會實現安全、核算、資金等各項管理信息的全面整合，通過數據庫的支持，可以完成數據的及時接收、分析、查詢及處理，為企業的發展提供了全面的檔案數據支持。同時，對企業來說，其本身可以結合自身的核算系統，對生產中的原始數據開展處理，形成電子憑證，在做完核算、審批工作后，會借助報表系統形成相應的電子報表，所有的環節都是通過數據平臺實現的。對管理人員來說，可以借助識別系統實現對數據信息的保存，只需要對憑證進行掃描，就可以準確地獲取各項信息，比之前工作要方便很多[7]。財務共享模式下，會計電子檔案管理不僅能做到檔案數據的采集、整合、分析，還能在處理完成后上傳到共享中心，通過不同類型的數據作用，實現針對性的傳輸與收集，做到了數據共享，為后期的財務共享提供了良好基礎。在實踐中，只要生成了電子會計憑證，就可以完成電子報表的制作，并借助銀企直聯系統獲得銀行的回執單，保證了支付數據的準確無誤，同時也實現了對工作環節的優化。互聯網時代下，通過財務共享模式的實施，企業可以借助SPA等系統對核算數據進行應用，并且還能完成數據的加工，既可以驗證數據真實性，又能高效率的實現數據核驗，發揮出了檔案的作用。

（二）檔案分析

在做好檔案采集工作后，就需要進行平臺存儲及共享。企業需要結合時代發展所需，構建專業的處理系統，在規范業務流程的過程中，注重數據分析，對電子檔案中的每個數據進行處理，如結構化數據、程式化數據。借助大數據技術，實現信息的深度挖掘與整理，構建完整的信息鏈，充分發揮出共享財務的意義，為企業的決策提供更加準確的信息支撐。在財務共享模式中，會計檔案的關聯不僅局限在傳統形式上，還可以通過信息化連接，明確數據規律，為后續的計算提供良好支撐[8]。在會計電子檔案處理中，利用Hadoop技術，可以及時導入數據，并通過集群、數據庫的作用，以分布式技術為關鍵進行數據的分析查詢，滿足了后期的實際要求。操作人員在具體操作過程中，需要進一步明確技術應用要點及注意事項，充分發揮出技術的價值，從而高質量地完成檔案分析活動。

（三）檔案應用

在會計電子檔案應用中，需要先經過數據挖掘分析，得出相應的關鍵數據內容后，結合信息技術進一步地深度開發，最后得出有利于企業發展的數據信息，為企業的發展提供良好信息依據，以此體現出財務共享模式下會計電子檔案的管理價值。具體來說，在檔案應用中可以分成檢索、利用兩個環節，其中檢索主要是通過平臺對所需要的數據信息進行針對性的查詢，同時還會查詢指定相應的電子云端檢索條，從而滿足企業的信息查找需求[9]。企業在搜尋關鍵信息數據時，只要輸入關鍵詞就可以，然后結合檢索到的精準數據信息完成決策。在以往的會計檔案中，存在檢索困難、檢索率比較低的狀況，難以滿足企業的會計信息需求，而財務共享模式下，借助信息技術本身的高數據處理能力，既可以完成對原始數據的高效處理，還能保證最終處理結果為企業所用，最大限度地發揮出了會計數據信息自身的價值。同時在會計電子檔案管理中心，通過MapReduce編程實現數據的集中處理，很好地解決了大范圍中的電子檔案內容問題。此外，會計電子檔案會儲存在各種云端，查詢利用會更加方便，能滿足企業的綜合發展需求。過去的會計檔案檢索中，操作難度很大，工作壓力大，而借助財務共享中心，通過現代化信息處理手段，能全面提升數據處理速度，并且這種技術還可以對不同格式數據進行挖掘，便于分析各種數據的形式，促進了檔案管理水平提升，這對于企業決策有良好幫助。

四、財務共享模式下會計檔案電子化管理優化措施

（一）強化信息化處理系統建設

在財務共享模式下，企業必須特別注重會計工作的信息化開展，同時在會計檔案信息管理中心，通過網絡化、數字化的方式開展，能讓會計檔案信息以更加綜合的方式呈現出來。所以在實踐中，企業開展會計檔案電子化管理時，需要結合財務共享模式要求，構建契合會計檔案電子化管理標準的網絡環境，并注重對軟硬件環境進行優化，確保財務檔案信息的良好傳播與共享。滿足會計檔案硬件管理需求后，還應該積極地對傳輸網絡信息進行優化調整，增強財務檔案本身的利用率，保證財務共享中心能以此高質量地完成業務拓展，促進電子化會計檔案利用率的提升[10]。企業在平常需要做好系統的維護管理工作，強化系統本身的穩定性，構建安全的財務共享環境，便于會計檔案電子化的發展。

（二）強化文檔管理及影像掃描管理

在財務共享模式下，財務共享服務中心會對會計檔案進行統一管理，在這種情況下原始票據、業務支撐文件會計檔案傳遞及歸檔就會變得更加重要。在前期，財務共享服務中心可以做到電子文件集中歸檔影像及檔案管理系統的同步運行，可以在保證文件的安全傳遞的基礎上，實現會計檔案電子文件與實物檔案的良好銜接。而隨著業務量的持續增加，影像掃描崗位工作量逐漸增大，并且掃描成本也會越來越大，影像掃描工作可以由掃描分中心、總部掃描中心進行，對掃描后的會計檔案進行專門的影像系統管理，這樣可以更好地處理電子影像文件與原始單據的關系，更容易滿足相關人員的審計查證、調閱等工作需求。考慮到影像掃描工作量比較大，系統也會出現存儲空間不夠、系統運行速度比較慢的情況，可以選擇自建檔案管理系統，或者使用第三方檔案管理系統來處理，從而滿足各項工作要求。

（三）提升硬件設施安全性

在財務共享模式下，開展會計電子檔案管理活動時，會有一個專門用于保存會計電子檔案的機房，而機房本身的安全性將會對會計電子檔案的安全程度造成影響。如果在實踐中忽視了對會計電子檔案機房管理的重視，當機房出現了火災、進水、地震等狀況，系統中的硬件設施因此受到損壞，將會對會計電子檔案帶來致命威脅，因此做好會計電子檔案機房管理十分重要。在電子會計檔案機房頂部，應該安裝相應的避雷器，降低雷雨天氣受到雷劈的概率，同時企業還需要在機房中設置相應的電涌保護器，其可以更好地保護機房電壓不會超過設備所能承受的最大電壓，并且還能將雷電產生的強大電流轉移到其他地方，避雷器與電涌保護器的利用，在極大程度上提升了機房在雷雨天氣下的安全性[11]。由于在實踐中引起機房硬件設施損壞的因素有很多，并且有很多因素屬于不可力拒因素，所以企業還需要將會計電子檔案上傳至云端，或者是對其多做幾份備份，這樣不管是遇到什么因素造成的機房硬件設施損壞，都可以在極短的時間內恢復會計電子檔案，保證企業不會因此受到影響。此外，企業在實踐中還可以與外部供應商，在機房安裝熱戰，當機房設備由于諸多因素出現無法運轉的情況，熱戰也能及時讓設備恢復運轉，這對于提升會計電子檔案安全性有極大幫助。

（四）強化會計電子檔案管理人員素質

在財務共享模式下，為了更好地發揮出會計電子檔案本身的價值，還應該進一步增強電子檔案管理人員本身的綜合素質。在平常，企業需要對做好檔案管理人員的培訓活動，增強檔案管理人員的數據信息分析處理水平，保證其可以靈活地運用檔案數據庫完成會計電子檔案管理活動。企業管理層要進一步提升對電子檔案管理的重視力度，定期聘請專業人才開展數據庫維護、更新活動，保證電子檔案系統的穩定運作。在新時期下，企業還需要注重對檔案管理理念、管理方式進行優化創新，結合時代特征，借助大數據技術，通過全新的檔案管理手段，由具備電子檔案管理專業的人才開展檔案管理活動。此外，在會計電子檔案管理中，企業還需要結合以往檔案管理中存在的不足，逐步優化檔案管理活動，創新檔案管理過程，為會計電子檔案管理活動的有序開展提供保障。

結語

綜上所述，隨著市場經濟的快速發展，會計檔案環境也較之以往有了極大改變。在實踐中企業需要結合財務共享管理模式的特征，加快會計檔案電子化建設，盡可能地將傳統檔案轉變成電子檔案，并做好備份保存活動，以此進一步提升企業會計檔案電子化管理水平，為企業的綜合發展提供保障。