基于財務(wù)共享模式的會計檔案電子化管理探索

周佳欣 中糧利金（天津）糧油股份有限公司靜海分公司

引言

隨著全球經(jīng)濟一體化的快速發(fā)展，企業(yè)的國際化程度持續(xù)提升，在信息化支撐下，財務(wù)共享模式得到了良好發(fā)展。目前很多大型企業(yè)都將財務(wù)共享模式看作是自身內(nèi)部管理的重要手段，財務(wù)共享模式簡單來說就是將企業(yè)中重復的財務(wù)工作單獨抽調(diào)出來，集中到財務(wù)共享中心進行處理[1]。與此同時，我國在2016年開始，從法律層面上正式確定了電子檔案的法律效應(yīng)，在這種情況下，對不同企業(yè)的會計檔案集中到財務(wù)共享中心實現(xiàn)集中化管理，更容易簡化財務(wù)報銷、記錄、銷賬、入檔等程序，這對于會計檔案電子化發(fā)展具有極大幫助。

一、財務(wù)共享模式下會計檔案電子化管理的意義

首先，在財務(wù)共享模式下，財務(wù)體制的中心也從以往的屬地化經(jīng)營實體管理轉(zhuǎn)變成異地的財務(wù)共享服務(wù)中心。在這種情況下，會計人員自身的工作方式也從以往的人工操作轉(zhuǎn)變成以影像傳輸系統(tǒng)為核心的影像數(shù)據(jù)會計處理，電子檔案的利用率也因此得到了明顯提升，會計檔案管理方式也會隨之做出極大改變，如果忽視了電子會計檔案管理活動的開展，很有可能對整個財務(wù)共享服務(wù)中心的工作開展造成不利影響[2]。因此在實踐中需要針對財務(wù)共享服務(wù)開展需求，推進電子會計檔案的建設(shè)，保證會計資料本身的合法性、安全性、一致性，保證其符合國家檔案管理要求。

其次，財務(wù)共享模式下，財務(wù)工作流程會逐步拉長，并且會計檔案的形成也會逐漸增大，很多崗位及角色都會參與到電子會計檔案形成中，由于會計檔案管理會出現(xiàn)交叉管理的狀況，從而間接地加大了問題處理難度，這也會在很大程度上加劇電子會計檔案管理復雜程度[3]。在財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理要做到流程化、專業(yè)化、標準化，最大限度地減少會計電子檔案管理風險。

最后，考慮到會計電子檔案內(nèi)部質(zhì)量問題及外部環(huán)境風險因素，在實施財務(wù)共享后，對電子會計檔案實現(xiàn)集中化管理是很關(guān)鍵的點。企業(yè)在實踐中需要依據(jù)財務(wù)共享的要求，組建專門的管理機構(gòu)，制定統(tǒng)一的工作標準及流程，對電子會計檔案的獲取、分類、報銷、入賬、歸檔、保管及利用等進行規(guī)范調(diào)整，使得電子會計檔案能滿足各類工作所需，切實發(fā)揮出會計電子檔案的作用，促進會計檔案信息服務(wù)質(zhì)量提升[4]。

二、傳統(tǒng)會計檔案管理存在的問題

對于傳統(tǒng)的會計檔案管理過程中存在容易磨損、不容易保存的情況，加上時間、保存環(huán)境、保存技術(shù)、工具限制等因素的影響，在長時間存放過程中會出現(xiàn)原始憑證字跡模糊、淡化的情況，資料信息難以辨別，并且隨著各種原始憑證、賬本、報表等使用次數(shù)的增加，票據(jù)、憑證的損壞程度也會加大，加上人力資源、物力資源及存儲空間等的限制，很難實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的良好監(jiān)管與保護[5]。此外，在傳統(tǒng)的會計檔案管理中，還存在查閱難度大、使用不方便的情況，在每次查閱使用時，資料的調(diào)出都比較困難，在進行資料審查時，需要將所有的資料都翻出來，逐一尋找，如果要復印更是需要幾十、上百張的紙，不僅會造成了資源浪費，使用者在信息查閱上也比較困難，耗時耗力的情況嚴重。

三、財務(wù)共享模式下會計電子檔案管理的變化

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，財務(wù)共享模式下的會計電子檔案管理從根本上發(fā)生了翻天覆地的變化，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)化檔案的轉(zhuǎn)變，并且在互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)化的影響下，信息分析、存儲也變得更加容易[6]。在今后，隨著財務(wù)共享模式的發(fā)展，電子會計檔案管理將會成為最為重要的一個點，企業(yè)可以借助信息技術(shù)獲取自身發(fā)展所需要的各種信息，同時企業(yè)的其他部門也可以在財務(wù)共享模式下，增強自身的信息利用率。

（一）檔案采集

在會計電子檔案采集中，主要是通過平臺及系統(tǒng)進行，會實現(xiàn)安全、核算、資金等各項管理信息的全面整合，通過數(shù)據(jù)庫的支持，可以完成數(shù)據(jù)的及時接收、分析、查詢及處理，為企業(yè)的發(fā)展提供了全面的檔案數(shù)據(jù)支持。同時，對企業(yè)來說，其本身可以結(jié)合自身的核算系統(tǒng)，對生產(chǎn)中的原始數(shù)據(jù)開展處理，形成電子憑證，在做完核算、審批工作后，會借助報表系統(tǒng)形成相應(yīng)的電子報表，所有的環(huán)節(jié)都是通過數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)的。對管理人員來說，可以借助識別系統(tǒng)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的保存，只需要對憑證進行掃描，就可以準確地獲取各項信息，比之前工作要方便很多[7]。財務(wù)共享模式下，會計電子檔案管理不僅能做到檔案數(shù)據(jù)的采集、整合、分析，還能在處理完成后上傳到共享中心，通過不同類型的數(shù)據(jù)作用，實現(xiàn)針對性的傳輸與收集，做到了數(shù)據(jù)共享，為后期的財務(wù)共享提供了良好基礎(chǔ)。在實踐中，只要生成了電子會計憑證，就可以完成電子報表的制作，并借助銀企直聯(lián)系統(tǒng)獲得銀行的回執(zhí)單，保證了支付數(shù)據(jù)的準確無誤，同時也實現(xiàn)了對工作環(huán)節(jié)的優(yōu)化。互聯(lián)網(wǎng)時代下，通過財務(wù)共享模式的實施，企業(yè)可以借助SPA等系統(tǒng)對核算數(shù)據(jù)進行應(yīng)用，并且還能完成數(shù)據(jù)的加工，既可以驗證數(shù)據(jù)真實性，又能高效率的實現(xiàn)數(shù)據(jù)核驗，發(fā)揮出了檔案的作用。

（二）檔案分析

在做好檔案采集工作后，就需要進行平臺存儲及共享。企業(yè)需要結(jié)合時代發(fā)展所需，構(gòu)建專業(yè)的處理系統(tǒng)，在規(guī)范業(yè)務(wù)流程的過程中，注重數(shù)據(jù)分析，對電子檔案中的每個數(shù)據(jù)進行處理，如結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、程式化數(shù)據(jù)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)信息的深度挖掘與整理，構(gòu)建完整的信息鏈，充分發(fā)揮出共享財務(wù)的意義，為企業(yè)的決策提供更加準確的信息支撐。在財務(wù)共享模式中，會計檔案的關(guān)聯(lián)不僅局限在傳統(tǒng)形式上，還可以通過信息化連接，明確數(shù)據(jù)規(guī)律，為后續(xù)的計算提供良好支撐[8]。在會計電子檔案處理中，利用Hadoop技術(shù)，可以及時導入數(shù)據(jù)，并通過集群、數(shù)據(jù)庫的作用，以分布式技術(shù)為關(guān)鍵進行數(shù)據(jù)的分析查詢，滿足了后期的實際要求。操作人員在具體操作過程中，需要進一步明確技術(shù)應(yīng)用要點及注意事項，充分發(fā)揮出技術(shù)的價值，從而高質(zhì)量地完成檔案分析活動。

（三）檔案應(yīng)用

在會計電子檔案應(yīng)用中，需要先經(jīng)過數(shù)據(jù)挖掘分析，得出相應(yīng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)內(nèi)容后，結(jié)合信息技術(shù)進一步地深度開發(fā)，最后得出有利于企業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)的發(fā)展提供良好信息依據(jù)，以此體現(xiàn)出財務(wù)共享模式下會計電子檔案的管理價值。具體來說，在檔案應(yīng)用中可以分成檢索、利用兩個環(huán)節(jié)，其中檢索主要是通過平臺對所需要的數(shù)據(jù)信息進行針對性的查詢，同時還會查詢指定相應(yīng)的電子云端檢索條，從而滿足企業(yè)的信息查找需求[9]。企業(yè)在搜尋關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)時，只要輸入關(guān)鍵詞就可以，然后結(jié)合檢索到的精準數(shù)據(jù)信息完成決策。在以往的會計檔案中，存在檢索困難、檢索率比較低的狀況，難以滿足企業(yè)的會計信息需求，而財務(wù)共享模式下，借助信息技術(shù)本身的高數(shù)據(jù)處理能力，既可以完成對原始數(shù)據(jù)的高效處理，還能保證最終處理結(jié)果為企業(yè)所用，最大限度地發(fā)揮出了會計數(shù)據(jù)信息自身的價值。同時在會計電子檔案管理中心，通過MapReduce編程實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中處理，很好地解決了大范圍中的電子檔案內(nèi)容問題。此外，會計電子檔案會儲存在各種云端，查詢利用會更加方便，能滿足企業(yè)的綜合發(fā)展需求。過去的會計檔案檢索中，操作難度很大，工作壓力大，而借助財務(wù)共享中心，通過現(xiàn)代化信息處理手段，能全面提升數(shù)據(jù)處理速度，并且這種技術(shù)還可以對不同格式數(shù)據(jù)進行挖掘，便于分析各種數(shù)據(jù)的形式，促進了檔案管理水平提升，這對于企業(yè)決策有良好幫助。

四、財務(wù)共享模式下會計檔案電子化管理優(yōu)化措施

（一）強化信息化處理系統(tǒng)建設(shè)

在財務(wù)共享模式下，企業(yè)必須特別注重會計工作的信息化開展，同時在會計檔案信息管理中心，通過網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方式開展，能讓會計檔案信息以更加綜合的方式呈現(xiàn)出來。所以在實踐中，企業(yè)開展會計檔案電子化管理時，需要結(jié)合財務(wù)共享模式要求，構(gòu)建契合會計檔案電子化管理標準的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并注重對軟硬件環(huán)境進行優(yōu)化，確保財務(wù)檔案信息的良好傳播與共享。滿足會計檔案硬件管理需求后，還應(yīng)該積極地對傳輸網(wǎng)絡(luò)信息進行優(yōu)化調(diào)整，增強財務(wù)檔案本身的利用率，保證財務(wù)共享中心能以此高質(zhì)量地完成業(yè)務(wù)拓展，促進電子化會計檔案利用率的提升[10]。企業(yè)在平常需要做好系統(tǒng)的維護管理工作，強化系統(tǒng)本身的穩(wěn)定性，構(gòu)建安全的財務(wù)共享環(huán)境，便于會計檔案電子化的發(fā)展。

（二）強化文檔管理及影像掃描管理

在財務(wù)共享模式下，財務(wù)共享服務(wù)中心會對會計檔案進行統(tǒng)一管理，在這種情況下原始票據(jù)、業(yè)務(wù)支撐文件會計檔案傳遞及歸檔就會變得更加重要。在前期，財務(wù)共享服務(wù)中心可以做到電子文件集中歸檔影像及檔案管理系統(tǒng)的同步運行，可以在保證文件的安全傳遞的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)會計檔案電子文件與實物檔案的良好銜接。而隨著業(yè)務(wù)量的持續(xù)增加，影像掃描崗位工作量逐漸增大，并且掃描成本也會越來越大，影像掃描工作可以由掃描分中心、總部掃描中心進行，對掃描后的會計檔案進行專門的影像系統(tǒng)管理，這樣可以更好地處理電子影像文件與原始單據(jù)的關(guān)系，更容易滿足相關(guān)人員的審計查證、調(diào)閱等工作需求。考慮到影像掃描工作量比較大，系統(tǒng)也會出現(xiàn)存儲空間不夠、系統(tǒng)運行速度比較慢的情況，可以選擇自建檔案管理系統(tǒng)，或者使用第三方檔案管理系統(tǒng)來處理，從而滿足各項工作要求。

（三）提升硬件設(shè)施安全性

在財務(wù)共享模式下，開展會計電子檔案管理活動時，會有一個專門用于保存會計電子檔案的機房，而機房本身的安全性將會對會計電子檔案的安全程度造成影響。如果在實踐中忽視了對會計電子檔案機房管理的重視，當機房出現(xiàn)了火災(zāi)、進水、地震等狀況，系統(tǒng)中的硬件設(shè)施因此受到損壞，將會對會計電子檔案帶來致命威脅，因此做好會計電子檔案機房管理十分重要。在電子會計檔案機房頂部，應(yīng)該安裝相應(yīng)的避雷器，降低雷雨天氣受到雷劈的概率，同時企業(yè)還需要在機房中設(shè)置相應(yīng)的電涌保護器，其可以更好地保護機房電壓不會超過設(shè)備所能承受的最大電壓，并且還能將雷電產(chǎn)生的強大電流轉(zhuǎn)移到其他地方，避雷器與電涌保護器的利用，在極大程度上提升了機房在雷雨天氣下的安全性[11]。由于在實踐中引起機房硬件設(shè)施損壞的因素有很多，并且有很多因素屬于不可力拒因素，所以企業(yè)還需要將會計電子檔案上傳至云端，或者是對其多做幾份備份，這樣不管是遇到什么因素造成的機房硬件設(shè)施損壞，都可以在極短的時間內(nèi)恢復會計電子檔案，保證企業(yè)不會因此受到影響。此外，企業(yè)在實踐中還可以與外部供應(yīng)商，在機房安裝熱戰(zhàn)，當機房設(shè)備由于諸多因素出現(xiàn)無法運轉(zhuǎn)的情況，熱戰(zhàn)也能及時讓設(shè)備恢復運轉(zhuǎn)，這對于提升會計電子檔案安全性有極大幫助。

（四）強化會計電子檔案管理人員素質(zhì)

在財務(wù)共享模式下，為了更好地發(fā)揮出會計電子檔案本身的價值，還應(yīng)該進一步增強電子檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)。在平常，企業(yè)需要對做好檔案管理人員的培訓活動，增強檔案管理人員的數(shù)據(jù)信息分析處理水平，保證其可以靈活地運用檔案數(shù)據(jù)庫完成會計電子檔案管理活動。企業(yè)管理層要進一步提升對電子檔案管理的重視力度，定期聘請專業(yè)人才開展數(shù)據(jù)庫維護、更新活動，保證電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運作。在新時期下，企業(yè)還需要注重對檔案管理理念、管理方式進行優(yōu)化創(chuàng)新，結(jié)合時代特征，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過全新的檔案管理手段，由具備電子檔案管理專業(yè)的人才開展檔案管理活動。此外，在會計電子檔案管理中，企業(yè)還需要結(jié)合以往檔案管理中存在的不足，逐步優(yōu)化檔案管理活動，創(chuàng)新檔案管理過程，為會計電子檔案管理活動的有序開展提供保障。

結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，會計檔案環(huán)境也較之以往有了極大改變。在實踐中企業(yè)需要結(jié)合財務(wù)共享管理模式的特征，加快會計檔案電子化建設(shè)，盡可能地將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，并做好備份保存活動，以此進一步提升企業(yè)會計檔案電子化管理水平，為企業(yè)的綜合發(fā)展提供保障。