文/劉濤峰 (寧波國(guó)際會(huì)議展覽中心有限公司)
會(huì)展業(yè)是將定向的行業(yè)、商品品類集中展列,發(fā)動(dòng)集群效應(yīng),促進(jìn)有投資意向的客戶群體和企業(yè)簽約,不僅對(duì)各參展單位具有積極作用,同時(shí)對(duì)地方整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有促進(jìn)作用的一種現(xiàn)代服務(wù)業(yè),包括交通、餐飲、住宿以及旅游等相關(guān)產(chǎn)業(yè)也會(huì)得到整體聯(lián)動(dòng),因此,近年來,會(huì)展行業(yè)得到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注,多地政府也鼓勵(lì)會(huì)展業(yè)發(fā)展[1]。雖然行業(yè)整體環(huán)境向好,但是由于會(huì)展項(xiàng)目涉及的財(cái)務(wù)費(fèi)用非常復(fù)雜,使其財(cái)務(wù)工作的難度比較大,如果處理不當(dāng),勢(shì)必會(huì)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目管理帶來不利影響。
1.獲取成本
如果某個(gè)會(huì)展項(xiàng)目不是會(huì)展公司原創(chuàng),公司為了獲取項(xiàng)目的舉辦權(quán)需要花費(fèi)一定成本,比如一個(gè)城市地方政府想要舉辦某會(huì)展項(xiàng)目,就會(huì)通過招標(biāo)等方式尋找承接會(huì)展項(xiàng)目的會(huì)展公司。各會(huì)展公司為了得到舉辦權(quán),就會(huì)通過項(xiàng)目設(shè)計(jì)、公關(guān)、招投標(biāo)等工作來爭(zhēng)取舉辦權(quán),這一過程所產(chǎn)生的花費(fèi)就是獲取成本。但如果是會(huì)展公司自己原創(chuàng)的會(huì)展項(xiàng)目,就沒有這部分獲取成本。
2.前期成本
會(huì)展項(xiàng)目在正式實(shí)施前,需要進(jìn)行可行性研究、設(shè)計(jì)、策劃等前期工作,評(píng)估可能帶來的收益,如果可行性研究結(jié)果顯示,以公司當(dāng)前能力承接某項(xiàng)目所帶來的收益并不理想,甚至面臨虧損的風(fēng)險(xiǎn)很大,那么就不予通過,放棄這個(gè)項(xiàng)目。如果通過可行性研究,那么接下來就需要進(jìn)行具體的設(shè)計(jì)、策劃等工作內(nèi)容。完成這些前期工作所帶來的花費(fèi),即為前期成本。
3.實(shí)施成本
會(huì)展項(xiàng)目在正式舉辦的實(shí)施階段,為了達(dá)成項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo),會(huì)采取一系列措施,包括人力配備和組織、準(zhǔn)備材料和設(shè)備、設(shè)備帶來的能源消耗、維修養(yǎng)護(hù)等。比如,會(huì)展工作人員的勞務(wù)費(fèi)、薪資福利、場(chǎng)地及設(shè)備的租賃或購入費(fèi)用、各類原材料的費(fèi)用等。對(duì)于大型會(huì)展項(xiàng)目,還會(huì)涉及分包費(fèi)、咨詢費(fèi),以及對(duì)人員的培訓(xùn)費(fèi),會(huì)展的能源費(fèi)、交通費(fèi)、通信費(fèi)等[2]。除了以上可預(yù)見的費(fèi)用外,會(huì)展公司還需要準(zhǔn)備一定的意外應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備金,用來應(yīng)對(duì)會(huì)展舉辦期間可能出現(xiàn)的意外。上述實(shí)施階段產(chǎn)生的一系列費(fèi)用,即為實(shí)施成本。
會(huì)展項(xiàng)目的收入來源也比較復(fù)雜,主要有廣告收入、合同收入、商業(yè)銷售收入、投資利息收入、大型活動(dòng)的票房收入、獲得的贊助費(fèi)以及地方政府的撥款等。
項(xiàng)目在實(shí)施前,沒有經(jīng)過詳盡的前期調(diào)研,就草草部署、貿(mào)然安排,后續(xù)的定價(jià)、服務(wù)都沒有跟上,沒有考慮會(huì)展公司自身能力就武斷開展或承接項(xiàng)目,導(dǎo)致未能達(dá)到預(yù)期的效益,甚至可能造成虧損。
會(huì)展項(xiàng)目的財(cái)務(wù)工作需要先編制預(yù)算,但如果在預(yù)算編制時(shí),考慮不充分、不細(xì)致,一些需要花費(fèi)的支出,沒有被列入到預(yù)算之中,或是編制的預(yù)算不合理,和實(shí)際情況出入較大,這些問題就會(huì)導(dǎo)致超支的情況,無法對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的費(fèi)用支出實(shí)現(xiàn)有效管控,這樣的預(yù)算工作沒有意義,甚至可能會(huì)為會(huì)展項(xiàng)目的財(cái)務(wù)工作帶來錯(cuò)誤的指導(dǎo),嚴(yán)重影響項(xiàng)目收益。
從會(huì)展項(xiàng)目的成本構(gòu)成不難看出,一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目涉及的工作內(nèi)容繁雜多樣,為保證項(xiàng)目進(jìn)度,往往是同一時(shí)間開展多項(xiàng)工作[3]。如果項(xiàng)目前期沒有制定詳盡的工作計(jì)劃,未提前做好充分的組織和安排,那么在實(shí)際工作中,這種多頭并進(jìn)的工作方式,極易出現(xiàn)監(jiān)管漏洞,且很多工作都存在一定聯(lián)系,這也容易發(fā)生職責(zé)權(quán)限不清的問題,影響工作效率。
一些會(huì)展公司對(duì)于前期工作非常重視,但常常忽略后期的項(xiàng)目結(jié)算。結(jié)算應(yīng)當(dāng)是定期進(jìn)行,每一段時(shí)間結(jié)合實(shí)際工作情況進(jìn)行定期結(jié)算,還能夠根據(jù)結(jié)算結(jié)果開展事中控制。任何問題都是從小開始,逐漸擴(kuò)大,通過事中定期結(jié)算,并根據(jù)結(jié)算結(jié)果發(fā)現(xiàn)問題加以控制,就可以將問題在早期階段及時(shí)處理,避免問題越來越大。但一些會(huì)展項(xiàng)目的結(jié)算不及時(shí),甚至是在整個(gè)會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束了之后,才轉(zhuǎn)入到財(cái)務(wù)部門著手進(jìn)行結(jié)算,完全達(dá)不到事中控制的目的。等到最后再統(tǒng)一結(jié)算,即使發(fā)現(xiàn)問題,也早已經(jīng)無法挽回,只能眼看著大量損失的發(fā)生,沒有挽救的余地。
應(yīng)收賬款是影響會(huì)展公司資金周轉(zhuǎn)的一個(gè)重要問題,在實(shí)際工作中,常見來自參展企業(yè)或是會(huì)展招標(biāo)業(yè)主的賒欠款項(xiàng),很多賬款長(zhǎng)期未還,甚至到最后變成了死賬、壞賬,會(huì)對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失[4]。會(huì)展公司在清欠催收方面還有待進(jìn)一步加強(qiáng),提升應(yīng)收賬款的清欠力度,保證企業(yè)的合法權(quán)益。
會(huì)展項(xiàng)目在完結(jié)之后,應(yīng)當(dāng)開展項(xiàng)目總結(jié)及回訪工作,了解項(xiàng)目為公司帶來的具體收益,工作中存在哪些需要改進(jìn)的不足之處,聽取參與會(huì)展客戶的意見,使之起到蓄客的作用。但從實(shí)際情況來看,很多會(huì)展公司的總結(jié)及回訪工作都流于形式,沒有起到真正的作用。
1.從成本、收益等角度充分開展前期調(diào)查及可行性研究
在開展會(huì)展項(xiàng)目之前,需要先充分進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作,結(jié)合會(huì)展的具體類型,會(huì)展需要用到的設(shè)備、技術(shù)等,開展詳盡的市場(chǎng)調(diào)研,利用實(shí)地考察、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面收集信息資料。并結(jié)合公司現(xiàn)有的技術(shù)和資金水平,估算成本投入。分析以往同類會(huì)展參展客戶的成交信息,判斷哪些客戶成功簽單希望最大,預(yù)估來自客戶的收入,以及是否能夠獲得撥款、集資等其他收入。結(jié)合成本和收入,綜合判斷項(xiàng)目的預(yù)期收益。此外,還應(yīng)評(píng)估可能影響收入的風(fēng)險(xiǎn)情況,如果風(fēng)險(xiǎn)很高,一旦發(fā)生,是否依然可以實(shí)現(xiàn)盈利,公司能否承受風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失,如果風(fēng)險(xiǎn)大且公司難以承受風(fēng)險(xiǎn)損失,即便預(yù)期收益很客觀,也不建議舉辦這一會(huì)展項(xiàng)目。總之,在項(xiàng)目前期務(wù)必要從財(cái)務(wù)角度對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行充分評(píng)估,這是保證項(xiàng)目收益的首要工作。
2.項(xiàng)目引入全面預(yù)算管理
全面預(yù)算管理是一種管理會(huì)計(jì)手段,不只是使預(yù)算工作更加精細(xì)化、全面化,還是一種項(xiàng)目資金統(tǒng)籌安排、資源合理配置、支出實(shí)時(shí)監(jiān)督的管理手段。首先,會(huì)展項(xiàng)目在開展前,需要充分考慮各項(xiàng)支出,編制更加全面、精細(xì)化的預(yù)算,不僅要包括租賃費(fèi)、物資費(fèi)、人工費(fèi)等必然發(fā)生的支出預(yù)算,還應(yīng)包括可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)問題,提前編制應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所做措施的預(yù)算。此外,還要對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部展開宣教,意識(shí)到全面預(yù)算管理不再只是財(cái)會(huì)人員自己的工作,而是需要公司參與項(xiàng)目的所有人員通力協(xié)作,上下一心共同協(xié)作,為全面預(yù)算管理的有效實(shí)施打好基礎(chǔ)。在預(yù)算編制完成后,需要將預(yù)算根據(jù)不同類別、不同部門進(jìn)行細(xì)化分解,分配出各部門的預(yù)算,在項(xiàng)目開展的過程中,要求定期統(tǒng)計(jì)各部門的實(shí)際支出,各部門要主動(dòng)配合提交相關(guān)數(shù)據(jù)信息,財(cái)務(wù)人員將各部門的實(shí)際支出,和編制的預(yù)算進(jìn)行比對(duì),如果發(fā)現(xiàn)哪個(gè)部門的實(shí)際支出超出預(yù)算,就需要找到這一部門負(fù)責(zé)人共同分析成因,針對(duì)成因立即整改,并跟進(jìn)評(píng)估改進(jìn)后的成效,通過這種方式避免超支問題越積越大。此外,為提高各部門的參與警覺性,還可根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行考核,對(duì)于超支嚴(yán)重的部門,要給予處罰,增強(qiáng)各部門控制支出的自覺性。
3.制定完善的項(xiàng)目計(jì)劃和組織安排
在項(xiàng)目開展前,對(duì)項(xiàng)目中含有的各項(xiàng)工作梳理出來,組建相應(yīng)的部門,各部門各司其職,使項(xiàng)目得以有條不紊地高效開展。此外,要針對(duì)不同崗位的工作內(nèi)容制定考核激勵(lì)方案,獎(jiǎng)懲分明,提升工作積極性。每個(gè)部門都要安排負(fù)責(zé)人,保證當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí),能夠找到負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的部門負(fù)責(zé)人,避免相互推諉扯皮的問題。
4.開發(fā)贊助商
在項(xiàng)目前期做好贊助商開發(fā)工作,可以為項(xiàng)目帶來不小的收益,是推動(dòng)項(xiàng)目有利開展的一種顯效手段。尤其是承辦政府招標(biāo)的會(huì)展項(xiàng)目,這類項(xiàng)目更容易獲得贊助。在會(huì)展項(xiàng)目開展前,需要評(píng)估是否需要贊助,需要獲取多少贊助,通過哪些形式給贊助商以回報(bào)。拉贊助可以通過向社會(huì)公開招募的方式,可在專業(yè)期刊,或是網(wǎng)站上公開募集贊助商的信息,提出明確的贊助商資質(zhì)要求、贊助資金量以及贊助商會(huì)獲得什么樣的回報(bào)等。還可以通過大數(shù)據(jù)分析,調(diào)查出和本次會(huì)展主題相關(guān)的公司,且具有一定實(shí)力,最好是在當(dāng)?shù)赜幸欢ㄓ绊懥Φ墓荆ㄏ蚶瓟n這類公司的贊助,在拉贊助時(shí),應(yīng)當(dāng)做好宣傳,編寫具有吸引力、感染力的宣傳語,要有會(huì)展的說明,并從財(cái)務(wù)角度介紹贊助商需要接受的財(cái)務(wù)條款、可能得到的收益回報(bào),以及雙方出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)如何仲裁等。杜絕華而不實(shí)、模糊不清的宣傳。要使擬贊助商真切感受到可以帶來的財(cái)務(wù)收益,有效吸引贊助商加盟。
最好是通過實(shí)地拜訪的方式和公司溝通,展現(xiàn)出自己的誠(chéng)意。如果是近期運(yùn)營(yíng)狀況不佳,或是經(jīng)過自我宣傳等溝通后,對(duì)方還是果斷拒絕,沒有繼續(xù)溝通的想法,看得出沒有贊助的意向,那么就不用浪費(fèi)彼此的時(shí)間。如果溝通時(shí)感覺到對(duì)方有贊助的意向,但是對(duì)贊助回報(bào)不是太滿意,那雙方可交換意見進(jìn)行商討,了解其希望獲得的回報(bào),可以進(jìn)行談判。談判時(shí),會(huì)展公司也要考慮自身的財(cái)務(wù)收益,不能為拉攏贊助無條件答應(yīng)對(duì)方各項(xiàng)要求,要提前為對(duì)方列出哪些方面可以讓步,哪些方面不能。如果對(duì)方明確提出如果可以把某項(xiàng)不能讓步的內(nèi)容予以讓步,就會(huì)贊助。如果公司想要爭(zhēng)取贊助,也可以讓步,但需要對(duì)方也能夠增加一項(xiàng)附加贊助或附加服務(wù),來體現(xiàn)誠(chéng)意。如果對(duì)方不同意附加,或是再得到讓步后,又再次提出讓步要求,那么建議放棄這一贊助商,節(jié)省時(shí)間,去找下一個(gè)企業(yè)談判。
1.建立臺(tái)賬 定期跟蹤管理
會(huì)展項(xiàng)目應(yīng)建立完整全面的臺(tái)賬,反映項(xiàng)目各階段的收支金額、合同履約情況等。臺(tái)賬具體要有日期、合同金額、收支金額、收支金額摘要、分項(xiàng)及分包明細(xì)等內(nèi)容。制作清晰財(cái)務(wù)表格,能夠及時(shí)掌握各項(xiàng)支出的明細(xì),使財(cái)務(wù)人員及項(xiàng)目管理層能夠清晰看到動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)狀況,一目了然地對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督,提高財(cái)務(wù)管控效率。
2.強(qiáng)化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控
在項(xiàng)目開展前,需要提前分析可能會(huì)遇到哪些影響項(xiàng)目收益的風(fēng)險(xiǎn)問題。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防控也不是只存在項(xiàng)目實(shí)施過程中,從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備到整個(gè)項(xiàng)目完結(jié)的各階段都可能存在風(fēng)險(xiǎn),其中每個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)都可能使項(xiàng)目造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失,因此風(fēng)險(xiǎn)防控工作要涵蓋項(xiàng)目的各個(gè)階段。比如在前期簽合同的階段,如果合同不符合國(guó)家法律法規(guī),某些條款不符合國(guó)家法律,將會(huì)被認(rèn)為無效合同,所以需要在簽署合同前,對(duì)合同的合規(guī)性進(jìn)行檢查。沒有問題后,再仔細(xì)審查合同內(nèi)容,看合同內(nèi)容是否全面,對(duì)于出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)或是爭(zhēng)議時(shí)如何處理。在款項(xiàng)支付時(shí),也要檢查各項(xiàng)款項(xiàng)是否滿足合同約定的條件,驗(yàn)收是否合格,是否有合格驗(yàn)收憑證,并和預(yù)算編制相比較,是否出現(xiàn)超支情況。在舉辦會(huì)展時(shí),要重視對(duì)各項(xiàng)物資及設(shè)備的管理,因?yàn)檫@部分支出占會(huì)展項(xiàng)目總支出的很大比重。但物資會(huì)展需要用到的物資很多,難以做到事無巨細(xì),將所有物資都妥善管理,對(duì)此,可采用ABC管理法,就是根據(jù)不同類型物資的價(jià)格,將其分為A、B、C三個(gè)等級(jí)。常有一些費(fèi)用很高的物資設(shè)備,這類物資設(shè)備大約占10%,對(duì)其要重點(diǎn)管理,在會(huì)展準(zhǔn)備及舉辦期間,每天都要進(jìn)行檢查。對(duì)于數(shù)量不多、價(jià)格中等的物資分為B類。對(duì)于價(jià)格低廉、但數(shù)量很多的物資則分為C類,這些大約占物資總量的30%,這部分只需隔一段時(shí)間盤點(diǎn)一次即可。總之,會(huì)展項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)類型較多,涉及項(xiàng)目各個(gè)階段,會(huì)展公司可組建風(fēng)險(xiǎn)防控小組,針對(duì)各階段可能存在的風(fēng)險(xiǎn)制定防控對(duì)策,防患于未然,當(dāng)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)啟動(dòng)提早制定的應(yīng)對(duì)預(yù)案,早發(fā)現(xiàn)早處理,避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。
1.做好項(xiàng)目總決算,評(píng)估項(xiàng)目效益
在會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束之后,財(cái)會(huì)人員需要及時(shí)開展總決賽工作,對(duì)項(xiàng)目的收益情況進(jìn)行核算,這是評(píng)估項(xiàng)目開展質(zhì)量的一個(gè)重要參考。此外,還要整理出應(yīng)收賬款,交給負(fù)責(zé)清欠催收的部門,盡早收回欠款。
2.細(xì)化項(xiàng)目總結(jié)分析,形成總結(jié)報(bào)告
每次會(huì)展項(xiàng)目都會(huì)形成對(duì)未來工作有益的經(jīng)驗(yàn),在會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束后對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié),提煉有價(jià)值的信息為今后的工作提供參考。一方面要匯總可以量化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),如成本投入、凈利潤(rùn)等,這是最為直觀的總結(jié)內(nèi)容,并進(jìn)一步細(xì)化各階段及各部門的成本、預(yù)算等,了解在哪個(gè)階段、哪個(gè)部門的財(cái)務(wù)管理有待加強(qiáng),提供改進(jìn)方向,可將這些能夠量化的財(cái)務(wù)信息形成表格、報(bào)告,使管理層有一個(gè)直觀的了解。另一方面也要重視非量化的信息。比如各參展商及贊助商的反饋、滿意度調(diào)查,參觀會(huì)展觀眾的體驗(yàn)感受,聽取各方有建設(shè)性的意見,將意見匯總提交給管理層,為今后的會(huì)展項(xiàng)目工作決策提供指導(dǎo)。
3.加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理
應(yīng)收賬款對(duì)會(huì)展項(xiàng)目收益有著很大影響,是否能夠有效收回應(yīng)收賬款也是評(píng)估會(huì)展項(xiàng)目管理質(zhì)量的一個(gè)重點(diǎn)。會(huì)展服務(wù)提供參展商展示自己的平臺(tái),幫助參展企業(yè)增加效益,但消費(fèi)者對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的感受需要經(jīng)過一段時(shí)間,所以有的企業(yè)在參展后短期內(nèi)沒有明顯的效益增加,認(rèn)為會(huì)展沒有什么作用。當(dāng)出現(xiàn)效益提升時(shí),也認(rèn)為是他們自己的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)得到消費(fèi)者的認(rèn)可,是他們自己努力應(yīng)得的結(jié)果,和參展關(guān)系不大。所以應(yīng)收賬款欠賬時(shí)間越長(zhǎng),還款的意愿就會(huì)越小。唯一的辦法就是會(huì)展公司要盡快收回應(yīng)收賬款,不能讓賒欠時(shí)間太長(zhǎng)。因此,應(yīng)當(dāng)對(duì)各種應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡監(jiān)控,對(duì)賬齡較短的應(yīng)收賬款要加緊清收,這類賬款的回收成功率更高,避免賬齡延長(zhǎng)。而且對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的還款客戶也推出一些優(yōu)惠,促進(jìn)其及早還款。對(duì)于客戶也要區(qū)別對(duì)待,如果是信譽(yù)比較好、且多次合作的客戶,就可以適當(dāng)延長(zhǎng)賬齡,清收時(shí)也要采用緩和的態(tài)度。如果是一次性合作的客戶,比如態(tài)度蠻橫,之后不想再合作的客戶,那么清欠時(shí)也無須注意語氣,要以強(qiáng)硬的態(tài)度催收,如果仍不能及時(shí)還款,就可訴諸法律解決或是請(qǐng)第三方專業(yè)清欠公司來解決。
綜上,加強(qiáng)會(huì)展項(xiàng)目管理是實(shí)現(xiàn)會(huì)展舉辦目標(biāo)、獲得政企青睞的必要工作。實(shí)際上,項(xiàng)目管理的最終目標(biāo)就是要保證會(huì)展公司能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期收益,這樣才能不斷壯大,增強(qiáng)自身實(shí)力,從而承辦更多高質(zhì)量的會(huì)展項(xiàng)目。因此,在會(huì)展項(xiàng)目管理工作中,從控制成本、提升收益等財(cái)務(wù)角度入手,是效果更加理想、方向更加明確的管理手段,因此,會(huì)展項(xiàng)目可以結(jié)合會(huì)展項(xiàng)目的具體類型,站在財(cái)務(wù)角度制定具有針對(duì)性的管理方案,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目收益目標(biāo)。