如何提高技工院校檔案管理質量

魏文君

摘 要：新時代背景下，隨著《職業(yè)教育法》的最新修訂與實施，職業(yè)教育迎來全新的發(fā)展時機，技工教育作為職業(yè)教育的重要組成部分也必將迎來更多的機遇和挑戰(zhàn)，這對技工院校檔案管理工作也提出了新要求，而如何提升檔案管理質量，成為技工院校發(fā)展較為關注的話題。針對當前技工院校檔案管理的現(xiàn)實問題，本文從服務性管理及信息化管理的維度，分析技工院校檔案管理的實踐方向，并提出相關的提高技工院校檔案管理質量的實踐對策及方法。

關鍵詞：技工院校? ? 檔案管理? ? 質量

技工院校檔案管理涉及的工作內容繁多，涵蓋教育教學管理、文書、人事、財務、項目等檔案資源的管理。檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，隨著時代變化和技工院校的不斷發(fā)展，更多信息資源生成，檔案資源更加豐富和有價值，然而也凸顯出當前檔案管理模式及方法存在的很多問題，加大了檔案管理的難度。在新時代背景下，技工院校不僅要關注教育教學的創(chuàng)新，還應加大各項工作的管理力度，在進一步提高教育教學質量的同時，應順應時代發(fā)展，將新的管理方法融入檔案管理工作中，優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理質量，從數(shù)字經(jīng)濟角度切實提升檔案信息化水平，從而增強技工院校在未來發(fā)展中的核心競爭力。

一、技工院校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理的思維陳舊

當前，在技工院校的建設和發(fā)展中，檔案管理與其他部門工作的關系越來越密切，通過將檔案管理融入教育教學實踐、學生管理、人事管理、質量項目管理、信息宣傳管理等各項工作中，對各項有價值資源進行收集、整合、記錄和保存，實現(xiàn)檔案資源的有效管理，以便技工院校今后運用這些檔案資源，為其整體建設發(fā)展提供信息支撐和必要保障。由此可見，檔案管理在技工院校發(fā)展中的價值及地位不容小覷。但從當前技工院校檔案管理實際情況看，部分技工院校忽視檔案資源的具體管理實踐，不利于檔案管理工作在技工院校中的順利開展。例如，由于一些技工院校對檔案管理的重視度不高，在各項工作開展的過程中較為關注其他工作業(yè)務主體的創(chuàng)新，忽視將先進的管理思維融入檔案管理體系中，檔案管理工作還是以傳統(tǒng)管理思維為主，阻礙了技工院校的全面發(fā)展。

（二）檔案管理方法單一

在新時代背景下，社會發(fā)展進步促進了多元管理思維及方法的形成，這為技工院校檔案管理的創(chuàng)新提供了更有力的支撐。但從當前部分技工院校檔案管理的實際情況看，檔案管理的信息化水平較低，檔案管理工作方式還是以傳統(tǒng)的人工收集、整合為主，缺乏檔案資源的科學性管理，檔案管理效率不高。同時，也存在部分檔案管理人員缺乏創(chuàng)新思維，在工作實踐中習慣于墨守成規(guī)，影響了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。而單一的檔案管理方法已不能滿足當今技工院校的發(fā)展需求，急需走創(chuàng)新之路。

（三）檔案管理人才缺乏

隨著社會信息化的發(fā)展，技工院校檔案管理工作面臨更多新的挑戰(zhàn)，及時解決檔案信息化人才短缺問題，并提升技工院校教育教學及其他部門工作的成果，對于當前技工院校檔案管理意義非凡。技工院校的檔案管理工作隊伍存在管理人員多為兼職，專業(yè)人員數(shù)量不足、學歷相對較低、年齡偏大、缺乏信息化能力等問題，尤其是信息化手段落后給檔案管理的信息化、數(shù)字化水平提高帶來巨大的影響。

（四）檔案管理人才晉升通道狹窄

由于對檔案管理缺乏高度重視，部分技工院校在檔案管理工作用人設崗、人才引進、崗位技能提升等方面也存在不少需要解決的問題，如檔案技術人員在職業(yè)晉升上沒有明確的方向和目標，職業(yè)通道相對狹窄。有些技工院校的檔案管理人員從業(yè)在崗幾十年仍然是最基本的管理職級，校內缺乏晉升空間和晉級機制，影響檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展和愛崗樂業(yè)的積極性，這樣未能將檔案專業(yè)技術人才的價值發(fā)揮到最大，不利于檔案管理隊伍的穩(wěn)定和整體結構的優(yōu)化、專業(yè)水平的提高。

二、技工院校檔案管理的實踐方向

（一）服務性管理方向

技工院校檔案管理與各個部門工作關系密切，在具體的檔案管理工作中，立足于技工院校各個部門的工作，管理人員要通過分析、整合、評判信息的價值，將有價值的信息資源進行整理和存檔，從而實現(xiàn)檔案管理。在這個過程中，需要檔案管理人員與各部門及部門內部人員相互配合，從而提升技工院校檔案管理的實踐效率。技工院校的日常檔案管理，應以服務管理為基點，指導各部門做好檔案整理利用工作，并為各部門提供精準的檔案資源，提高檔案運用效率，提高各部門對檔案管理工作的滿意度，提升檔案管理在技工院校發(fā)展中的地位。基于此，在新時代背景下，技工院校檔案管理人員應踐行服務管理理念，增強服務管理意識，進而更好地為技工院校整體工作服務，促進技工院校核心競爭力的提升，提升技工院校教育教學實踐綜合成果的產出和利用率。

（二）信息化管理方向

在大數(shù)據(jù)時代，信息化管理已成為檔案管理的重要手段，其在為檔案管理創(chuàng)新提供機遇的同時，也將提升技工院校檔案管理實效性。針對當前檔案管理存在的問題，技工院校應順應時代發(fā)展趨勢，以信息化思想為基點，將信息化管理落實到檔案管理中，以信息化管理思維，推進檔案管理工作的科學化、智能化。例如，針對傳統(tǒng)紙質檔案資源運用效率不高問題，可將信息化管理運用到技工院校檔案管理工作中，實現(xiàn)紙質檔案資源的電子化、數(shù)據(jù)化，使技工院校各部門通過搜索引擎就能快速獲取自己所需的檔案資源，從而達到技工院校檔案管理質量提升的目的。

三、提高技工院校檔案管理水平的實踐對策

（一）轉變管理思維

技工院校在提高檔案管理質量的過程中，管理人員轉變管理思維是關鍵。管理人員通過管理思維的轉變，認識到傳統(tǒng)管理思維與先進管理思維的差別，并在此層面上將先進的管理思維有機融入檔案管理工作中。首先，管理人員要形成服務管理思維，技工院校的檔案工作，要本著服務教育、服務教職工的原則，為各部門的具體工作實踐提供充足的檔案資源，助推技工院校檔案管理部門工作的轉型升級，提升各部門對檔案管理部門工作的滿意度。其次，技工院校要加大宣傳力度，提升所有教職工、專業(yè)技術人員對檔案管理的重視度，在思想上認識到檔案承載資源的寶貴，在具體工作中既能協(xié)同融入其中進行檔案資源管理，也會運用這些資源，為技工院校檔案管理部門工作的創(chuàng)新及工作質量的提升助力。例如，結合思想政治教育、專題培訓、主題活動等，宣傳檔案管理的意義和作用，提升教職工的思想認識，從而達到技工院校檔案管理創(chuàng)新的目的。再次，提升數(shù)字信息思維，不斷提高檔案管理信息化水平，做好數(shù)字化基礎設施配置工作，有效整合利用多種資源，真正發(fā)揮檔案信息化、數(shù)字化的作用。最后，強化檔案管理人才思維，加強檔案管理人才隊伍建設，根據(jù)工作需要適當增加專業(yè)技術人員數(shù)量，合理規(guī)劃崗位需求，明確崗位職責，做好檔案管理人員業(yè)務培訓，實現(xiàn)人才效用最大化。

（二）實現(xiàn)管理信息化

技工院校在提高檔案管理質量過程中，要根據(jù)教育教學及其他部門工作的實踐特點，不斷提高管理信息化水平，使檔案管理更為智能化、智慧化。技工院校檔案管理要向信息化轉型，以現(xiàn)代化技術為基點，在已有的網(wǎng)絡工作平臺中，將傳統(tǒng)檔案管理流程在網(wǎng)絡平臺中呈現(xiàn)，可有效實施網(wǎng)絡與線下融合的檔案管理模式，在雙向的檔案管理服務中凸顯檔案管理的重要性，從而為技工院校教育教學及日常管理工作提供支撐。

大力推進信息技術在技工院校檔案管理中的應用，首先，依據(jù)技工院校教育信息化規(guī)劃要求，在網(wǎng)絡辦公平臺中，打造檔案管理模塊，實現(xiàn)多項檔案管理工作的升級；其次，根據(jù)檔案管理與技工院校其他部門工作之間的關聯(lián)，運用大數(shù)據(jù)技術，構建數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡技術手段，實現(xiàn)多項管理工作信息的時時記錄，便于管理人員更便捷地獲取有效信息，從而實現(xiàn)檔案資源的歸檔與存儲；最后，在網(wǎng)絡平臺中構建互動版塊，在線獲取相關的檔案資源，從而達到技工院校檔案管理部門資源管理質量提升的目的。

（三）完善管理機制

在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化管理已成為檔案管理的重要手段，針對技工院校新的檔案管理工作流程，應不斷完善檔案管理的相關機制，做到管理機制與實際管理工作相融合，使管理人員與時俱進，根據(jù)科學的管理機制，開展相關的管理工作。例如，針對檔案管理服務模式、管理信息化模式，融入人本管理思維，構建及完善相關的管理機制。同時，提升檔案管理人才的業(yè)務能力，踐行先進的管理思維，創(chuàng)新檔案管理方法，以適應檔案管理的新標準、新要求，不斷提升自身綜合素質和管理專業(yè)水平，從而更好地為技工院校檔案管理實踐服務，助力技工院校的良性發(fā)展。

四、小結

技工院校檔案管理工作應與時俱進，轉變管理思維，完善管理機制，提高檔案管理人才業(yè)務能力，提升信息化管理水平，運用信息技術手段，優(yōu)化技工院校檔案管理體系，發(fā)揮檔案管理在技工院校發(fā)展中的應有作用，從而彰顯技工院校檔案管理工作實踐及創(chuàng)新的價值，為進一步提升技工教育質量和水平，促進技工教育發(fā)展模式創(chuàng)新，實現(xiàn)技工教育提高人才培養(yǎng)適應性的目標貢獻力量。

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（作者單位：北京市工貿技師學院）