淺談檔案數字化背景下的檔案利用

高珂佳 /北京強度環境研究所

檔案信息化管理是在管理檔案的過程中，利用數據庫等技術為手段，結合先進的管理辦法，運用智能化、創新化的模式，來實現檔案的科學化管理。信息化管理不僅可以在一定程度上節省人力、物力、財力，更能夠為企業提高資源利用率，從而更大程度地發揮檔案的作用。在當前檔案數字化大背景下，如何提供優質的服務環境、促進檔案的利用、提升檔案的管理水平是企業需要重點關注的。目前，北京強度環境研究所館藏資源已有大部分進行了數字化轉化，檔案管理部門也應與時俱進，提供高效便利的數字化檔案利用，滿足員工需求。

一、數字化背景下檔案利用的特點

1.有效提升工作效率

以數字化的形式將檔案保存在計算機中，從檔案最開始的接收到最后的查閱利用，相比較傳統的紙質查閱，電子化查詢更加便利，管理人員也能隨時進行檔案調取、遷移以及整理歸納。截止2022 年，研究所已將文書類、經營類等檔案數字化掃描上傳掛接至檔案管理系統，實現了這些門類檔案的在線電子借閱，減少了檔案人員工作量，也為員工的查詢借閱提供了便利，提高了檔案管理工作的效率。

2.有效保護紙質檔案

檔案工作的基本內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等。在檔案管理過程中，不可避免的會多次反復使用紙質版檔案，由于其特殊材質，容易隨著年代久遠而污損或者字跡模糊不易辨認，這必然會造成檔案內容因材料的自然老化而失真，從而一定程度上喪失了檔案資料的準確性。因此，數字化檔案的利用，能從源頭上保護紙質檔案內容的準確性，一些珍貴的檔案數字化后錄入掛接到瀚海檔案管理系統中，更能被加以保存，穩固其收藏價值。數字化檔案工作的開展能有效地備份紙質檔案信息內容，并設置相關副本進行異地存儲和使用，避免了紙質版檔案的反復使用。其次，數字化可以采用現代信息技術進行檔案修復，最大程度上實現檔案數據的真實性和完整性。

3.有效提高檔案利用率

隨著檔案數據量的不斷增加以及多樣化，員工查找信息變得困難，只依靠紙面上的資料，工作效率也大打折扣。收集大量的數據信息，并對其進行分類和歸納，進而搜索出有用的信息，這對數字化檔案的利用工作來說，也是一個很大的挑戰。當前，研究所使用了瀚海檔案管理系統，將掃描后的檔案掛載，實現了電子查詢，讓檔案的管理工作變得更為便利、有效、快速。檔案可以被及時歸檔、快速整理、快速應用，也能精確地反映出卷宗目前的狀況，并且使用者不會受到時空的制約，極大地提升了檔案的使用效率。

二、數字化背景下檔案利用的影響因素

1.統一管理規范缺乏

在當前信息技術向數字化發展的背景下，傳統的文件管理標準和規范已不能滿足要求，亟需建立一套與之相適應的標準和規范。在數字檔案管理中，缺少一套規范、標準、科學統一的行業標準，因此，檔案工作人員往往是在摸索中前進，不能完全掌握數字檔案的管理方式，在對數字文件資源進行管理時，也無法做到規范化運作。

2.數字化程度不高

檔案管理工作信息化程度和數據加工水平不高，不能適應新時代發展和單位管理要求。為了改善這種狀況，必須把數字技術與單位的管理工作相結合，構建單位的信息資源管理體系；運用現代科技手段，不斷提高檔案工作的信息化、標準化水平，提高檔案工作的質量。目前研究所已完成部分檔案數字化，但由于技術條件限制，暫時還不能實現網上全文檢索。數字化程度難以滿足數字檔案室系統的功能實現，制約著檔案價值的發揮。

3.檔案利用率低下

研究所的檔案管理存在“重保管、輕利用”的現象，員工普遍認為首要工作是保管好檔案，一些檔案尤其是涉密檔案長期束之高閣，得不到充分、深層次的發掘，限制了檔案信息價值的發揮。檔案管理人員往往處在被動的狀態，等著員工來借閱，沒有提供便利、主動的服務，使檔案資源得不到充分利用。

三、數字化背景下檔案利用的轉型對策

1.解放傳統思想，轉變觀念

由于歷史原因，檔案工作基本上屬于內部服務型和保管服務型，極大地阻礙了檔案資源的開發與利用，使其在科學研究與生產中所能起到的作用受到了一定的限制，也對其本身的發展產生了一定的影響與制約。只有不斷加強檔案從業人員的綜合能力，才能保證檔案工作的整體水平不斷提高。因此，在平時的工作中，檔案從業人員要強化專業知識，學會運用新技術、新方法，提高自己的整體素質；強化責任感、服務意識，熟悉檔案文件的形成規則，保證檔案的科學化、條理化；樹立開放、主動提供服務的新觀念，從思想和行動上實現轉變；適應新時期的變化，結合新模式、新制度、新理念、新技術，更新觀念，解放思想，創新思想。

2.加強基礎建設，提升效率

檔案管理工作的優化趨勢是信息化和數字化，需要投入必要的人力、財力和物力，配置與之相適應的技術環境和設備。通過內部局域網絡，在保密安全的前提下開展檔案在線查詢、借閱服務，實現檔案資源價值利用的最大化，提高工作效率，提升管理水平。一是組織開展專項工作。組織檔案管理人員和部門專、兼職檔案員學習相關條款，并對應該歸檔的范圍、保管期限進行研究，安排歸檔的時間和內容，對應該歸檔的文件進行說明，提高員工對檔案工作的重視。二是做好企業引導工作。要充分發揮文件形成流程的功能，并以單位的具體情況為依據，制訂相應的檔案歸檔范圍，分類立卷、編號等，并做好業務指導工作。三是對轉交給檔案室的資料進行嚴格審核。轉交過程中，應先核對檔案資料是否有破損或缺失，對不合格或錯誤的地方，及時改正。四是實現所有檔案管理工作的統一，文檔資料的形成與檔案工作同步布置、檢查、匯總。

3.健全規章制度，完善體系

要想提高檔案文件的質量，就必須對其進行先期管控，即提前開展檔案形成、積累、整理、立卷的控制與管理，確保文件資料的完整性。要嚴格落實檔案安全與保密管理規定，防止涉密文件向非涉密網絡傳送，強化檔案管理軟件、檔案專用電腦及其它檔案保存媒體的安全與保密管理。在日常工作中，始終堅持對檔案進行自我檢查，并對所存的文件進行定期盤點。另外，傳統的檔案實體管理模式無法有效收集和管理電子文件。為此，要建立完善的文件管理制度，制訂適當的文件標準，加強電子文件的收集、鑒定、著錄；確保電子文檔的真實性、完整性和有效性。要按照新《檔案法》的規定，結合工作需要，建立檔案的使用標準，建立完善的電子信息使用的安全性體系；確保連接安全、檔案信息安全等。

4.穩定檔案人員，加強管理

要做好檔案工作，就必須加強對檔案隊伍的管理，加強檔案隊伍建設。首先，由于檔案工作的實用性、可操作性都很強，因此，必須保證檔案工作隊伍的相對穩定性；沒有三至五年的檔齡和大量的實際工作經驗，很難做好檔案管理工作。其次，檔案管理人員要不斷地接受新的教育，提升自身整體能力，加強對信息技術的運用，不斷學習知識，把新理論、新技術應用到本職工作中去，并對工作加以完善。要嚴格執行檔案工作標準，并將檔案工作列入到每年的績效考核中去，建立由分管領導負總責，專職檔案員、兼職檔案員具體負責，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理運作機制。

5.建立反饋機制，及時響應

通過建立科學合理的信息系統，滿足研究人員的信息需求。做好檔案室的建設和研究工作，通過將對文獻資料的反饋提供給決策部門參考，從而達到服務目標的目的，將檔案使用活動化。研究人員對檔案開發利用提出相關看法和建議，具體內容有：是否方便用戶使用，是否提供服務的方式可以被使用者所接受，是否可以將各種相關的規章制度都納入到利用中，是否可以進一步提高檔案工作人員的服務態度和工作能力。這種意見總體上更為具體，更具針對性和應用價值。檔案室可以在這些反饋信息的基礎上，對開發利用過程中采取的具體措施或方法展開調查，從而推動檔案資源管理利用整合功能完善，更好地發揮檔案的利用價值。

6.抓好檔案質量，穩固品質

檔案信息的使用價值是指研究者通過利用文獻信息實現研究目標，所以文獻信息的質量非常關鍵，直接影響檔案的使用價值。要明確崗位職責，強化責任意識，在檔案形成的全過程中實行前端介入、中期跟蹤檢查、后期接受歸檔的業務指導流程。加強全員的檔案意識，包括文件制作者、機關人員、科技人員、各層級領導及檔案管理人員的檔案意識。做好檔案工作，是廣大科研工作者和廣大科研工作者義不容辭的責任。要加強對《檔案法》及相關政策法規的學習，提高對檔案工作的認識，各部門的兼職檔案員要熟悉業務，有較強的責任心，確保檔案質量合格。

一切檔案工作都是為了最終的利用環節。在“大檔案室”理念的指引下，以“館藏”為基礎、“因地制宜”為原則，對已有的文獻資源進行科學的整合，并對館藏文獻進行優化。同時，要放眼未來，立足長遠，不僅要以研究所目前的發展為中心，還要以研究所未來的可持續發展為目標，加強檔案資源開發利用建設工作，解決檔案資源開發利用中所需的人力、物力、財力等投入問題，為檔案資源開發利用創造一個良好的內外環境。