高校檔案服務信息化的探索與思考
——以同濟大學為例

文/同濟大學檔案館 周瑋 季玲玉

一、檔案服務信息化的必要性

推動檔案信息化建設，是開辟檔案管理現代化的新路徑。2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》第五章，以及2021年10月出臺的《上海市檔案條例》第六章集中闡述了檔案信息化建設的目標和要求，在檔案數字資源利用安全得到保障的基礎上，推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。新法規、新條例為我國檔案事業的發展指明了方向，只有和“互聯網+”緊密融合，搭上信息化發展的高速列車，開發合適的利用途徑，才能在制度允許的范圍內最大限度地合理利用館藏檔案，促進社會效益提升，推動檔案事業健康發展。

在實際應用過程中，傳統的面對面檔案服務模式已經無法適應快節奏、高效率的互聯網時代，在日常的檔案服務利用過程中，相當一部分用戶面臨距離遠、時間緊的難題，但是以網絡為依托的信息化檔案服務可以消除空間距離遠、時間成本高的屏障。因此，利用高科技手段和信息技術服務是檔案業適應互聯網社會發展的必然選擇。

二、檔案服務信息化的探索與實現

（一）“三位一體”自助服務。同濟大學檔案服務系統多年來致力于遠程為用戶辦理業務。該系統于2021年全面升級改版，實現了“三位一體”（包括PC端、移動端、自助終端）全新服務模式。PC端用戶可以通過dafw.tongji.edu.cn網址訪問檔案服務系統，移動端用戶可以通過微信小程序“同濟e檔案”進入該系統并注冊使用，根據自身需求選擇業務并提交訂單。提交成功后的用戶訂單進入服務系統后臺，由檔案館工作人員審核、受理、制作并寄送。“三位一體”的自助服務全面打開了同濟大學檔案館的信息化服務進程，為檔案資源更好地利用提供了廣闊的平臺。在此次信息化的升級中，除了開通多終端服務外，還增加了不少新的特色服務：1.“雙碼”上陣便捷又安全。現場用戶通過微信掃碼的方式直接進入“同濟e檔案”小程序，與遠程搜索該小程序進入服務系統不同的是，掃碼進入的用戶須繼續輸入現場屏幕上的4位實時驗證碼以證實其是現場辦理用戶，從而保障用戶的賬戶安全。現場微信掃碼的用戶在選擇配送方式時，既可以選擇快遞寄送，也可以選擇現場自取，這是現場“雙碼”服務相較于遠程服務最主要的區別。2.信息化設備助力“自助”服務。現場觸摸屏自助機作為現場業務辦理的備用設備，專門配置了高速影像拍攝儀、身份證感應識別器等輔助設備。用戶利用高速影像拍攝儀可以快速便捷地上傳辦理業務時需要的清晰完整的圖片，也可以利用身份證感應識別器快速登錄已有賬戶進行業務辦理。信息化的輔助設備為前來辦理業務的用戶節省了寶貴時間，簡化了業務辦理流程，極大提高了服務質量。3.“業務登記”解決現場特殊情況。在服務全過程必須“留痕”的管理理念下，檔案服務系統后臺專門增加了“現場業務登記”流程。在現場用戶無法親自注冊辦理的特殊情況下，這一流程作為備用通道，由窗口工作人員登錄系統后臺進行實時跟蹤式操作，并最終納入訂單系統中管理，這一流程的加入充分保障了業務的信息化管理。

同濟大學檔案館的現場特色信息化服務極大豐富了檔案服務現代化的表現形式，從方便用戶辦事的角度出發，在檔案服務中增加了信息化利用途徑，為用戶提供了很多實質性的便利，在疫情防控期間發揮了舉足輕重的作用，大多數校友都了解并選擇了遠程辦理方式，訂單數量激增，檔案館實現了從被動服務向主動服務的轉變。

（二）檔案借閱線上服務。為了方便校內單位借閱檔案，2021年11月，同濟大學檔案館在“一網通辦”平臺上線了“檔案借閱”申請服務，徹底告別了手持介紹信來回奔波的檔案借閱步驟。該系統與學校統一身份認證平臺互聯互通，校內教職工只要通過身份認證登錄“一網通辦”平臺，進入“辦事大廳”模塊選擇“檔案借閱”事項，即可開啟“一鍵辦理”的極速體驗，在網上實現檔案借閱事項的流轉，而且可以隨時查看辦理流程和進度。1.“網上審批”提高效率。該服務不僅依托學校統一身份認證確保檔案借閱人的身份信息準確有效，并具備相關借閱權限，同時可調取學校“協同辦公系統”（簡稱OA系統）中的所有人員最新人事數據信息，精確獲取流程中人員的工號、姓名、部門、手機號。當遇到檔案借閱部門與檔案歸屬部門不一致的情況時，系統自動識別借閱人所屬部門，將其中非本部門的檔案流轉到歸屬部門的OA秘書處，由OA秘書流轉至該部門負責人審批，該部門審批通過后方可繼續借閱流程。檔案借閱線上服務將復雜耗時的介紹信開具流程轉換成簡單易操作的網上審批流程，化繁為簡后，大大提高了校內部門間的工作效率。2.“流程具化”降低風險。檔案借閱線上服務，充分利用模塊化的結構設計，不僅簡化了工作流程，而且避免了很多線下辦理過程中可能出現的人為操作失誤，減少了實體檔案外借需要承擔的風險。“線上服務”的每一步驟均秉持“權責合一”的原則，申請、審批、調卷、歸還等一系列節點具體到個人，實現了流程節點的可追溯辦理，方便了檔案管理人員隨時查看借閱詳情，及時跟蹤服務進度。同時，該服務通過提取OA系統內人員的手機號碼配套了短信提醒，每個節點完成后立刻短信提示下一節點負責人及時處理事務。除此之外，在借閱人未能及時歸還檔案的情況下，系統會在歸還日期當日早8:00自動發送“催還”短信至借閱人手機，并在其未歸還前定期發送“催還”短信，確保外借檔案盡早完整歸還至檔案館。這項服務的推出進一步助力同濟大學走向“智慧校園”，也是檔案館信息化治理能力的新體現。“三位一體”的自助服務和檔案借閱的線上服務標志著同濟大學檔案館形成了兼顧內外的信息化治理格局，朝著檔案信息化建設的目標邁出了關鍵的一步。

三、檔案服務信息化的優化方向思考

（一）建立信息安全等保護機制。檔案服務系統在使用過程中涉及用戶的身份、學歷等重要信息，因此，高校在進行檔案信息化改革的過程中，應對后臺數據的安全性做出必要的保護手段，建立必要的信息安全等級保護機制。比如：對后臺用戶身份進行必要的審核與權限管理、限制后臺用戶必須依托校園網方可登錄系統等各種信息保護手段，以確保前臺用戶數據的安全。

（二）加快實現數字化出證服務。檔案服務系統的訂單處理仍以快遞寄送紙質版材料為主要形式，用戶的辦理周期受快遞運送時間的影響長短不一。因此，條件成熟的情況下，在實現電子簽章有效化的基礎上推出“在線出證”等服務，將電子版檔案納入可信數字認證并實現數字化出證，進一步縮短用戶辦理業務的周期，方可真正實現“一站式”檔案信息化服務。

（三）促進館藏資源社會化共享。館藏資源具有不可再生性與原始性，豐富的館藏資源助力于歷史、檔案、人物等研究，是實現其珍貴價值的必然途徑。但目前館藏資源的利用率并不高，檔案館大量的“紙”還沒有變為“寶”。在信息化服務逐漸成熟的趨勢下，檔案館應該借助檔案服務系統和檔案借閱申請服務等平臺，打通館藏資源電子化分享的路徑，使優質館藏內容得到社會化利用，實現其保存價值。

四、結語

同濟大學檔案館以便民利民為宗旨打造“智慧校園”，在新《檔案法》的具體指導下，對檔案服務系統進行升級改版，迎來了檔案服務信息化的嶄新面貌。“三位一體”的信息化檔案服務和校內的“檔案借閱”線上服務為辦理者和服務者提供了雙向便利，促進了社會的高效運作和經濟的高質量、可持續發展。在互聯網發展日新月異的今天，高校檔案館追求與時俱進，努力開辟檔案信息化新風貌，相信不久的將來，會為大眾帶來更高效的檔案服務體驗。