信訪案件檔案精細化管理探析

文/山東省菏澤市曹縣信訪局 劉小雙

信訪案件檔案是信訪部門在處理信訪案件時從接待、調查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的文字、聲像、圖表、電子數據等所有材料的歸檔案卷。近年來，隨著我國城市化進程的不斷加快、利益的調整與再分配以及人民維權意識的不斷提升，各種社會矛盾不斷涌現，由此產生的信訪案件無論從內容上、數量上還是載體上都更加紛繁復雜，面對如此龐大的信訪案件材料，如何對案件檔案實行精細化管理，促進案件檔案管理的科學化、系統化、規范化，全面提升案件檔案管理水平，成為了目前信訪工作者面臨的重要問題。

一、信訪案件檔案管理現狀

（一）缺乏信訪案件檔案管理專項規章制度。筆者在基層信訪部門已工作多年，從目前信訪案件檔案管理現狀來看，普遍存在不規范、不細致、不科學的情況，缺乏信訪案件檔案管理專項規章制度，沒有規章制度作為指導，各業務部門對檔案管理標準不一，管理較為混亂，致使信訪案件檔案管理質量相對較差。在分類存放方面，由于缺乏專項制度的指導，大部分信訪部門簡單采取機構分類法對案件材料進行存放，這種簡單的機構分類法無法將檔案收集齊全，致使信訪案件檔案管理水平偏低，無法發揮出檔案管理最大的利用效用。

（二）重案件辦理輕檔案收集，收集、整理意識有待進一步提高。由于信訪業務部門任務較重，平時工作中，往往過于強調信訪案件的辦理與化解，而對于信訪案件檔案的收集、整理、鑒別則鮮少提及，且檔案管理人員均為兼職人員，缺少檔案管理專業知識及追蹤收集整理意識，往往造成登記接收的案件辦理情況歸檔不及時或不予歸檔，有些存檔檔案出現缺頁、少頁等整體不全問題。信訪部門普遍缺乏對檔案管理必要的資金投入，檔案管理一直處于不被重視的邊緣地位，案件檔案管理整體水平和效率難以得到有效提升。

（三）業務部門之間溝通、銜接不夠，缺少信訪案件綜合管理體系。信訪部門根據信訪件來源途徑將業務科室分為網信科、辦信科及來訪科，不少信訪人對同一信訪問題會通過來訪、來信、網上投訴等不同途徑反映，各業務部門在案件辦理時，各司其職，溝通、銜接度不高，缺乏信訪案件綜合管理體系，未能及時進行數據信息共享，導致“信息孤島”現象突出，對于信訪人通過不同途徑反映同一信訪問題的案件重復收集，不僅會增加工作人員的工作負擔，而且導致信訪案件檔案管理臃腫、混亂、分散，不符合信訪案件檔案管理的精細化、標準化、規范化要求。

二、信訪案件檔案實行精細化管理的效用

精細化管理是一種意識、一種觀念、一種精益求精的文化，其作為一種管理理念和管理技術，已被越來越多的管理者所接受。將精細化管理應用于信訪案件檔案管理中，具體指通過信訪案件檔案管理制度的系統化和精細化，以系統化、規范化、數字化、信息化來推動信訪案件檔案的精細化管理，促使信訪案件檔案管理工作更加高效，可產生以下效用：

（一）有利于建立信訪案件規范化、標準化制度流程，提高檔案管理質量和利用效率。精細化管理的本質是“精確、細化、深入、規范”為特征的全面管理模式，是一種對戰略和目標分解細化和落實的過程，是讓企事業的戰略規劃能有效貫徹到每個環節并發揮作用的過程。信訪案件檔案精細化管理模式的應用，可以將分解管理滲透到案件檔案管理中的各個環節，便于發現工作中的問題和缺陷，制訂規范化、標準化的工作制度與流程，促進案件檔案管理工作精確、高效、協同和持續運行，進而實現信訪案件檔案管理最大化利用價值，便于社會各方面的利用。

（二）有利于明確工作人員職責，提升工作素養和責任意識。信訪案件檔案精細化管理就是將案件資料從材料收集、整理信息、鑒定、保管、檢索等各個環節進行任務分解，將工作目標分解細化到每名工作人員，工作職責明確有利于提升檔案管理人員的工作素養和責任意識，進而促進信訪案件檔案管理工作的優化。

（三）有利于實現信訪部門檔案管理的可持續發展。信訪案件的精細化管理，可以明確信訪部門檔案管理的戰略發展目標，進而制訂科學合理的工作計劃，建立符合信訪特點的案件檔案管理規章制度，工作目標的細化分解同時對案件檔案數據收集有著積極的促進作用，有效地保證案件檔案的完整性與有效性。精細化管理模式的應用，還可以促進單位內部的有效溝通與銜接，提高員工的協同性，促進信訪部門檔案管理的健康可持續發展。

三、信訪案件檔案精細化管理的構建策略

（一）建立信訪案件檔案管理規章制度。“無規矩不成方圓”，以明確的制度規章作指導，信訪案件檔案的精細化管理才有法可依，有章可循。根據《中華人民共和國檔案法》、地方性檔案管理實施細則及《信訪條例》規定，結合信訪工作實際，制訂信訪案件檔案管理規章制度。規章制度中要明確信訪案件檔案管理細節問題。具體包括：1.明確信訪案件檔案收集歸檔標準、歸檔時間和歸檔要求，一套完整的信訪案件檔案應包括：（1）信訪人登記表及反映材料，主要收集初信、初訪材料，對于重復反映相同問題的材料不作重復收集，對于反映材料有變動的要進行收集；（2）交辦記錄；（3）責任單位出具的受理/不予受理告知書及送達回證；（4）責任單位作出的處理意見書及送達回證；（5）聽證材料；（6）信訪人的復查申請書及復查機構出具的復查意見書；（7）信訪人的復核申請書及復查機構出具的復核意見書；（8）案件調解處理過程中各種會議記錄、照片及視頻等資料，領導批示的還要有批示意見，上級交辦督辦件還需有辦結報告等。2.明確信訪案件檔案歸檔范圍及保管期限：（1）對于中央、省級領導交辦、督辦的案件，對本機關、國家和歷史研究有長遠利用價值的，應永久保存；（2）對于信訪后，通過依法分類處理程序，轉公檢法或相關行政部門處理的案件，有典型借鑒意義的，應永久保存；（3）對于越級上訪中涉及面廣的群訪性信訪案件，在較長時間內有查考利用價值的，應永久保存；（4）對于信訪事項經調查屬實，且相關職能部門有處理結果的，涉及有關職能部門履行職責問題及信訪群眾切實利益的，應長期保存；（5）對于一般性信訪案件材料，在較短時間內有參考利用價值的，應短期保存。3.明確案件檔案歸檔組卷標準，信訪案件檔案管理以收集保存完整、方便查詢利用為原則，可以根據信訪案件反映內容采取年度—問題—保管期限分類法；也可以根據案件辦理來源不同，分為領導批示件、重要信訪案件和一般信訪案件三類，領導批示件采用年度一批示人排列，重要信訪案件與一般信訪案件檔案可采用年度—機構（問題）—信訪人姓名排列。為方便檢索利用，信訪案件案卷目錄中的信訪案卷題名應包括來信來訪人員姓名或批示人姓名、信訪內容等必備要素。4.明確制訂信訪案件檔案保存、查閱、借閱及銷毀規章制度，促進信訪案件精細化管理體系的完善。

（二）制訂信訪案件管理流程，促進精細化管理制度的落實。由于案件資料多而雜、業務部門之間缺少案件檔案綜合管理部門，造成信訪案件檔案管理分散、混亂的，有必要利用精細化管理模式，制訂案件管理具體工作流程，建立信訪案件綜合管理體系，具體可采用以下管理流程：先由各業務科室根據信訪案件檔案歸檔制度，收集案件資料，每月業務科室將案件資料統一移交到綜合部門對所有檔案進行統一編碼管理，綜合部門一旦發現遺漏或者需要增加檔案文件時，要求業務部門再進行補充性、針對性收集，待收集齊全之后再移交到綜合科室進行統一管理。對于收集齊全的案件檔案由綜合部門再進行整理、歸檔、分類、著錄、編目、裝訂、信息化保存、紙質化保存、安全管理整個過程的系統性、規范性管理，這種綜合管理體系既保證了檔案收集的完整性與有效性，而且加速推動了信訪案件管理的健康、協同、可持續發展。

（三）制訂“雙套”歸檔制度，建立信訪案件檔案電子化信息平臺。大數據時代背景下，信訪案件檔案精細化管理需要現代化技術的支撐。制訂“雙套”歸檔制度，將電子文件與紙質檔案同時歸檔，實現紙質檔案向電子檔案的高效率轉化。在利用好全國信訪信息系統的同時，創建信訪案件檔案電子化信息平臺，具體可以從以下四方面著手：建設信訪檔案目錄、建設文件目錄、建設專題檔案目錄、建設檔案信息數據庫。通過電子化檔案信息平臺的建立，全面落實信訪案件檔案資源管理目標，完善案件檔案管理模式，為案件檔案資源利用提供便捷條件。

（四）加強專業知識培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質。引進檔案管理專業人才，并不定期對兼職工作人員進行檔案管理專業知識的培訓，在增強其檔案管理理論水平和專業技能的同時，營造信訪檔案精細化管理的文化氛圍，從整體上打造一支業務性強的檔案管理專業化隊伍。

四、結語

總之，信訪案件檔案的精細化管理，可以提升信訪檔案管理質量和效率，同時也是信訪工作制度體系不斷完善的必然要求，對于解決群眾合理訴求、維護政府公信力、提升社會綜合治理水平、維護社會穩定有著極為重要的促進作用。筆者針對基層信訪案件管理現狀，提出構建精細化管理模式的建議，希望對進一步完善信訪工作制度體系有一定借鑒意義。