高校科研經費財務報銷模式優化探索

毛紅亞

（作者單位：揚州大學財務處）

科研經費是科研事業單位開展科學研究的重要保障。隨著科研經費的迅猛增長，科研經費使用過程中出現報銷手續煩瑣、流程復雜、報銷限制條款過多等突出問題，嚴重影響了科研活動的高效開展。為了給科研人員“減負松綁”，充分激發其創新活力，黨中央、國務院先后出臺了一系列優化科研經費管理的政策文件和改革措施。2021 年出臺的《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》中明確提出，要擴大自主權、完善撥付機制、減輕科研人員事務性負擔等，這對財務管理工作提出了更高的要求。完善高校科研經費管理機制，創新財務部門科研經費報銷模式已成為現代高校治理體系的重要組成部分，也是落實國家“放管服”政策的必然要求。

一、高校科研經費報銷存在的常見問題

（一）網上預約報銷退單率高

目前，大部分高校都實現了網上預約投遞式報銷，即經費報銷人員在網上服務平臺填報報銷信息，生成預約單，再連同紙質票據及相關附件一起裝入財務報銷專用袋，自行投遞到預約投遞箱。財務人員按時收取，審核制單后進行網銀支付，完成報銷。網上預約報銷節省了科研人員的時間，但是退單率較高。因為科研人員并非專業的財務人員，預約時通常會有發票、簽字、附件、采購手續等方面不符合財務規定的問題，其中任何一個問題都可能導致退單。如果這些問題單據不及時處理，造成積壓，報銷周期延長，就會使科研人員在報銷過程中產生負面情緒。同時，財會人員溝通處理的時間成本也會大大增加。高校財務報銷業務除了科研外，還有其他財政經費預算安排的業務報銷，非科研經費的業務報銷手續可能會更加嚴格。極少有高校將科研支出與其他業務的報銷流程和審批手續進行單獨設置。

（二）憑發票報銷存在舞弊風險

科研經費劃撥一般為一次性或分批到賬，劃撥金額少則幾萬，多則幾十萬甚至上百萬。而項目執行期限一般為2～4 年。科研人員要在項目執行期內，按照預算要求將經費用完，必須通過科研活動中獲取的相關發票逐筆支出。財會人員對發票進行審核時會發現許多不合規的情況：一是真發票假業務。發票是經過稅務機關認可的，但業務未必是真的。發票有可能是購買或者從別的途徑收集來的，財務人員只能辨別發票真偽而無法從主觀上判斷業務的真偽。二是假發票真業務。有的科研人員發生了相關的經費支出，但得到的卻是假發票或者無效發票，報銷時在財務部門校驗自然是通不過的，但經費已經墊付，為了減少自身損失，不得已找其他發票替代。三是人為拆分發票。同一筆采購業務，分多張開票，規避對公轉賬或采購競價手續。

（三）經費執行進度慢

部分科研經費申請下來，項目周期已過大半，但經費僅支出了一小部分或者未發生支出。主觀原因是高校許多科研人員教學科研“雙肩挑”，工作繁忙，平時無暇顧及報銷，也較少關注經費使用進度，到項目臨近結題驗收時才想起報賬事宜，然后找出“積攢”的發票突擊報銷。客觀原因是多渠道列支經費。許多科研人員名下同時承擔多個項目，費用支出可以從多個渠道列支，財務人員很難將某項科研支出與科研項目一一對應起來，經費支出難免會出現“張冠李戴”。財務人員難以了解項目經費執行進度，無法將經費使用進度與項目執行進度結合起來管理。此外，有些項目經費下達滯后，科研人員急需用錢時經費尚未下撥，也會導致經費執行進度慢。

二、高校科研經費報銷問題產生的原因分析

（一）科研管理制度不健全

目前，大部分高校的科研管理制度都是參照國家或省里相關制度和文件執行，沒有結合本校的實際情況。許多科研人員在項目經費下達后，不清楚具體的經費管理規定，哪些支出可報銷，哪些不可報銷，從而出現報銷亂象。例如，縱向經費不允許列支辦公性質的材料費，而科研人員認為這些是做實驗必備材料，財務人員認為是辦公耗材，審核時從“寬”或者從“嚴”，完全取決于財務人員的職業判斷。因此，在報銷過程中會在科研人員和財務人員之間形成諸多矛盾。

（二）信息不對稱，報銷流程不通暢

許多業務環節存在信息傳遞不及時，各部門之間缺乏協調與溝通，從而導致報銷流程不通暢。例如，退單率較高的采購問題，特別是大宗批量采購必須經過網上競價程序，且采購物品屬于固定資產范疇的還必須在資產管理部門進行固定資產登記，各種采購條款和入庫手續使得科研人員苦不堪言。此外，會議類報銷手續，除了會議必須是定點單位，還有人數和天數金額限額控制，許多科研人員在會議結束來報銷時，才發現不在定點會議場所；又如，因分管部門不同，科研項目立項、開票、入賬時都須提供合同，同一類業務，提供的佐證材料多次重復，造成時間和資源的極大浪費。采購方面，經常出現多位科研人員在同一供應商采購同類貨物或者服務，只是支出的經費渠道不一樣，財務部門卻要向同一供貨單位重復多次付款；還有差旅費報銷涉及乘坐交通工具和住宿超標等。采購部門、資產管理部門、財務和科技處等部門各行其是，未實現信息共享。

（三）科研人員規范使用經費意識不強

部分科研人員認為科研經費是個人通過努力申請得來的，只要完成了申報內容，科研經費可自行支配，忽視財務相關規定，從而造成了經費使用的無序性和隨意性，甚至出現了在科研經費中列支個人和家庭消費性支出、虛構勞務費和發票套現、虛立合同、偽造成果等套取科研經費的違規情況。因此，科研人員的經費使用觀念有待進一步轉變，規范意識急需加強。

（四）科研財務助理制度未完全落實

《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》中提到全面落實科研財務助理制度，要確保每個項目配有相對固定的財務助理。實際上，目前大部分高校財務助理都是科研人員臨時聘請或者科研團隊人員兼任或者外包，再加上高校實行崗位輪換和聘任制，因此財務助理的崗位并不固定，而且關于財務助理的身份定位和工資成本列支學校并沒有出臺相關文件政策。財務報銷政策也并非一成不變，這些變數導致許多網上預約的報銷單據不能保證百分之百合規。既懂科研、又懂財務的專業財務助理成本完全在科研項目經費中解決有一定困難，對于科研項目經費較多的高校必將大大增加人力成本。

三、優化科研經費報銷模式的對策

（一）完善科研經費管理制度

高校應切實貫徹落實《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》精神，并結合學校自身情況制定完善的校內科研經費管理制度。高校科研、人事、財務、設備、審計等各個部門應密切配合，合理劃分各自職責，厘清工作任務清單，強化各個部門的主體責任，完善業務流程。深入到科研人員中去了解需求，結合現行財經制度，分學科分類別，制定出與科研規律相符的科研經費管理制度和可操作性強的實施細則；合并減少重復的審批環節和報銷需提供的佐證材料，全面精細的管理辦法和實施細則幫助科研人員在實際操作過程中有章可循。

（二）提高科研人員規范使用科研經費意識

加大宣傳力度，使項目負責人充分認識到規范科研經費管理的重要性，認識到科研經費是學校經費的重要組成部分，通過學校申請或簽署的科研協議，并由學校提供必要條件的科研經費都應歸屬學校而不是科研負責人個人，都應服從學校管理。國家對科研的“放管服”政策并不是放而不管，而是“放、管、服”的有機結合，堅持服務導向、放管并重，確保科研經費的使用依法合規。

（三）構建誠信科研經費報銷管理體系

構建科研人員和科研經費使用與監管之間的信任機制，建立科研經費使用違規和誠信數據庫，對科研人員誠信狀況進行記錄，將科研經費管理使用過程中出現的失信情況納入信用記錄管理，并將其與科研項目及成果申報、職稱評審、績效考核等掛鉤，實行一票否決。情節嚴重的，依法依規追究其行政和刑事責任。通過加強科研活動全流程誠信管理，對科研經費使用簽署“科研誠信承諾書”，引導科研人員遵守法律法規，增強自律性，造就科研誠信文化，樹立科研人員道德高線，法律底線，有效遏制不端行為發生。充分利用大數據等手段，開展“無感式”監督檢查，提高監督檢查效率，減少科研人員在這方面的精力消耗。

（四）建立高校科研管理一體化平臺

由財務處和科技處牽頭，建立一體化的科研管理平臺，涵蓋從合同立項、來款查詢、發票開具、來款認領、財務撥款、科研成果申報、項目結題的完整科研活動過程。科研人員無須奔走于校辦、科技處、財務處等各個管理部門，在網上平臺按要求上傳各種相關附件資料即可。申報項目、結題或者年終進行績效考核時，直接在科研平臺調取相關數據，無須再打印厚厚的佐證材料。建立科學化、規范化、人性化的一體化平臺，實現信息互通、數據共享、管理同步，以有效提升科研管理效率和服務水平。

（五）積極推進新型智能財務建設

全力推廣采購平臺、差旅平臺、薪酬系統、網上電子審簽等功能，優化費用報銷流程，實現科研經費審批報銷工作的自動化和智能化。

采購方面，高校應積極推進貨物采購平臺，簡化采購流程。科研過程中需要品種數量繁多的實驗耗材以及進行特殊要求的專業性強的測試化驗加工。通過搭建實驗耗材采購平臺，對接財務系統，實現申購、結算、出入庫管理各個環節可控，全程信息透明，節省科研人員采購報銷時間，同時有效遏制違規風險。

差旅費方面，可以積極推出差旅服務平臺。差旅平臺涵蓋了機票、酒店、火車、用車等差旅消費模塊，通過差旅平臺，實現高校統一和第三方合作平臺月結支付。同時，前期設置好費用標準及超標費用報銷流程，并進行相應的管理、審批，兼顧計劃性和靈活性，提高預算管控的精細度。科研人員無須再填煩瑣的差旅費報銷單，粘貼各種出差票據，而財務人員不再為審核交通費、住宿費、行程是否超標而費神。

勞務發放方面，建立薪酬管理系統。通過系統設置，規范各項勞務發放標準和范圍，正確計稅，使得勞務發放不再隨意和無序。

審簽方面，推行電子審簽功能。無論是經費使用人還是領導，通過短信提示，只要用手機登錄財務應用程序，就可進行項目經費簽字審批，不再受時間地點限制，真正實現“移動”辦公。

（六）建立財務聯絡員制度

財務部門設立財務聯絡員，由財務處業務骨干擔任，由財務聯絡員點對點聯系學院和各學院已有科研財務助理。這樣有兩個好處：一是財務處人員固定，對財經政策比較了解；二是對科研經費使用情況比較清楚。同時制定《財務聯絡員崗位職責》，明確分工，并由財務聯絡員對各學院科研助理進行定期業務培訓，采取多種方式宣傳科研報銷政策規定，如有新的政策變化，第一時間通知科研財務助理或者項目負責人，并負責答疑解惑，雙方及時溝通報銷過程中的問題，提高網上報銷成功率，減少退單。

（七）推進無紙化報銷

網絡信息技術的飛速發展，電子發票也逐漸在市場上占據主導地位。目前，我國市場完全無紙化發展尚不成熟，還存在諸多局限性，會計處理模式還無法完全滿足電子發票無紙化的需要。因此，我國目前仍處于紙電混合時期，電子票據和紙質票據并存。如前所述，科研經費憑發票報銷，而發票種類品種繁多，大小規格不一。科研人員為了報銷，必須粘貼各類發票，如果是電子發票還需打印出來。這樣不但造成資源浪費，還增加了財務人員工作量，違背了電子發票使用的初衷。《會計檔案管理辦法》中明確了會計資料以電子形式存檔。符合條件的單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存。

通過借助第三方費用管理平臺，將OCR 技術引入財務核算系統。允許預約報賬時上傳發票電子版，借助高效的OCR 技術，可以實現較高的識別率和準確率，獲取發票結構化數據，間接實現發票電子化。無紙化報銷可以避免打印發票、粘貼憑證、填寫付款信息、發票遺失和過期等麻煩，減輕科研人員報銷負擔。

四、結語

在“大智移云物”的數字化時代，高校財務要創新思維，利用新技術賦能新財務，開創財務報銷模式新局面。從制度完善、信息技術手段創新到人員配備，切實將科研經費“放管服”改革落實、落細、落到位。這些優化的科研經費財務報銷模式必將使科研人員不再因報銷問題受到困擾，不僅使經費報銷更加便捷，更重要的是在科研經費管理方面更加以人為本、遵循規律，為科研人員潛心研究營造了良好的環境，使其騰出更多的時間專注于科學研究，為高校科研事業高質量發展保駕護航。