提高務虛類會議效率的思考與建議

王欣媛 北京強度環境研究所

楊澤雨 中國運載火箭技術研究院

崔婧 張夢妍 殷斌 北京強度環境研究所

一、務虛類會議的定義

務虛類會議是指各級政黨、政府機關、軍隊、企事業單位等的決策層就組織機構整體戰略或某項具體工作，從政治、思想、政策、理論等方面展開討論，達成共識，是創造理論、制定路線、提出綱領、確立原則的會議。此處的“虛”與虛假、虛構、虛浮截然不同。“虛”與“實”在工作開展中互為一體，缺一不可。如果“實”是指將決策變成現實的過程，“虛”則是決策前分析研究決策可行性、具體操作、突發情況預案的過程，是高屋建瓴地把握事物發展規律與趨勢。沒有科學的務虛，就沒有科學的決策，所務之“實”就可能是一種盲動或蠻干。科學的務虛有助于認清形勢，把握趨勢，少走彎路，提高效率[1]。

二、務虛類會議的特點

在企業中，務虛會是創造理論、制定路線、提出綱領、確立原則的工作，不是以某一個具體事物為對象，而是從具體實際出發舍棄具體事物的特殊性，抽象出事物的普遍本質和一般規律，為企業的正確決策、制定路線方針奠定基礎。一般單位在年初或某一階段初期召開會議，商討制定該年度或該階段的計劃安排以及希望達到的目標，作為以后工作的準則和大綱。務虛會討論下一步工作的一些思路、方法，構建下一步工作框架，主要是思路和大致方向，定下思路再在以后的工作會議中具體部署，是具體工作的前提。

會議管理是辦公室的重要職能之一，企業務虛類會議通常是由辦公室負責組織實施的。作為把握企業發展方向的高級管理型會議，從其前期準備可以看出一家企業的管理作風是否嚴謹細致。會議目的明確、議程清楚，說明該企業注重整體策劃、管理組織得力。反之，說明該企業管理中存在盲目性，目標指向不清晰。從會議的組織可以看出一家企業的管理流程是否簡潔高效[2]。會議程序緊湊、安排有序，說明該企業注重流程管理，管理高效有序；反之，則說明該企業管理中存在隨意性，沒有嚴格的流程運行。

從會議決策的執行可以看出一家企業的管理控制是否準確有力。會議決策明確、落實到位，說明該企業注重工作實效，措施執行有力；反之，則說明該企業的管理存在被動性，缺乏控制的手段。因此，辦公室做好務虛類會議的組織工作，對充分發揮其參謀助手作用具有現實意義，可幫助企業及時發現管理中的不足，促進企業管理水平的提高。

三、務虛類會議的目標

對企業來講，務虛類會議是重要的管理手段，是企業共同努力實現目標的高級別會議。務虛類會議的效能與企業未來發展息息相關。其開展的主要目標為集思廣益與調研活動。

第一，集思廣益。務虛類會議是企業實現科學決策的重要途徑，高效的信息傳遞有助于管理層獲取全面、真實的數據。辦公室應保證以務虛類會議為平臺，加強部門間、部門與管理高層間高效、充分的信息溝通，促進企業內部政令暢通及工作的順利開展[3]。

第二，調節活動。務虛類會議是對企業或某一類業務未來發展方向上的指導型會議。會議的結論應該是連接當前工作與未來企業發展方向的橋梁，要能夠結合實際，具有可實現性。辦公室在管理上應注重會議結果能夠切實地應用于企業日常工作，對各部門工作起到指導及修正作用。

四、現存問題

在中央《關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定》中明確“精簡會議活動、切實改進會風”指導思想的前提下，如何在提高務虛類會議的工作效率、充分發揮會議效能、切實激發優質思想、促進企業健康發展等方面作出貢獻，如何發現會議問題、總結舉辦經驗、提出改進措施、優化管理流程，成為當下的重要議題。

務虛類會議通常是有組織、有目的地召集企業高級管理層共商事情、解決問題，是企業科學決策、推動發展的重要工具。務虛類會議通常定期召開且主題不同，在確定公司發展方向、作出科學的決策中具有舉足輕重的作用。實際中，企業務虛類會議效果卻與預期相差較大，原因主要集中于會議策劃、會議組織、會后管理和會議承續四個方面。

首先，在會議策劃方面，會議目標不明確、材料不充分的問題較為常見。務虛類會議在組織之初未對會議主題及目標做充分溝通。企業經常召開的務虛類會議包括各種聯席會、例會等，雖然參會者均持有共同推進工作的意愿，但會議目標的缺乏造成論點分散，未能將討論集中于某一類或同一方向的問題上，會議效果不明顯。材料提綱未能結合會議特點突出會議功能，較為籠統、簡略。另外，企業各部門的報告只聚焦于本部門、本單位，沒有調研與分析周圍環境及市場中的同行業單位，因此缺乏對市場變化趨勢的判斷，針對市場變化制定的計劃和安排也容易脫離實際。

其次，在會議組織方面，存在議程設置不完善、會議座次待優化等問題。會議議程上按照職務等級依次匯報后由領導發言的議程順序較為常見，與匯報型會議類同，溝通及討論環節的缺失阻礙了務虛類會議中的思想交流，與會人員的創造性思維因此受到抑制。在座次安排方面，通常不做特殊安排，這種情況下參會人會默認按照職務等級落座，如此會在參會人心理上造成職級壁壘，發言時容易瞻前顧后，影響會議現場的活躍氣氛，有礙于表達真實想法。

再次，會后管理創新不足。在會后管理方面，存在會議紀要流于形式、待辦事項形式孤立等問題。務虛類會議最重要的是了解實情、收集各方對未來的判斷及工作思路。單純記錄領導發言的會議紀要不利于務虛類會議成果的利用，一定程度上造成了運作成本的浪費，不能充分發揮紀要的實際價值。在會議待辦事項方面缺少對完成質量的評價，會議下達的待辦事項沒能與其他工作有機結合、相互聯動，待辦事項的累加給業務部門造成工作負擔，最終造成重復工作、執行效果不佳的情形。

最后，在會議承續方面，務虛類會議通常聚焦于不同業務的定期開展，同一類業務的系列性會議間缺乏聯動，使參會人員無從得知建議是否被采納，也無從了解上次會議取得的效果等，造成會議開了如同沒開的感覺，沒能有效激發參會人員建言獻策的動力，且與會人員參與感不強。另外，承續性缺失會造成對工作指導持續性不強及工作開展動力性不足的問題。

五、會議組織改進方向

（一）制定會議計劃

從源頭加強對務虛類會議的管理，每年年初根據企業年度工作重點確定需要召開的務虛類會議計劃，確定會議的召開頻率及大致參會范圍，確保各相關部門、人員能夠從整體上統籌工作，提前策劃安排，并在日常工作中有意識地發現相關問題，對于內容相關的會議還可適當整合、合并召開，有效減少會議數量，節約資源。

（二）明確會議目標

為保證會議效果，需明確會議目標。在每次會議召開前，辦公室應主動與主持人溝通具體會議目標，如主持人近期最關心的問題、最想了解的方面等，也可根據當前工作開展情況梳理并羅列出討論目標，供主持人選擇。會議目標數量以宜少不宜多、先主要后次要為原則確定順序。明確的會議目標可以確保會議自始至終圍繞主題，對問題開展集中且有深度的討論，同時在問題的解決措施方面可以有的放矢、思想統一，能夠營造積極的會議氣氛。

（三）優化材料提綱

在會議準備階段，辦公室負責擬定會議提綱，同時需確保提綱中明確本次會議目標，為參會人員充分且有針對性地準備會議材料提供指引。例如，辦公室可通過提綱推動各參會人員建言獻策。通過在材料提綱中劃分出工作建議部分，并對該部分的建議數量及字數提出要求，可提升建議質量，避免建議寬泛、冗長、不分主次等問題；通過設置當前存在問題的章節，幫助參會人員在準備材料時思考企業現狀；通過設置環境調研等章節，促進本單位與其他單位、同行之間的相互交流，學習、借鑒其他企業管理經驗，幫助企業知己知彼、認清現狀，結合實際探索具有本企業管理特色的方式方法，為開展下一步工作做好充分的準備[4]。

（四）制作會議議程

務虛類會議中最重要的是做到充分的信息溝通。辦公室需要制定合理的會議議程，控制會議節奏、把握會議進度、合理分配有限的會議時間，發揮會議組織的作用，確保會議能夠最大程度地達到預期效果。務虛類會議與匯報類會議容易混淆。造成這種現象的原因在于務虛類會議與匯報類會議類似，都有匯報工作情況的部分，同時雷同的會議議程容易讓參會部門或人員在心理上將工作匯報作為重點，將意見部分粗略帶過，會議效果也因此受到影響。為避免此類現象的出現，辦公室可對會議議程作出相應調整，將務虛類會議的會議議程與匯報類會議議程區別開，弱化匯報環節，強調意見環節，酌情加入討論環節，幫助各方信息在會議中實現充分交流。

（五）合理布置會場

務虛類會議重在大家坐在一起探尋企業整體或某一業務的發展方向，需要參會人員拿出真實數據、說明真實情況，為管理層提供可靠的決策背景材料。辦公室可通過特殊的座次安排營造平等的會議氣氛。

首先，應選擇方便呈現報告數據的房間。

其次，以不易于區分職務等級的形式擺放座位，如無主次之分的圓桌型，削減甚至消除參會人員心理上的職級壁壘，促進會議的有效召開[5]。

（六）創新會議紀要

會議參會部門、人員的意見和建議都立足于本人或各部門的立場，相互割裂，缺乏系統性及聯動性，需由決策層站在更高的層面綜合各方意見作出判斷。在做會議紀要時，辦公室不僅要記錄每次會議中主持人及高層領導的講話，還要記錄各參會部門、參會人員的意見和建議，梳理、歸納這些意見和建議，將針對本次會議目標的可行性建議以條目或附件的形式列在會議紀要之后，形成會議紀要的一部分，便于決策層進行全局統籌規劃，明確工作的開展方向及進展情況[6]。

（七）推動待辦改革

務虛類會議是對企業或者某一方面工作的方向性、指導性會議，應注重將會議精神與未來工作有機結合及調整當前工作，需盡量避免下達單純的事務性待辦事項造成重復工作，給業務部門造成工作負擔。辦公室可定期調研待辦事項的下達情況、完成情況、完成滿意度、存在問題等，形成報告后反饋至決策層，為決策層掌握實情、調整待辦事項形式提供依據。

（八）注重會議承續

務虛性會議與務實性會議相互對立，其主要特點之一并非為了解決某一具體事件而舉辦會議，作為對企業發展方向起選擇作用的務虛類會議通常在每年定期召開，根據會議主題的不同，其對企業發展的影響時長也不同。不同主體間的會議應保證一定的承續性，這樣才能確保企業的健康可持續發展。辦公室可通過上次會議回顧或者以往會議待辦事項落實情況匯報等方式，強調會議的承續性，讓參會人員了解會議效果，激發參會人員建言獻策的主動性，推動相關工作的開展。

（九）復盤會議管理

辦公室在務虛類會議管理中要有創新意識，在管理中做到與時俱進、改革創新，不可故步自封、墨守成規。辦公室需定期復盤會議流程，確保會議組織能夠最大限度地實現務虛類會議效果[7]。復盤會議流程主要包括目標回顧、滿意度調查、原因分析及經驗總結。通過復盤會議的管理工作不斷提高務虛類會議的管理水平，確保會議主題更突出、匯報材料更真實、會議成效更顯著，推動務虛類會議管理水平的提高，促進企業的不斷進步。

（十）完善會議制度

會議制度是加強會議管理、提高會議效率、實現會議效果的保證。根據務虛類會議的召開經驗，辦公室要完善會議制度，對務虛類會議的申報、督辦、反饋等提出明確的要求，保證務虛類會議召開的標準化、個性化、專業化。

六、結語

務虛類會議可提升上至領導決策層、下至業務管理層的謀劃能力，辦公室在組織務虛類會議時，應重視對方針政策的理解掌握、重視歷史經驗的儲備貫通、重視事態萌芽的發現捕捉，為企業實現更好的發展奠定堅實的基礎。