新時期高校財務核算管理創新策略研究

劉海蘋 北京信息科技大學

新時期，隨著高校資金規模不斷擴大，辦學空間不斷拓展，建校規模也日益擴大，多校區運營的管理方式已變成一種普遍現象。高校財務處室作為業務職能部門，不僅要考慮財務工作本身的發展現狀，提高核算質量，完善管理辦法，也應該系統地考量并解決業務經辦人員、審批人員及財務人員的時間空間分布問題，進一步優化學校資源配置，為學校節省財務資源成本和人力資源成本[1]。這對于提高高校財務工作效能、提升財務業務管理水平及校內人員對財務服務滿意度都具有十分重要的現實意義。

一、概述

隨著信息化在財務工作中應用，高校的財務核算工作從過去的手工記賬轉變成了電算化記賬，報銷方式從面對面結算收取現金變成了無接觸網上銀行轉賬，這些改革已在很大程度上提高了財務核算管理的水平。但在不斷發展的財務信息化工作中，財務工作仍面臨嚴峻的挑戰，如何改善高校財務核算的密集勞動工作屬性，如何解決高校多校區分布的財務業務處理難題，如何創新高校財務核算管理手段，這些將成為會計核算管理工作的全新的課題。

二、高校財務核算管理的現狀及問題

(一)報銷單退單率較高，存在大量待退或返工單據

信息技術的發展及應用推動了高校智慧校園的建設，為高校的財務工作注入了新的動力，同時也帶來了新的挑戰。近年來，高校相繼實行網銀系統和自助投遞系統，并逐步取消報銷單現場審核入賬領取資金或填寫匯款單據的環節，減少了財務大廳現場排隊審核的等待時間，但與此同時，也帶來了退單、返單率高的問題，并產生了由現場長時間等待變成了教職工多次跑腿的現象。傳統的財務報銷是教職工在財務大廳排隊等待逐個單據審核，現場便可知道資料是否齊全、單據是否有誤等問題，但引入網銀系統和自助投遞柜后，經辦人無需現場打印匯款單或領款，減少了經辦人財務業務處理環節，減少了財務人員與報銷經辦人的接觸，報銷人員直接將財務報銷單據投遞到自助投遞柜，通過自助投遞系統中的物流信息可以準確地追蹤到報銷單單據的處理進度，但沒有了報銷單單據的初審環節，報銷單據也呈現出五花八門的模樣，單據粘貼混亂、不合規票據、缺乏審批手續等報銷資料不齊或不合規全各類基本問題頻繁出現。正是這些基礎財務問題日益增多，造成了越來越多的單據被退回和修改，無形之中同時增加了財務工作人員和經辦人員的工作時間成本，同時大量的退單堆積不僅也增加了單據保管的風險也使得財務核算進度變緩慢，這與利用信息化提高財務工作效率的目標是背道而馳的[1]。

(二)單據簽批難，財務審核滯后，審批流程有待完善

高校財務資金來源多，但高校的財務支出審批權限機制是十分嚴密的，審核流程也十分復雜，不同經費性質及不同金額的審批流程和權限不同，部分經費甚至還需要經過多個歸口部門的確認。目前在財務核算審核和報銷單單據審批環節存在兩類突出問題：

一是財務報銷單單據簽字審批困難，高校中很多領導都是雙肩挑人員，兼顧教學、科研、行政管理等多方面的工作，事務繁忙，而高校中超過一定額度的經費使用必須要經過相關職能領導的簽批，受制于時間和多校區空間上的限制，使得簽批流程變長，從而影響財務支付進程；此外，近年來受疫情形勢影響，居家辦公導致無法入校辦公也是導致簽批困難的重要原因。

二是財務審核及干預工作滯后，當前高校財務工作中財務審核都處在業務流程的最末端環節，一份單據所涉及的業務流程以及所有的簽字審批環節都完成后才會流轉到財務環節，財務審核若發現單據有任何問題整個單據就會被退回，修正錯誤、補充有關資料完成后再次返回財務環節[2]，甚至很多業務流程如有誤還存在不可逆的情況，這使財務核算效率和財務核算質量都大打折扣。

(三)財務信息化整合程度不足，高校信息化建設中存在“信息孤島”現象

互聯網技術的迅猛發展給高校的教學、科研及管理等工作帶來了諸多便利，因此信息化在各部門業務的應用及建設中越發重要。當前，各高校財務處已建立了多項業務的信息管理系統，包括網上預約報銷系統、財務核算系統、酬金勞務管理系統、工資管理系統、學費管理系統。這些系統在一定程度上提升了財務工作效率，改善了財務服務質量，但這些系統多數是獨立存在的，各系統模塊之間缺乏有效銜接，如工資系統與酬金勞務系統數據割裂，未形成統一的薪酬系統，且工資系統功能單一，也無法與日常核算系統對接，甚至部分工資收入還依靠手工輸入，系統處于半自動化的狀態。此外，財務與校內其他單位之間的信息化數據不連通，也無法共享，存在“信息孤島”現象[3]，如科技處的科研系統與財務處核算系統不對接，科研項目立項及科研預算調整都通過紙質單據簽字傳閱，手工二次錄入調整；資產處的資產管理系統與財務處的網約系統連接不暢，導致出現超預算范圍采購事項及資產入庫有誤等情形；人事處的人員信息系統與財務處預約報銷系統不對接，無法直接獲取校內人員的職稱或職務信息，對差旅費報銷過程中的不同職稱或職務人員對應的交通工具等級及住宿標準只能依靠人為判斷。財務現存的各種低版本系統缺乏改進及整合，校內各單位信息系統之間存在的技術壁壘使得數據信息無法共享，這些都嚴重阻礙了高校財務信息化建設的進程，甚至影響高校整體信息化水平的提升。

三、新時期高校財務核算管理的優化策略

(一)加強財務退單統計分析，注重財務核算培訓

降低財務報銷單據的退單率需要靠財務人員和報銷經辦人員的共同努力。財務部門可按月或季度統計全校提交報銷單據總量、退單數量、退單人員、退單原因，同時，根據報銷單退單類型的出現次數和頻率進行排序，對常見的基本退單問題和排在前幾位的問題進行統計和提示。建立對學院(或部門)和項目負責人報銷情況的公示機制，參考各單位的經費總額及報銷單據數量，設定一個標準數量，達到標準數量以上的報銷單即可計入統計范圍，對退單進行紅黑榜公示。對財務報銷單據的退單率達60%以上的單位和項目負責人進行公示，并組織對其部門和項目負責人進行集中培訓或輔導，對退單率最低的單位和項目負責人也進行公示，用以展示報銷單據合格質量風采，或者作為其他激勵的參照。依據統計數據，對各個部門、院校進行有針對性的上門培訓，以期降低報銷單退單率。另外，為新入職教師提供財務方面的基本培訓，使新入職教師對學校財務工作有基本的認識，便于后續開展科研及相關報銷工作。

(二)引入電子簽批功能，整合業務流和財務流

《中華人民共和國電子簽名法》(2019年修訂)》第一章第二條規定，電子簽名是指數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據，第三章第十四條規定，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。目前高校諸多項目經費存在著多個歸口單位、多個校區等諸多因素造成的簽章困難，但若利用電子簽名技術解決這些難題，使得報銷單的簽字審批不再受時間和空間的限制，可以很大程度上解放財務審批的人力及財力。但在實施過程中，應充分運用信息技術、合理地評價風險、建立電子簽名管理體系，開發電子簽名的系統模塊，并將電子簽名模塊與現有網約報銷系統模塊進行對接，允許相關人員在財務系統中完成無紙化審批。但是值得注意的是，電子簽名不僅能在網上手寫，還能上傳簽名照片，所以必須對電子簽名的電子資料進行有效的保管，以免出現不必要的財務風險[4]。

此外，對于大額、頻繁發生的類似資產采購流程問題或入庫錯誤問題，可以在初始業務流程比如采購審批環節增加財務審批，將財務審批前置相當于財務人員提前介入了項目開支的審批，可避免其在完成采購、招標甚至入庫等不可逆環節后發現該流程有誤或預算有誤導致該項目無法支付的情形。以此為契機，條件成熟后可將大額資金或流程復雜的業務均設置財務前置審批，充分把控業務流程上的財務合規問題。

(三)優化整合財務信息系統，加強校內系統模塊信息共享

傳統的財務信息化建設主要是建立一個體系或模塊來解決某一問題，信息化的推進也是以打補丁的方式進行逐個補漏。要想進一步優化財務信息化建設，首先，要將財務內部的各個信息模塊互相打通，如將酬金勞務系統與工資系統集成升級為薪酬一體化系統，便于統籌工資勞務及酬金各項信息，簡化核算的工作步驟；其次，將收費系統與非稅系統對接，實現學費批量劃扣、開具繳費通知書、線上繳費、開具電子票據和對賬，提高收費管理的工作效率；另外，可在財務系統中嵌入各種制度和標準，比如，將中央和國家機關工作人員赴地方差旅住宿費標準納入到預定報銷體系中，減少人工審核住宿費用超標問題，既能滿足內部控制建設要求又能推進財務信息化建設。

校內各單位使用的信息系統，都是針對具體的業務需要或具體問題而進行獨立的開發與設計，各個系統各自獨立運作、存儲，形成一個閉環的體系。隨著業務發展變化，需要進行系統的銜接與共享，如為了提高高校資產核算及管理水平，減少人工對賬工作量，各高校已建立財務核算系統與資產管理系統的中間庫，資產處將已經完成入庫手續的資產推送到中間庫，經辦人在預約報銷資產單據時選擇中間庫已經推送過來的資產數據完成預約，財務完成賬務處理后又將憑證信息通過中間庫返回資產管理系統，此模塊基本可以保證財務與資產數據的一致性，但當前依然存在個別經辦人預約資產報銷時查詢不到資產入庫信息等數據傳輸不及時、傳輸不全面的問題，有待進一步解決。校內各單位的信息系統都是由不同的公司負責的，以現有的資金規模和人力資源配置，無法拋棄校內各單位信息系統，重新統籌規劃設計以財務預算、核算等業務為主線以學校各部門或單位如人事處、科技處等資源歸口部門為共享平臺的系統[5]。因此，在保證信息安全的情況下，通過建立數據接口，將有關數據傳輸并應用到財務核算系統，是解決信息孤島問題的關鍵。

(四)提升財務人員的專業技能與綜合素質，建立健全科學完善的財務核算體系

隨著信息技術日新月異的發展，高校財務改革進程也進一步加劇，對財務工作人員的職業素質提出了更高的要求。作為高校財務核算工作的實踐者，其專業素質直接影響財務工作的質量。要做好高校財務核算管理基礎工作，必須加強對會計人才的選拔和培訓，注重專業能力建設，加強對財務人員的持續培訓和交流等繼續教育工作，使之成為常態化的學習機制。加強對財務工作人員信息技術學習與引導，強化對財務軟件的使用和維護的學習，并引入激勵機制，充分發揮和調動財務人員工作積極性，為進一步提高學校的財務管理水平奠定良好的基礎。

健全的財務管理體系對提高高校財務管理工作具有舉足輕重的作用，尤其是會計核算工作體系。會計核算工作即為預算執行過程的財務賬務具體反映，其不僅具有核算職能，更兼具監督管理職能，財務核算人員應該做好高校財務工作的守門員，積極主動地學習和了解國家最新的財經法規及政策，健全學校的財務核算制度，規范高校的財務核算管理工作。

(五)創新宣傳方式，利用網絡平臺打造財務核算管理亮點宣傳渠道

盡管目前各高校已開通各類財務宣傳渠道，如利用校園辦公網平臺、財務處網站、微信公眾號、財務大廳櫥窗等各種線上、線下形式公布各類財務政策文件，但依然有很多教職工及學生不了解相關的財務操作流程以及相關財務政策。主要是當前文字性質的宣傳由于文字篇幅過長往往讓師生無從下手，也無法引起師生學習財務制度的興趣。高校財務部門可將財務系統操作流程根據不同的業務類型進行視頻錄制教學，將文字變為視頻演示，更生動地講解財務業務；還可以深入學院或部門進行面對面的宣傳，有針對性的進行宣講及服務[6]，講解財政政策、財經法規制度以及本部門在日常財務核算中存在的問題，加強部門教師對財務的合法、合規性的認識；也可根據學院或部門實際需求設立財務“對口幫扶”小組，每組財務人員對接特定的學院或部門，同時收集該群組成員對財務工作的提議，以便更好地提升財務服務水平。此外，還可以設置財務微信公眾號的自動回復功能，對常見問題及財務業務流程設置好關鍵詞及回復規則，滿足師生隨時隨地查詢相關財務信息的需求。創新宣傳方法，加強全面宣傳，減少財務知識盲區，才能進一步降低退單和返單率，更好地提高財務核算效率。

四、結語

隨著我國政府會計制度的重大變革，信息技術的普遍應用，高校財務管理環境的日趨變化，師生對財務工作服務要求逐步提高，高校必須提高財務人員對財務核算工作的創新意識，不斷加強對財務人員專業素質建設，注重在實踐中發現問題，多角度剖析原因，靈活使用各種財務管理方法及創新策略，促進高校財務質量提升，在變革中探索財務核算發展的路徑，推動財務核算管理升級。■