高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷工作探索

孫雨晴

(吉林化工學(xué)院 計(jì)劃財(cái)務(wù)處,吉林 吉林 132022)

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式興起較早,但近年來才在高校中逐步推廣。主要是因?yàn)楦咝＝?jīng)費(fèi)及業(yè)務(wù)體量不斷增長(zhǎng),科研、教研經(jīng)費(fèi)來源方式趨于多樣,這對(duì)會(huì)計(jì)入賬的準(zhǔn)確性提出更高要求,也給報(bào)銷人員帶來很大壓力,此時(shí),網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式便得到了普遍認(rèn)可。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作現(xiàn)狀

傳統(tǒng)報(bào)銷模式下,經(jīng)辦人拿著報(bào)銷簽批單、發(fā)票等相關(guān)票據(jù)找領(lǐng)導(dǎo)簽字后來到報(bào)銷大廳,財(cái)務(wù)人員按照有關(guān)制度和規(guī)定審核原始單據(jù),如有問題現(xiàn)場(chǎng)溝通解決,審核沒問題進(jìn)行核算、入賬工作,雖然各高校基本都具備相對(duì)完善的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度,但部分師生在實(shí)際報(bào)銷過程中對(duì)報(bào)銷政策了解不夠全面,導(dǎo)致容易出現(xiàn)“報(bào)銷難”的心理負(fù)擔(dān)[1-2],2019年省內(nèi)很多高校就陸續(xù)推出了網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷,即經(jīng)辦人通過網(wǎng)上填單,財(cái)務(wù)人員網(wǎng)上審閱,審閱合格后,經(jīng)辦人把相關(guān)單據(jù)拍照后上傳至網(wǎng)簽系統(tǒng),領(lǐng)導(dǎo)收到后網(wǎng)上簽批,最后把單據(jù)送到財(cái)務(wù)處或財(cái)務(wù)處指定的單據(jù)投遞點(diǎn)。雖然這種模式省去了報(bào)銷人員排隊(duì)等候時(shí)間,初步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化,但對(duì)財(cái)務(wù)核算軟件、財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員的要求也更高了[3]。

二、高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷面臨的問題

(一) 財(cái)務(wù)人員面臨的問題

1.財(cái)務(wù)人員不夠多元化

依賴軟件公司支持高校財(cái)務(wù)人員大多具備較為專業(yè)的財(cái)會(huì)知識(shí),但是在財(cái)會(huì)信息化過程中,財(cái)務(wù)人員對(duì)于軟件方面的知識(shí)略顯不足,大部分高校是與軟件公司共同完成財(cái)務(wù)信息化,這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門在信息化方面的工作對(duì)軟件公司的依賴程度過高,業(yè)務(wù)辦理中出現(xiàn)的問題無(wú)法得到及時(shí)解決。例如部分系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置財(cái)務(wù)人員修改不了,需要軟件公司人員遠(yuǎn)程操控,而軟件公司的人員雖熟悉財(cái)務(wù)系統(tǒng)卻不了解具體業(yè)務(wù)。另外,軟件公司的權(quán)限過大,可以遠(yuǎn)程讀取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),這不利于財(cái)務(wù)信息安全管理,甚至可能存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

2.網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷部分功能不夠完善

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的后臺(tái)設(shè)置還不夠成熟,網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的科目并未一一對(duì)應(yīng),以至于財(cái)務(wù)人員引入網(wǎng)報(bào)代碼,自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證之后還要對(duì)部分內(nèi)容進(jìn)行修改,比如系統(tǒng)無(wú)法判別不同列支渠道使用自有資金付款還是零余額付款,這就降低了財(cái)務(wù)人員的工作效率,而且目前的報(bào)銷系統(tǒng)并不適用于所有項(xiàng)目,致使網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)實(shí)際使用中并未充分發(fā)揮應(yīng)有作用。

3.財(cái)務(wù)人員壓力較大

由于報(bào)銷工作瑣碎又繁雜,不同列支渠道審核要求有所差別,而高校經(jīng)費(fèi)來源渠道較多,這就要求財(cái)務(wù)人員牢記每項(xiàng)業(yè)務(wù)類型報(bào)銷細(xì)則,依據(jù)規(guī)定記住大量的審核要點(diǎn),一次性列出所有不合格的地方,避免重復(fù)返工。同時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷全面實(shí)施并未太久,教職工在網(wǎng)上填報(bào)時(shí)存在很多疑惑,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員每天要面對(duì)大量的業(yè)務(wù)咨詢,僅是密碼錯(cuò)誤、忘記密碼導(dǎo)致登不上去這種小問題就經(jīng)常發(fā)生[4],所以財(cái)務(wù)人員不僅要對(duì)網(wǎng)報(bào)數(shù)據(jù)入賬到賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行把關(guān),還要隨時(shí)處理教職工在網(wǎng)報(bào)過程中遇到的各種難題,這給財(cái)務(wù)人員帶來較大壓力。

(二) 報(bào)銷人員面臨的問題

1.報(bào)銷人員不適應(yīng)

新的報(bào)銷形式給報(bào)銷人員帶來一定挑戰(zhàn),比如報(bào)銷人在填報(bào)時(shí)要選擇正確的經(jīng)濟(jì)分類,這使教職工認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷雖然節(jié)省了他們排隊(duì)等候報(bào)銷和找領(lǐng)導(dǎo)簽字的時(shí)間,卻花費(fèi)一定的時(shí)間在系統(tǒng)上進(jìn)行分門別類填報(bào)信息,尤其是差旅費(fèi)報(bào)銷,需要填寫的內(nèi)容較多較細(xì)致,沒有傳統(tǒng)報(bào)銷模式簡(jiǎn)便,而且由于報(bào)銷單據(jù)電子化目前并未實(shí)現(xiàn),教職工依然需要把報(bào)銷單據(jù)送至財(cái)務(wù)處或票據(jù)收納箱,并不是完全的電子化。還有部分年齡較大的教職工不習(xí)慣網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷,覺得網(wǎng)報(bào)步驟繁瑣,也不愿意學(xué)習(xí)如何在網(wǎng)上操作,更愿意使用傳統(tǒng)的報(bào)銷方式。

2.報(bào)銷人員缺少基本的財(cái)務(wù)知識(shí)

教職工大多對(duì)財(cái)務(wù)制度和業(yè)務(wù)了解不透,有些老師還把報(bào)銷工作交由所帶研究生代為完成,而學(xué)生僅能做到提交報(bào)銷單據(jù),在填報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)有很多疑惑,但網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式需要報(bào)銷人具備一定的財(cái)務(wù)常識(shí),經(jīng)辦人若不熟悉業(yè)務(wù)就會(huì)導(dǎo)致預(yù)約單填報(bào)錯(cuò)誤或者投遞到財(cái)務(wù)處的單據(jù)不全,財(cái)務(wù)人員就要對(duì)同一筆報(bào)銷單多次糾正并審核,這容易讓報(bào)銷人產(chǎn)生“報(bào)銷難”的心理[4]。再者,報(bào)銷人員在網(wǎng)上報(bào)銷時(shí),也會(huì)按照自己對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的理解選擇經(jīng)濟(jì)分類,經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)選、瞎選狀況,同時(shí),部分教師對(duì)報(bào)銷的步驟和相關(guān)的財(cái)務(wù)工作在認(rèn)知上存在偏差,也給高校的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷順利開展帶來阻礙。

(三) 僅僅財(cái)務(wù)部門信息化,暫未做到全校信息化

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷促進(jìn)了財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程,而要想實(shí)現(xiàn)全面的財(cái)務(wù)信息化[5],必須與高校的其他部門系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接,協(xié)調(diào)統(tǒng)一。但是,目前高校各部門的不同系統(tǒng)之間無(wú)法對(duì)接,這就導(dǎo)致報(bào)銷人雖然可以網(wǎng)上報(bào)銷,但還需要到資產(chǎn)處辦理固定資產(chǎn)和低值易耗品手續(xù),取得固定資產(chǎn)卡片和低值驗(yàn)收單據(jù)。同樣的,科研來款也需到科研處辦理紙質(zhì)撥款單,這在一定程度上影響了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳遞和共享,降低了財(cái)務(wù)報(bào)銷效率[6]。

三、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)建議

(一) 規(guī)范報(bào)銷流程,培養(yǎng)多元化人才

財(cái)務(wù)部門應(yīng)注重提高財(cái)會(huì)人員信息化業(yè)務(wù)水平,為財(cái)務(wù)信息化提供技術(shù)支持,定期組織財(cái)務(wù)人員與軟件公司研討學(xué)習(xí),爭(zhēng)取財(cái)務(wù)人員能夠利用信息化技術(shù)解決網(wǎng)報(bào)中存在的問題,也要積極參加教育廳、財(cái)政廳組織的財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),同與其他高校老師的交流互通,為網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行提供更多思路。更應(yīng)該站在管理會(huì)計(jì)角度,統(tǒng)一制度、統(tǒng)一流程[7],讓教職工通過系統(tǒng)就可以查詢到,每筆業(yè)務(wù)應(yīng)該提供哪些附件,確保網(wǎng)報(bào)在各個(gè)環(huán)節(jié)均有相關(guān)規(guī)定可以參照,將會(huì)計(jì)處理和信息化有效結(jié)合,盡量避免報(bào)銷人因不清楚流程而被拒絕的情形。

(二) 完善網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng),提高軟件技術(shù)水平

隨著5G時(shí)代各種信息技術(shù)的高速發(fā)展,財(cái)務(wù)軟件也需要更加的自動(dòng)化、智能化,財(cái)務(wù)軟件公司必須專注軟件的開發(fā)和維護(hù),使軟件更加符合高校需求,減少會(huì)計(jì)人員的手工錄入和修改,真正做到網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接,同時(shí),將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)引入,對(duì)各種報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別,并對(duì)票據(jù)智能化判斷,自動(dòng)完成相關(guān)審核工作,對(duì)于票據(jù)不合理之處,系統(tǒng)給報(bào)銷人員發(fā)出提示,真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的數(shù)字化和電子化。

(三) 定期開展教職工報(bào)銷培訓(xùn),加大宣傳力度

針對(duì)教職工在網(wǎng)報(bào)過程中遇到的困惑和疑慮,集中進(jìn)行講解,充分利用企業(yè)微信公眾號(hào),財(cái)務(wù)部門官方網(wǎng)站等渠道把報(bào)銷制度和流程傳遞給教職工,消除信息障礙,以便教職工了解最新的報(bào)銷制度和要求,提高財(cái)務(wù)素養(yǎng)。還可以建議教學(xué)院和管理部門推薦專門的財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)人,財(cái)務(wù)處及時(shí)集中解答財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)人的問題,把聯(lián)絡(luò)人培養(yǎng)成“報(bào)銷達(dá)人”,通過多種渠道宣傳網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的制度、流程,提高報(bào)銷效率,減少報(bào)銷摩擦。

(四) 提高各部門之間信息系統(tǒng)的融合度

僅僅財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化是不夠的,還需要和校內(nèi)其他部門配合,聯(lián)合推進(jìn)信息化,例如做到固定資產(chǎn)核算與資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接,科研款收支與科研管理系統(tǒng)共享,教研款明細(xì)能向教研管理系統(tǒng)傳遞,通過提高數(shù)據(jù)傳遞和共享的效率,減少教職工往返各部門之間情況,提高報(bào)銷效率。不過,要做到信息的融合,是十分不易的[8-10],高校的信息中心和財(cái)務(wù)軟件技術(shù)人員要積極突破技術(shù)瓶頸,提升網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)與學(xué)校各部門信息系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)和一體化程度,從全校內(nèi)部控制角度出發(fā),推動(dòng)全校信息化建設(shè)。

四、結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷工作是高校財(cái)務(wù)管理中最基礎(chǔ)最核心的工作,報(bào)銷的質(zhì)量和效率關(guān)乎部門的整體服務(wù)水平,更影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,從目前施行效果來看,網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷有效緩解了報(bào)銷人排隊(duì)等候問題,雖然有部分教職工不適應(yīng),但這是財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程中非常重要的一步,也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的選擇,但卻無(wú)法一蹴而就,需要在日常業(yè)務(wù)中不斷探索、發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,只有結(jié)合高校自身的實(shí)際情況,打造適合本校的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式,才能更好地助力于學(xué)校的發(fā)展,為全校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。