醫院人事檔案的建立、整理與歸檔工作探究

林晨

摘要：醫院作為社會治理體系的重要組成部分，其人事檔案管理工作具有非常重要的意義。隨著醫療服務質量的提高和醫療行業的發展，醫院人事檔案管理工作也面臨著越來越多的挑戰。為了更好地保障醫務人員的合法權益，加強醫院的管理效能，必須對人事檔案管理工作進行創新和完善。本文旨在通過對醫院人事檔案管理工作的研究，分析人事檔案的建立、整理與歸檔工作的現實意義，闡述現階段的常見問題，并提出合理化建議，加強人事檔案的管理和使用，提高醫院管理的效率和精度。

關鍵詞：人事檔案；管理；醫院

DOI：10.12433/zgkjtz.20232359

課題項目名稱：中醫醫院信息化人才檔案管理的創新模式研究

課題項目編號：TCM2023010

人事檔案的建立、整理與歸檔工作是醫院管理工作的重要環節，具有極其重要的意義。它幫助醫院有效管理醫務人員的信息，維護醫務人員的合法權益，提高管理效率和管理水平。因此，有必要從理論層面對醫院人事檔案管理工作進行研究。

一、醫院人事檔案的建立、整理與歸檔工作的現實意義

（一）助益人事管理工作，發揮人事檔案的憑證價值

首先，有利于完善人事管理制度。做好醫院人事檔案的建立、整理與歸檔工作，可以完善人事管理制度，確保人事管理工作規范、有序的進行。其次，有利于提高人事管理的科學化水平。良好的醫院人事檔案的建立、整理與歸檔工作，可以實現對人員信息的統一管理和全面掌握，為人事管理工作提供科學的數據支撐和分析依據，提高人事管理的科學化水平。再次，有利于加強醫院對員工的管理和服務。人事檔案是記錄員工基本情況和工作經歷的重要依據，因此，人事檔案可以更加全面、準確地展現員工的工作經歷和個人情況，有利于加強對員工的管理和服務。最后，有利于保障人事管理工作的合法性和規范性。人事檔案工作的開展可以保證人事管理工作的合法性和規范性，提供法律保障和證據支持。

（二）有利于醫院構建現代化的檔案管理體系，實現檔案工作轉型目標

一方面，做好人事檔案的建立、整理與歸檔工作，有助于提高人事管理水平，有助于管理層更好地了解員工的工作經歷、能力和素質，為人才選拔、聘用和培養提供有力的支撐；另一方面，人事檔案工作可以提高醫院信息化管理水平。隨著信息化技術的發展，醫院管理也逐漸向信息化方向轉變。通過數字化的方式，可以減少紙質檔案的存儲空間和保管成本，提高人事檔案的安全性和可靠性。

二、醫院人事檔案的建立、整理與歸檔工作中的常見問題

（一）人事檔案管理體系不完善

由于醫院人事檔案管理制度不完善，仍存在以下問題：一是檔案存儲混亂。檔案管理工作缺乏統一規范的管理流程和標準，檔案存儲位置、存儲方式、管理人員等方面較混亂，導致檔案難以被查找、匯總和利用；二是檔案信息不完整。人事檔案信息不規范、不完整、不準確，存在信息遺漏、信息重復、信息錯誤等問題，給管理和決策帶來一定的隱患；三是檔案歸檔不規范。檔案歸檔不規范，存在檔案錯放、檔案丟失、檔案混淆等問題，導致檔案無法按時歸檔、難以歸檔，影響了醫院管理工作的正常開展。

（二）信息技術應用滯后

人事檔案管理直接關系著醫院的運營效率和管理水平。然而，在信息技術應用方面滯后的情況下，仍存在以下問題：一是檔案管理效率低下。傳統的人事檔案管理方式通常是手工操作和紙質管理，需要耗費大量的人力、物力，管理效率低下，容易出現遺漏和錯誤；二是信息共享困難。在信息技術應用滯后的情況下，不同部門之間信息共享困難，信息不對稱，造成決策上的不確定性；三是數據管理困難。傳統的人事檔案管理方式難以進行數據統計和分析，難以獲得有價值的數據支持，制約了醫院管理水平的提升。

（三）忽視人才隊伍建設

醫院在忽視人才隊伍建設的情況下，人事檔案管理存在以下問題：一是檔案管理質量差。缺乏專業人才的參與和管理，容易出現檔案不規范、錯漏等問題，進而對醫院的管理和決策產生不利影響。二是管理流程繁瑣。人才隊伍建設不足，人事檔案管理流程繁瑣、復雜，需要耗費大量的時間和人力、物力，影響了醫院的管理效率。三是人員素質不高。缺乏專業人才的參與和管理，人員難以勝任崗位職責，給醫院的管理和服務水平帶來負面影響。

三、做好醫院人事檔案的建立、整理與歸檔工作的基本路徑

（一）構建科學規范的醫院人事檔案管理體系，明確目標全面安排部署

做好人事檔案的歸檔工作，對于提高醫院的檔案管理水平具有重要的現實意義。

為此，一要明確工作責任人和工作流程。醫院應設立專門的人事檔案管理部門，明確人事檔案工作的責任人和工作流程，制定工作規章制度，包括人事檔案建立、整理、歸檔、查詢、借閱等環節的具體操作規程和管理辦法，確保每一個工作環節都得到有效的監督和管理。

二要建立完善的檔案管理制度。包括檔案管理制度、檔案存儲制度、檔案檢索制度、檔案借閱制度等，明確各項制度的操作程序和要求，做到制度規范、操作便捷、信息透明，確保人事檔案管理的科學化、規范化和系統化。以立卷歸檔環節為例，涉及醫院的各個部門、各個崗位，對醫院的運營管理具有重要的意義。因此，醫院應確保人事檔案應歸盡歸、應立盡立，保證檔案的完整性和準確性。

首先，員工入職時提供資料。每一位新員工入職時，醫院都應要求其填寫詳細的個人信息表，包括姓名、性別、年齡、身份證號、聯系方式、教育背景、工作經歷等，同時提供身份證明文件和學歷證書或相關證明材料，并確保提供信息的真實性和準確性。其次，收集員工的個人資料。醫院應建立一套完善的員工檔案管理系統，包括電子檔案和實物檔案。收集員工的各種證明文件和證書，如身份證、戶口簿、畢業證書、職業資格證書等。同時，收集員工的工作合同、社保證明、醫保證明、工資條、考勤記錄等資料，以確保檔案的完整性。最后，定期更新員工檔案。醫院應定期更新員工檔案，以確保檔案的準確性和完整性。利用定期考核、職業培訓等機會，要求員工提供最新的個人信息和證明文件，并對員工檔案定期審核，及時發現和糾正檔案中的錯誤和漏洞。

（二）深化信息化技術應用，提升人事檔案管理效能

現代信息技術在醫院人事檔案管理中的應用，可以提高檔案管理的效率和準確性，降低檔案管理成本，有效保障人事檔案的安全性和保密性。

一要電子化管理。將紙質檔案電子化，建立電子檔案庫，實現檔案信息的集中存儲和快速檢索。同時，將信息通過網絡傳輸共享，便于管理和查詢。醫院要進一步通過高性能掃描儀、微縮相機等數字化設施，對紙質檔案進行數字化掃描，為后期人事檔案數據庫建設奠定良好的信息化基礎。

二要加快檔案系統自動化建設。通過引入檔案管理系統，實現人事檔案的在線管理。首先，做好系統規劃和設計工作。在系統設計前，醫院應對現有的人事檔案管理情況全面調研和分析，確定所需的系統功能和特點，并考慮未來發展的需求，確保系統規劃和設計的可持續性和擴展性。其次，做好系統建設和實施工作。醫院應通過與專業的信息技術公司合作，進行系統建設和實施。應根據醫院的具體情況，選擇合適的硬件設備和軟件工具，并進行完善的測試和調試，確保系統的安全性和穩定性。再次，做好系統的運行和維護工作。醫院應聘請專業的人員對系統進行日常維護和管理，確保系統的正常運行和數據的安全性。同時，要不斷對系統升級和改進，以適應不斷變化的管理需求。最后，做好培訓和推廣工作。建立一個良好的人事檔案管理系統不僅需要科學的設計和技術支持，還需要全員的參與和推廣。因此，應對人員進行培訓和指導，使其熟練掌握系統的操作和應用。

三要引入檔案信息安全技術。一方面，采用密碼保護、數字簽名、加密傳輸等技術，確保檔案信息的安全性和完整性，并對檔案的訪問權限進行管理；另一方面，在網絡架構設計中，建立防火墻、入侵檢測、安全審計等安全防護措施，防止黑客攻擊和病毒感染。對所有訪問醫院信息系統的用戶實施身份認證，并加密傳輸和存儲數據，確保人事檔案信息的機密性和完整性。

四要探索新型信息技術的應用，助推人事檔案管理工作轉型。首先，探索手持終端技術。利用移動設備，將檔案查詢、借閱、審核等工作帶到實際工作場景中，提高工作效率。其次，探索智能識別技術。利用人工智能技術，對檔案信息進行智能識別和分類，提高檔案管理的自動化水平。醫院可利用人工智能技術對檔案進行分類、歸檔和檢索，實現檔案信息的自動化處理。利用人工智能技術對檔案信息進行提取和分析，利用人工智能技術實現檔案的全生命周期管理，例如：檔案的創建、歸檔、借閱、審批、銷毀等環節，都可以通過人工智能技術實現自動化處理。最后，探索數據挖掘技術。通過大數據分析，挖掘有價值的信息，為醫院的人事管理提供參考。例如：醫院利用大數據技術對員工的檔案信息進行數據挖掘，從出生日期、籍貫、學歷等信息中挖掘出年齡分布、學歷結構、地域分布等信息，利用大數據技術對檔案信息進行分析，例如：通過分析出勤記錄、績效評價等信息評估員工的工作表現和績效。

（三）鍛造復合型人事檔案管理隊伍，實現人事檔案管理規范化

人事檔案規范化建設，不僅需要醫院制定規范化的管理制度和流程，還需要通過人才隊伍培訓提升人事檔案管理人員的專業能力和管理水平。

一要打造系統化的人才培訓體系。首先，注重檔案管理專業知識培訓。包括檔案管理的理論知識、操作技能、實踐經驗等方面的培訓，提升人事檔案管理人員的專業能力和素質。其次，注重檔案信息安全培訓，提升人事檔案管理人員對檔案信息安全的認知和管理水平。最后，注重檔案信息共享培訓，提升人員對檔案信息共享的認知和能力。二要深化與檔案館、圖書館等單位的交流合作，拓寬人才的視野，進而打造復合型的人事檔案管理人才隊伍。一方面，管理人員應參加檔案館、圖書館等單位舉辦的專業培訓，學習檔案管理的知識、技能和經驗，不斷提高自身的專業素質和管理水平；另一方面，檔案館、圖書館等單位可以邀請管理人員參與相關的工作和項目，讓他們深入了解工作流程和管理模式。

四、結束語

人事管理是醫院管理中至關重要的一環。人事檔案是對工作人員基本情況和工作經歷的全面、真實、準確的記錄，是人事管理的依據和證明。具體而言，一要構建科學規范的人事檔案管理體系，明確目標，全面部署；二要深化信息化技術應用，提升人事檔案管理效能；三要鍛造復合型人事檔案管理人才隊伍，實現對人事檔案管理的全面規范化。

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