高校干部人事檔案監督管理機制研究

[摘要]隨著高校干部人事檔案管理工作的逐步規范化，如何構建干部人事檔案管理的“防火墻”，進而有效發揮好高校干部人事檔案“指揮棒”的作用，是當前高校干部人事管理工作中的重要問題之一。對此，本文通過分析當前高校干部人事管理工作中存在的問題，并提出了對應的解決措施，旨在提升高校干部人事檔案管理工作的有效性和規范性，為高校的健康有序發展提供堅實的保障。

[關鍵詞]高校；干部人事檔案；監督；管理

[中圖分類號]G647? ? ? [文獻標識碼]A

[DOI]：10.20122/j.cnki.2097-0536.2023.11.011

高校是構建國家高等教育體系的重要支柱，具有培養各類人才、開展科學研究、實施社會服務等功能，在國家核心競爭力提升和人民素質能力培養中發揮著越來越重要的作用。但是在當前，高校干部人事檔案監督管理中還面臨諸多有待解決的問題，因此作為相關工作人員需要更新管理思維、創新管理機制、改進工作方法，以提升管理工作質量。

一、管理實踐工作中存在問題

（一）高校對干部人事檔案管理工作推動力度不夠

干部人事檔案在考察與選拔干部中發揮著重要作用，是重要的實物憑據，通常保管在組織人事部門。由于檔案管理的封閉性和保密性，高校管理者并沒有深刻認識到干部人事檔案管理工作的重要性和長期性，普遍存在以專項工作推進日常檔案管理的情況，容易出現干部人事檔案管理工作無人愿做、無人能做、無人擅做的情況。雖然有些高校先行先試，將干部人事檔案管理納入到學校綜合檔案管理中，但是這種模式對干部人事檔案的特殊性考慮的不夠全面細致。干部人事檔案與其他類檔案有共同的屬性，將干部人事檔案納入到綜合檔案館中，雖便于日常的流轉和維護，但在實際操作中還是由高校組織人事部門具體經辦，這反而增加了管理流程，容易導致管理失焦的情況；同時，專職干部人事檔案管理人員缺失，也無法保障干部人事檔案管理工作的全周期和全流程管控。

（二）部分教職工缺乏對干部人事檔案的重視

干部人事檔案是組織部門考察與選拔干部的重要實物憑據，但是對其重要性，部分教職工重視程度不夠，個別教職工甚至認為個人檔案中所有的材料都應該是完整的、信息都是一致的，當組織需要其本人確認審核認定結果時，個人對審核認定結果不認同不接受。

以某單位部分中層干部人事檔案專項審核組織認定情況為例，在審核的80個人中，有39人檔案不存在問題，占總人數的48.75%；有41人的檔案需要認定，占到總人數的51.25%，也就是說干部人事檔案中重要信息不一致的情況比較常見。在需要組織認定的41人中，對組織通過調查得出的認定結果有36人同意認定，有5人不同意認定；有19人涉及到出生日期認定，占到了須認定人數的一半以上，其中14人同意認定占到出生日期認定人數的四分之三，5人不同意認定占到出生日期認定人數的四分之一。由于出生日期等重要信息直接關系到一名干部的晉升和發展，有些人為了在過去特定時間點得利而對當時的人事檔案材料胡亂填寫，這就會導致干部人事檔案中重要信息不一致的情況出現。

（三）對檔案管理人員的系統性培訓不足

一位從事干部人事檔案管理工作的館員提及工作十年間，只參加過三次關于干部人事檔案的專題培訓，參加過兩次檔案管理的培訓，專題培訓次數少，培訓內容不夠聚焦深入和系統。通常情況下，高校檔案管理人員忙于應對檔案整理、檔案審核等“必答題”，而檔案信息化、檔案利用則被當做“選做題”因怕信息泄露而置之不理；同時，目前高校普遍存在檔案管理人員監管其他非檔案業務的情況，按規定配備專職檔案管理人員的要求并沒能很好的落實，導致從事干部人事檔案管理的工作人員，經常忙于其他工作而不能很好地聚焦于干部人事檔案管理的主責主業，無法深入系統的鉆研相關檔案管理政策規定，無法連貫細致的完成日常檔案管理工作。

（四）管理方式方法缺乏有效性

高校管理者及普通教職員工對檔案的重視不足，加上檔案管理人員不能專職從事檔案工作，只是依靠階段性或者專項性的工作開展檔案管理工作，導致在日常管理中沒有有效探索提高高校干部人事檔案管理工作的實踐技能和方法，沒有有效探索檔案管理策略，無法根據實際工作需要及時修訂有關管理制度、規范有關程序，造成管理機制不健全、管理成效不顯著。加上檔案管理工作成績顯現性弱，有些檔案管理從業人員往往被看做后勤保障人員，自身容易出現工作價值感和職業榮譽感缺失的情況，高校針對檔案管理人員的管理和激勵方式方法也不夠靈活有效。隨著當前各高校干部人事檔案管理工作規范化需求，干部人事檔案管理正快速朝向數字化、系統化升級，由此對管理機制的探索和創新提出了新的要求。

（五）監督和檢查工作不夠深入

在干部人事檔案的日常管理中，普遍存在由同一名工作人員對干部人事檔案的整理、制作和審核進行全程跟進，浮于表面的復查和審核的效果并不理想。同時，高校對干部人事檔案監督和檢查，在日常工作中往往只有組織人事部門進行常規的初核和復核，這就使得個別部門或者個別人員對干部的個人信息的認定產生傾斜性影響，造成部門間溝通不暢和認定信息失真，甚至出現重要信息認定失實的情況。由于干部人事檔案管理工作的政策性和原則性要求高，甚至要嚴格依照原則對檔案造假現象作出厘定，這就對檔案管理從業人員個人素質要求較高；但在實際工作中，一般工作人員更著重于工作完成的速度，而對工作完成質量的把握有待于進一步提升。因此，有必要加強對干部人事檔案管理工作的督查，采取定期或者不定期的方式對工作完成的質量進一步核實。

二、監督管理的有效策略

（一）加強干部人事檔案的管理

干部人事檔案真實性出現問題，根本原因在于干部人事檔案工作領導者和具體工作人員沒有承擔干部人事檔案失真責任或承擔的責任過輕[1]，在于干部人事管理制度沒有得到認真執行。高校管理部門可以實施工作責任制，確定工作目標，細致劃分工作任務，并與對口責任人簽訂承諾書和責任書，檔案管理工作領導者作為第一責任人，對于任何檔案工作中出現的問題都有不可推卸的責任。只有這樣強化干部人事檔案的管理，才能將檔案管理責任落實落細。為確保干部人事檔案管理工作的順利進行，必須梳理并完善檔案歸檔、查借閱、流轉、審核等程序規范，建立健全檔案管理工作的領導和管理機制，確保干部人事檔案管理工作的規范化和標準化。嚴格按照國家、省有關規定，設置合格的檔案管理場所，配齊檔案管理設施，完善檔案管理制度，設置檔案管理臺賬，強化數字檔案館建設，確定檔案質量評查制度等，構建系統全面的制度體系。

（二）建立干部人事檔案監督管理機制

高校要加強對檔案管理工作的考核和評估，通過檔案管理人員的工作記錄、檔案整理情況、檔案保管情況等各方面進行常態化檢查和評估，對檔案管理工作中存在的問題及時修正。定期開展檔案管理工作的自查和互查，可以由檔案管理人員自行組織，也可以由檔案管理相關部門一起組織，對檔案管理工作進行全面的檢查和評估，發現和解決問題。常態化開展檔案核查工作，對竄改干部人事檔案的個人采用負面清單管理，對偽造干部人事檔案的人員采用“一票否決”，對各種違規造假行為進行嚴肅處理。設置專項審核聯動機制，開展巡查督查工作，將干部人事檔案審核列入專項檢查必備項目，將發現的問題列入整改清單并跟蹤整改情況，對整改不力的單位和個人進行問責。由組織、人事、紀檢設立專項工作組，在由人事部門對檔案進行技術化審核后發現問題，并進行綜合性研判；與組織部門形成組織擬認定意見，并將個人主觀故意行為交由紀檢監察機關登記在冊，保障監管效果，發揮警示作用。對檔案外包單位實施行業公開公示制度，加強對承擔外包業務單位的監督檢查，并引入強制退出機制。

（三）加強干部人事檔案管理人員培訓

高校應定期培訓干部人事檔案管理人員，向檔案管理人員系統傳授檔案審核、檔案保管、檔案利用等方面的知識。針對檔案管理中的常見問題和難點進行講解和解答，使檔案管理人員更好地掌握干部人事檔案管理工作方式方法。加強對檔案管理工作的宣傳和推廣，多視角地宣傳人事檔案工作[2]，例如可借助新媒體手段（微博、微信公眾號等）、網絡平臺等，宣傳干部人事檔案的相關法律法規、小知識、涵蓋內容等，切實增強教職工人事檔案歸檔意識，增強檔案管理工作的權威性和時效性。通過舉辦檔案管理知識講座、業務交流會等形式，讓干部人事檔案管理人員增強工作責任感和積極性也認識到工作的艱巨性和重要性。設置檔案管理人員專項獎勵性績效工資，并在職務崗位晉升方面給予傾斜，有效提升檔案管理人員的工作效能。

（四）建立干部人事檔案管理信息系統

國家需要出臺明確的干部人事數字檔案技術規范、管理系統技術規范和數據庫參數規范，各省可以在國家有關技術規范的基礎上開發本省統一使用的數字檔案管理系統。高校應設置專項資金，建立保密性強和交互性好的干部人事檔案管理信息系統，采用先進技術手段對檔案管理工作進行全周期記錄和全過程管理，實現對檔案管理工作的實時監控和數據分析，及時發現并解決管理過程中出現的問題。建立“互聯網+檔案”工作模式，推進干部人事檔案的數字化建設，人事檔案原來的紙質形式轉為數字形式，提高學校的人才管理的水平與人事檔案管理效率[3]。加快數字化建設，采用大數據、云計算技術推進干部人事檔案信息化管理，通過數字證書等技術手段強化系統加密，加強網絡共享監管，確保干部人事檔案管理信息系統安全。對干部人事檔案內容實行分級應用和系統管理，在做好保密工作的同時注重功能拓展利用。

高校干部人事檔案監督管理機制的建立，可以有效保證干部人才隊伍的純潔性和可靠性，同時對加強干部人才隊伍建設具有十分重要的意義。在新的時代背景下，高校應進一步加強管理和領導，健全管理制度和監督機制，加強干部人才培養，建立健全檔案信息化管理數據系統，才能為自身高質量發展奠定堅實基礎。

三、結語

新時期背景下，構建高效的人事檔案監督管理機制是高校干部學院一項重要的工作。針對管理實踐工作中存在問題，可以通過加強干部人事檔案的管理和領導、建立干部人事檔案監督管理機制、加強干部人事檔案管理人員培訓和建立干部人事檔案管理信息系統等措施，提升檔案監督管理質量，服務干部人才管理工作，更好地助力高校高質量發展。

參考文獻：

[1]陳輝，于元元.干部人事檔案工作新思維——《干部人事檔案工作條例》意蘊解析[J].檔案學研究，2019（4）：26-30.

[2]于鳳仙.高校干部人事檔案專項審核對檔案管理工作的啟示[J].檔案管理，2022（3）：119-120.

[3]劉永勤.學校干部人事檔案管理的問題與對策[J].浙江檔案，2021（7）：64-65.

基金項目：廣東省普通高校青年創新人才類項目，項目名稱：全面從嚴治黨視域下構建高校干部人事檔案監督管理長效機制研究---以廣東省高校為例（項目編號：2018WQNCX085）

作者簡介：于澤東（1986.5-），男，漢族，山東新泰人，管理學碩士，廣州美術學院紀檢監察室正科級紀檢監察員、高級工程師，研究方向：高校人事管理、檔案管理。