企業科技檔案利用的現狀及啟示

摘要：科技檔案在企業科研攻關、技術革新、生產經營等方面發揮著不可替代的作用。加強科技檔案管理是科技創新的需要，也是企業可持續發展的必然要求。當前，科技檔案管理方面存在著收集不齊全、開發利用深度不夠、信息化水平建設滯后等問題，需要建立頂層設計、強化過程管理、搭建管理平臺、創新服務方式上加以改進

關鍵詞：企業；科技檔案； 開發利用

引言

企業科技檔案主要是指企業擁有的科學技術研究、產品、基本建設、設備儀器等檔案資料，這些檔案中含有技術設計文件材料、產品專利權、商標權、著作權、房地產權等，是具有保存和參考價值的科學技術資料，這些資料對企業的發展起著重要的作用。目前，科技創新是企業搶占制高點的關鍵，而科技檔案為創新提供了原始憑證和數據，加強企業科技檔案管理顯得越來越重要[1]。

一、加強企業科技檔案利用的必要性

（一）企業科技創新的需要

當前，企業的競爭是核心科技的競爭，技術創新已日益成為企業賴以生存的支柱和持久發展的不竭動力。它是企業在本行業能夠長期地、穩定地保持科技優勢的能力。對于中小企業來說，科技競爭力的提升是塑造和提高企業核心競爭力的重要途徑之一，也是企業制定長期戰略目標的依據，有利于企業在行業中長期保持競爭優勢[2]。從科技檔案的價值來看，它記錄著該科技從產生、研發到應用推廣的全過程，是最原始最獨創性的記錄，為企業后續創新提供了智力參考和路徑選擇。通過對科技檔案的有效利用，能夠幫助企業以較少的投入獲得較大利潤；透過科技經驗的記載，避免企業非必要的損失，在市場競爭中贏得主動。

（二）企業獨有的資本

獨有性和排他性是企業立于不敗之地的關鍵，能夠使企業在市場競爭中始終處于領先地位，在國家嚴格保護知識產權的政策下，企業知識產權的載體就是科技檔案，里面包含技術生成的資料，是企業的核心機密和獨有產權，一旦泄露，就有可能使企業失去技術領先地位，喪失市場主導地位，危及企業生存空間。因此，科技檔案的內容和保護對企業至關重要，加強科技檔案保護也是為了保護企業的根本利益。一般來說，科技檔案只有與科技研發有關的人員才能接觸到，其他人都無法碰觸，這樣才能減少泄密風險。

（三）滿足企業查詢利用的需要

科技檔案是直接記述和反映科技、生產、基建等活動，記載了人們認識自然、改造自然的主觀活動，這在客觀上決定了科技檔案產生的多時空、廣地域、長周期、全方位，是成套性和專業性的技術資源[3]。目前，信息技術已經徹底改變了檔案管理模式，這給科技檔案的整理、保護、復制和利用提出了更高的要求。通過整理挖掘有意義的檔案科技資料、助力企業科技進步成為企業檔案管理機構的主要任務。同時，管理人員還需要根據不同的需求，尋找最優途徑，準確、快速、系統地提供檔案科技信息服務，更好地服務企業重大決策和科技創新。

二、企業科技檔案管理利用存在的問題

（一）科技檔案收集不齊全

沒有明確、規范的收集范圍和標準就沒有科技檔案規范化管理的基礎，也就無從談起各項管理工作，更不能實現集中統一管理。目前，企業科技檔案在前端控制的收集不齊全問題比較突出，主要表現在：重結果輕過程，對成果的關注、收集重視大，對在科技成果形成過程的數據、圖表、元計算、編輯程序等關注少、收集面狹窄，而這些檔案資料恰恰是科技成果產生過程中的關鍵數據，是研發過程最原始的數據資料，如果這些數據缺失，將無法還原科技成果產生的全貌，損害其完整性，降低了對數據的再利用。比如，筆者曾任職的企業，個別竣工驗收鑒定材料中缺少必要的留痕和數據記錄，在后期查考中需要重新復盤驗收過程，浪費了人力物力。

（二）檔案開發利用深度不夠

長期以來，在企業固有思維中，科技檔案主要是用來查考的，造成了科技檔案管理模式低下，主要表現在整理標準不高、管理混亂、系統化不強，無法高效準確地為企業提供智力支持，未能從被動查閱走向主動服務。比如，科技檔案應用管理中，使用頻率比較的是核心技術數據和應用，這些需要進行系統的整理和歸納重要核心數據未能形成專題數據庫和歸檔文件目錄，不利于提升檔案服務能力。同時，科技檔案開發處于初級階段，處于“死檔案”階段，沒有真正地“活起來”“火起來”。比如企業的科技檔案既是生產力，也是展示企業實力和形象的名片，如果能加以合理利用，也能產生經濟效益。

（三）信息化水平建設滯后

信息化技術于20世紀80年代開始在檔案系統領域廣泛應用，從最初的只能實現初級的檔案目錄級管理到今天的電子檔案單套制管理，檔案信息化的內涵越來越豐富和完善，給檔案管理帶來了革命性變革。但是，很多企業購入一套檔案管理系統，將現有的科技檔案紙質文件掃描整理后，錄入到信息系統，就實現了檔案信息化管理，但是沒有建立起系統的信息化管理體系。科技檔案的信息化管理，需要建立一套完善的組織架構，明確的規范標準、歸檔時間、利用流程、利用權限、安全防護等。目前，特別科技檔案信息的安全問題，是目前各企業科技檔案管理存在的明顯漏洞。比如，信息化系統大多數外包公司提供，使用上本身就存在不可控性，加之防火墻、防水墻等安全系統缺失，為科技檔案的信息存儲增添了不穩定性。

三、企業科技檔案利用的優化路徑

（一）建立頂層設計，加強統籌協調

企業科技檔案工作是現代化管理模式的有機組成單元，企業科技檔案資源的開發利用只有得到領導的重視，才能穩步規范化推進，保證企業科技興旺、產業長久不衰。一是成立科技檔案領導小組，把科技檔案管理列入議事議程，與科技創新工作同部署、同落實；壓實工作責任，建立科技檔案工作管理體系，將各部門都納入管理單元，建立激勵機制，實行動態管理考核。二是樹立長遠思維、大局觀念，把科技檔案納入企業長遠規劃，樹立抓科技檔案管理就是抓生產力的思維，在檔案保管設施建設、檔案成果運用、信息化建設等方面拿出定向的資金進行扶持，為科技檔案產生更大的效益提供堅實基礎。三是加強人才隊伍建設。加強業務培訓和保密知識教育，建設一支既熟悉科技檔案工作標準和法律的專家能手，又能勇于創新善于總結的創新型人才，更好地保障科技檔案利用的效益。

（二）強化過程管理，提升管理水平

齊全、完整、準確的檔案資源體系是科技檔案利用的基石，為更好地發揮科技檔案在企業創新、提升企業經濟效益方面的作用，需要在管理前端就加強質量管控，以便更好地滿足創新利用的需要。一是在歸檔環節上狠下功夫。在管理前段加強歸檔服務指導，檔案管理的收集需要從科技項目的立項、設備的引進、會議決策等各環節上同步進行，避免檔案遺失。二是加強整理規范的指導。要對科技檔案整理標準進行系統培訓，召開整理標準分析會，對已經歸檔的文件資料、實物檔案、檔案目錄標識等進行質量檢查和分析研判。三是加強歸檔管理。制定科技檔案管理年限、保密級別，查詢流程等做好系統管理，方便后期利用。通過以上環節的監督檢查，能夠確保科技檔案材料的應歸盡歸，以質量促科技檔案效益，提升了檔案規范化水平，為科技創新提供了堅實保障。

（三）搭建管理平臺，系統整合資源

一是建立科技檔案專題信息數據庫，對紙質檔案材料進行價值鑒定，有選擇性地進行數據化，選擇包括科技數據、決策過程、增值意義大的檔案材料。二是加大科技檔案網絡收集力度。科技進步日新月異，行業動態對企業決策至關重要，要加強新聞、動態、政策和影像資料的收集，制定嚴格的歸檔標準，建立網絡科技專題庫，更好地服務于科技決策。三是加強科技檔案價值的挖掘。運用現代化的分析技術，形成科技檔案編研材料，服務于企業的科技創新。

（四）創新服務方式，提高服務效力

一是建立用戶自助服務平臺。依托科技檔案專題數據庫和信息化管理系統，向用戶提供文獻的檢索、查閱和科技圖文、數據等服務。加強平臺設計，搭建多個渠道，包括手機客戶端、PC等，使得用戶能夠隨時隨地查閱利用，提升工作效率。二是強化專題數據庫服務。圍繞部門的具體項目和課題研究，根據科技檔案數據，有針對性整合資源，實現服務升級。三是開展科技檔案交流服務。定期舉行座談，讓使用人參與到檔案管理中來，了解科技人員的檔案新需求，檔案管理人員要對館藏數據科學掌握，在短時間對數據進行有效整合，既幫助企業節省人力物力，又提升經濟效益，充分彰顯科技檔案的作用。

四、企業科技檔案開發利用的保障措施

（一）人才保障：培養專業化科技檔案管理人才

在數字化時代，企業科技檔案的開發與利用離不開專業化的管理人才。首先，企業應該積極開展內部培訓。通過組織培訓課程和研討會，讓管理人員系統學習科技檔案管理理論，了解科技檔案管理的前沿技術和未來企業科技檔案開發利用技術發展趨勢。要鼓勵科技檔案管理人員參與相關行業協會和學術交流活動，擴大其專業學習渠道，增加學習機會。其次，企業可以與高等院校、科研機構合作，引進檔案專業管理人才。通過合作交流和校企人才培養項目，吸引有潛力的畢業生或專業人才加入企業的科技檔案管理團隊。這些新加入人才能夠帶來新的思維，進而更好的推動企業科技檔案管理工作的創新與發展。同時，為了吸引和留住優秀的科技檔案管理人才，企業應該提供有競爭力的薪酬和福利待遇。人才是企業發展的重要資源，合理的薪酬體系和良好的職業發展空間，能夠增強檔案管理人員的工作動力和歸屬感，進而全身心的投入到企業科技檔案管理工作之中。此外，企業還可以建立科技檔案管理人才的培養計劃，為他們提供廣闊的職業發展空間。

（二）資金保障：增加科技檔案管理投入

新時期，科技檔案管理開發和利用需要充足的資金支持。為了保障科技檔案管理工作的順利進行，企業應當增加科技檔案管理投入。首先，必須確保科技檔案管理部門配備先進的設備和技術支持。引進先進的數字化設備和信息管理系統，能夠提高科技檔案管理的效率，為科技檔案的開發和利用提供設備和技術保障。其次，企業要積極尋求與相關部門和機構的合作，爭取政府資金支持，為企業科技檔案創新提供一定的補貼和資金支持。同時，與科研機構、高校等合作，共享檔案信息資源，更好地挖掘科技檔案的價值。

（三）制度保障：建立健全科技檔案管理制度

為確保科技檔案管理工作的高效運行，企業應當建立健全科技檔案管理制度，明確科技檔案的收集、整理、存儲和利用程序。首先，需要制定相關的管理規范和操作流程，提升科技檔案管理工作的規范性和統一性。科技檔案的數字化開發和利用需要遵循一定的標準和流程，通過完善相應制度機制可以明確管理人員的行為和責任，降低管理風險，提高科技檔案管理的效率和質量。其次，企業應當加強對科技檔案管理制度的執行與監督。制度只有在實際運行中得到有效落實，才能發揮其保障作用。因此，需要建立科技檔案管理的監督機制，對制度執行情況進行定期檢查和評估。對于出現的問題，及時進行整改，進一步提升科技檔案管理質量。另外，企業還可以借鑒先進企業的科技檔案管理經驗，結合自身實際情況，不斷優化和完善科技檔案管理制度。科技檔案管理是一個不斷發展的過程，相應制度機制建設也應該不斷地與時俱進，適應新時期科技檔案管理需求。

（四）技術保障：引入先進科技檔案管理技術

企業應當積極引入先進科技檔案管理技術，以提升科技檔案管理的水平。這些先進技術包括數字化處理技術、云計算技術、人工智能等。首先，通過數字化處理技術，企業可以將紙質檔案轉換為電子文件，實現檔案信息的數字化存儲和管理。數字化處理可以大大提高檔案的存儲和檢索效率，使檔案信息更易于訪問和共享。同時，數字化處理還可以保護檔案信息的完整性和安全性，避免因紙質檔案的損壞或遺失而造成信息丟失。其次，借助云計算技術，企業可以實現檔案的網絡化存儲和共享。云計算技術可以將檔案信息存儲在云端服務器中，不受地域和設備限制，便于不同部門之間的合作與交流。同時，云計算技術還能夠提供數據備份和恢復功能，確保檔案信息的安全性。另外，人工智能技術也為科技檔案管理服務。通過人工智能技術，可以對檔案信息進行智能化處理和分析，快速提取和篩選出有用的信息。人工智能技術還可以為檔案信息的分類和歸檔提供智能化建議，提升檔案管理效率。

結語

新時期，檔案信息資源對于企業戰略制定和未來發展起到的作用越來越大。因此企業有必要給予自身檔案管理工作足夠重視。既要從宏觀層面為企業科技檔案利用開發提供指導，完善相關制度規章，明確企業科技檔案管理的各項技術標準。同時也要在微觀層面給予企業科技檔案利用開發更多的支持，加大人才培養力度，細化科技檔案管理流程，提升企業科技檔案管理質量，實現企業科技檔案利用開發與企業戰略的深度融合，更好的發揮企業科技檔案的輔助性功能。

參考文獻：

[1]史濟華.加強企業科技檔案的收集與管理[J].機電兵船檔案，2011（01）：29-31.

[2]陶正.關于中小企業提升科技競爭力所面臨的問題及對策研究[J].中小企業管理與科技，2022（17）：40-42.

[3]沈雪娟.淺談企業科技檔案的收集[J].機電兵船檔案，2012（03）：28-30.

（作者單位：北京圣商創業科技有限公司）

（責任編輯：豆瑞超）