信息化背景下的教師人事檔案管理

蔡麗錦

隨著科技的進步，信息技術被廣泛用于各個領域。信息化檔案管理就是采取數字技術、掃描技術、計算機技術等先進的信息技術，把紙質檔案資料轉換成數字信息，并以數字形式存儲在計算機或服務器中的檔案管理方式[ 1 ]。人事檔案管理涉及檔案收集、鑒別、整理及應用等內容，將信息技術應用于教師人事檔案管理中具有極大優勢。

問題的提出

檔案是對歷史的真實記錄，也是對日常事務、業務的反映。教師人事檔案是對教師個人經歷、工作情況的真實記錄。做好教師人事檔案管理工作對于教師個人發展，提高教育管理水平而言具有重要意義。隨著國家的進步與發展，人們對檔案管理工作提出了新的要求。

2021年1月1日，新《中華人民共和國檔案法》正式施行，其涵蓋檔案的管理、檔案的利用和公布、檔案信息化建設等多個層面，其總則的第一條就提出了“提高檔案信息化建設水平”的要求。在新《中華人民共和國檔案法》的第五章中，第三十五條、第三十六條、第三十七條、第三十八條、第三十九條、第四十條和第四十一條均對檔案信息化建設提出了具體要求。可以說，推進檔案管理信息化勢在必行，其中也包括教師人事檔案管理的信息化[ 2 ]。

教師人事檔案是教育檔案管理的重要內容，是教職工留存的重要記錄，也是教師干部任職提拔的重要依據。新《中華人民共和國檔案法》要求加快教師人事檔案管理信息化建設的步伐，依托信息化手段實現教師人事檔案管理工作的規范化與秩序化。

教師人事檔案管理信息化的優勢

提高辦公效率

在教師人事檔案管理中引進信息技術，能實現對教師人事檔案資料的實時傳遞與信息共享，為學校領導決策提供第一手資料。同時，其還可以使檔案管理人員利用網絡平臺，在終端設備上快速查詢到所需的教師人事檔案資料。相較于傳統的檔案管理模式，信息化教師人事檔案管理突破了時間與空間的限制，充分發揮信息化管理的優勢，有效提高學校的辦公效率與管理水平[ 3 ]。

信息容量大

傳統教師人事檔案是紙質檔案，在對其進行存儲時需要安排專門的庫房存放。隨著教師隊伍的擴大，教師人事檔案的更新速度也逐漸加快。在教師人事檔案管理中，檔案管理人員需要花費大量的時間與精力進行檔案的收集、鑒別與整理，而傳統的紙質檔案管理不僅管理效率低，也容易因人力等因素出現差錯[ 4 ]。而信息化教師人事檔案管理能把紙質檔案轉換成數字形式，并存儲在數據庫中，這樣不僅能充分保障檔案資料的準確性與完整性，還能節省存儲空間[ 5 ]。

確保原始檔案的完整性

對紙質檔案進行數字化處理，能快速形成數字化檔案。在形成數字化檔案后，檔案使用者便可以通過終端設備檢索或查詢檔案資料，只有對數字化檔案存在疑問時，才需要調取紙質檔案核對。這樣能減少紙質檔案的使用頻率，以免因人為因素等導致紙質檔案發生損壞、缺頁或被篡改等。

信息化背景下教師人事檔案管理存在的不足

學校領導不重視教師人事檔案管理

當前，部分學校領導把精力全部放在提高教學質量上，片面地認為教師人事檔案管理工作屬于輔助性工作，對教師人事檔案管理工作不夠重視。盡管學校早就實現了多媒體教學、信息化教學，但教師人事檔案管理工作仍在沿用傳統檔案管理模式。雖然紙質檔案有一定的優勢，但其利用率較低，而且紙質檔案管理工作需要配備大量的檔案管理人員，費時費力。另外，部分學校并未安排專職檔案管理人員負責教師人事檔案管理工作，而是由學校人事管理部門負責[ 6 ]。由于教師人事檔案管理人員身兼數職，未能將全部精力放在教師人事檔案管理工作上，所以難免在教師人事檔案管理工作中出現差錯。

檔案管理模式滯后

當前的教師人事檔案管理工作仍在采用傳統管理方法，在檔案載體、保存利用方法、管理制度等方面比較守舊，這一方面阻礙了檔案管理水平的提升，另一方面也不利于檔案價值的發揮。例如，有的檔案管理人員在裝訂教師人事檔案資料時隨意打洞，導致紙質檔案破壞嚴重。

對教師人事檔案的開發利用不到位

檔案開發利用是檔案管理的重要內容。教師人事檔案涵蓋教師的年齡、職稱、學歷、專業、執教經歷等信息，一方面能為教師人事管理提供有效依據，另一方面也能為學校教育管理、學科建設提供有力支持。但當前，教師人事檔案的開發利用還不到位，傳統的教師人事檔案管理方式導致教師人事檔案利用手續煩瑣，利用率低，也使得檔案管理服務教育管理的功能未能得到有效發揮。同時，當前的教師人事檔案管理多采取封閉式管理模式，將管理重點放在了檔案保存上，有權進行檔案開發利用的人員較少，開發利用檔案的機會也較少，這不僅縮小了檔案信息入口，還導致檔案利用率不高[ 7 - 8 ]。另外，由于教師人事檔案管理工作缺乏合適的檔案管理系統，當前的教師人事檔案還未完全實現數字化，很難發揮人才需求預測等功能，亦很難為學校領導決策提供有效依據。

檔案管理人員綜合素質不高

信息化背景下，檔案管理人員的專業能力與綜合素質會對教師人事檔案管理水平產生直接影響。當前，教師人事檔案管理工作普遍存在檔案管理人員專業能力不足及老齡化嚴重的問題。究其原因，一是教師人事檔案管理工作復雜煩瑣，不僅包括教師人事檔案的收集、鑒別、整理、歸類、存儲及使用等環節，還包含較多重復內容。尤其是新時期隨著教師隊伍建設的不斷完善，教師人事檔案也不斷更新，導致教師人事檔案管理的工作量不斷增加，而繁重的工作量會使檔案管理人員工作壓力增大，甚至讓部分檔案管理人員選擇辭職或轉崗，從而使檔案管理人員逐漸流失。二是薪酬待遇低。相較于其他崗位，檔案管理人員的薪酬待遇不高，并且多數年輕檔案管理人員只是將該項工作作為職業晉升的跳板，在積累了一定的專業經驗后就會跳槽到發展空間更大的部門或單位。三是信息化水平不高。部分檔案管理人員由于年紀較大，學習能力不強，很難快速了解與全面掌握先進的辦公設備與檔案管理技術，對信息化檔案管理的基本操作不熟練，導致教師人事檔案管理效率較低。

信息化背景下教師人事檔案管理策略

革新管理理念

首先，信息化背景下要想提高教師人事檔案管理水平，要求學校配備專職檔案管理人員，并且督促檔案管理人員更新管理理念，使教師人事檔案管理工作和學校其他工作同步，為學校規范化、信息化發展夯實基礎。

其次，教師人事檔案管理信息化涉及數據錄入、維護及信息查詢等多個環節，是一項復雜的系統工程，所以學校要精準劃分教師人事檔案管理的工作內容，明確檔案管理人員職責，并在此基礎上明確劃分檔案管理流程。一是要制定完善的教師人事檔案管理辦法，明確教師人事檔案管理重點，同時，檔案管理人員要與時俱進，在做好檔案資料收集、整理與歸檔的基礎上，創新管理方法，提高檔案資料的利用率[ 9 ]。二是要緊緊圍繞信息化管理這一中心，建立與之相配套的檔案管理體制、管理制度，完善檔案管理的部門建設、人員建設、制度建設等，為信息化檔案管理工作的開展奠定好組織管理基礎。

引入信息系統

當前，很多學校的教師人事檔案管理工作仍在延續傳統的分散式管理方法，使得教師人事檔案資料分散在各個部門，這給檔案管理人員進行檔案資料的收集、整理和歸檔等工作帶來了極大的不便，還在無形中降低了檔案管理質量與效率。對此，學校要以信息化管理為契機，創新檔案管理方法[ 1 0 ]。

首先，信息化教師人事檔案管理需要先進的基礎設施作為支撐。學校需要加大資金投入，購置計算機、掃描儀、打印機等設備，引進先進的信息技術，為檔案管理信息化做好準備工作，確保教師人事檔案管理信息化的軟硬件設備充足。檔案管理人員應運用掃描、攝影技術對紙質檔案資料進行數字化處理，以便利用檔案管理平臺進行檔案管理。

其次，學校要利用信息技術建立教師人事檔案管理平臺，使用信息系統開展檔案資料的登記、錄入及更新工作。要把學校各部門與各個崗位有機聯系在一起，從而為人事檔案管理工作的順利開展奠定基礎，并利用信息系統統計各類信息數據，為檔案管理人員做好管理規劃工作提供精確數據[ 1 1 ]。同時，應根據檔案管理要求在信息系統中建立數據庫，以便檔案管理人員利用網絡實時查詢檔案信息，實現對檔案的實時利用[ 1 2 ]。另外，還應以個人為單位為教師建立文件夾，并設置檔案號作為文件夾名字，方便查詢、調取檔案。

最后，盡管信息化檔案管理具有高效、便捷的特點，但信息系統處于網絡中，有被黑客攻擊、病毒入侵的風險，所以，為了避免教師人事檔案資料泄密、被篡改等，學校要購置殺毒軟件，定期對信息系統進行病毒查殺；同時，檔案管理人員要做好信息系統維護工作，定期對教師人事檔案資料進行備份，并設置防火墻，加大病毒防范，盡量降低教師人事檔案資料的泄密風險。

做好檔案開發

信息化教師人事檔案管理有利于實現對教師人事檔案數據的合理分析與利用。把信息技術應用到教師人事檔案管理中，有助于為教師隊伍建設提供客觀依據，轉變傳統的憑經驗決策的不利局面。例如，可以借助教師人事檔案管理平臺對教師隊伍的年齡結構、專業結構及教學能力等進行分析，計算出高級、中級等職稱的人員比例，并與其他學校進行橫向比較，從而為學校人才引進、提高辦學質量提供信息支持[ 1 3 ]。信息化背景下，教師人事檔案管理工作必須建立在精準的數據挖掘、分析的基礎上，以便為學科發展、績效考核、人員招聘等管理工作提供新思路，充分發揮教師的專業優勢，促進學校的可持續發展。

加強隊伍建設

提高教師人事檔案管理質量，離不開高素質的檔案管理人才，所以，學校要打造一支職業素養與專業水平高的檔案管理隊伍。首先，學校要創造條件，對檔案管理人員進行相關業務知識、技能的培訓，著重加強對檔案管理人員計算機、信息化相關知識的培訓[ 1 4 ]。同時，根據教師人事檔案管理內容制訂培訓方案，確保培訓內容的科學性和實用性。培訓結束后，要對參訓人員進行考核，從而督促檔案管理人員在思想上高度重視檔案管理培訓工作，切實提高檔案管理人員的業務水平。其次，學校要拓寬人才聘用渠道，提高人才聘用標準，根據教師人事檔案管理要求，本著雙向選擇、優先錄取的原則，引進業務能力強、檔案管理經驗豐富的高水平人才，從而為提高檔案管理水平奠定人才基礎。最后，要適當提高檔案管理人員的薪酬待遇。學校要及時了解同行業薪酬水平，提高檔案管理人員的薪酬待遇，并為其晉升創造條件。同時，嚴格開展績效考核，制定完善的獎懲機制，并適當獎勵業務能力強的人員。

總而言之，信息化背景下，加強教師人事檔案管理，能提高教師人事檔案管理水平，提高教師人事檔案的利用率，并為教師人事檔案查詢提供快捷方式，助力學校健康發展。所以，學校要高度重視教師人事檔案管理信息化工作，革新教師人事檔案管理理念，創新教師人事檔案管理模式，增強檔案管理人員的業務素質，改善教師人事檔案管理的軟硬件設施，從而全方位提高教師人事檔案管理水平。

（作者單位：石獅市教師進修學校）

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