數字化轉型背景下業財一體化平臺框架構建研究

周立燁（財務總監） 李鈺（金茂物業服務發展股份有限公司 北京 100069）

物業服務與民眾的日常生活息息相關，黨的二十大報告提出必須堅持在發展中保障和改善民生，鼓勵共同奮斗創造美好生活，不斷實現人民對美好生活的向往。物業服務行業也將迎來更廣闊的發展前景，即更快速的業務拓展、更有效的物業管理及更創新的物業服務。隨著物業服務業務的不斷拓展，業務場景覆蓋面不斷增加，物業服務行業也普遍面臨管理方法粗放、業務財務割裂等問題，難以滿足行業的可持續發展需求，因此需要物業服務企業引入成熟且有效的管理機制和系統性工具，引導企業進行數字化轉型，以提升運營效率和精益管理。

一、物業服務行業的特征和數字化轉型

物業服務行業主要包括基礎物管、非業主增值、社區增值三大業務，且每種業務包括許多具體方面，業務線雜、業務量大、業務頻次高，亟待找到解決業務問題的鑰匙。物業服務行業與互聯網行業有類似的特性。物業服務行業主要有四個特征，即能夠連接用戶的能力（基礎物管服務作為基礎服務，具有連接用戶的能力）、能夠洞悉用戶體驗的能力（管家的工作，要具有洞察用戶需求的能力，并增加客戶體驗感，不斷提升用戶的滿意度）、能夠打造核心競爭力的能力（物業企業自身進行數字化轉型，開展數字化精益管理，打造核心競爭力）以及能夠提升用戶黏性的能力（不斷開發新的社區增值業務，滿足業主日益增長的生活需求，不斷提升用戶的忠誠度）。基于此，可用互聯網行業的視角和經驗，對物業服務行業進行數字化轉型，完成企業管理體系、實施機制和系統工具的建設。

物業服務行業的數字化轉型可分為三個階段：第一階段，全面推進業務及財務的數字化建設，搭建一個能夠產生自主決策的平臺，此為數字化轉型的基礎建設階段。物業企業需要基于自身業務的特性，從上游到下游，從內部到外部，實現業務的全面數字化。并通過技術研發，實現收繳率等各類指標的自動采集、匯總和加工。第二階段是數字化助力日常管理決策，智能系統輔助管理決策。在這一階段，模型的訓練逐漸成熟，基于企業經營數據可以產生各種建議并提供給企業的各個管理層級作為參考，由管理層決策后，系統根據指令執行。第三個階段是從客戶視角出發，為客戶創造價值。在這一階段，基于數字化對客戶需求的理解，數智系統根據算法和模型，改善公司的物業產品結構，或創造新的物業產品，滿足客戶日益增長的新工作及生活需求，踐行以客戶需求為導向的管理理念。

以上三個階段環環相扣，前一階段為后一階段的前置條件。需要先將基礎打牢，實現業務前端到財務后端的全流程數字化接入。數字化轉型的第一步是業財一體化，本文對此進行探討。

二、物業服務行業業財一體化建設的基本思路

業財一體化是以業務交易為起點，以會計核算數據、財務分析和精益管理為循環的過程。業務交易完成后，能夠及時、快速、準確地無縫傳遞到財務，生成核算數據，同時在業務交易過程中嵌入管理規則。財務核算上，根據業務交易、財務交易所包含的信息，自動、及時、準確生成會計憑證。報表與分析上，以會計核算數據為基礎，適量豐富業務維度，以合適的頻率編制滿足企業經營決策的完整準確的財務分析報告，同時建立異常情況預警機制，指導交易業務質量的持續提升。最后，根據財務分析得出的指標數據和異常情況，提供解決方案，并持續優化業務交易的制度、流程及支撐系統。

在擬定業財一體化藍圖方案前，需了解并確定企業的管理需求，以保證業財一體化的工作邏輯不偏離基本原則和整體方向。有學者提出了價值增值導向下的業財一體化思路框架和實現路徑，包括細分業務活動、歸類業務事件、分業務事件拆分業務活動信息要素、制定業財雙向互動的業務規則、實現業財雙向互動等（向博，2022）。本文認為，具體到物業企業，其路徑通常包括四個維度：第一，解決業財數據貫通，口徑一致準確。包括：統一業務標準，如收費類型、業務類型等；統一業財主數據，如業態、項目、客戶、合同等；統一業財口徑，如企業管理架構組織與基礎財務組織的映射關系、費用項目與會計核算科目及預算項目的映射關系等；統一系統接口，如業財一體化平臺及周邊業務系統的建設及優化。第二，解決物業服務行業業財數據的及時性及披露標準問題。如收款類、付款類等指標，可按天取數；如收繳率類、物業在管面積、物業數量等指標，可以按周取數；其余關鍵指標，可按月取數，如基礎物管、非業主增值、社區增值三大板塊毛利率、銷管費用率等。第三，解決業財數據精細度問題。精細化程度代表業財所能達成的數據細度，以實現業財指標多維度分析，并滿足不同層級的管理分析需求，如業務板塊、業務類型、各層級組織等維度。第四，解決物業服務行業全面預算管理的問題。預算編制上，實現預算的線上編制，細化收入成本的編制精細度，完善預算編制的審核機制；預算控制上，自動預警預算并控制進度，提升預算控制的可視化與警示性；預算分析上，根據管理要求實現全面的數據分析展示，分析可直達業務源頭。

在企業業財一體化需求的指引下，擬定業財一體化藍圖規劃方案。在總體規劃的基礎上，從數據、流程、系統三個視角進行科學設計，同時為了系統落地，進行業財統一平臺及外圍業務系統的搭建，最后需要內部外部進行良好有序的協同。業財一體化建設的基本思路如圖1 所示。

圖1 業財一體化建設的基本思路

三、物業服務行業業財一體化平臺框架的構建

針對物業項目業財一體化主數據不統一等痛點，本文從數據、流程、系統三個視角，圍繞理清業財數據、關注業財協同和搭建業財平臺三條主線，進行業財一體化整體轉型。以數據、流程、系統為支撐，支持價值創造型財務組織轉型，實現高效業財一體化，支撐物業企業未來業務發展。

（一）業財一體化平臺數據層的構建

在數據層的建設過程中，主數據具有統一數字語言和規范業財全局的功能，處在核心建設區域。各項主數據是否能夠得到治理，關系到物業服務行業業財一體化的成敗。主數據是預算、指標、流程的基石，如果沒有數據治理，其他模塊相當于無源之水、無本之木，難以推行。對于全面預算模塊來說，如未進行主數據的治理，如項目數據維度沒有定義，則無法實現系統自動出具各維度的預算實際執行數，難以進行預算編制結果輸入，另外預算編制準確性也難以得到保證。對于業財流程來說，如未進行主數據治理，則無法實現會計憑證轉換規則的明晰，更無法推動會計憑證的自動轉換與生成。同時由于收入側、支出側招標、合同流程及落地數據源頭不統一，最后無法提供準確的核算結果。對于指標模塊來說，如未進行主數據治理，則無法對各分析指標進行多維度分析（如客戶、項目等）。

根據物業服務行業的業務特性，本文從兩個維度對主數據進行定義。一是主數據的類型，包含業財主數據和財務主數據兩大類。二是主數據的治理方向，包含主數據質量和主數據管理兩大類。物業服務行業常見的主數據問題，主要包括項目、財務、員工、供應商和客戶五類主數據。治理的方向包括確定數據的唯一值和唯一來源，確保各系統間主數據保持一致，以及確保主數據在梳理時準確和完整。同時，建立一整套主數據管理規則及制度，在系統、流程、權責發生問題時，能夠有效運行和糾偏。詳見圖2。

圖2 業財一體化平臺數據層構建

在主數據不斷治理的過程中，需要特別重視物業企業各類數據的歸納整理和規范制定，以及定時進行回顧及更新。根據物業服務行業的業務特性，需要歸納的業務財務數據包括業務收費類型、業態類型、收入類型、成本類型、會計科目類型（含損益表和現金流量表）等，以及確定這些數據從業務到財務的映射關系。從收入類型看，物業服務行業的業務范圍廣泛，通常分為基礎物管、非業主增值、社區增值三大板塊。板塊內部的分類更加復雜，尤其是社區增值業務，由于C 端業務的不斷擴展，業務的類型也在不斷增加，如健康后市場業務、居家養老業務等，新業務從收費到業務場景、到形成業務數據、到業財轉換、到財務數據的流程，需要因地制宜、與時俱進地進行規范，避免出現業務場景的漏洞。

（二）業財一體化平臺流程層的構建

主數據解決了數據的標準問題，而流程層面的問題更加復雜，涉及的面更廣，牽扯的各方意見更全面。流程層的概念是從企業業務的最前端到財務和管理最后端的組織過程和流動過程，體現了企業的管理思路。流程層的建設思路主要是分析數據的來源及去向問題，以及解決數據應該從哪里來、應該到哪里去的問題。通常物業服務行業流程層面的問題主要體現四個方面：存在流程斷點、流程設計待優化、流程自動化程度待提高、職責切分待清晰。第一，存在流程斷點。部分業財流程存在斷點，導致業務數據在傳輸過程中需要手工核對、轉換等工作，也存在信息失真、業務到財務數據口徑不一致等情況。第二，流程設計待優化。部分流程中個別節點設置重復，流程流轉邏輯與實際業務不一致，影響業務人員工作效率。第三，流程自動化程度待提高。部分流程未實現線上自動流轉。部分流程涉及一定人為判斷，可能造成業務數據不準確或業財數據口徑不統一。第四，職責切分待清晰。企業從戰略到組織設計都是按照職能區分和設計，缺乏系統性、完整性，違背“以客戶為中心”的原則，造成價值創造路線模糊、戰略與執行的脫節等。

任何一個流程層的斷點，都會導致業財一體化無法進行，因此需要優先解決流程斷點問題。為解決流程存在斷點的問題，需要建立系統間集成關系，減少業務、財務人員手工核對、不同系統間切換維護信息的工作量。并且通過前后端各業務、財務系統連通，彌合部分業財流程中的明顯斷點，提升業務數據傳輸的連貫性。為解決流程設計不優化的問題，首先需要統一規范業財流程，借助系統功能優化，重新梳理流程中的權責及流轉過程，提升流程效率。為解決流程自動化程度低的問題，著力實現線下流程線上流轉，減輕財務及業務人員線下手工工作量。針對線上流程，盡可能通過系統實現判斷，減少人為干預，提升業財數據準確性、完整性。為解決職責切分不清楚的問題，需要企業完善業財相關權責體系，保證權責體系的完整性、系統性、全面性。明確財務共享與各級財務組織的職責切分，擴大財務共享覆蓋面，減輕基層財務重復性核算工作壓力。

（三）業財一體化平臺系統層的構建

系統層是企業各種數據、流程等不同系統的組合。由于業財系統集成度較低、重復建設及維護成本較高，物業服務行業多數企業的系統層面問題尤為嚴峻。為了徹底而有效地解決此問題，需要明確系統規劃設計思路，核心為搭建業財一體化平臺的方案，以支持業財銜接，提升企業自動化程度，提高工作效率。系統的設計思路需要滿足統一性、集成性、便利性及合理性。

統一性主要體現在兩個方面：一是通過業務梳理，將相近的業務統一到一個系統，如合同數據、項目數據、OA等。二是明確各類主數據及標準，將數據按照統一口徑進行系統規劃設計。集成性主要體現在兩個方面：一是解決數據斷點問題，提升數據獲取的及時性。二是解決業務流程斷點問題，提升業財數據的準確性和一致性。便利性主要體現在滿足用戶急用先行的原則，同時考慮使用的便利性，如：預算編制填報的實現問題，目前方案為搭建預算管理系統。合理性主要體現在兩個方面：一是既要考慮方案先進性，也要考慮企業現有的系統現狀和成本情況。二是數據精細度的要求來源于業務設計，要統籌考慮業務管理的精細度問題。以上系統設計思路的集中體現，即從系統層面搭建一套業財平臺。

通過建立業財一體化平臺，實現包括復雜的社區增值業務等全部業務與財務的流程貫通、數據一體化，構建一套業務規范化、流程標準化、系統集成化的業財一體化體系，實現集團業務財務一本賬管理，并為管理提供決策建議。搭建一個平臺，即實現業財一體化需要搭建統一、集中的業財處理平臺，實現財務與業務的流程貫通、應用集成以及數據整合，以及使財務可以更好地支撐業務開展以及管理決策分析。完成兩個一體化，實現業務到財務無縫對接，即實現集團管理的財務、業務一體化，以及會計核算、資金結算、稅務核算一體化。構建三大能力，夯實業財一體化基礎，即可復用的基礎能力、端到端的業財交易處理能力，以及集中的數據管理能力。詳見圖3。

圖3 業財一體化平臺系統層構建

業財一體化平臺總的定位是作為業財之間的“橋梁”系統，統一進行業財數據標準化的對接與轉換，實現各類業財數據的及時準確記錄與貫通。業務對接方面，業財一體化平臺基于統一規則對企業全業務、全環節、全場景進行數據對接，并執行后續的業財流程。從數據層面看，基于標準規范、源頭統一，實現基于管理主體的業財數據應用。體現在業務層面，能實現收款智能升級、退/付款極速完成、業務規則內嵌，以及用戶體驗優化。體現在財務層面，能實現流水自動認領、第三方對賬自動完成、開收票線上處理、內部往來自動協同，以及業財規則自動轉換。從技術上，中臺通用服務能夠做到規則統一、配置穩定、共性普適、規則前置。中臺數據服務能夠做到標準規范、源頭統一、面向專業、價值輸出。在業財中臺平臺方案確認后，對整體架構進行設計，貫通業財流程斷點，實現業財流程與數據的實時高效融通。同時，業財平臺上線后需進行完善的測試工作。在試點測試中不斷優化詳細設計及完善系統，再進行試點測試，待測試成功后再推廣運行，并根據管理需求不斷優化業財平臺。

四、結語

在數字化的浪潮下，加快各行各業的數字化轉型，已經成為當前眾多企業推動長遠穩固發展的必修課之一。目前關于數字化轉型的研究，已經取得了較為豐碩的成果，本文側重從物業服務行業業財一體化實踐的角度，構建通往企業數字化轉型的優選道路方案，對于其他物業服務行業企業或其他行業企業具有一定的借鑒參考意義。第一，數字化轉型并不是一蹴而就的過程，需要循序漸進，業財一體化則是把樁基打牢的關鍵。業財一體化的建設本身就是企業對于數字化轉型的最重要的嘗試，業財一體化目標的實現程度，也將直接影響企業后續的數字化轉型，具有重要的里程碑意義。第二，業財一體化是企業數字化轉型的第一步，也是關鍵的一步。需要充分識別企業的需求，并逐項解決數據層、流程層、系統層的問題后，企業才基本具備向數字化轉型的基礎能力，可繼續延伸至業務的最前端，以及向縱深發展，訓練系統進行判斷和建議，向著數字化建設的道路不斷探索、前進。第三，在業財一體化的落地過程中，需要部署適當的業財一體化平臺，作為鏈接業務和財務的基石，并在此基礎上不斷鏈接新的模塊，開發新的功能。將數據層和流程層的各類要素，在平臺上做好有效配置。并需要不斷進行系統的試點運行、再優化、再試點，直至最后的推廣，做好有效的部署和組織。在數字化轉型的過程中，企業需要認識到，作為回應時代變遷的一個重要命題，需以親身實踐，嘗試彌補物業服務行業乃至其他行業數字化轉型的實操缺口，在數字化轉型實踐的道路上越走越好、越走越穩。