關于加快推進全省檔案工作數字化轉型的調研報告

為深入學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，全面貫徹落實黨的二十大精神，落實中央和省委關于大興調查研究的要求，根據《省檔案館關于大興調查研究的實施方案》安排，結合開展學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想主題教育，省檔案館聯系相關單位成立課題組，面向有關省直單位和市、縣綜合檔案館開展調研。調研通過問卷調查、座談討論、現場考察等方式進行，通過調研了解全省檔案信息化建設整體情況，分析檔案工作數字化轉型存在的基本問題和困難，提出下一步工作的對策和建議措施。

一、全省檔案信息化建設基本情況

（一）檔案信息化深度融入黨委、政府工作大局。“十四五”以來，全省各級黨委、政府對檔案信息化工作高度重視，檔案信息化建設相關內容普遍納入省、市黨委、政府發展規劃。“十四五”以來，省檔案館緊抓數字強省建設的機遇，每年均作為政策文件會簽單位和相關任務牽頭單位，先后參與了6項全省性多年期規劃、計劃、方案的制定與執行，結合數字強省相關規劃和《“十四五”山東省檔案事業發展規劃》的特點與要求，聯合省檔案局制定印發了《“十四五”山東省檔案信息化建設專項規劃》。各市檔案館以省館任務列入數字強省政策為契機，在本市制定規劃和實施方案時，積極爭取同類任務列入本級黨委、政府政策范疇，推動檔案工作與數字強省建設深度融合。

（二）檔案館舍建設帶動信息化基礎設施建設取得進展。全省市級檔案館均建立主機房，建設了數字化工作室，按照《數字檔案館建設指南》的要求布設了局域網、政務網、因特網。縣級檔案館以推進館舍建設為契機，普遍利用獎補資金和專項資金推進檔案信息化基礎設施和資源建設，93%建設了主機房，其中獨立、共建、托管機房分別占總數的79%、10%、4%，89%的縣級檔案館建設了數字化工作室。

（三）數字檔案館（室）建設成效顯著。截至目前，全省累計建成“全國示范數字檔案館”10家，“國家級數字檔案館”28家，高水平數字檔案館數量位居全國前列；全國首家示范數字檔案館、首家省會城市示范數字檔案館、首家市轄區示范數字檔案館均產生于山東。2019年、2021年，省檔案館先后建成“全國示范數字檔案館”“全國示范數字檔案室”，成為全國首家省級“雙示范”數字檔案館。2023年，省檢察院檔案室建成我省第二家“全國示范數字檔案室”。

（四）全省檔案數字資源日益豐富。截至目前，13家市級檔案館傳統紙質檔案數字化率超過90%，2家數字化率在80%—90%之間，1家低于80%。縣級檔案館83家傳統紙質檔案數字化率超過90%，34家數字化率在70%—90%之間，24家低于70%，分別占總數的59%、24%、17%。電子檔案資源建設方面，省檔案館2021年率先通過國家檔案局、國務院辦公廳電子政務辦公室、國家電子文件管理部級聯席會議辦公室開展的電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點，實現了電子公文從規范生成到歸檔的全流程在線運轉，形成檔案管理綜合業務數字化閉環。2022年，省檔案館建設的統一數字檔案館系統與省通用OA系統完成接口對接，為省直單位推廣電子文件在線歸檔奠定技術基礎。

（五）檔案服務社會治理水平進一步提升。省檔案館于2021年在全省開展檔案信息化“六級聯動”試點工作，依托與全國檔案查詢利用服務平臺對接的“在魯查檔”服務平臺，在縣（區）檔案館、縣（區）行政服務中心、縣（區）政府重點涉農部門、各鄉鎮（街道）、試點村（社區）設立檔案查詢專區，將檔案利用服務延伸到基層一線，努力打造國家、省、市、縣（市、區）、鄉（鎮、街道）、村（社區）“六級聯動”檔案查詢利用服務體系，實現“網上申請、遠程辦理、就近取檔”的異地、跨館、在線檔案利用。在平臺接入181家綜合檔案館、高校檔案館、城建檔案館的基礎上，新接入各級檔案室共2801家，擴大了“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”的覆蓋面和受眾面。在各級檔案館因疫情閉館期間，線上服務很好滿足了人民群眾的檔案利用服務需求，得到了人民群眾的認可。

同時調研中也發現，我省當前檔案信息化建設工作還存在一些問題和不足，主要表現為政策拉動效應出現減弱跡象，高水平數字檔案館建設標準對基礎條件較差的檔案部門激勵作用不足；基層檔案部門信息化基礎薄弱，鄉（鎮）、村（社區）檔案工作存在不平衡不充分問題，地區檔案管理基礎條件和業務能力存在較大差距；檔案數字資源整合利用水平還不夠高，全省檔案數字資源匯聚共享程度有待提高，電子檔案向綜合檔案館移交工作力度需要進一步加大；檔案開發利用服務能力仍需提升，“在魯查檔”服務平臺的宣傳推廣力度還需加大，平臺功能仍需完善，大數據、人工智能等新一代信息技術在檔案數字資源的挖掘開發利用中發揮效果還不夠顯著。

二、加快推進全省檔案工作數字化轉型的對策建議

（一）加強頂層設計，創新政策供給。一是以我省計劃出臺數字機關發展指數指標為契機，積極爭取檔案管理要求納入考核指標體系，結合落實數字政府、數字機關建設任務要求，推進全省統建和自建政務服務事項業務系統增設電子文件歸檔和電子檔案管理模塊。進一步發揮省檔案館“頭雁效應”，協助條件成熟的省直單位盡早開展電子公文和政務服務類電子文件在線歸檔，構建檔案管理綜合業務全流程閉環，提升電子檔案規范化管理水平，為市、縣開展電子檔案接收管理工作提供經驗路徑。二是積極推動檔案工作與數字強省、基層社會治理、鄉村振興政策相融合，為鄉、村兩級檔案部門開展檔案工作數字化轉型爭取支持。三是加緊出臺由省大數據局、省檔案館聯合編制的數字山東工程標準《電子檔案 第1部分：接口規范》《電子檔案 第2部分：數據規范》，為電子檔案管理提供標準支撐。

（二）善借他山之石，精琢己身之玉。一是參考國家檔案局《數字檔案館系統測試辦法》要求，科學界定我省數字檔案館建成認定標準，將數字檔案館建設與館藏檔案數字化等基礎業務工作有機整合、協同推進，鼓勵基礎較差的縣級館聚焦關鍵基礎業務開展數字檔案館建設。二是對標先進省份經驗，積極爭取將電子文件歸檔要求列為各級政務信息化項目申報和預算編制的基本條件。

（三）優化資源配置，提升整體效能。一是加強前期指導，結合我省實際引導各級檔案館在數字檔案館建設過程中積極優化資源配置，提升系統建設水平。二是堅持“以測促建”，在數字檔案館建設和測試時進一步強調系統功能完備性、易用性等要求，充分發揮先進單位示范帶動效應。三是結合國家檔案局政策要求和我省數字政府建設實際，依托云平臺開展“檔案數據中臺”建設研究，探索提升全省檔案行業資源整合共享水平和減輕基層檔案部門人財物投入壓力的新路徑。四是爭取政策項目資金支持，探索OCR、知識圖譜等技術在檔案數字化轉型中的應用，爭取在檔案智能識別、智能檢索、智能鑒定、智能編研領域打造檔案智慧化應用場景。

（四）強化培訓交流，促進能力提升。一是堅持實戰培訓，在省內數字檔案館建設和測試時同步舉辦數字檔案館建設現場觀摩會，培養信息化領域后備專家、業務骨干和年輕力量，提高檔案信息化工作人員實操實戰技能。二是形成指導合力，發揮省、市檔案館信息化人才作用，在縣級檔案館開展數字檔案館建設、檔案數字化加工等工作時提前介入指導，研究構建縣級數字檔案館建設方案分級審核機制，提前規避建設內容缺項、工作標準不嚴、存在安全隱患等問題。三是提升服務成效，持續優化“在魯查檔”服務平臺功能，加大宣傳推廣力度，打造全省統一檔案服務品牌形象，壓實市、縣兩級檔案館責任，以民生檔案為重點明確“六級聯動”檔案服務主要內容，以全面開展試點為抓手，推動檔案服務群眾提質增效。

下步工作中，省檔案館將持續深入學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，貫徹落實習近平總書記對山東工作重要指示精神和對檔案工作重要批示精神，以落實主題教育調研成果為契機，以數字檔案館（室）建設為抓手，加快推進全省檔案工作數字化轉型，推動全省檔案事業高質量發展，為開創社會主義現代化強省建設新局面作出新的貢獻。