優化企業大宗物資招標采購內部控制的建議

朱延策

【摘 ?要】招投標采購是企業生產經營活動中極其重要的一環，也是企業大宗物資采購的主要方式，在降低企業采購成本、拓寬采購渠道、提高采購效率以及減少物資采購腐敗行為等方面作用顯著。然而，在現實中，由于大宗物資采購涉及金額大、主體多、程序復雜，給內部控制管理帶來了壓力。部分企業內部控制管理不到位，投標制度中還存在一些問題和漏洞，導致大宗物資采購過程中出現各種違規操作，降低了物資采購的效率和質量。鑒于此，論文對優化企業大宗物資招標采購內部控制進行了探討，以期有所借鑒。

【關鍵詞】招投標；大宗物資；物資采購

【中圖分類號】F274；F406.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2023）04-0101-03

1 引言

招投標制度是一種公平競爭的市場交易機制，具有經濟性、公開性、公正性等特點。招投標制度被引入我國之后，被應用到經濟建設領域，充分發揮了市場機制的調節作用，大大提高了市場效率，尤其在大宗物資設備采購領域更是作用顯著。大宗設備物資采購工作涉及金額巨大，與企業經濟利益息息相關，一直是企業提高經營管理成效的重要環節[1]。實踐證明，企業大宗物資實行招投標采購不僅可以大大降低企業的采購成本，提高采購效率，而且，也減少了物資采購過程中的違紀違規行為，讓參與投標的供應商獲得公平、公正的待遇，維護了市場經濟秩序，保護了國家利益和社會公共利益。經過多年的發展，我國的招投標制度已經日趨完善，形成了科學的、系統的法律體系[2]。各地方政府、行業協會也出臺了關于物資采購的規章制度，促進了大宗物資招投標采購工作的順利開展。

2 大宗物資招標采購業務的特點

2.1 物資采購集中化

之前，很多企業物資采購權力分散在各級部門中，各個部門的物資采購工作各行其是，沒有統一的標準，造成物資采購效率低下，甚至出現重復采購的問題[3]。實行物資采購集中化后，將整個企業物資采購工作進行統一管理，實現采購集中化管理，統一采購標準，統一采購流程，統一專家庫，形成了規模優勢，降低了管理成本，提高了物資采購效率。

2.2 物資招標規模化

大宗物資采購涉及金額大、采購過程復雜。采用物資招標規模化采購可以通過整合企業的物資采購需求，進行集中招標采購，形成規模化效應。避免單次采購造成的重復性工作，縮短了物資招標采購時間，提高了物資采購效率。

2.3 物資采購電子化

隨著信息技術的發展，電子信息化手段在現代大宗物資招標采購工作的應用越來越廣泛。在整個大宗物資招標采購過程中，從發布招標公告開始，到投標報名、資格審查，到評標中標等環節，全部采用電子化。這不僅大大提高了招標采購工作效率，也提高了采購過程的透明度，預防了腐敗、暗箱操作、串通投標等違法行為的發生。

3 大宗物資招標采購內部控制存在的問題

3.1 員工內控意識不強

大宗物資招標采購工作具有較強的專業性和技術性，不僅對工作人員的專業素養要求比較高，還對工作人員的責任心提出了較高的要求。然而，在部分企業內部，一些基層人員內部控制意識淡薄，缺乏制度觀念，沒有嚴格遵守公司的物資采購管理制度，存在非常規采購的問題，導致大宗物資無法集中采購，造成采購效率低下。在物資采購環節，部分采購員工禁不住利益誘惑，幫助少數供應商謀取不當利益。為了讓指定的供應商能夠中標，故意在招標文件中添加一些限制性條款，為目標供應商量身打造符合的條件，從而排斥其他供應商，不僅破壞了企業形象，也干擾了正常的招投標市場[4]。另外，部分員工缺乏風險意識，不了解所負責的工作對整個物資招標工作的影響，不能用標準尺度去衡量業務執行是否合規，機械地執行公司的內部控制規范，導致工作中的一些潛在風險因素不能及時被發現，帶來極大的風險隱患。

3.2 內部控制制度不健全

首先，在很多企業內部，上級部門對企業的物資采購招標工作具有管理權和監督權，甚至直接負責物資采購招標活動的實施，這種管理體制造成企業物資采購招標工作受到較多的限制，不能真正地行使監督權，導致暗箱操作的現象發生，影響了物資招標采購工作的順利開展。其次，部分企業沒有建立完善的、規范的物資內部控制制度。有的制度文件已經過時了，并不適應新時期物資采購工作的需要。甚至有的制度文件之間相互沖突，讓采購人員無所適從，不知道應該怎么實施和落實具體的工作要求。最后，缺乏風控評估。目前，企業面臨的內外部形勢日益復雜化和多元化，物資采購面臨的風險因素不斷增加[5]。然而，很多企業沒有建立風險評估制度，不能有效地識別采購工作中面臨的風險因素，且對于識別出的風險不能進行準確量化。同時，也沒有建立采購風險預警機制，在面臨風險時不能及時化解，造成物資采購遭受重大經濟損失。

3.3 供應商準入控制不精準

供應商管理是企業物資招標采購管理的前端環節。大宗物資采購金額高、風險大，一旦采購到不合格的物資不僅影響企業生產進度，也會造成大量經濟損失。因此，供應商管理就成為大宗物資招標工作的重心。企業需要甄選最優質、最適合的供應商，提高物資采購效率。然而，現實中存在如下問題：首先，對供應商資格審查不規范。供應商為了能夠中標，上交的評審材料存在很多虛假成分，將投標文件當成廣告宣傳。只夸大自己的優點，對自身的不足避而不談。專家僅從投標文件中無法真實了解供應商的情況，導致一些實力較弱的供應商混進來。其次，對供應商缺乏有效評價。企業對大宗物資供應商的評價主要包括線上和線下兩部分，線上需要供應商提交能夠體現資質能力的基礎性材料，包括資信狀況和納稅情況等。但在實際操作上，由于缺乏統一的規范，有的公司查看供應商提供的銀行資信證明，有的公司利用“信用中國”查詢供應商資質，造成評審結果不一致。線下評價主要是現場考察供應商的生產設備、技術能力、物資質量、質量管控等方面[6]。但現實中，企業主要關注采購價格因素，甚至將其當作評價供應商的唯一標準，忽略了其他因素的考察，導致一些依靠低價競爭、信用實力一般的供應商中標。

3.4 對專家的監管力度不強

評標是大宗物資采購招標工作的核心，評標委員會由相關專業專家組成，專家按照評標標準對供應商進行打分。首先，專家庫不合理。有的企業專家庫里的專家數量不夠，尤其是采購一些技術復雜或者專業特殊的設備時，缺少足夠的、專業的專家。有的企業專家庫的專家水平參差不齊，且每個專家只熟悉與自己專業相關的設備。系統隨機抽取的專家無法滿足評標要求[7]。其次，評標標準不合理。有的評標指標體系過于籠統，評判尺度比較廣。專家打分的自由度太高，往往取決于專家的經驗、喜好、態度和自身的專業水平。專家一般對自己熟悉的設備打高分，對自己沒有使用過或者沒見過的設備打不高的分數，導致一些技術含量較高的新設備得不到采購，無法做到公正。有的評標標準存在歧義、模糊的問題，造成不同的專家理解不同，意見難以統一，影響到物資招標采購工作的進程。最后，有極少數專家責任心淡薄，缺乏職業道德，和供應商私下勾結，刻意提高或壓低某些供應商的價格，干預評標結果。

4 優化大宗物資招標采購內部控制的建議

4.1 加強宣傳，提高員工的內部控制意識

大宗物資招標采購是個系統工程，物資采購內部控制工作的開展需要所有員工的參與和配合。首先，企業要加大宣傳力度，讓企業員工了解內部控制工作的重要性，了解自己在物資采購工作中的角色和責任，積極支持和配合企業物資采購工作的開展。尤其是采購部門的員工，更是要建立風險意識和責任意識，嚴格遵守公司的物資采購管理制度。要禁得起誘惑，不能為了個人私利，幫助供應商在招標工作中“做手腳”，損害企業利益[8]。其次。企業要加強對采購員工的培訓，重點加強廉潔教育，加強職業道德知識的培訓。通過培訓，讓采購員工不僅熟悉采購政策和采購知識，還具備較高的職業操守和道德水平，避免腐敗行為的滋生。最后，政府要加強信用體系平臺的建設。建設信用體系平臺和招標機構人員的動態數據庫，對招標活動各方當事人建立信用檔案。記載招投標代理機構及投標企業的信用狀況、失信情況、履約記錄、評標專家的信用業績等信息。將這些信息及時公布到平臺上，方便社會公眾進行查閱，從而了解各個主體的信用狀況。通過這種方式給失信企業和個人帶來一定的壓力，督促物資采購各主體誠信經營。

4.2 強化內部控制制度建設

首先，加強物資采購內部控制組織建設，企業要成立專門的部門，負責物資設備招標采購管理工作。企業領導擔任主要負責人，其他成員來自企業各個職能部門，這樣有助于加強溝通和聯系，協調各個部門，形成合力，加強對物資采購工作的監督和管理。物資采購管理部門負責制定與物資招標采購業務相關的規章制度，完善物資招標采購的崗位責任制度，協調各職能部門的工作，明確各不同崗位的職責權限及職責內容，形成相互制約機制，保證物資采購的獨立性和公開性。其次，加強執行力。再完善的規章制度如果不能有效地執行下來，也勢必會大打折扣。企業除了做好制度建設的頂層設計之外，還要加強執行力。為了更好地落實內部控制制度，企業要構建科學的物資招標采購績效考核機制，根據物資采購的目標，結合企業的實際情況，選擇合理的、有效率的績效考核指標，重點從物資采購計劃制定、招標工作的開展、供應商的評價等幾方面，對物資招標采購工作進行績效評價，對表現好的員工進行獎勵，對績效差的員工進行批評，并幫助其分析問題、改正錯誤。最后，加強物資采購信息化制度建設。信息化制度建設是提高企業物資招標采購工作效率的關鍵。企業要建立大宗物資采購管理信息庫，詳細記錄需要采購的物資種類、數量等數據，利用信息技術提高采購數據的準確性，為以后進行采購工作奠定基礎。同時企業各個部門要加強信息資源共享，采購部門、財務部門、施工項目部之間提高信息溝通效率，隨時可以了解物資采購工作的進程。

4.3 完善供應商考核機制

供應商管理是物資招標采購管理的核心環節，大宗物資招標采購金額較高，對采購設備的質量和性能要求較高，需要供應商提供的物資設備必須絕對可靠，這就對供應商管理提出了較高的要求。首先，企業要成立供應商評價管理小組，負責供應商的考查和管理工作。管理小組成員要來自財務部、采購部、法務處、監察處等單位。考核小組建立科學的、合理的考核指標體系，對供應商的技術水平、產品質量、經營情況、售后服務、資信狀況等進行全方面的、多維度的評價。考核小組中的物資需求部門、運輸倉儲、財務管理與監督檢查等部門，要從自己部門的角度對供應商進行評估，最終由考核小組出具供應商考核評價報告，把綜合評價良好的優秀供應商選為合格供應商，并與之建立長期合作關系。其次，加強對供應商的管理。企業選擇優秀供貨商之后，要繼續加強對供應商的動態管理。企業要定期對供應商進行考核，重點考察供應商的供貨及時率、產品合格率以及售后服務保障率等，淘汰不能按時供貨、產品質量差的供應商。同時，加強與供應商的溝通了解，讓供應商了解存在的問題，不斷提升供貨水平和產品質量。

4.4 加大對專家的考核監管力度

第一，提高專家入庫資格條件。大宗物資招標采購具有專業性高和技術性強的特點，對評選專家的專業能力要求較高。入選專家庫的專家不僅要具備扎實的專業知識，還要熟悉招標投標法律法規和評標實務，具有良好的職業道德和品質，能夠公正、誠實地履行評審工作。評審專家要是具有高級職稱的教授或者大型企業的總工程師、經濟師。第二，保證專家抽取的公正性。入評審專家庫的專家數量應該至少為500人，大宗物資招標采購項目評標需要專家應該從專家庫中隨機抽取，抽取專家數量至少保證50人。整個過程要公開透明，接受各相關主體以及社會的監督。如果遇到一些技術復雜的物資設備，而抽取出來的專家無法勝任時，可以自行選定專家，但要求選定的專家滿足能力和專業上的要求。第三，加強對專家的培訓。為了避免部分專家出現徇私舞弊的問題，評標專家庫主管部門要加強對專家的培訓，定期組織專家系統學習《招標投標法》等政策文件，學習評標過程中的相關保密規定，不斷提高評標專家的履職能力和政策應用水平。第四，完善監督考核機制。在整個大宗物資招標采購過程中，為了體現公正和公平性，應該引入監察、審計等監管機構，對整個評標過程進行全過程的監督，發現評委評標不規范的情況可進行現場質詢，對不遵守評標規范的行為及時制止，并將檢查結果及時反饋給專家委員會，將那些職業素養不高、經常出現問題的專家清出評標現場。第五，還要建立評標后的責任追究機制。對評標過程中出現重大責任的當事人，要加大懲罰力度，并將其違規表現記錄在誠信檔案中，將責任落實到個人，將集體負責轉為個人負責。

總之，大宗物資招標采購是企業生產活動領域的重要內容，也是企業生產經營活動中必不可少的一個環節，對促進企業經濟健康發展、降低企業采購成本方面發揮著十分重要的作用。為了提高大宗物資招標采購工作效率，需要從提高員工的內部控制意識，強化內部控制制度建設，完善供應商考核機制以及加大對專家的考核監管力度等方面出發，優化物資招標采購內部控制，切實提高大宗物資招標采購工作的成效。

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