基于情境感知的智能辦公產品設計實踐

羅心榆 董瑩 賴燕瓊

關鍵詞：情境感知 智能化 辦公產品 產品設計 用戶體驗

引言

在辦公室，人們需要處理大量工作，與不同部門的人進行溝通；高強度的工作節奏和高效率的工作方式讓人們無暇顧及自己的情緒。情境感知是能夠連接人、設備和環境的研究方法，目前較多運用在計算機系統。該文深入分析情境感知在辦公情境下的優勢與特性，探究用戶在辦公情境下的行為與感受并將數據可視化，最終設計出一款具有時代性的智能辦公產品，拓寬情境感知的應用領域，為智能辦公產品提供新的設計思路和設計參考。

一、情境感知闡述

（一）情境感知概念。情境，它是一個具有特殊性的普遍存在；既包含了產品與主體，同時還有其他環境因素如溫度、氣味、地點等。

想要讓電子設備更好地融入用戶生活同時滿足用戶的情感化需求，這就需要計算系統能夠理解用戶所處的“情境”以及情境中不同元素之間的復雜關系，這種能力被稱為“感知”[1]。情境感知的主要目標就是主動感知人周圍情境信息的變化，根據當前任務的需要，在恰當的時機提供恰當的信息和服務[2]。通過對目標環境的深入提煉和分析，情境感知將目標情境、設計對象和可視化后的用戶感知數據等因素納入到智能辦公產品設計中，成為連接產品、情境和用戶之間獨特的技術橋梁。

（二）情境感知應用。

1.情境感知因素分類。情境感知的應用，使智能設備能夠對不同的動態情景進行持續性的識別與反應。情境因素是情境感知可以利用的基本數據，通過對情境因素的分析，可以直觀地看到某環境下用戶和行為的變化狀態。情境因素分為環境、用戶和行為。環境包含地址、溫度、面積、氣味等，用戶包含性別、年齡、職業等，行為包括狀態、目的、軌跡等。情境因素的劃分有利于設計師在智能辦公產品設計中有目的、有規劃、有方向地收集信息。

2.情境感知應用流程。情境感知可從兩個角度進行應用，其一是站在用戶的角度，研究用戶在特定情境下的需求與感知；其二是通過獲得的用戶對情境的感知信息，研究如何應用在設計流程中來增強用戶體驗。從“感知”到“利用感知”，從“用戶信息”到“利用獲取的用戶信息為用戶服務”，情境感知的應用為各類產品的設計提供了完整且具有反饋作用的方法論。

應用過程，可分為獲取、再現、提煉和應用4個步驟。獲取，按照情境因素類別收集目標情境數據與信息；再現，將收集到的信息可視化，搭建出用戶在目標情境下的行為與情緒數據化模型；提煉，通過分析用戶群體的位置信息、行為反應和行動軌跡等提煉用戶的隱形需求；應用，將獲取到的用戶隱形需求應用在后續的設計中，提出新的可執行策略。

3.情境感知應用現狀。情境感知早期運用在計算機領域：在二十世紀90年代，計算機技術有限，人們為了更好地感知并及時掌控用戶位置，故將情境感知運用在計算機領域。隨著發展和延伸，情境感知的研究不再局限于終端設備，人們將使用情境給用戶提供與用戶任務相關信息或者服務的系統均稱為情境感知系統[3]。作為智能科技發展的新趨勢，情境感知技術的成熟得益于大數據的輔助，能妥善地處理以及存儲各種傳感器所收集到的數據[4]。

從目前收集到的文獻可看到，情境感知應用的范圍廣泛：有應用在界面設計來提高交互體驗的，如文晗的《基于情境感知的汽車人機交互界面設計研究》，幫助了解用戶在不同情境下的使用需求，對情境信息進行取、歸納和整理，通過可視化設計使信息要素合理顯示于汽車人機交互界面，提高用戶獲取信息的效率[5]；有應用在服務設計并衍生出目標系統的，如韓業江等人的《基于情境感知技術的智慧圖書館服務策略研究》，情境感知技術融合大數據、云計算等高新技術，讓智慧圖書館更加便捷地實現情境信息的獲取和傳遞，既推動了圖書館的資源建設和服務推廣，又提升了用戶的服務體驗[6]；也有將其引入產品的創新設計中，如曾麗霞的《基于情境感知的智能穿戴設備交互設計研究》[7]和左自磊的《基于情境感知的智能家居系統設計研究》[8]等，使生活中的各類智能產品有了新的發展方向。但研究往往較少涉及用戶心理及體驗等內容，僅是將情境認知中的信息流動過程作為了主要的切入點[9]。隨著技術的發展，情境感知的應用角度與方式將會被更好地挖掘出來。

二、情境感知與智能辦公產品結合

（一）智能辦公產品發展現狀。智能辦公產品是一種融合了技術對公司、辦公者及辦公環境的提升有著重要作用的智能設備，其類型頗多，有以用戶身體舒適為主的多功能電腦桌椅，也有以用戶快捷為主的智慧辦公系統；使用最為廣泛的是具有視聽、信息處理、傳輸等功能的智能辦公設備，主要包括電腦、打印機、掃描儀、投影儀等設備，給人們帶來了運輸便利、資料共享、遠距離辦公等優勢。

目前已有的智能辦公產品研究主要分為三類：第一類是基于某項理論的辦公產品設計，如交互設計方法、用戶需求理論和情感化設計，尤其以辦公家具為主，第二類是基于某項技術如MVC、STM32等的智能辦公系統，第三類是辦公App，將理論運用App上的如李鐳的《室內移動辦公環境下情境感知在手機中的應用研究與設計》[10]。

（二）情境感知應用在智能辦公產品中的優勢。

1.滿足辦公者的情感化和個性化需求。產品應該根據其所面向的環境或其目標用戶體現其人性化的設計[11]；情境感知的運用有助于挖掘環境與人的關系；對情境因素的收集越豐富，越能準確獲取用戶的需求。從而提高辦公者在公共環境的體驗感與工作效率，為公司制造更強的工作效益。

2.提高設備主動性與智能性。用戶體驗研究是進行產品設計的前提和基礎，在整個產品設計過程中起了至關重要的作用[12]。產品的智能不僅要包括技術運用，還應把用戶體驗放在首位。在產品交互設計中滿足用戶的隱性需求，是設計出好的交互設計的關鍵，只有關注了用戶的隱形需求，才能將產品的情感關懷傳遞給用戶[13]。

3.延伸智能辦公產品的設計方式。疫情時代催生的“線上辦公模式”與新科技的發展為智能辦公產品的成長搭建了良好的環境。情境感知包含著更多的可能性，在未來，智能辦公產品應以更人性、更貼切的角色融入在人們的生活中。

三、基于情境感知的設計創新

文章定位于研究情境感知在智能辦公產品設計上的多樣化應用，從用戶角度出發探索不同類型的工作者在辦公情境下的行為和情緒反饋。調研過程使用定性與定量調研兩種方式相結合開展研究，首先使用定性調研的方式探究在辦公情境下環境因素的特點與用戶的行為變化，挖掘辦公情境的問題，尋找智能辦公產品設計的切入點；接著使用定量調研的方式，確定用戶對于辦公情境因素的感知與要求，最后將定性與定量雙向研究結果應用于后續的設計過程。

（一）調研準備。筆者選取了位于湖南省長沙市的柯弋文化傳媒公司作為調研對象，這是成立兩年的影像傳媒公司，其人員配置明確，有行政財務部、攝影部、后勤部、后期團隊、設計部共5個部門；業務范圍廣，包括影視廣告、攝影、平面廣告、微電影制作及短視頻運營。該公司的辦公區域包括行政辦公區、攝影棚和設計部，休閑區域包括就餐區、生活區和陽臺。辦公區域供人們進行工作處理和部門會議等，休閑區域供人們解決三餐和休息等。從5個部門中各抽取一人作為調研對象，對他們進行行為觀察和訪談交流。

（二）調研過程。

1.訪談實施與分析。訪談法是定性研究的常用方法之一。此次訪談的目標是獲取調研對象在辦公情境下的個人習慣、習慣偏好以及對于辦公情境的真實感受。為了獲取被訪者真實且有效的信息，故采用了結構化和非結構化相結合的談話模式。整個過程分為準備階段、進行階段和總結階段，首先與5名被訪者做好訪前溝通，了解其姓名、年齡與職業，并預定好訪談的時間地點，接著按照“工作內容、生活習慣和個人節奏、對于辦公情境的真實感受和優化建議”的結構進行采訪交流，最后將資料進行總結和分析。如表1。

從訪談結果可以得出，5名調研對象在辦公室的感受圍繞著以下3個方面：（1）任務規劃的合理性直接影響效率的快慢。（2）其他辦公者會打擾到私人的辦公空間。（3）身心狀態與辦公狀態相互影響。

各部門的工作內容各不相同，每個人的工作節奏與習慣也各有差異，但是工作效率仍是在辦公情境下衡量一名工作者的重要指標。效率往往被認為是個人的事情，實際上對于辦公者而言，效率是辦公情境因素的綜合展現。效率、環境和身心狀態這三項因素互相影響，形成一個閉合路徑，牽一發而動全身。

2.情境因素提取。真實的情境數據是支撐后續分析的有力材料，結合訪談結果，從用戶軌跡出發，分析其蘊含的環境、用戶與任務因素，并將獲取的信息可視化。

（1）行動軌跡可視化。通過可視化處理，能夠直觀清晰地看到5名調研對象各有特征的軌跡：軌跡都呈現發散性，但因為走動次數使軌跡的面積各不相同。小君（紫）多來往于行政辦公區與設計部之間；明仔（橙）與靜柯（黃）都要來往于攝影棚、設計部與休閑區，但是前者走動更為頻繁。璐璐（藍）軌跡十分單一，小寧（綠）去設計部的次數最少。

5名調研對象的行動軌跡具有共性，將5條軌跡疊加并進行圖形化處理，能夠看到該區域位于公司平面圖的中心。這片區域不僅連接了各個部門，更是人員溝通的必經之路，但正因為其在公共環境的必然性，使走動的和正辦公的兩類用戶都忽視了其同時承載的私人環境。私人辦公環境的保證與否，也將會直接影響辦公者的效率高低，如圖1。

（2）走動區域可視化。行動軌跡承載辦公者走動的區域，通過分析走動的目的地、次數和時段，能夠獲取個體的習慣、需求和工作要求，這需要設計師搭建出一個具有聯系性、整體性、針對性的辦公情境系統。九點半到十一點半是人員走動最頻繁的時間。這段時間，工作節奏緊促，部門交流密集，辦公者要保持高效率的狀態，完成待修改、進行中與待開始三類工作任務。集中于設計部的走動也讓工作中的辦公者被打擾，需要其積極調整身心狀態。在下午的辦公時間，五名調研對象的走動整體明顯減少，工作節奏趨于穩定，但是長時間的緊繃狀態也讓辦公者的身心拉到了極限。如圖2。

（3）區域重合可視化。同一時段，在公共區域停留的人數多少會直接影響在場其他用戶的私人環境。在已獲取的用戶行動區域的基礎上，統計同時段、同區域的調研對象，并以顏色作為統一和區分。能夠看到，在辦公時段，設計部和攝影棚是多個調研對象共處的。如圖3。

設計部和攝影棚都位于該公司中心偏下的區域，是出入必然經過的位置。與工作節奏相協調，在早上九點半到十一點，共處在設計部的人員最多。走動和部門溝通是是在所難免的事情，而這導致了三類隱性心理：（1）溝通繁忙，忽視聲音對其他在場辦公者影響。（2）他人正在進行任務溝通，不方便提出“降低音量”的建議。（3）不知道對方是否忙碌，直接打擾給別人帶來麻煩。

3.調研結果分析。用戶、環境和任務三者環環相扣，用戶的身心狀態會影響工作質量，壓抑的工作氛圍又影響著用戶的情緒，部門人員的走動打擾私人辦公環境；挖掘辦公者的真實需求，需要透過普遍問題尋找內在的因素關系，并基于辦公情境的關系鏈，找到智能辦公產品新的切入口，如圖4。

“環境影響用戶”和“任務影響用戶”是目前辦公室的常見問題，辦公者被動地接受著來自各方的影響。當把關系鏈反過來，轉為“用戶展示環境”或“用戶看到任務”，在主動性的干預下：私人狀態成為了一種共享資源，成為當下時段的個人標簽，使其他用戶注意；任務能夠被可視化，時間的流逝與任務的數量成為能夠隨時掌握的信息。用戶本身的狀態、需求等信息能夠構建一個用戶信息環境。可以將方法總結為：（1）用戶主動展示個人狀態，使其他用戶改變在公共環境下的行為。（2）將工作任務可視化，使用戶能夠直觀地看到工作進程。（3）展示辦公時間的流逝，使用戶擁有切實的時間觀念。

這3種方法的“主動性”與“綜合性”，也將成為下文中智能辦公產品設計的重要設計理念。目前的智能辦公產品或強調用戶的身心感受，或強調任務規劃的便利，單一向地考慮辦公者的需求。情境感知的運用充分展示了辦公環境的綜合性，未來的智能辦公產品應以更多元化與整體性的角度去看待辦公問題，全面考慮辦公環境的各項因素，從本質上地滿足辦公者的需求。

四、基于情境感知理論的智能辦公產品設計實踐與驗證

（一）“等等燈”設計構思。良好的辦公環境需要雙向構建，不僅需要其他用戶的改變，更需要個人信息的可視化。“等等燈”以此為落腳點，構建能夠主動表達且進行傳達的功能系統。區別于現有的大量智能辦公產品，“等等燈”是一個基于具備用戶、他人、環境和用戶四類因素的系統的綜合性產品。通過視覺交互的方式，將用戶需求作為公共信息展示，使他人控制在公共環境下的行為舉止；將任務、時間以有趣的圖案展示，使用戶能夠快速掌握自己的任務進程；最終目的是提高工作效率，為公司帶來良好的工作效益。

（二）“等等燈”功能與操作

“等等燈”的命名源于辦公室內各種情感需求，如“等等，待會兒再聊天吧！”“再過10分鐘就能夠把任務安成！”它是一款專門為辦公族設計的智能辦公產品，結合微信小程序“等等燈”進行操作。使用者只要在小程序上進行設置，就能夠控制產品的視覺圖案。產品的視覺圖案以“日出日落、潮漲潮汐”為主題。這是來自大自然的風景，也是人們閑暇時刻常去觀賞的風景，在視覺上給用戶帶來充足的情緒安慰。

產品功能主要分為“個人狀態展示”“事項管理記錄”和“任務時間流動”。其攜帶輕便，在使用場景上普適性強，通過小程序掃碼連接產品，調整完成后即可放在辦公桌、書架等位置上使用。其小程序頁面簡潔，操作簡單，用戶只需要注冊賬號并授權登錄即可進行操作，往右滑動便是功能欄目，如圖5。

1.個人狀態展示。“等等燈”的狀態展示分為3個，工作模式、聊天模式和勿擾模式。在小程序設置后，產品上的“太陽”圖標會出現相對應狀態：“工作模式”使用的是公文包，“聊天模式”使用的是聊天框，“勿擾模式”使用的是靜音狀態的喇叭。這些極具隱喻的視覺符號是人們生活常見的，能夠被迅速捕捉，提醒過往的人員關注用戶的當下狀態，如圖6。

2.事項管理記錄。在小程序上能夠設置每天需要完成的任務，任務的數量將通過層疊的海浪展示，層疊的海浪如同大自然波瀾壯闊的大海。每次完成任務，在屏幕上點擊即可消除一層海浪。即使是忙碌的狀態，也能夠快速看到所剩任務數量；當一天工作結束后，海浪全部消失，呈現出開闊平靜的風景。海浪左上角的太陽與辦公時間相關，一日時間逐漸消失，太陽的顏色也從濃郁變為平淡，如圖7。

3.任務時間流動。每項任務的目標時間在小程序上設定，時間的流逝通過產品邊緣的燈管顯示。使用者只需要查看光管的發光面積，就可知道剩余時間。與現有的計時軟件不同，“等等燈”的目的在于保證使用者的舒適度，其視覺與功能適配，使用輕松、簡單和平和的圖案，來構建具有功能性的視覺符號，如圖8。

結語

基于情境感知理論的智能辦公產品“等等燈”的設計，深挖辦公情境與用戶感知之間的關系并找到“信息共享”這一切入點；讓智能辦公產品不僅具有科技的智能性，同時能夠更貼合、更人性化地融入在用戶的辦公過程。區別于其他智能辦公產品，“等等燈”的功能與視覺相輔相成。其三個主要功能與“日出日落、潮漲潮汐”結合，辦公者與其他人員能夠從圖案的變化捕捉到信息，從而構建一個雙向的私人辦公空間。如同能夠感同身受的朋友一般，“等等燈”為辦公者提供了一種全新的產品使用體驗，幫助辦公者構建一個無需語言溝通就能自處的私人環境；幫助員工解決公共環境影響的效率低、時間管理概念差、員工溝通途徑單一等問題；有利于打造情緒與效率結合，并最終達到公司效益最大化、環境最優化、員工與管理階層雙贏的局面。