新時代文書檔案管理與開發利用工作的創新性研究

李鳳俠 于曉麗

摘 要：文書檔案管理是重要的機關檔案類型。進入新時代，大數據為文書檔案管理開辟了新路徑，同時文書檔案管理模式與信息化建設不同步的矛盾成為新時代檔案管理的典型問題。要加強文書檔案管理流程再造，主要是“收管用”環節的規范化、夯實檔案信息化建設的軟硬件條件、制度建設和人員素質結構整體提升。要著力加強開發利用，用力挖掘，集納全面系統的文書檔案資源；用心研究，解碼豐富厚重的檔案文化；用功布展，復活真實生動的檔案記憶；用智呈現，提升檔案文化的吸引力。

關鍵詞：文書檔案管理；創新性；開發利用

文書檔案管理作為檔案分類模式中最重要的一種，以文字形式記錄單位的發展變遷，其重要性不言而喻。在信息強國、制度強國、管理強國的時代背景下，探索文書檔案管理的規范化、信息化建設顯得非常有必要[1]。本文從文書檔案面臨的挑戰和問題入手，深入分析其現狀，提出創新性的解決策略，以文書檔案資源的利用服務現實需要，彰顯文書檔案的時代價值。

1 新時代文書檔案管理的發展趨勢和存在問題

1.1 大數據賦能是新時代文書檔案管理的最重要的特征

隨著科學技術的進步，文書檔案管理環境有了質的變化，檔案管理的模式由被動收集轉為主動開發、文書檔案的載體由單套制向雙套制轉型。具體表現在：一是紙質檔案向電子檔案轉型，管理工作的效率與質量大幅度提升。傳統管理模式下，文書檔案資料基本都是以紙質形式保存，存在檔案實體易損壞、檔案丟失等問題。文書檔案由人工操作，費時費力，錯誤率高。大數據技術使電子文件成為文書檔案管理的主要方式，借助電子檔案自動歸檔系統，檔案實現了產生到歸集的無縫連接，提高了文書檔案歸檔的效率。電子信息化依靠強大的信息采集能力對文書檔案的信息進行系統的整合和分類。工作人員只需登錄并在電子檔案數據庫中輸入關鍵詞，就能查詢所需內容，實現了一秒鐘查檔，大大提高了檢索的便利性。同時電子文書檔案可以實現在線遠程的快速傳輸，突破了傳統模式空間和地域限制。檔案存儲模式發生了歷史性變化，在文書檔案電子信息化的設計和建設中，只需將電子文件信息存放在云盤、數據庫系統中，節省了地理空間，有利于推動檔案管理工作向規模化、標準化發展。

1.2 文書檔案管理模式與信息化建設不同步的矛盾成為新時代檔案管理最典型的問題

一是從硬件上看，電子檔案信息化以信息技術和基礎設施為基礎，目前，機關事業單位都配備了相應的信息化設施，在文書檔案無紙化建設的過程中，仍然存在電子倉儲設備升級的問題。隨著移動互聯網技術的快速發展，數字產品將在幾年內發生變化，原有的信息系統可能功能落后、可靠性不足、存儲安全性不高等問題，在這種情況下，需要對信息存儲設備要隨時更新，功能要不斷完善，以保證文書檔案管理效率的提升。但是，有的單位認為信息化建設的投入是一勞永逸的事情，系統更新不及時，影響了工作效率。二是從軟件上來看，人員素質還有較大差距。信息技術軟件的實際應用，需要以高素質的專業人才作為保障。檔案管理人員不僅要具備行業知識，還要有扎實的信息技術知識儲備，才能更好地適應海量數據的要求。目前，有些文書檔案管理者知識結構不合理、專業技能不高，影響了檔案管理信息化的整體進程。三是從保證機制上來看，文書檔案管理制度建設有短板。信息化思維和流程還沒有完成體現在實際操作中，有的單位辦公依然沿襲傳統的收發模式。文書檔案“收管存用”的落實有差距，“重收輕用”的思維方式沒有得到徹底改變，文書檔案發揮作用的空間較窄。

2 新時代文書檔案創新管理的路徑分析

2.1 基礎層：文書檔案“收管用”環節的規范化

2.1.1做好立卷收集管理工作。按照歸檔材料“齊全、完整、分類合理、標題規范、目錄清楚、裝訂牢固”的要求，由檔案管理機構負責，各中心配合，準確把握文件立卷歸檔的時效性，對已辦結文件及時立卷歸檔整理裝訂，未辦結文件認真做好記錄。同時，對立卷檔案仔細甄別、分清主次，把好全宗入口關，確保該歸檔文件一個不漏、不該歸檔文件不致混入，并分析材料的保存價值而且設定保管期限表，分門別類進行立卷歸檔，科學建立目錄編號、檢索系統。

2.1.2做好檔案保管利用工作。強化日常管理，嚴格落實“八防”措施，采取“定目標、定時間、定責任、定范圍”四定措施，集中力量對積存檔案徹底清庫，加快檔案管理規范化進程；重點從檔案整理的方法、步驟等要求進一步規范，認真梳理檔案資料，對各類檔案的分類、排列、編號采用統一格式、統一要求、統一整理裝訂，并對封皮、目錄表等統一制作、打印，確保文件嚴格按照《檔案法》及《檔案實施辦法》的規定歸檔。

2.1.3做好檔案管理制度執行工作。按建立健全了管檔人員工作職責制度、檔案借閱查閱登記制度、保密制度及檔案學習培訓制度，通過強化制度和規范程序，使機關文書檔案管理工作有章可循，有據可依，切實提高文書檔案規范化、標準化管理水平。

2.2 技術層：夯實檔案信息化建設的軟硬件條件

2.2.1加大資金和技術投入，提升電子信息化基礎設施。要在信息技術設施上下功夫，重點建設符合實際的電子文書檔案數據庫，為數字化發展奠定基礎。要科學運用算法優化、大數據處理等技術，建立運行快捷、安全性能強、開發利用水平的數據化存儲管理系統，實現數字文件歸檔、查詢、開發利用的便捷準確。

2.2.2強化數據信息安全管理。大數據技術為文書檔案管理帶來革命性變革的同時，也易受到網絡生態中外界的威脅和挑戰。文書檔案管理作為政府機構的關鍵信息，信息安全是重中之重。因此，單位要不斷提升檔案安全管理水平，一方面，加強人員流程的操作規范，避免出現人員技術性錯誤導致數據流失；另一方面，要緊跟時代步伐，加快開發數字檔案軟件的安全系統功能，比如防火墻、防水墻等，建立安全有效的網絡屏障，防止黑客和外部網絡的攻擊和威脅。

2.2.3有序實現存量數字化。文書檔案的信息化建設不是一蹴而就的，需要循序漸進地實施。對于存量檔案的數字化問題，則需要一段時間的持續錄入工作才能實現。因此，單位要科學分析其任務，制定合理的任務清單、信息化進程，提前錄入，結合單位性質選擇外包公司，實現庫存的電子化信息化文書檔案。

2.3 保障層：制度建設和人員素質結構整體提升

2.3.1以推進檔案治理體系和治理能力現代化為目標，著力加強文書檔案管理的制度保障與考核指導體系建設。要建立現代化的管理模式，樹立做好檔案工作就是留存歷史、服務群眾的理念，把文書檔案工作與主流業務同部署、同檢查、同考核，建立自上而下的獎懲機制，堅持目標考核管理，打通檔案管理利用的渠道和流程。要注重考核指導體系的建設，加大建設文書檔案管理的評價體系的科學化建設，積極參與檔案主管部門考核評價，比如綜合業務評價、數字檔案室測評、規范化檔案室評價等，以評促改、以評促建，推動檔案管理制度化建設走深走實。

2.3.2匯聚人才動能，為檔案規范化建設提供堅實人才保障。文書檔案管理的創新研究離不開專業人才的培養和儲備。要以打破人才瓶頸為重點，通過組織專業培訓或與高校聯合培養人才的方式組建一支高水平復合型的專業人才隊伍。可定期舉辦檔案標準化講座、信息化前沿問題研究等，邀請專家、學者為檔案管理人員授課，切實提高其業務能力；加強與各高校歷史學專業、檔案學專業師生的交流合作，聯合開展關于文書檔案創新管理的教學實踐活動，利用課題研究推動專業人才的培養和鍛煉；積極組建成立文書檔案創新協作組，將單位的文書檔案創新的研究者凝聚起來，使其加入到檔案研究隊伍中來，為文書檔案管理的創新發展提供不竭動力。

3 文書檔案資源開發利用的策略方法

檔案資源的開發利用是檔案發揮資政育人作用的主途徑，目前，文書檔案資源開發要堅持圍繞單位中心任務，推出有力度、有溫度、有感染力的檔案文化產品，以適應新時代檔案事業發展的要求。

3.1 用力挖掘，集納全面系統的文書檔案資源

保護是利用的前提和基礎，全面集納文書檔案資源至關重要。每一件文書檔案資源都是單位歷史的重要見證，雖然現在檔案的類型極大豐富，但是以文字為主的檔案資料依然是主流，同時新時代音視頻檔案、口述檔案有力地彌補了文字檔案材料的不足。就文書檔案挖掘而言，檔案管理部門要本著對歷史負責、對人民負責的態度，深入開展文書檔案資源全方位的征集整理，要對單位的珍貴照片、口述資料、重大活動檔案等進行數據收集、梳理、整合、歸檔，建立文書檔案資源基礎數據庫。同時，利用大數據、虛擬現實、3D影像等技術，將文書檔案資源轉化為數字模式，形成文書檔案資源大數據庫。無論是培育文書檔案“實”資源庫亦或是“云”資源庫，既要注重搶救、修復與管理，也要重視挖掘、更新與補進最新資源，這主要依賴于檔案部門以高度的責任擔當、強烈的開拓意識實現文書檔案的整合與匯聚。此外，要加強部門合作，對單位參與的重大活動、重大工程項目等檔案進行收集整理，更好留存單位歷史記憶。

3.2 用心研究，解碼豐富厚重的檔案文化

檔案不是“故紙堆”，其生命力在于提煉出新的文化內涵，彰顯出新的時代價值。一般而言，任何檔案符號的擷取都包含能指與所指兩個意義層面。這就決定了利用文書檔案傳承檔案文化，不僅要關注文書檔案的載體選擇，更要關注文書檔案所涵養的檔案文化的重構與再輸出。從單位領導層面而言，要統籌研究力量，強化研究規劃，通過對文書檔案進行深入的系統闡釋，把先進人物的感人事跡講出來，把單位的厚重歷史說出來，把單位的優秀精神品質呈現出來。從單位內部層面而言，要組織隊伍精深鉆研檔案的文化內核，進而幫助人們更加立體地理解、思考并認同嵌入其中的文化基因，準確把檔案文化本質。一方面，可以結合單位特色、緊跟上級中心工作、人民群眾的新期待，結合市場要求，開發檔案文化創意產品。這樣既能反映社會主流意識形態，也能更好滿足公眾精神文化需求，讓檔案文化在“潤物細無聲”中滋養人心。另一方面，可以結合文書檔案的客觀實際，立足“見人、見物、見精神”，推動檔案體驗式發展，比如，讓受眾或者其他人員走進檔案室、數字化加工室，親身體驗檔案工作的價值和樂趣，增強檔案工作的魅力。

3.3 用功布展，復活真實生動的檔案記憶

打造高質量精品展陳，再現檔案里的崢嶸歲月，需要下功夫才能做成事。傳統檔案展覽習慣采用一個櫥窗、數張圖片、幾件物事等平面靜態方式來呈現[1]。然而，文書檔案自身不具有直觀敘事功能，又因可視性差，難以生動傳達檔案基因的深刻內涵。利用文書檔案打造“記憶之場”，必須堅持政治性、思想性、藝術性相統一，聚焦主題把好導向，用史實說話，增強表現力、傳播力、影響力 [2]。一是借助現代科技與藝術相融合的制作手段，讓場景“動”起來，讓故事“活”起來，讓眼睛“亮”起來。通過不斷增強現代感和吸引力，讓人們漫步沉浸在檔案展覽中，各類文字、圖像、實物、聲音等檔案記錄系統立體式涌來，以再現、復刻我們的珍貴記憶。二是利用文書檔案布展不僅要求思想內容有震撼力、典型形象有感召力，還必須善于捕捉和選擇合適時機。可以圍繞重要節日、重要事件展開歷史回溯與紀念，溫情喚醒集體記憶。

3.4 用智呈現，提升檔案文化的吸引力

能否利用文書檔案展現檔案文化價值，關鍵還在于呈現方式是否易于被人們接受。以全程媒體、全息媒體、全員媒體、全效媒體為特征的全媒時代的到來，讓我們以跨時空、跨時代的身份理解和建構檔案文化，再現鮮活生動的歲月提供了技術支撐。因此，要解決如何讓文書檔案承載的內容深入人心、沁人心扉的問題，就要創新宣傳方式，充分利用全媒體傳播手段[3]，融合視覺、聽覺、觸覺等于一體，拓展文書檔案寄存場域和展示空間，讓觀眾哪怕“不在場”參觀，也能體悟收藏在檔案室內的文化精品。有的地區已經做了比較成功的嘗試，比如，紅軍強渡大渡河長征文化線路數字化展示體驗及教育傳播試點項目，就通過5G、AR、大數據和4K直播等新技術實現沉浸式體驗和線上研學移動化需求，增強公眾對長征文物保護和利用的參與感和獲得感。作為“互聯網+中華文明”重點示范項目中唯一的革命文物示范，該展示被列為長征國家文化公園重點工程。總而言之，用智呈現，就是要主動融合現代高科技手段，借助最新VR、AR、裸眼3D等現代技術，建立線上立體的檔案文化宣傳平臺，打破檔案文化傳播的時空界壁[4]，實現由“中心式架構”到“參與式架構”的轉換，讓人樂于接觸和接受檔案文化，自覺在檔案傳播弘揚社會主義核心價值觀。

參考文獻

[1]吳月莉;高校文書檔案管理規范化與信息化建設研究[J].蘭臺內外，2022（11）：28.

[2]駱郁廷;陳娜;論紅色文化的微傳播[J].江淮論壇，2017（05）：17.

[3]韓萃萃;探索紅色資源保護利用的理論與實踐——以東莞市鳳崗鎮紅色資源為例[J].文化月刊，2022（08）：30.

[4]陶俊怡;紅色基因傳承的文化記憶維度[J].《新疆社會科學》，2021（09）：25.

[5]奮進新征程 勇擔新使命 為中國式現代化貢獻檔案文化力量——2022年檔案館與文化建設研討會主題報告（摘要）[N].《四川檔案》，2022（12）：25.

（作者單位：德惠市委老干部局）