高校聲像檔案存儲管理工作探析

◎黃代齡

聲像檔案是指社會組織及個人在從事各種活動中所形成的對國家和社會具有保存價值的，以照片（包括數碼照片）、底片、錄像帶、錄音帶、光盤、磁盤、音頻、視頻等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。[1]從聲像檔案的闡釋中，結合高校特性可看出，高校聲像檔案是學校在從事人才培養、社會服務、科學研究、文化傳承與創新等職能活動中所形成的對師生、學校乃至社會具有保存價值的，內容以聲音和影像為主，并輔以文字說明，存儲在不同載體上的歷史記錄。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校聲像檔案以其生動的形式還原了高校在其職能活動中的原始面貌，成為極其重要的高校發展歷史記憶。因此了解高校聲像檔案存儲管理的現狀，分析其存在的問題，提出相應的對策建議，有利于完善高校聲像檔案管理體系，提升聲像檔案保存的安全性和利用的便捷性。本文主要探討高校聲像檔案存儲管理存在的問題，針對問題結合高校聲像檔案管理的實際情況，提出相應的對策，以優化聲像檔案管理工作，提升聲像檔案管理水平，便于高校聲像檔案的利用與保存。

一、高校聲像檔案的特點

（一）廣泛性和接受性

高校聲像檔案記錄和歸檔的主要目的在于保留高校各項活動的原始材料。其涉及學校的方方面面，包括教學、科研、行政、服務社會等資料，通過照片、錄音錄像等不同的方式來收集整理聲像檔案，以磁帶、光盤、硬盤等介質進行存儲，充分說明其收集范圍和存儲介質的廣泛性。此外聲像檔案區別于紙質檔案，可通過視聽的方式直接獲取檔案信息，一定程度上可以滿足對文字信息認知存在局限的群體，使其更易接受所表達的內容。

（二）生動性和場景性

紙質檔案的文字記載存在一定的局限性，當需要傳達情感方面的信息時，文字檔案無法更直觀生動地表現出當時的場景。聲像檔案則可以將生動形象的場景進行記錄，以聲音、圖像與視頻還原當時真實的情況，給觀者提供具有強烈真實感和表現力的聲像資料。

（三）時空感和特殊性

與傳統紙質檔案在時空上的有限性相比，聲像檔案依托互聯網應用技術與計算機設備可以進行快速的查找與傳輸，其空間感和時間感會更為強烈。在一定程度上還可以將稍縱即逝的信息進行記錄，并在未來予以再現。但其特殊性在于難以區分原件和復印件，因為聲像檔案的存儲介質是磁帶、光盤與硬盤等物品，這類存儲介質可以進行多次刻錄，與紙質檔案相比區分難度更大，給收集整理工作帶來一定難度。聲像檔案的保存對環境的要求更為嚴苛，保存環境的好壞會直接影響到聲像檔案存儲介質的壽命，所以更應加強聲像檔案的科學管理，延長其保存期限。

（四）補充性和必要性

聲像檔案的產生和存在往往與紙質檔案有著密切的聯系，不是獨立存在的。二者之間存在著相互補充、相互依存的關系。當高校在開展教學活動、重要會議等日常工作時，會產生相應的文字記錄，同時也會有照片、視頻等聲像資料，以兩種不同的形式進行記錄，實現相互補充。聲像檔案存儲的必要性在于展示活動和事件發展的動態性，對事件全過程進行連續的記錄，完善整個事件檔案的內容。

二、高校聲像檔案存儲管理存在的問題

（一）聲像設備存在問題

在高校開展職能活動時，需要利用攝錄設備進行記錄，攝錄設備更新換代周期短，不同的活動類型對于設備的要求不同。當有重大活動或具有重要保存價值的資料需要永久保存時，會更傾向于保存音質畫質更高的音視頻，對錄音錄像設備要求更高。當設備種類不齊全或單一時，會發生因攝錄設備存儲空間不足而刪除部分聲像檔案的情況，從而影響聲像檔案的完整性和準確性，不利于后期檔案的歸檔。另外，管理攝錄設備的人員不具備攝錄專業知識，設備使用人員不熟悉設備的操作方式，在攝錄過程中未合理調整設備參數，影響聲像檔案的數量和質量。

（二）聲像檔案保存意識不足

一方面，在聲像檔案錄制階段就已經開始進入存儲環節，但攝錄人員缺乏檔案保存意識，未根據活動或事件的實際保存價值進行攝錄，只對部分聲像資料進行收集，導致應保存的視頻未保存。在聲像檔案錄制結束之后，將檔案資料留存在攝錄部門，未及時移交檔案管理部門，造成音視頻檔案的積壓，在后期的工作中存在資料遺失的風險。另一方面，檔案管理人員的存儲意識薄弱，未及時催促相關部門移交檔案，造成檔案損壞或遺漏，降低了聲像檔案存儲的時效性，增加了檔案后期管理難度。

（三）聲像檔案管理人員專業知識匱乏

因為聲像檔案在整個檔案管理中占比較小，在檔案管理部門中，存在檔案管理人員或者是一般行政人員兼任聲像檔案管理員的情況。聲像檔案的管理者需要具備一定的聲像設備、存儲介質與計算機軟件等方面的專業技能。兼任聲像檔案管理的人員缺乏這方面的專業知識，不能正確區分聲像檔案的保存價值，不能合理選擇聲像檔案存儲介質。在對聲像檔案進行收集、整理和歸檔時，以錯誤的方式存儲聲像檔案，影響檔案管理質量。同時，兼任管理員還存在消極怠工的情況，造成聲像檔案的遺失。

（四）聲像檔案管理制度不健全

檔案管理部門未單獨制定聲像檔案管理制度，沿用部門總的檔案管理制度對聲像檔案進行管理，籠統的管理制度不適用于聲像檔案存儲的實際情況。未明確歸檔范圍和歸檔標準，檔案管理員按照個人理解對聲像檔案進行歸檔，未對聲像檔案進行具體區分，未嚴格按照聲像檔案的特性進行管理，使得聲像檔案管理混亂。在對聲像檔案進行歸檔時，未明確歸檔格式，使得歸檔文件格式混亂，后期讀取困難，管理方式錯誤影響了聲像檔案的使用價值。

（五）缺乏足夠的資金投入

聲像檔案的管理需要有專業的人員、專業的環境、專業的設備。在實際管理中，為節約人員成本，兼任聲像檔案管理的人員缺乏專業知識，將聲像檔案存放于普通文書檔案柜中，或與其他種類的檔案混合存放，甚至存在使用普通辦公室或倉庫存放檔案。這類存放方式不具備溫度、濕度、防潮、防火、防蟲等保存條件。此外，聲像檔案多為磁帶、光盤等存儲介質，還需要進行防磁和防塵保存，不適宜的保存環境會加速存儲介質的老化和變質變形，進而使聲像檔案的信息丟失或者失真，縮短了聲像檔案的保存壽命，為后期聲像檔案的利用和數字化處理帶來極大困難。聲像檔案由于保存格式和存儲介質的不同，需要不同的專業設備進行播放和傳輸。各設備之間技術標準不同，使得設備間存在兼容性問題，需要針對各技術標準配備專業設備進行處理。同時，一些年代久遠的磁帶類聲像檔案，其相應的播放設備已經淘汰，現有的傳統播放設備已老化。因此，數字化轉存對資金有一定的需求，除了要運用專業的轉換技術，還要配備相應的軟硬件設備，而購買設備和軟件需要投入一定的資金，資金的缺乏會讓數字化轉存難以實現，年久的聲像檔案因長期得不到維護而造成檔案信息的丟失。

（六）選用不適宜的存儲介質

當前，隨著視頻資料的日漸增多，需要用于存儲的視頻檔案也在同步增加。磁帶等不同型號與規格的存儲介質較脆弱，存儲信息也容易受到外部環境的影響，因此，高校內的許多音視頻檔案存儲介質因年代久遠，相繼出現霉變粘連、變脆變形、磁粉脫落、磁帶磁化等現象，部分檔案影像失真、信息丟失、無法讀取。[2]除去存儲介質的原因，在選擇存儲介質進行存儲時，一方面是聲像檔案管理員專業能力不強，不能根據檔案的保存期限、使用頻率、保存價值等因素進行區分，依據自身習慣選擇存儲介質，或者統一使用一種存儲介質進行保存。另一方面是購置存儲介質時，未結合高校聲像檔案保存的實際情況，無選擇性地隨意購買，最終導致聲像檔案存儲介質使用混亂，影響檔案的保存和后期的查找與利用。

三、聲像檔案管理工作優化策略

（一）提升對聲像檔案管理工作的重視程度

要向攝錄部門人員普及各類聲像檔案的保存價值，包括日常會議、教學活動、服務活動、專題活動等的歸檔范圍，讓攝錄人員明確應存聲像檔案的范圍。向攝錄部門傳達檔案管理法律法規中對歸檔文件期限的規定，定期催促相關人員將聲像檔案移交給檔案管理部門，增強相關人員檔案歸檔意識，確保歸檔的及時性。還可以利用學校的校報和宣傳欄，刊登聲像檔案保管的相關知識，讓相關工作人員意識到保存聲像檔案不僅在于記錄當前開展的活動，也是為以后相關活動的開展提供參考，記錄學校發展的歷程，進而提升相關人員對聲像檔案管理的重視程度。

（二）加強檔案人才隊伍建設

首先在人員配置上，需要聘用專業的聲像檔案管理員對檔案進行管理，其不僅需要對聲像檔案的存儲有清楚的認識，還要能夠按照相關的規范和要求進行管理。其次，結合高校實際，針對攝錄部門人員的流動情況，檔案管理部門要定期對攝錄部門的人員進行聲像檔案知識培訓。各部門的兼職檔案管理員多數以兼職為主，檔案專業知識匱乏，處理聲像檔案的業務水平較低，因此要針對各部門兼職檔案管理人員制定培訓計劃和掊訓內容，讓相關人員學習聲像檔案知識。同時，可定期聘請專家對相關檔案管理人員進行業務培訓，或組織員工外出學習培訓，以提升業務能力。

（三）制定考核標準，加強監督

制定考核條例，在年終針對收集到歸檔的各個步驟對聲像檔案管理人員進行統一考核，將聲像檔案管理的實際情況同相關人員的年終績效考核結合在一起。日常工作中，檔案管理部門要加大對各部門聲像檔案的監督和指導，從側面提升員工對聲像檔案的重視程度，保障檔案工作效率。

（四）完善管理制度

針對聲像檔案的現狀，檔案管理部門應明確聲像檔案歸檔要求和管理規范，制定切合實際的管理制度。統一聲像檔案收集、移交、整理、歸檔、保存等流程標準。在管理過程中將責任落實到個人，做到有章可循，以制度監督實際操作，使檔案管理人員自覺遵守規章制度。使檔案的遺失、泄露、丟失等情況，依據問題大小落實相給關人員負責。同時，作為一名檔案管理人員，應嚴格遵守規章制度，對檔案工作抱有強烈的責任感，杜絕檔案存儲的隨意性，對聲像檔案進行規范化管理。

（五）加強軟硬件設施建設

依據攝錄內容的不同購置相應的攝錄設備，從聲像檔案產生的源頭保障歸檔質量。基礎設施選址時應符合檔案存儲條件，要將具有特定承重要求的場所作為檔案庫房，配備滅火設備、除濕設備、通風設備等，優化聲像檔案保管的環境。購置檔案裝具、防磁柜、計算機、掃描儀、打印機、刻錄機等設備，同時配備相應的瀏覽、編輯聲像視頻的軟件。有光盤類存儲介質封面需要編輯打印時，也需要有專業的軟件進行操作，因此，購置必要的軟硬件設施才能對聲像檔案進行有效存儲。

（六）加強聲像檔案的數字化處理

對于年代久遠的聲像資料，其存儲介質已出現老化現象。為實現安全保存，需要將其進行數字化處理，可以將照片掃描翻拍，配以文字說明進行入庫儲存；同時將傳統材質的影像磁帶進行轉錄，變為計算機可讀取的方式，將其和新型載體合二為一，變成現代化的聲像檔案，交由計算機統一管理。[3]在數字化處理過程中，要利用計算機軟件對音視頻檔案資料進行數字化格式轉換。圖片類資料進行掃描后，歸檔到檔案管理軟件中，查閱時可進行檢索，利用時可打印出來。所有聲像類檔案均可運用特定軟件進行編輯和處理，按照檔號、分類號劃分歸類，便于后期對聲像檔案的統一管理。

（七）選擇適用的存儲介質

隨著攝錄設備的更新換代，4K時代帶來的高清技術使得聲像檔案在畫質和展示效果方面均有顯著提高，相應的聲像檔案容量也在增加，因此需要與之相適應的存儲介質進行存儲。存儲數據的方式包括離線存儲、在線存儲與近線存儲三類。離線存儲是對在線存儲數據進行備份，以防出現數據丟失等情況。離線存儲多采用磁帶、光盤或硬盤進行離網單獨存儲，可對數據進行有效備份或異地存儲，降低數據丟失風險，缺點在于查詢時需要手動將存儲介質連接到計算機系統。在線存儲是指所存儲數據與之相對應的存儲設備間時刻保持“在線”的狀態，可以隨時對存儲數據進行讀取或者修改，便于數據管理。在線存儲通常使用磁盤或磁盤陣列等存儲設備，性能較好但價格相對昂貴。近線存儲定位于用戶在線存儲和離線存儲之間，將訪問量較少的數據存儲于性能較低的存儲設備上，但同時又要具備較好的訪問性能。因不常訪問的數據量在總數據量中占比較大，也就要求近線存儲設備有較大的容量，可通過磁帶庫和光盤庫進行存儲。

四、結語

綜上所述，要做好高校聲像檔案的存儲工作，需要對聲像檔案存儲各個流程進行科學管理。在聲像檔案管理的實際操作中，更好地實現聲像檔案存儲的規范化與合理性，才能使聲像檔案在運用中發揮更好的作用。