淺議醫院檔案信息資源的利用研究策略

摘 要：醫院檔案能夠全面、真實、客觀地記錄醫院的發展過程，具有重要的學術價值、文化價值和社會價值。但從實際情況來看，醫院檔案信息資源開發利用未得到重視，存在檔案資源利用意識匱乏、信息化管理水平程度不高、檔案管理機制不完善等問題。本文以福建某三甲醫院為例，簡要闡述檔案信息資源的價值意義，并深入剖析該醫院檔案資源利用存在的問題，力求找到提升檔案資源利用的策略。

關鍵詞：醫院檔案；價值；利用；策略

醫院是關乎生命安全的公共衛生機構，對人民健康與社會發展都有著重要作用。在醫院發展過程中會產生很多檔案信息，檔案的原始性和真實性特點使其能如實反映醫院發展歷程，為醫院發展和創新提供最初始、最本真的數據支撐和研究資料。然而，在現實生活中，醫院只是對各類檔案信息資料進行簡單的整理、匯編，存在“只管不用、重管輕用”的現象，沒有“主動上門”服務的意識。早期醫院檔案管理人員也只注重檔案信息的管理，往往要等到其他部門來查找時才提供相關檔案材料，絕大部分的檔案信息資料都被“束之高閣”，大大降低了醫院檔案的利用價值與作用。醫院各類檔案信息的有效利用，不僅可以為醫院文化發展與建設提供數據支撐，還可以為醫院宣傳以及教學、科研等提供有效的理論依據，從而推動醫院全面、可持續發展。

一、醫院檔案信息資源的價值與意義

醫院檔案信息資源具有學術價值屬性，能夠為醫療、教學、科研等學術活動提供重要參考。醫院科研、醫療、人事、財務等檔案是一種重要的知識資產，其對醫院臨床研究、教學實踐等科研管理工作具有十分重要的意義。醫院除了救死扶傷，還是重要的科研基地和平臺，為各種疑難雜癥的解決發揮重要作用。醫務人員在開展具體科學研究和實驗時，會根據自己的研究方向對醫院相關專業檔案數據進行比較、研究和分析，以確保開展研究的有效性和科學性，這不僅提高了醫務人員科研和醫療技術水平，也讓患者享受更加優質、高效的診療服務。比如，醫院為了對某個?？萍膊∵M行調查研究，通過檔案信息系統查詢和調取一個時間段內相關專業疾病的檔案資料，包含該?？萍膊〉牟』及Y狀、治療過程、效果、治療難題等一系列資料，并進行系統的比較分析，從而找到治療該疾病的突破點和創新思路，為醫學專科建設和發展做出貢獻，也可以為醫院醫療成果推廣提供重要支持。

醫院檔案信息資源具有文化價值屬性，能夠為醫院文化建設與發展提供數據支撐。醫院文化在醫院建設和發展過程中發揮著重要的功能和作用，因此，醫院文化建設越來越受到重視，而醫院檔案是醫院文化建設的重要數據依據和思路啟發。醫院檔案真實記錄了醫院文化的發展過程，醫院工作者通過查閱檔案再進行文字潤色，醫院的院訓、口號、使命、愿景等內容就是如此產生的。同時，還為醫院文化建設提供豐富的數據和指導資源。醫院檔案是重要的第一手材料，不僅可以實現對醫院發展歷史和精神的凝練，也可以為醫院文化建設提供豐富的素材，通過檔案挖掘出精品和特色資料，形成獨具特色、優質的文化產品，幫助醫院樹立良好的形象，提升醫院文化魅力，加快醫院文化建設發展步伐。醫院往往會通過建立院史館、成果展等形式來展示醫院多年來的發展事跡和成果，而院史館的大量資料和圖片都來源于醫院檔案。另外，醫院想要打造獨具特色的文化產品和文化品牌，就需要了解醫院的歷史發展進程，而醫院檔案正是見證醫院發展的原始資料和歷史記憶。比如，為慶祝建院85周年，重修院史、重建院史館，而這些資料和內容都要從醫院檔案中總結、提煉，以此真實再現醫院的光輝歷史和發展過程。此外，我院的院訓、辦醫理念、文化內核、“附一文化”“附一精神”等精神文化理念都是對醫院檔案精髓的提煉和升華。

醫院檔案信息資源具有社會價值屬性，為醫院可持續發展和社會穩定提供重要支持。檔案信息是醫院決策的重要參考依據，可以幫助決策者全面了解醫院的發展歷史，總結醫院發展經驗，合理規劃醫院的發展方向，對醫院可持續發展發揮著重要作用。隨著現代化和信息時代的到來，醫院可以通過信息化技術和手段，實現不同醫院、學科學術研究資源的共享，利用多學科之間的檔案信息數據進行統計分析，分析學科疾病之間的內在聯系與規律，推動多學科建設與發展，從而推動醫院整體醫療水平的提升。同時，醫院是社會整體中的一個組成部分，具有公益性質，是治病救人、保障人民身體健康的衛生事業單位。醫院檔案資源的有效利用推動了醫院醫療水平和服務能力的提升，醫療服務水平的提高推動了患者滿意度的提升，一定程度上保障人民群眾健康和社會和諧穩定。比如，健康體檢檔案、疫苗接種檔案等，醫院相關部門對檔案分門別類，按照特定的分類方法進行整合，并借助一些分析工具對檔案數據進行分析，醫生或臨床研究者就可以針對有價值的體檢信息給予患者重要的健康指導，或者作為研究數據，以期進一步保障人民群眾健康和醫學事業的進步。

二、醫院檔案信息資源管理與利用的現實困境

1.對醫院檔案信息資源的認知不夠，缺乏利用檔案的意識

醫院往往把治病救人當作最重要的工作，但是對檔案管理工作并不重視，認為只是醫院的常規工作，導致檔案信息無法得到有力的開發，其價值也不能被有效利用。一方面，是醫院管理者對檔案工作不重視，把檔案工作視為從屬、次要的行政管理工作，認為檔案只是一堆數據和資料，只要把檔案保存、保管好就可以了，并沒有發揮其真正的價值。醫院各個?？啤W科的檔案信息經過稍加整理就被送到檔案室保存，除了特殊情況需要調取外，這些檔案可能就會成為一堆“廢紙”，等待著保存期一到就被銷毀的命運。比如，為避免病人個人隱私信息、資料等泄露，同時也為了避免不必要的醫療糾紛，醫院的病歷檔案一般不允許調用，更不可能去開發利用這些檔案了。我院的管理層及檔案工作者對檔案不夠重視，把檔案管理當作一項簡單的接收工作，只是把檔案信息資料簡單地接收、堆放到相應區域，并沒有對其加以判斷、分類，導致檔案失去利用的價值。此外，為節省人力成本，醫院檔案工作者大部分是兼職，專業技能和水平不足，對歸檔、查找等檔案管理流程不夠明晰，導致檔案資料混亂無序，檔案查閱困難，甚至無從查找，經常出現檔案資料缺失或信息錯亂，常常要耗費大量的人力、物力去分辨和尋找，檔案信息資源的質量無法保障，更無法有效利用檔案。

2.醫院檔案信息化程度不高，難以發揮檔案的價值

檔案管理信息化是檔案開發利用的重要基礎，沒有檔案資源的信息化，檔案資源的利用場景和途徑則會大受限制。隨著現代信息技術的發展，醫院檔案管理越來越傾向于信息化管理模式。大部分醫院已經開始采用信息化手段對檔案進行管理，但檔案管理模式轉變需要時間，一些醫院無法快速轉換管理模式，對新產生的醫院檔案采用雙軌制保管機制，即紙質檔案和電子檔案同時保存，但這樣就會造成檔案管理的混亂，紙質檔案的信息化加工遠遠不夠，電子檔案資源也不夠豐富，無法真正發揮檔案資源的開發和使用價值。由于網絡環境的復雜性和不穩定性，檔案信息資源的安全性也會受到威脅，限制了檔案資源的有效開發利用。醫院有多個院區，為實現多院區協同發展，推動多院區、多學科之間的檔案資源共享，引入了專門的檔案管理系統，連接各個院區的檔案信息資源，但由于檔案資源更新、上傳檔案系統不夠及時，各院區之間的檔案系統不兼容等因素，檔案資源的利用和共享仍然存在一些問題。

3.醫院檔案管理機制缺失，醫院檔案信息資源利用率低

醫院檔案利用率低，除了醫院管理層和檔案管理者認知不夠、檔案信息化程度不高，還有一個很重要的原因是檔案管理機制的缺失。沒有完善的檔案信息化管理機制，就會導致檔案信息資源像“一盤散沙”，無法發揮檔案資源的價值。比如，醫院檔案管理人員在檔案移交的過程中，由于沒有統一的管理標準和規范，沒有建立規范、統一的檔案管理接收、審核等機制，導致檔案室接收到的檔案資源不夠完整，一些檔案工作人員專業水平也不高，無法鑒別和認證該檔案的利用價值，盲目接收一堆沒有價值的檔案資源。此外，隨著現代信息技術和社會的發展，醫院沒有及時跟上檔案管理工作的時代變化以及綜合需求，這在很大程度上影響檔案管理工作的正常部署、管理和檔案資源的有效利用。管理制度的缺失對于醫院檔案管理工作造成的負面影響正在不斷加重，一些檔案管理者受限于老舊制度的制約，無法對檔案管理進行創新，使得檔案管理工作無法得到足夠的保障。

三、提升醫院檔案信息資源管理與利用策略

1.加強宣傳，提高對檔案信息的重視

由于醫院檔案管理工作得不到重視，對檔案信息資源利用產生不利的影響，因此，醫院管理層要充分認識檔案管理工作的重要性，將其納入醫院發展規劃之中，根據醫院實際情況，創新檔案管理模式和方法，以科學、有效的方式加強檔案管理工作的宣傳教育，營造人人重視檔案的良好氛圍。在日常檔案管理實踐中，醫院管理層可以邀請省內外檔案管理專家進行指導授課，提高檔案管理人員專業知識和理論知識，加強檔案管理人員對檔案管理與利用的重視程度，不斷提升檔案管理工作的業務水平與專業能力。醫院通過加強宣傳，提高檔案資源和利用的知曉率，提高檔案管理工作的重要性，不僅為醫院檔案資源開發提供良好支持，也確保了醫院檔案資源能夠得到有效利用。為進一步加大檔案的宣傳和利用，一是通過醫院官網、微信公眾號、短視頻、媒體報道等多種方式擴大檔案工作的宣傳范圍，不斷輸送新鮮的檔案和檔案管理知識，拓寬檔案管理人員的眼界，提升全院職工利用檔案的意識；二是通過檔案知識趣味賽、專家講堂等形式對檔案管理工作人員進行科學、系統的培訓，提高其專業水平與技能；三是增強檔案工作人員主動服務的意識，及時聽取檔案需求主體的反饋意見，創新檔案編研工作，不斷優化檔案服務的程序和豐富檔案內容，實現檔案信息資源利用最大化。

2.加大投資力度，完善檔案信息化建設

俗話說，巧婦難為無米之炊。醫院要加大對檔案工作的投入力度，只有引入先進的檔案管理信息系統和設備，才能充分發揮檔案的利用價值。因此，醫院加大檔案方面的資金投入，完善檔案信息化建設，對提高檔案信息資源的利用效率至關重要。通過現代信息管理技術，不同部門之間、不同院區之間可以實現檔案資源共享，大大提高了檔案信息資源的利用率。醫院要完善檔案管理信息技術，需要在人力、物力及技術等方面加大投資力度，不斷完善、改進檔案管理信息系統，加大檔案管理人才的培養力度，為檔案管理工作提供良性的工作環境，從而使檔案資源得以充分發揮利用價值。除了檔案管理人員要不斷提高信息化管理水平，醫院各部門之間也要積極配合檔案管理工作，保障檔案資源來源的正確性和完整性，減少因整理檔案信息資源而帶來不必要的人力資源損耗，

同時，也能夠為使用者的研究提供數據保障和支撐。近年來，醫院通過招標引入專門的檔案管理系統，運用科學的檔案資源檢索方式，提高了檔案資源收集、歸檔、查找的效率和質量，為醫院全體職工檔案信息資源利用提供極大的便利。同時，為提高檔案信息化應用水平，醫院根據當前檔案的實際情況及多院區發展實際，合理運用現代化技術和管理手段，減少了檔案管理過程中不必要的人力、物力的浪費，逐步實現不同院區、不同檔案信息系統的資源融合、共享。

3.創新檔案管理機制，提高醫院檔案信息資源質量與水平

醫院檔案涉及人事、科技、病歷、文書、財務、審計、后勤等各方面的內容，見證醫院從無到有，從弱變強的發展歷程。隨著醫院不斷發展，醫院檔案信息資源也成倍增加，檔案管理難度也不斷提高，如果沒有完善、科學的管理機制，檔案管理將會出現無序狀態，大大降低檔案管理質量與水平，檔案資源的利用價值也會受到影響。因此，醫院要結合時代發展和實際需求，對檔案管理過程中存在的問題提出對策，創新檔案管理模式，同時根據國家相關法律規定，制定科學合理、符合醫院實際的檔案管理制度，優化、規范檔案管理工作。同時，在信息化時代，尤其是5G時代背景下，檔案信息資源面臨著網絡竊取、非法盜用等威脅，醫院要加強檔案信息化建設，保障檔案管理的規范性，保障檔案信息資源的安全與使用。檔案利用者也要遵守檔案資源使用相關管理規定和技術標準，對檔案資源進行深入開發和利用，提高檔案資源的利用率。因此，醫院加大對檔案管理制度的落實力度，嚴格要求檔案工作人員和檔案需求主體按照規章制度開展檔案管理與利用工作，同時完善相應的考核、獎懲機制，年終給予優秀檔案管理者、利用者績效獎勵，激發檔案管理人員和利用者的積極性，使得檔案管理更加規范，檔案利用更加高效。

四、結語

總而言之，醫院檔案信息資源的有效利用與開發，對醫院科學決策和醫療質量提升等方面都有著重要的作用。醫院要加強檔案資源利用意識和檔案管理意識，提高檔案管理工作的地位和價值。同時，醫院也要順應信息時代發展變化，加大對檔案管理工作的人力、物力支持，完善檔案信息化建設，優化檔案利用和開發途徑。此外，醫院管理層和檔案管理人員也要緊跟國家相關規章制度的更新變化，創新檔案管理模式，完善切合實際、科學有效的檔案管理制度，持續提高檔案管理質量與水平，充分發揮檔案資源價值，為醫學研究和醫院可持續發展做出貢獻。

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（作者單位：福建醫科大學附屬第一醫院 ）

作者簡歷：林曉麗（1991—），女，漢族，福建三明人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案管理，公文寫作。