淺議事業單位檔案管理數字化的實踐

摘 要：隨著信息技術和網絡技術的發展，很多單位已經將傳統的紙質檔案全部數字化，給事業單位的檔案管理工作帶來很大挑戰。我國事業單位在檔案管理工作中也遇到一些問題，如信息資源沒有得到充分利用、信息化管理水平不高、檔案歸檔工作有待加強等，這些問題制約著事業單位的發展。隨著數字化時代不斷發展，事業單位應該加強對數字化檔案管理工作的重視。文章分析事業單位檔案管理數字化的實踐，探討事業單位檔案管理數字化的實現路徑，根據事業單位檔案數字化管理實踐中存在的問題，提出提升事業單位檔案管理數字化水平的策略與建議。

關鍵詞：事業單位；檔案學；信息技術；信息化

隨著我國經濟和科技的不斷發展，事業單位的管理也出現了一些新問題。檔案是指過去和現在的機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面的活動，直接形成對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。機關事業單位進行檔案管理數字化，既可以適應國家有關的法律、法規、政策，又可以促進檔案的管理，為各單位提供更好的服務。隨著信息技術快速發展，檔案數字化也逐漸成為行業發展新趨勢。信息化時代為檔案管理數字化工作帶來機遇與挑戰。因此，提升事業單位檔案管理數字化水平刻不容緩。

一、檔案收集

事業單位檔案管理數字化，需要做好基礎工作。首先，要完善基礎檔案信息，建立檔案分類標準；其次，是完善收集機制，明確收集方式、收集范圍。事業單位應根據自身的特點制定合理的工作流程，將紙質資料與電子資料、內部資料與外部資料等進行分類管理，并對相關分類方法進行完善；最后，要對檔案進行規范管理和鑒定。數字化建設離不開專業人才團隊，其中既有相關專業領域的技術人才，也有相關管理人員。可以通過培訓、學習等方式來提高他們的綜合素質及專業技能。此外，事業單位要定期對檔案進行檢查評價與分析，以此來提高人員檔案意識極其重視程度。通過分析不同類型的檔案數據以及檔案管理現狀與發展趨勢等信息資料，總結出適合本單位發展特點的管理模式或管理方法。

二、檔案數字化

檔案數字化是指通過計算機、網絡等先進技術，將各種信息資料轉化為可利用的電子形式。數字化檔案是指保存于檔案載體中的信息資源，其最大特點就是信息的載體不同，可分為實體檔案和數字檔案。事業單位的檔案基本功能就是提供檔案服務，因此，事業單位檔案工作要做好服務，必須加強檔案信息化建設工作，把傳統的紙質文檔資料轉化為數字化文檔資料。數字化工作可以將數據存儲在服務器上，利用計算機進行操作處理。數據處理是信息數字化過程中最重要的環節，也是事業單位信息化建設不可缺少的一個環節。在信息化進程中，需要對現有數據進行標準化處理，要將標準化工作制度化，要建立科學高效的數據管理機制，同時還要加大對數據資源的開發與利用力度。

三、應用技術

隨著信息時代的到來，檔案管理工作也在逐步走向網絡化和電子化。要實現檔案管理數字化，必須建立統一的檔案管理平臺，并持續強化檔案管理。同時，還需要有一個完善的數據庫系統和安全體系來保障數據的安全性及完整性。隨著電子文件、電子圖書等新興信息技術不斷應用，不斷提高數字化程度。事業單位要將傳統紙質文件歸檔與數據入庫同步進行，加強紙質文件與數據入庫同步處理工作。另外，需要建立起符合時代要求的自動化系統，實現各部門之間、部門內部各個信息模塊之間的協調配合，提高檔案信息化建設效率以及檔案收集和整理效率。同時，需要加強對事業單位員工數字化技能培訓，使其能夠掌握數字化技術和相關知識，還要建立起統一的信息化管理平臺。事業單位應按照規范化程序將相關工作納入數字化軌道上來開展工作，確保各類信息能夠做到有效流轉與共享。

四、開展事業單位檔案管理數字化改造的必要性

2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》規定，檔案館和機關、團體、事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。事業單位檔案信息化建設必須立足于現實，結合具體情況，對傳統的檔案管理方式進行改革和創新。首先，隨著社會不斷發展和進步，傳統的紙質文件和紙質檔案已經無法滿足當前事業單位的發展需要。因此，需要對紙質文件和電子檔案進行全面數字化，為事業單位信息化建設提供良好的平臺，以更好地滿足社會公眾信息服務要求。其次，目前，社會公眾對信息服務需求日益提高，尤其是信息服務對于社會經濟發展所起到的作用也越來越大，為滿足社會公眾對信息服務不斷增長的要求，就需要事業單位要根據實際情況進行檔案管理數字化建設。

五、事業單位檔案管理數字化實踐中存在的問題

1.缺乏統一的數字檔案管理標準

當前，在我國檔案管理領域還沒有制定出一套與之相適應的、符合檔案事業發展需要的標準，對檔案數字化處理過程中產生的數據進行規范，并在實際工作中予以實施。數字檔案管理標準是數字檔案館建設的基礎，也是其建設能否成功的關鍵之一。一是加強對檔案數字化處理技術、網絡系統及數據庫構建等方面的研究和探索；二是制定數字檔案館標準；三是在實施過程中要進行試點工作，進行經驗總結，從而形成一套適合我國實際情況的標準體系。

2.缺乏專業的檔案管理人員

由于對檔案管理數字化工作認識不夠深刻，缺乏專業的檔案管理人員，導致檔案管理數字化建設難度較大。目前，在數字檔案建設過程中，缺少專業的檔案管理人員，沒有專人負責此項工作。因此，要加強檔案管理人員培訓，提高其計算機知識水平和業務能力，以便更好地適應數字化時代的要求。另外，還應建立健全管理制度，以確保數字化過程中檔案的安全和有效管理。

3.缺少專業的信息技術和設備

電子文件在形成、流轉過程中，容易出現信息內容丟失、重復勞動、損壞等問題。為保證檔案信息的安全，必須對電子文件進行有效管理和保護。因此，需要配備專用的計算機設備和相應的安全防范設備，以確保電子文件在傳輸過程中能夠安全有效地保存和使用。目前，我國還沒有一套完整的檔案管理專業設備和保護體系，對檔案管理數字化建設順利開展造成了一定影響。

六、提高檔案管理數字化建設水平的措施

隨著科學技術不斷發展，數字技術在各個領域都得到廣泛應用。同時，人們對信息的需求日益增加，檔案是一種重要的信息載體，為更好地進行信息傳遞，需要提高其工作效率。在新的歷史時期，為更好地保存和傳遞信息，必須進一步推進數字化檔案工作的應用與發展。

1.制定完善的管理制度

在開展檔案管理工作過程中，要做好檔案分類管理和檔案保管，同時，也要加強檔案的保密和安全問題。要使檔案管理信息化工作得到進一步發展，就需要建立一套健全的檔案管理體系，以保證檔案工作順利進行。首先，要制定一套完整、規范的管理制度，明確人員責任，確保每一個員工都能積極參與文件收集、整理和歸檔工作中；其次，要制定完善且嚴格的電子文件歸檔制度，明確人員分工、責任及完成時限；再次，在進行資料整理歸類過程中要做到嚴格按照規定標準執行，規范操作程序；最后，制定詳細且統一的技術標準和維護措施等制度，并加強監督檢查工作。

2.加強檔案數字化建設

檔案管理數字化是信息時代的必然產物，其存在為檔案事業的發展提供技術支持，讓檔案管理更加科學、高效和規范。首先，在檔案數字化建設中，要加強對數字檔案技術應用的管理。在使用數字技術的同時，還應該根據檔案管理要求制定相關的標準和規范，提高對電子文件歸檔制度的重視程度。其次，通過制定相應的規范來提高對電子文件歸檔制度進行監督和管理，加強對檔案數字化建設人才隊伍的建設。通過培養相關人員來提高對信息化技術發展的認識和應用水平，并通過各種方式來培訓人才隊伍建設，提升其業務素質水平。最后，還需要定期對電子文件進行檢查工作，確保電子文件歸檔制度在工作中能發揮出最大作用。

3.強化專業人才隊伍建設

人才是單位的重要組成部分，檔案管理工作涉及檔案科學、技術、法律和計算機等多方面的知識，因此，要加強對檔案專業人才的培養。第一，加強對事業單位工作人員的培訓工作，根據相關要求，提高事業單位工作人員的專業素質，使其能夠掌握更多專業知識與技能。第二，制定相關的培訓制度。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，必須強化對相關人才的培養和培訓。第三，在單位內部建立起相應的培訓制度和考核機制，對檔案管理、信息化建設等相關知識進行系統化、規范化培訓。第四，加強對專業技術人員的培養。建立一支綜合素質較高、信息技術水平較強的復合型人才隊伍。

4.加大資金投入力度

在信息時代，檔案管理工作對資金的要求也越來越高，只有加大資金投入力度，才能讓檔案管理信息化建設快速發展。首先，對檔案收集和整理過程中所需資金要及時進行補充和調整，對符合要求的部門給予一定的經費支持。其次，對于數字化建設過程中所需要的硬件設備以及系統軟件要不斷更新，保證其正常運行，并定期對數字檔案設備進行維護與保養。最后，應加大數字化檔案建設項目資金投入力度，使檔案管理信息化建設項目能夠順利開展。除此之外，還需要積極引進高素質人才，使數字檔案管理更加專業有效。

5.優化檔案管理系統設置

檔案管理系統是一個龐大的數據庫，涉及許多方面。在檔案管理中，檔案管理系統應該包括電子文件管理系統、電子文件歸檔與控制系統、數字化檔案存儲與檢索系統、數字信息發布與共享系統等，這些都是檔案數字化建設的基礎。要想優化檔案管理設置，一是需要保證這些功能模塊有充足的運行時間。在實際使用過程中并不是所有功能都能隨時運行，對于那些比較復雜的功能運行需要采用特殊設備。在電子文件管理上，為保證系統的安全性，不能將重要的信息放在同一個數據庫里。另外，需要注意的是電子卷宗應該及時更新和維護，還要關注電子文檔歸檔與控制系統中的存儲與檢索等功能。二是在數字化檔案管理中必須要有專門負責管理電子文檔保存的人員。三是保證紙質文件歸檔和控制功能，這部分功能可以有效降低紙質文件存儲與控制成本以及數據安全問題。

6.提高檔案信息化的安全性和保密性

安全是數字檔案的基礎，只有確保計算機網絡安全、數據安全，才能實現檔案信息的共享，因此，在開展電子文件歸檔時就需要嚴格按照國家規定對電子文件進行分類和管理。對于有較高保密要求的文檔必須要進行密級和加密操作。為保障電子文件不會被泄露，要建立起一套完備的保密機制，使其具備可執行性、可檢查性和可靠性。檔案管理部門可以利用現代信息技術為檔案信息提供一個安全可靠的存儲環境。檔案利用人員需要在計算機上安裝殺毒軟件和防火墻，并對其進行定期備份，一旦發生病毒或黑客入侵可以及時應對。檔案管理部門還可以在工作中利用身份認證技術，確保用戶能夠使用真實的身份進行文件閱讀操作。

7.優化技術創新體系

技術創新是事業單位的重要組成部分，只有不斷創新才能讓技術為事業單位發展服務。檔案數字化是一項系統工程，其技術非常復雜，要想提高檔案管理數字化建設水平就必須從多方面入手，要注重優化技術創新體系，通過科學合理的建設方式才能更好地推動檔案管理工作順利開展。第一，要在數字檔案管理系統研發中注重應用高科技成果和先進的管理方法。第二，要積極采用數字資源管理系統對數據進行管理和維護，通過完善數據備份方案來確保數據安全。第三，要完善系統安全體系，保證所有數據庫中的信息都有嚴格的安全控制和防護措施。第四，還要加強網絡建設，實現信息資源共享。

隨著網絡技術應用越來越廣泛，網絡已經成為人們生活中不可缺少的部分，在日常工作中也會經常使用到。數字檔案管理系統主要是對事業單位檔案進行數字化處理，以實現更好地保存和傳遞，將不同部門連接起來。數字檔案管理系統需要具備網絡設備、數據庫系統、辦公自動化軟件等方面因素。

七、結束語

隨著科學技術的不斷發展，我國傳統事業單位檔案管理模式已經無法滿足新時代要求，要想適應時代發展，就必須進行檔案管理方式的創新。檔案管理數字化是一項非常重要的工作。采用數字技術對檔案管理進行有效改進，提高檔案的使用效率。在推動機關檔案管理數字化過程中，必須進一步強化信息技術的運用，強化新技術運用的成效，建立健全評價和獎勵制度，還應根據事業單位工作實際情況對管理模式進行調整，確保信息化和檔案管理模式相適應。另外，還需對檔案管理數字化進行統一規劃與指導，提升工作能力。事業單位在開展檔案管理數字化時，一定要結合實際情況，加強對相關人員進行專業知識與技能培訓。通過采取一系列措施，解決當前事業單位在檔案管理數字化過程中存在的問題，使檔案管理數字化建設得到有效提升。

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（作者單位：青島市教育科學研究院）

作者簡介：尹貴（1975—），女，漢族，山東青島人，本科，檔案館員，研究方向：黨建檔案。