大數據時代機關單位檔案管理工作研究

摘 要：機關單位運轉過程中會產生大量檔案，這些檔案具有數量多、種類豐富以及管理難度大的特性。新時代，以人工為主的傳統管理模式顯然無法適應機關單位檔案管理要求，為了提升機關單位檔案管理效率，發揮檔案管理作用，應當積極將大數據等先進技術應用到管理工作當中，在大數據環境下對檔案展開有效管理。基于此，筆者以大數據背景為中心，探究現階段機關單位檔案管理的現狀與問題，對大數據時代下機關檔案管理的機遇和挑戰展開分析，并探究其工作的創新模式，希望能夠推動我國機關單位檔案管理工作的進步。

關鍵詞：大數據時代；機關單位；檔案管理

為了最大化實現檔案管理工作的價值，檔案管理者需要加大檔案資源的開發利用力度，依托信息技術創新現有檔案管理模式，確保機關單位檔案管理工作能夠在大數據背景下正常開展。大數據背景下，機關單位檔案管理工作迎來一些創新機遇與挑戰，從檔案管理現狀來看，很多機關在大數據技術的幫助下已經取得了顯著成果，利用計算機、互聯網進行檔案管理已經成為眾多機關單位檔案管理的主流方式，同時，在大數據技術支持下檔案價值能夠進一步發揮出來。大數據時代背景下單位需要主動轉變原有檔案管理模式，迎合時代發展，做好檔案管理的升級創新工作。

一、大數據時代機關單位檔案管理工作現狀

1.檔案信息資源亟待開發

當前很多機關單位為了便于檔案管理都會構建數據庫，但是，這些檔案信息缺乏整體性，因此，數據庫普遍只是發揮存儲功能，而難以對檔案信息展開深入開發，不利于檔案信息的應用，同時，也會制約機關單位對檔案的管理效率。大數據時代，愈發重視數據信息的價值，若檔案資源得不到有效開發，那么，信息資源的缺失勢必會對機關單位的管理產生影響，不利于機關單位長遠發展。從這一方面看，機關單位應當積極運用信息技術優勢提升檔案資源價值，滿足單位各部門對于檔案的應用需求。

2.檔案管理制度有待完善

當前，很多機關單位仍然將檔案管理視作一項簡單的管理工作，對于檔案管理的重要性認識不足，很難發揮其實際價值，主要表現為制度缺失，沒有充分重視制度建設。在大數據時代背景下，大數據技術已經與各領域、各行業深度融合，但是，機關單位并未按照大數據發展趨勢，對單位檔案管理模式進行創新升級，由于檔案管理制度不健全，檔案管理方式缺乏制度保障，因此，一些檔案信息的價值很難展現出來，最終將會對檔案信息的應用與共享造成阻礙。除此之外，制度缺失還會影響檔案管理工作的細節處理，若在檔案管理過程中出現問題，那么很難將責任落實到個人，在這種情況下，機關單位檔案資源的整體性與有效性將會受到嚴重影響。

3.對檔案資源的安全性重視不足

安全性是機關單位開展檔案管理的先決條件，尤其是在互聯網技術高度發達的今天，機關單位更應當重視檔案的安全管理。雖然一些單位應用大數據技術非常成熟，但是，在檔案管理過程中仍然存在檔案信息安全保護力度不足的情況，為檔案管理埋下很大的安全隱患。檔案是機關單位內部信息的重要體現形式，檔案管理工作一方面要注重管理效率，另一方面，需要重視檔案安全，通過建立健全檔案信息保密制度防止信息泄露，尤其是涉及單位內工作人員以及機關保密信息的檔案更應當做好安全管理。從檔案管理現狀來看，電子檔案逐漸取代紙質檔案，但是，由于忽視了檔案安全管理工作，在由紙質檔案向電子形式轉化過程中，對于紙質資料安全性管理能力日漸下降。與此同時，也沒有確保電子資料的保密性，當系統受黑客入侵以及設備故障時容易出現檔案失竊和丟失等問題，針對這一問題，檔案管理者需要通過備份以及加裝安全保護系統等方式對檔案資料展開安全保護。

4.檔案管理方式較為落后

隨著大數據技術的普及與應用，很多高新技術都能成熟應用到機關單位檔案管理工作中，檔案管理質量將會大幅提升。由于當前很多機關單位尚未認識到在檔案管理中引進大數據、云計算等技術的優勢，或者對于這些技術的應用比較淺顯，僅使用查找、搜索等基礎性功能，雖然也能夠起到提升效率的作用，但是，大數據技術的核心優勢仍然沒有發揮出來，檔案的整體管理方式仍然比較落后。一些機關單位制定了健全的檔案管理制度，但是這些制度很難落實到具體的管理工作當中，這是由于檔案管理者已經習慣了傳統管理模式，如在資料收集過程中仍然通過傳統的檢索功能完成，難以運用大數據和云計算等更具效率的技術開展檔案管理。因此，在機關單位中，先進的管理技術與落后的管理方式之間仍然存在很大矛盾，這也是制約機關單位檔案管理效率的首要因素。

二、大數據時代機關單位檔案管理的機遇與挑戰

1.大數據時代為檔案管理提供了全新理念

機關單位檔案管理的最終目的是提升檔案利用效率，因此，管理是過程，而最終目的是使用。機關單位在檔案管理過程中，所有的管理工作都是為了后期檔案材料的查詢與應用。機關單位在傳統檔案管理過程中非常依賴人工，如檔案管理者會通過人工閱覽的方式按照組卷對檔案分類，但是，在大數據背景下，信息技術完全可以取代人工的大多數工作，這是由于大數據技術具有碎片化和非機構性兩個特征。在該技術的支持下，檔案無須依靠組卷和組件等基礎單位就可以進行管理，這是大數據技術對傳統檔案管理工作的一次變革。在大數據技術支持下，機關單位檔案管理工作朝著數字化、智能化方向轉變，檔案數字化管理逐漸成為很多機關單位檔案資料管理的主流形式。此外，大數據背景下提升了檔案的傳輸效率與共享效率，機關單位人員能夠更高效地為社會服務，為機關單位檔案管理工作提供了全新理念。

2.機關內部更加重視檔案管理工作

大數據技術應用促進了機關單位檔案材料的利用效率，而檔案材料利用效率也間接提升了機關的辦事質量，因此，在大數據技術支持下，很多機關單位愈發重視檔案管理工作。目前，檔案管理實現了由檔案室管理朝著機關單位管理的關鍵轉變，檔案材料不僅成為衡量機關單位工作效率的依據，還與個人利益關系更加緊密。當前，各地區人才交流頻繁，個人參與社會活動的機會越來越多，依托大數據技術下的資源共享，社會活動組織者僅需要通過引擎搜索就能夠獲得個人的檔案信息，這使得傳統手工書寫個人檔案模式發生了轉變。同時，無論是個人還是機關內部都會更為重視檔案管理，尤其是注重檔案的完整性，若在管理中檔案的完整性受到影響，將會對個人的社會活動帶來影響。

3.不斷優化檔案材料收集與整理的各環節

機關單位在檔案管理中應用大數據技術時，檔案載體會出現明顯變化，即紙質材料不再作為承擔檔案信息的載體，從我國機關單位檔案管理發展歷程來看，其經歷了紙筆記錄、紙質材料保存、紙質材料為主電子材料為輔、紙質檔案與電子檔案并存的發展趨勢。因此，在未來不能排除電子檔案完全取代紙質檔案的可能性，而紙質檔案朝電子檔案轉變過程中，由于紙質檔案與電子檔案管理方式完全不同，檔案數據的管理過程也會發生很大的變化，這些變化主要表現在檔案的收集方式、存儲形式、處理方式以及分享應用方式等方面。在信息時代，機關單位的各類檔案數量呈現快速增長趨勢，這就表明若仍然以傳統檔案管理方式應對現階段的海量檔案數據，那么，檔案管理者將面臨成倍的工作量與管理壓力，檔案管理效率自然就會受影響。當前，很多機關單位的檔案管理都非常依賴計算機和網絡，檔案的分類、處理、傳遞和應用等都在網絡平臺或者終端展開，而承載檔案的載體也由傳統的紙質材料轉化成電子圖片、音視頻等。近些年，各地區機關單位開始推廣無紙化辦公，一些政府文件、通知等也多以電子化形式展現，無紙化辦公在一定程度上推動了檔案管理信息化進程。由此，大數據與信息化對檔案管理各環節流程展開優化，使得機關單位檔案管理工作的技術含量不斷提升。

4.檔案數據的安全管理成為一項技術難題

大數據時代，計算機與互聯網技術為社會的發展帶來了諸多便利，機關單位在肯定檔案管理中大數據技術優勢的同時，也應當清醒認識大數據以及信息化技術帶來的挑戰，一方面，大數據與互聯網提升了機關單位工作效率，降低了失誤發生概率；另一方面，也體現了虛擬技術的弊端，大數據技術以計算機和互聯網為基礎，而網絡又是一個開放式的平臺，任何人都可以獲得網絡中的開放資源。互聯網極大拓寬了人們獲取信息的渠道，同時，非法訪問為機關單位檔案管理信息化帶來了眾多風險，如何確保檔案信息的安全性和保密性成為大數據時代機關單位檔案管理者重要的關注點。機關單位雖然屬于社會機構，但是，自身帶有特殊屬性，因此，機關單位的一些檔案也具有特殊性，尤其是一些涉及國家、政府以及政黨等方面的檔案材料必須嚴格做好保密工作。這些檔案一旦出現泄露情況，將會對國家、政府乃至社會秩序產生嚴重影響，而當那些涉及行業領域的檔案面臨失竊風險時，甚至還會對國家安全產生嚴重威脅。除此之外，公民層面的檔案信息安全同樣重要，公民檔案屬于個人隱私，一旦個人隱私泄露，將會對個人工作和生活帶來很大影響。大數據技術是一把雙刃劍，在機關單位中管理者需要始終做好檔案安全管理工作，尤其是一些核心檔案，其安全管理工作甚至能夠上升到政治層面。

三、大數據時代機關單位檔案管理創新途徑

1.依托大數據提升檔案開發、利用效率

大數據技術為機關單位檔案管理提供了諸多便利，強化了檔案信息開發利用的深度。因此，機關單位更應當關注如何通過大數據技術提升檔案的開發利用效率。在檔案管理過程中，管理者需要依據檔案的實際特征構建檔案管理體系，機關單位檔案具有碎片化特性，檔案管理者需要將這些檔案統一整合，以大數據和信息化技術為手段加大檔案信息開發力度，提升檔案利用效率。此外，檔案管理者還應當積極運用大數據技術對檔案進行分級，這是檔案整合的重要途徑，同時，也是檔案達成共享與利用的重要條件。

2.建立健全檔案管理制度

目前，國家已經出臺法律保證機關單位檔案管理規范，大數據時代，各地區機關單位的檔案管理模式都進行了調整，尤其是大數據技術與管理工作之間的聯系更加密切，這是檔案管理效率提升的重要原因。但是，在檔案管理模式轉變過程中也出現了一些新問題，而解決這些問題的關鍵就在于創新管理制度，對制度進行不斷調整完善，以適應大數據時代檔案管理工作的需求。同時，要繼續以法律法規以及管理制度確保檔案管理工作的秩序，強化執行力度，堅決打擊違法操作，使檔案管理工作在制度的保障下順利開展。

3.做好檔案管理安全保護工作

管理者在肯定大數據技術優勢的同時也不能忽視風險，大數據技術的出現使機關單位檔案由紙質形式向電子形式轉變。通常情況下，電子檔案面臨著丟失、篡改以及被盜取的安全風險，因此，檔案管理者需要仔細分析電子檔案所面臨的安全問題。互聯網時代，檔案信息的存儲方式非常多元，如內存卡是常見的數據存儲方式，內存卡具有體積小、容量大以及易攜帶的優勢，但是，一旦損壞，卡內的數據就很難恢復。此外，一些機關單位會通過內部平臺開展檔案管理工作，這種情況下管理者就面臨著設備故障、被黑客攻擊以及電腦病毒等方面的風險，因此，大數據時代下要非常重視檔案管理工作的安全性，檔案管理人員必須具有風險防控意識和安全管理技術，以規范化的安全管理措施對待檔案管理工作。首先，在檔案信息化管理過程中積極運用防火墻技術，防火墻作為一種虛擬隔離技術，能夠有效保證計算機中各類資料的安全性，防火墻能夠以應用者制定的規則決定是否運行程序，因此，能夠有效隔離病毒、木馬對檔案產生的不利影響；其次，檔案管理者除了要做好網絡風險防控工作以外，還需要應對單位內部人員產生的不利因素，這就要求在檔案管理過程中積極落實身份識別技術，在檔案管理期間必須對管理者的身份進行核實，這一措施也能夠降低檔案信息被竊取的風險；最后，積極應用檢測技術，該技術也能夠為檔案管理提供安全屏障，并確保檔案管理工作開展的正常秩序。

4.借助信息技術創新檔案管理模式

大數據時代下，機關單位檔案管理人員需要以單位實際情況，科學構建檔案管理模式，以信息技術提升檔案管理效率，在檔案管理過程中，既要明確當前管理目的，又要制定長遠管理目標，確保能夠以科學的管理模式指導機關單位各時期的檔案管理工作。在檔案管理過程中，管理者需要積極提升自身能力，不斷學習大數據技術，依托文字、音視頻處理技術對各種類型的檔案信息進行高效處理，進一步實現紙質檔案向電子檔案的轉變。同時，無論是紙質還是電子檔案，均需要在確保安全的基礎上展開管理，并以信息化手段達成高效管理目標。在檔案管理模式的創新上，一些地區的機關單位已經開始應用云辦公管理平臺，在該平臺的支持下，能夠極大縮減檔案管理工作產生的人力成本和資金成本，管理者能夠以崗位需求為特征，個性化開展檔案管理。

四、結語

綜上所述，機關單位為了提升檔案管理效率，需要積極實現管理工作與大數據技術之間的融合，創新檔案管理模式，構建科學的檔案管理體系，確保檔案管理安全性，加大大數據技術在檔案管理工作中的應用力度，做好檔案信息資源的開發，借助防火墻和身份認證技術確保檔案安全。

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（作者單位：山東省單縣機關事務服務中心）

作者簡介：張志剛（1979—），男，漢族，山東單縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。