不動產信息檔案的電子化保管和利用初探

摘 要：隨著時代的發展和進步，我們國家對不動產統一登記和對不動產信息檔案的保管、利用有了新的推進和部署，同時也提出了更高的需求。如何能在當下的信息時代，實現不動產檔案的電子信息化管理，進一步完善不動產檔案保管和利用的規范性和科學性，更好地提升服務質量、提高不動產檔案管理的標準，已成為目前各級不動產檔案管理部門都面臨的一次新的考驗。面對新形勢下對不動產檔案管理提出的新挑戰，不動產檔案管理部門需要緊跟信息化時代的步伐，要提出創新的工作方式和管理方式，更加現代化、規范化以及標準化的建設不動產信息檔案電子化管理平臺，加快不動產檔案管理的電子化進程，同時也需要進一步完善和健全不動產信息檔案電子化管理和應用領域的相關法律法規，科學持續健康地發展不動產信息檔案管理。

關鍵詞：檔案管理；不動產登記；電子化利用

不動產登記制度一直以來都是我們國家物權制度的重要組成部分，是指通過不動產所有者進行申請，從而由國家專職部門對不動產物權及其變動事項做出記錄的一種行為。我們國家的不動產檔案的保管和利用因此而產生，其目的是為不動產的登記工作提供穩定且重要的保障。傳統的不動產登記檔案主要基于人工書寫和保管，過程煩瑣復雜且容易出現登記信息錯誤、檔案損毀等問題，對不動產所有人造成很大的損失。在如今信息化技術的時代，我們必須充分利用電子化信息技術的優勢，對不動產登記檔案的利用和保管方式提出新的變革，實現其電子化和自主化，從根本上大幅度地提高不動產登記檔案的效率和質量。本文就現有的不動產檔案管理和利用的問題進行深入分析，提出進一步的電子化管理的方法和措施，希望能為不動產檔案的電子化保管和利用提供有效參考依據。

隨著目前全球進入信息化時代，不動產登記檔案作為國土資源管理的重要組成部分，如何更加充分地利用現代化信息技術，實現不動產檔案保管和利用的電子化和自主化，有效解決傳統的不動產檔案保管和利用中帶來的弊端，有效提高不動產檔案管理和利用的效率，同時保證更高質量的完成不動產登記工作，改善我國不動產登記服務地流程和群眾體驗，為人民提供更好的服務和保障，更加有效的促進不動產事業的進步和發展。

1 不動產檔案電子化利用的意義

不動產，是指依自然性質或者法律的規定在不可移動或移動后會引起其性質、形狀改變的財產，包括土地、土地定著物、與土地尚未脫離的土地生成物、因自然或者人力添附于土地并且不能分離的其他物。2013年11月20日，國務院常務會議決定：整合不動產登記職責、建立不動產統一登記制度，不動產登記參照《不動產登記管理條例》。這項決定更是大大提高了不動產權利人的合法財產權的保護，同時大幅度提升政府的效率和水平，具有重要的跨時代意義。不動產檔案的電子化利用即是實現這項制度的重要方式，將傳統的混亂的不動產檔案信息進行歸集、整合、電子化，可以大大提高不動產檔案的利用效率。

現代信息化處理的技術逐步深入到不動產檔案的管理和利用中，它以計算機技術為核心，使傳統的檔案存儲方式發生了質的變化。新一代電子存儲介質體積小且存儲量非常巨大，比傳統的紙質檔案的存儲量要高出數以億萬倍，同時新一代電子信息化的媒體不管是進行新增輸入、刪除、查詢、修改等操作都遠遠高于紙質媒體，而且隨著互聯網的應用普及，不動產檔案的管理也可以實現一定范圍內的信息共享。

2 不動產檔案電子化保管和利用目前面臨的問題

2.1 不動產檔案的共享率較低

自2013年國務院提出全國的不動產實行統一登記的制度以來，面臨的最大問題就是不動產檔案的共享率較低。為解決此問題，我國已頒布了多項不動產檔案管理相關條例和多項法律法規來從各個方面規范和整合不動產檔案的管理。然而事實上，由于在此之前的不動產信息登記和管理涉及公安、法院、民政、林業等多個部門，檔案分散管理混亂，各個系統之間沒有統一的規范，在傳統的紙質檔案管理模式下很難實現統一，對開展新時代的不動產檔案管理工作造成了很大的阻礙。不動產的統一登記要求將原有的分散在房、地、農、林、漁等各個職能部門的登記職責統一劃轉到不動產登記機構進行登記，因此，對不動產檔案管理部門來說，如何把原來的分散在多個部門的檔案資料進行整合統一管理，不管在工作量還是工作難度上來說，都是一個巨大的挑戰。

2.2 對各平臺整合存在較大技術難題

各部門都有自己的檔案管理規章和制度、檔案管理軟件或平臺、檔案編目方式，且有的實現電子化管理，有的依然沿用紙質檔案管理的方式。因此，要整合分散在各部門間的檔案，并且進行統一的編目、整理、電子化錄入等工作，不動產檔案管理部門面臨著巨大的工作量和工作壓力。工作人員在大量的重復工作中非常容易出現失誤，且這些失誤無法得到及時發現和解決，在積累的未解決問題越來越多的情況下，工作人員的工作時間會日益緊張，最終影響到不動產登記工作的效率和質量[1]。同時，要將統一整理之后的不動產檔案電子化也存在較大的技術瓶頸。由于之前各個職能部門并未實現數據共享，這就導致在不動產統一登記之后，整合各平臺的數字化信息存在技術瓶頸，各平臺之間采用的編寫語言和內部邏輯不盡相同，無法進行統一。例如：原來在土地部門進行登記的數據，絕大多數的業務數據都沒有和地籍數據庫進行關聯，范圍非常小而且數據更新也不及時，房產登記的數據上有很大一部分房源都沒有建立統一規范的樓盤表。而林地部門的登記則普遍采用傳統的紙張記錄信息，檔案資料的存儲也并未關聯數據庫，相關信息也不完整。所以要實現各平臺間的數據整合還存在很多技術難題亟待解決。

2.3 基礎設施不完善

由于不動產統一登記之后面臨著巨量的數據整合，因此，原有的硬件設施的落后和老舊成為目前行業各個方向普遍存在的問題，基礎設施設備沒有及時更新換代的弊端對于不動產檔案的電子化管理和利用的推行造成了很大的影響。長期以來網絡管理系統的病毒和漏洞的管理也不到位，對于推行不動產檔案的電子化管理的安全性更是存在極大的威脅。而對于工作人員來說，陳舊的設施設備也造成了電子化利用的實際感受非常差。可見，硬件設施老舊更新不夠及時、系統漏洞不完善無法保證安全的問題已經嚴重影響了不動產檔案信息化建設的進程。

2.4 相關法律法規不完善

2016年以來，國家和各省市地區先后出臺《不動產統一登記暫行規定》和《實施細則》等相關法律法規條例，但內容相對比較寬泛且只有短短的幾個章節。不動產登記機構整合后應當轉移各個部門相應的不動產登記檔案，但對于具體時間、規定、規范并沒有明確的規章制度，各個城市之間在協調原來職能部門的檔案移交工作時困難重重。雖然國家規定在國土資源安全局下設立了不動產登記局，專門負責不動產的統一登記的職責，但是目前相關的法律法規還不完善，各個部門之間也并沒有明確自身職能的界限，不確定不動產各部分的權利歸屬，不能保護所有者的合法權益，經常會出現重復登記、權利交叉等問題，導致登記信息有誤，對不動產登記工作也有不利影響。

2.5 儲存介質的壽命影響

在存儲壽命的問題上，電子檔案較紙質檔案雖然有了大幅度的提升，但依舊會因為存儲介質的改變影響檔案的保存時間。紙質檔案受到環境影響，例如溫度、濕度、霉菌等的影響，會直接導致紙質檔案的保存壽命減少。同樣，電子檔案也會受儲存介質的壽命影響，從而影響到電子檔案的壽命。隨著信息技術不斷推陳出新，電子儲存介質也逐漸成熟和穩定，從軟盤、光盤、硬盤發展到服務器、云儲存等，技術的革命為電子檔案的保管提供了有力的支持，但隨著檔案資料的大量增長，也在對儲存介質的容量和安全性提出了更高的要求[2]。

3 針對不動產檔案電子化保管和利用過程中遇到問題的解決措施

3.1 強化思想認識

目前我們面臨的是一個知識經濟的時代、高科技時代。在現代化技術日益精進的今天，不動產檔案的保管和利用技術的創新也顯得尤其重要。首先應該做到觀念創新，從根本上認識到科技知識在不動產檔案保管利用工作中的重要性，主動學習新知識、提升新技能。其次要改善我們工作中運用的工具、設施和手段，它包括計算機、傳真、電子等現代化的辦公機具及通信手段。

不動產檔案的管理最基本的要求是工作人員必須具備比較強的責任感，持續的引進具備扎實專業技術的新時代現代化檔案管理人才，從基層建設中強化隊伍的技術素養，大力推動各層級人才專業技能的不斷提高，加強對檔案管理人員的思想教育，形成統一的思想認識，全國一盤棋，心往一處想，勁往一處使，早日實現我國的不動產統一登記全面聯網。

3.2 加強人才培養

專業的人干專業的事，人才就是生產力。提高不動產檔案管理人員的專業技能迫在眉睫，一方面要加強對現有的不動產檔案管理部門人員進行專業技能的培訓，提高現有人員的專業技能知識和素質，另一方面就是要引進專業的檔案管理類人才，尤其是具有較高學歷和專業從事信息化建設的專業人才，擴充不動產檔案管理隊伍，提高隊伍的整體技能水平和業務素質。只有這樣，才能應對未來對不動產檔案信息化建設提出的更高要求。

3.3 加強不動產檔案數據庫的建設

數據庫是不動產檔案實現電子化的重要載體，也是不動產檔案數據建設的基礎。未來，所有的不動產檔案數據整合利用都要依存于數據庫進行實現，因此，不動產檔案數據庫的建設就顯得尤為重要。數據庫是紙質檔案和電子檔案間的重要橋梁，是提高不動產檔案利用效率的關鍵。它的建設在整個不動產統一登記工作中占據著舉足輕重的地位。所以，要做好不動產登記數據的維護，確保不動產登記信息的安全穩定運行，有效提高信息的交流質量，需要從整體環境的角度進行深入分析和思考，對信息管理系統進行分層管理，包括不動產登記的事務管理[3]，只有夯實了檔案庫建設這塊基石，才能建立起不動產統一登記的高樓大廈。

3.4 完善相關的法律法規

目前，不動產的登記和檔案利用等工作的開展尚處于開展階段，相關法律法規的不完善和各地政策執行的不統一，使我國不動產全國統一登記制度的實施和實行面臨很大的挑戰。提出并能切實開始實施一套完善的法律法規和實施細則是我國現在非常急切的任務，規范全國的不動產登記和檔案利用行為，做到不動產登記和檔案利用有法可依，有法必依。這樣才能為下一步的全國聯網鋪平道路，也有利于各部門之間的信息共享，只有這樣才能提高工作效率，規范工作流程，為之后的全國統一登記提供有力的法理支持。

3.5 保證電子檔案信息的安全

如何提高目前不動產電子檔案的保密和安全工作，我們急需根據現有情況，針對電子檔案管理制定一套完整的、切實有效的安全保密制度。第一，要保證電子檔案的調閱人必須是權利人本人或與本不動產存在利害關系的相關人員，并保證其在合法有效的范圍內調閱和使用不動產電子檔案；第二，要保證電子檔案的時效性和真實有效性，并保證其不會被篡改；第三，運用技術手段，對操作系統進行加密升級，保證儲存介質的穩定和安全。

3.6 加強電子檔案數據檢查審核

確保不動產電子檔案信息的真實有效是不動產電子檔案歸集的首要條件，不動產信息的來源渠道有很多，從何落實房產檔案的收集工作是每個不動產信息工作者要上的第一課[4]。要確保搜集到的信息真實準確，首先就是要上級檔案部門派遣人員到基層單位對檔案工作進行檢查和督導，以便保證房產檔案的完整性，對房產檔案移交問題進行探討，讓負責搜集信息的工作人員直接參與到實際項目中去，這樣就可以加深對檔案電子數據的了解，對后期數據的審核工作也可以起到一定的幫助；其次，對于已經搜集和整理的原始檔案資料，在后續的處理過程中要嚴格遵循不漏、不改、不刪的原則，確保內容的原始性和真實性。如果收集上來的檔案數據本身就未遵循以上原則，那么就要經過重新收集整理，再進行歸檔。

3.7 完善激勵與保障機制

獎勵機制的建立是制度完善的必要環節。建立工作日志，可以有效地保證不動產電子檔案在整理、歸納和傳遞的每個環節都有明確的記錄，可以確保相關人員的職責[5]。對認真負責或者有突出貢獻的相關單位和人員，應當給予必要的獎勵，以此激勵所有工作人員在今后的工作中爭當上游。此外，要體現不動產電子檔案在實際工作中所具有的效率優勢，進一步推進不動產檔案利用的電子化步伐，為日后不動產實行統一登記鋪平道路。再者，建立暢通的反饋渠道也至關重要，一套合理高效的評價機制有助于提高工作人員的服務效率和質量。

結 語

綜上所述，由于我國傳統的不動產登記檔案查詢利用方式已經無法適應于時代的發展需求，應積極采取有效措施促進不動產登記檔案的電子化查詢與利用，要實現不動產登記檔案資料的電子化儲存保管與利用，首先要加強從業人員的思想教育，統一認識。其次要建設一支業務素質過硬的管理隊伍，提高工作效率。最后就是要完善硬件設施，為不動產檔案的信息化建設提供物質保障。只有這樣，才能確保不動產檔案的電子化利用順利進行，為全國的不動產統一登記事業提供堅實的保障。

參考文獻

[1]趙鑫華.不動產登記的電子化與自主化分析[J].經濟研究導刊，2017（13）：171-172.

[2]盧焰.不動產電子檔案信息化管理的探討.[J] 《基層建設》2017（24）：10-12.

[3]張保紅.論不動產登記的電子化和自主化[J].中國土地科學，2015，29（10）：28-34.

[4]梁玉蘭.電子化不動產檔案管理利用發展平臺建設[J].科學與技術，2019（10）：342-343.

[5]張瑋瓊.不動產登記檔案利用服務的問題與對策分析[J].檔案學通訊， 2016（5）：62—66.

作者簡介：王鐸，西安市不動產信息檔案管理中心，助理館員，研究方向：檔案管理。