合同檔案管理中的主要風險與管理措施研究

摘 要：隨著我國住房改革的不斷深入，直管公房的發展得到了社會各界的廣泛關注。直管公房的檔案管理工作需要不斷進行完善和加強，通過有效的檔案管理，才能保證其在直管公房管理工作中的合理運用。本文針對直管公房檔案管理存在的問題及對策進行了詳細論述，希望能為直管公房的檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：直管公房；檔案管理；問題及對策

前言

新時代，我國形成了以企業為主體的市場化經營模式，帶動了市場經濟的快速發展。在市場經濟模式下，企業經營過程中會產生較多合同檔案，可以保證企業業務的順利開展。但是，我國有些企業平時對于合同檔案管理的關注度不足，表現出了漠視的態度，使得合同檔案管理活動存在較多的風險，勢必會給企業帶來嚴重的經濟損失，不利于企業在復雜的市場環境中取得競爭優勢。基于這種情況，有必要結合企業合同檔案管理的實際情況，深入探討風險管控的有效方式。

一、合同檔案管理中的常見風險

合同檔案管理過程中存在多種風險，本文結合實際情況展開綜合闡述，明確風險的具體內容。

第一，管理風險。管理風險是合同檔案管理的常見風險，具體體現在合同格式、管理方法、只簽不存、人治代替法制等。其中，合同格式是指部分企業沒有嚴格按照《合同法》等法律法規進行合同擬定，導致合同存在格式錯誤、重要內容漏填等問題，直接影響了合同檔案管理的最終效果；管理方法是指當前很多企業開始推動合同檔案的信息化管理，但是，這種新型管理方法應用過程中也引發了一些問題，如忽視合同原件保護等，不利于合同檔案管理的規范性；只簽不存是指企業在簽訂合同以后，并沒有將其遞交給檔案管理人員，導致合同檔案信息缺失，很容易在以后承擔不必要的法律困境風險；人治代替法制是指企業經營者過于認同口頭承諾和人情關系，導致合同檔案管理無法嚴格按照相關制度實施，提高了合同檔案管理的風險水平。

第二，違約風險。合同檔案是企業經營活動的憑證之一，具有一定的法律效力和約束力。但是，我國不少企業的領導者都缺乏足夠的法律意識，導致合同檔案管理面臨一定的違約風險。比如，企業在人員招聘時，需要簽訂標準化的勞動合同。在合同沒有到期并且員工沒有違反合同內容的時候，企業不能隨意開除員工。目前，較多中小企業的領導者并沒有充分認識這一點，導致他們在員工招聘合同管理方面表現出了顯著的隨意性，導致在解聘員工的時候會面臨較多的糾紛，很容易帶來不必要的經濟損失。

第三，保存風險。保存是合同檔案管理的重要工作，能夠充分保證合同檔案數據的真實性和全面性。在紙質檔案管理過程中，部分管理人員并沒有做好防火、防盜、防潮等工作，平時對于紙質檔案儲存環境的管理存在缺位，導致合同檔案容易在保存過程中出現損壞。在電子檔案管理過程中，由于管理人員缺乏足夠的網絡安全意識和防護手段，使得電子合同檔案容易出現泄漏與篡改，給企業經營發展帶來了較多風險。

第四，其他風險。企業在合同檔案管理過程中還存在完整性風險等其他風險。這類風險導致合同檔案數據無法發揮預期的作用。特別是當前企業的內外部環境變得更加復雜，合同檔案類型越來越多，管理要求也有所提升，很容易滋生各類風險，給企業的健康經營發展帶來威脅。

二、合同檔案管理風險的成因分析

合同檔案管理風險會給企業的正常經營發展帶來顯著阻礙，不利于企業在市場競爭過程中取得優勢地位。造成這種情況的原因比較多，下面結合我國企業合同檔案管理的基本現狀，從多個角度探索合同檔案管理風險的具體成因。

1.法治意識欠缺

企業合同檔案管理工作需要相關法律法規作為支撐，才能夠較好避免不合規風險，提高合同檔案的規范性以及檔案管理的系統性。但目前部分企業領導并沒有充分認識到這一點，導致企業內部法治意識欠缺，很多員工都沒有法治意識。在制定合同檔案管理內容的時候，由于管理者缺乏法治意識，使得這些管理內容的隨意性比較強。在具體開展管理工作時，未能嚴格遵守相關法律法規的要求，導致合同檔案管理面臨不必要的風險，容易給企業帶來損失。

2.管理制度不完善

完善的管理制度可以較好提高合同檔案管理的規范性，使每一個管理環節都符合相關要求，避免出現不必要的風險。但是，當前較多企業在管理制度方面還表現得非常粗糙，導致檔案管理人員在參與工作的時候無法得到較好的約束與參考，容易出現工作失誤。此外，多數企業在合同檔案管理方面沒有全面引入崗位責任制，在風險處理的時候容易相互推諉責任，不利于合同檔案管理質量的提升。

3.信息化推進速度較慢

我國已經全面進入了信息化時代，智慧信息技術直接改變了企業的管理格局。在合同檔案管理領域中，如果能夠靈活使用智慧信息技術，就能夠起到事半功倍的效果。目前，我國較多企業開始在合同檔案管理工作中應用信息化技術，實現了合同檔案數據信息在網絡環境中的匯總與流通。但從整體上來看，大部分企業使用信息化技術的層次還比較低，僅僅將信息平臺作為儲存合同檔案數據的工具，并沒有在管理業務中延伸，導致合同檔案管理工作無法形成智慧管理新格局，需要在后續時間里進行針對性地改善與調整。

4.風險處理滯后性顯著

企業合同檔案管理風險具有一定的客觀性，同時，在爆發以后很容易帶來難以挽回的損失。因此，企業應該在平時做好合同檔案管理風險類型與特點的分析，同時還要提前制定多種風險處理舉措，設計相應的應急預案體系。但是，結合當前我國企業的實際情況來看，較多企業都表現出了事后管理的顯著態勢。即只有在合同檔案管理風險全面爆發以后才介入處理，導致風險事件造成的影響都非常顯著。除此之外，較多企業處理合同檔案管理風險的方法也比較單一，無法結合實際情況選擇針對性地處理方案，給企業帶來了較大的賠償壓力。

5.檔案管理人員素質不高

企業合同檔案管理工作是比較復雜的，要求管理人員具有豐富的知識儲備和熟練的操作技能，才能夠提前甄別各類風險，并采取針對性較強的風險控制策略。但是，結合當前的實際情況來看，較多企業對于檔案管理高素質人才的重視程度都不高，在平時也沒有結合合同檔案管理工作做好人才儲備，使得企業在職的檔案管理人員并沒有較高的風險管控意識，面對合同檔案管理風險無法采取有效的措施。此外，較多企業也沒有做好檔案管理人員的專項培訓教育活動，很難保證員工自身素質水平有效提升，最終也就很難保證合同檔案管理的質量。

三、合同檔案管理風險的防范措施

合同檔案是企業經營發展的重要資料，一旦爆發檔案管理風險，將會給企業帶來不可挽回的損失。因此，我國企業應該充分重視合同檔案管理風險的管控工作，了解自身在這方面的風險水平，并提出針對性較強的防范方式，保證合同檔案管理工作的整體質量。

1.提升合同檔案管理的法治化水平

合同檔案管理風險控制的關鍵就是提高法治化水平，只有嚴格遵循我國相關法律法規，合同檔案管理的規范性就能夠有所保證，確保合同檔案可以發揮預期作用。這也要求企業在經營發展過程中可以積極引入法治觀念，提高檔案管理的法治化水平。一是加強《合同法》等法律法規的學習。企業檔案管理部門應該定期組織內部員工學習《合同法》等相關法律法規，同時，還要在部門內開展關于法律法規知識的考核，并將考核結果納入績效評定中。通過這種方式，企業就能夠顯著提高檔案管理人員的法治意識，在企業內部逐步營造良好的法治環境，給合同檔案管理的高質量進行提供相應的基礎。二是結合法律法規制定合同檔案管理內容。企業應該依托《合同法》等法律法規，以及行業內關于合同檔案管理的其他標準范式內容，形成完善的合同檔案法治化管理方案，保證每一項管理內容都嚴格契合法律法規的相關要求，切實提升合同檔案管理的法治化水平。

2.構建完善的合同檔案管理制度

合同檔案管理風險管控需要規范的管理制度，才能夠保證檔案管理活動井井有條，避免因為制度不完善而帶來的諸多風險。

第一，制定精細化檔案管理制度。企業需要結合合同檔案管理的具體工作內容，設計各個管理環節的具體制度，使檔案管理人員可以依照制度開展本職工作，提高合同檔案管理工作的規范性。特別是在合同檔案數據歸檔的時候，一定要結合不同部門的工作性質與具體內容，設計針對性較強的歸檔制度，保證所有合同檔案都可以順利歸檔。

第二，制定檔案管理崗位責任制度。企業應該結合合同檔案管理工作崗位內容，全面引入不同崗位的責任制度，以對員工產生約束，提高合同檔案管理的規范性，避免出現不必要的管理風險。

3.推進合同檔案智慧管理體系

信息化技術的應用可以顯著提高合同檔案管理的整體效率，同時也能夠有效防范合同檔案管理風險。因此，企業應該加快推進合同檔案管理的信息化建設進程，最終形成合同檔案智慧管理體系。這也要求企業可以整合信息化管理資源，建立功能齊全的檔案管理信息化平臺。在設計平臺功能的時候，企業應該結合合同檔案管理的具體工作內容，使信息平臺可以在實踐工作中得到較好應用，發揮預期的戰略作用。基于風險管控的角度來看，合同檔案管理信息平臺可以引入大數據、云計算、人工智能、專家系統等多種模塊，實現合同檔案數據信息的智慧化分析，在發現風險的時候能夠提前預警和智能處理，顯著提高合同檔案風險管理的整體水平。對于檔案管理人員來說，應該盡快使用信息化管理模式，明確信息化檔案管理帶來的新風險，借助于智慧信息模塊增強風險管理效率。

4.靈活使用多種風險處理舉措

在合同檔案風險管理過程中，企業應該靈活采取多種風險處理措施，有效降低合同檔案管理的風險水平。

（1）技術措施

這類風險處理措施在工程類項目的施工合同檔案風險管控中比較普遍，同時也能夠取得較好效果。比如，承包商在面臨設計變更較多且費用難以估算準確的項目時，可以充分利用自身技術資源，尋找合理化方案，使原本粗放化的施工項目能夠變得精細化，降低項目合同存在的風險，充分保證自身的經濟效益。

（2）經濟措施

在很多合同檔案管理中，都出現了資金困境帶來的風險。因此，企業可以綜合評價合同檔案的具體情況，適當加大資金投入，避免后期承擔違約風險。

（3）保險措施

在合同檔案管理中，企業可以通過購買保險來降低風險爆發自身所承擔的損失，但在具體選擇保險類型的時候，企業需要結合自身需求靈活購買，不能出現盲目選擇保險而帶來不必要的資金浪費。

5.提高檔案管理人員的素質能力

在合同檔案管理過程中，管理人員的素質能力是非常關鍵的，直接決定了風險管控的最終效果。因此，企業應該切實提高檔案管理人員的素質能力，增強其風險意識和管控能力。

一是做好風險管控的相關培訓。對于企業來說，應該在平時做好檔案管理人員的專項培訓教育工作，切實提高人員的風險控制意識。在具體培訓的時候，培訓講師應該做好合同檔案風險點的講解，提高檔案管理人員對于各類風險的敏感度，提前感知風險，并且在風險出現后可以采取針對性較強的處理措施。比如，通過提高對于相關法律法規的掌握水平，以及合同條目語言的敏感度，可以較好甄別合同檔案的違規風險等。通過這些專項培訓教育活動，能夠顯著提高檔案管理人員的專業能力，提高風險管理的綜合效果。

二是做好檔案管理隊伍的成員更迭。在新時代背景下，企業合同檔案管理變得更加復雜，對于管理人員的專業能力有了更高要求。因此，企業也要結合合同檔案風險管理的需求，進行檔案管理團隊素質能力的審查，最終實現檔案管理人員的靈活更迭，給合同檔案風險管理工作提供較好的人力支撐。

四、結束語

綜合來看，合同檔案管理的風險管理工作是非常關鍵的，可以保證合同檔案管理規范進行，充分發揮檔案數據的作用。對于企業來說，需要提高合同檔案管理制度的規范性，組織檔案管理人員積極學習現行法律法規，同時還要提高內部檔案管理制度的合理性。同時，在當前信息化時代背景下，企業還要靈活使用現代智慧信息技術，主動防范各類合同檔案風險，提高合同檔案管理的前瞻性與系統性，使合同檔案管理風險能夠得到較好控制，促進企業在復雜的市場環境中高質量發展。

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（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）

作者簡介：馮春（1986—），女，漢族，陜西延安人，專科，助理館員，研究方向：檔案管理。