疫情常態化下高校檔案云服務模式及策略研究

摘 要：疫情常態化防控為高校檔案服務模式帶來了機遇與挑戰。高校檔案云服務模式能夠推進高校檔案數字化轉型，深化以人為本的服務理念，拓寬校史文化的傳播渠道。云服務模式通常分為基礎設施層、平臺層和軟件層三個層，需要配備與之相應的硬件設施、數據平臺以及面向用戶的終端軟件。高校應在資金保障、技術支持、人員配備、制度建設等方面加大投入力度，實現疫情常態化下更加高效、便捷、人性化的檔案服務。

關鍵詞：常態化疫情防控；高校檔案；云服務

高校自2019年新冠肺炎疫情發生以來，在教學和管理等工作模式上都發生了顯著變化。對于高校檔案部門來說，疫情帶來的機遇與挑戰也促使檔案工作者對工作方式、服務模式進行深入思考。云服務模式能夠最大限度地滿足疫情常態化下利用者的需求，為檔案利用者和工作者帶來便利。

一、疫情常態化下高校檔案服務面臨的機遇與挑戰

1.信息技術進步與應用為高校檔案服務帶來發展機遇

新冠肺炎疫情期間，對疫情的監測、追蹤以及人們生活方式的改變促進了信息技術的進步與廣泛應用。在新冠肺炎疫情預測、密切接觸者追蹤方面，大數據分析技術產生至關重要的作用，大大提升了疫情防控和復工復產的效率。同時，疫情催生和加速了網絡直播、短視頻平臺的飛速發展。大數據分析技術、網絡信息技術、云計算、區塊鏈等信息技術的進步與廣泛應用為高校建設數字檔案館、智慧檔案館以及構建云服務模式提供了實現的可能，帶來了發展機遇。

2.疫情常態化下為高校檔案服務帶來巨大挑戰

突如其來的新冠肺炎疫情，為高校檔案部門傳統的服務和管理模式帶來巨大挑戰，無接觸式服務成為新型和主流的服務方式。高校封控管理期間，檔案部門普遍暫停檔案利用業務，采用電子郵件等遠程辦理方式，師生利用檔案查詢受空間和時間限制，難以滿足多樣化利用需求，大大增加了時間成本，檔案部門的服務效率降低。由于利用者不能到現場利用檔案，其身份認證存在潛在風險。此外，檔案編研和宣傳工作形式亦需加強創新，傳統的檔案展覽等方式效果受限，檔案編研和校史文化宣傳工作遭遇瓶頸。

二、構建高校檔案云服務模式的重要意義

1.整合檔案資源，推進高校檔案數字化轉型

高校檔案種類繁多，不僅包括反映學校管理工作的黨群和行政類檔案，還包括學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等檔案。高校檔案部門向利用者提供云服務，前提是整合館藏檔案資源，建立館藏檔案數據庫，使數字資源可以在云端存儲和利用。新冠肺炎疫情的常態化，不僅使高校檔案部門加快對存量檔案數字化、增量檔案電子化的步伐，而且通過館藏檔案信息化促進檔案服務的提檔升級，推進高校檔案數字化轉型。

2.優化利用模式，深化以人為本的服務理念

云服務的最大優勢是借助互聯網，可根據不同的需求進行配置和擴展，大大減少了人力成本，服務方式更加靈活、便捷。疫情常態化下，高校采取措施減少校外人員流動，但師生校友的查檔需求并不會因此減少。高校檔案部門構建云服務模式，師生校友通過互聯網提交查檔用檔需求，獲得信息服務，能夠打破時空限制，讓信息多跑路、師生少跑腿，最大限度地滿足師生校友的個性化查檔需求，從而使互聯網查檔逐漸代替現場查檔，成為主流的檔案查詢利用方式。

3.創新編研理念，拓寬校史文化傳播渠道

云服務模式使檔案編研和校史文化傳播獲得新的生命。新冠肺炎疫情發生以來，圖書和文博領域利用新媒體平臺開展了眾多文化和內容傳播的新形式、新實踐，如故宮博物院抖音直播系列、國家典籍博物館云展覽、中國人民大學博物館云展覽等。運用新媒體技術，基于本校檔案資源開展云直播、云展覽，創作富有正能量、傳播力的短視頻，推動檔案資源在移動端的傳播，能夠增強檔案資源的育人效果，提高校史文化傳播效率。

三、高校檔案云服務模式的構建

云服務是依托互聯網提供計算、存儲和按需提供服務的形式。云服務可以將軟硬件、資料等放到網絡上，在任何時間、地點，使用不同的IT設備互相連接，實現數據存取、運算等目的。當前，常見的云服務有公共云（Public Cloud）與私有云（Private Cloud）。兩種云的運作方式一樣，區別在于公共云的建設成本較低但信息安全性對云服務商的依賴性較強，而私有云信息安全性和保密性更強但建設成本高。對此，有業內人士提出建設混合云模式，即高校可以按照檔案管理的安全性要求將涉密敏感的檔案信息保存在本地的私有云平臺上，用于校園范圍內共享和管理。而對于可公開信息則存儲在公有云平臺，實現對外界的信息共享，如此進行更為高效的業務處理，從而能夠有效降低綜合部署成本。云服務模式通常分為三層，即基礎設施層、平臺層和軟件層，每層都有自己專屬的信息類型，提供特定的信息功能。

1.基礎設施層

基礎設施層主要提供基礎設施，包括物理設施設備、計算機節點、可擴展的虛擬化服務。具體來說，一般應具有符合標準的機房，政務內網、政務外網、單位內部局域網等網絡信息點，以及專業服務器、存儲和備份設備、終端計算機及其他輔助設備等。基礎設施層是平臺層和軟件層的基礎，主要為高校檔案云服務的實現提供所需的物理設施支持。基礎設施層的功能主要包括將高校檔案管理服務中的網絡資源、存儲資源和服務器資源等基礎設施作為一種服務資源向外發布，對存儲在服務器中的數據進行備份，對設備、網絡等運作情況及故障信息進行實時采集、記錄和修復。

2.平臺層

平臺層主要提供軟件平臺資源，如操作系統、軟件開發環境，各類數據存儲環境等。平臺層是連接基礎設施層和軟件層的中間層，主要實現高校數字檔案資源的集中統一存儲。平臺層的功能主要包括將高校內部所有的數字檔案資源匯集在云端，統一存儲、集成服務，平臺層存儲的數字檔案資源，除數字化的紙質檔案及電子文件外，還應包括對數字檔案的數據化處理信息以及元數據信息。建設高校數字檔案資源庫和元數據倉儲庫，基于平臺服務所提供的服務接口，直接在該平臺上進行開發或部署應用。為實現平臺層的功能，高校檔案部門應從利用者需求出發，梳理、整合館藏數字檔案資源，分眾細化設置相應的模塊，提供不同的接入口。疫情常態化下，高校檔案云服務面向的利用需求主要包括教學檔案查詢利用、學生人事檔案查詢利用、了解校史文化等需求，因此，高校檔案部門應重點建立教學檔案數據庫、學生人事檔案數據庫及校史編研成果資源庫。

（1）教學檔案數據庫。畢業生是查詢利用教學檔案最大的群體，主要因求職、升學、晉升、出國、落戶等原因需查詢本人的錄取、畢業、學位、就業派遣、成績等信息，以及申請學歷學位認證等。此外，還有少部分在校生因考試、就業等原因查詢教學檔案的錄取信息。高校檔案部門應重點對新生錄取名冊、畢業名冊、授學位名冊、派遣名冊、成績單等教學檔案進行數字化及數據化，建立教學檔案數據庫，實現通過檢索關鍵字段調取畢業生相關教學檔案。還可根據畢業生的個性化需求，建設英文成績單及學歷學位信息數據庫。

（2）學生人事檔案數據庫。在校生和畢業生是查詢利用學生人事檔案的兩大群體，主要因就業政審、升學、考試等原因查詢人事檔案信息或進行人事檔案轉遞。高校檔案部門應對學生人事檔案的狀態進行記錄和跟蹤，如檔案是否在庫、檔案轉遞時間、檔案轉遞進度等，方便學生進行自助查詢，了解本人檔案轉遞狀況等。

（3）校史編研成果資源庫。高校可將數字與人文相結合，積極推進數字人文技術，檔案經過數字化、數據化，采用數據分析和數據挖掘技術，建構不同主題的應用模型，對模型中的數據做進一步整合及敘事化、故事化處理，最終開發出主題新穎、師生感興趣的校史編研成果，并建立起文字、圖表、聲像、實物等資源豐富的校史編研成果資源庫，為開展校史文化傳播工作夯實基礎。

3.軟件層

軟件層是指通過對館藏檔案數字資源進行整合，以服務的形式向用戶發布各種應用，終端用戶可以通過計算機、智能手機、平板電腦等進入服務網站或應用。軟件層是提供服務的核心層，直接面向利用者，主要實現檔案服務功能和文化服務功能。

（1）檔案服務功能，主要向利用者提供各類檔案的個性化查詢利用服務，包括自助查詢和人工查詢兩種服務方式。使用自助查詢利用服務，利用者通過終端身份認證，提交查檔需求，能夠自助直接獲得帶有電子簽章的檔案復制件、檔案證明，或者所需查詢的其他信息。例如，教學檔案中的中英文成績單、學歷學位證明、高考成績、派遣證明等，以及學生人事檔案的存檔證明、檔案轉遞情況等，均可以通過軟件后臺的數據庫直接獲得。人工查詢利用服務，主要針對的是無法直接查詢或者辦理的事項，利用者提交查檔申請后，檔案部門通過數據庫查找相關檔案，為利用者開具帶有電子簽章的檔案復制件或者檔案證明。例如，畢業證書和學位證書、出生日期、姓名等信息與身份證信息不一致情況的處理，由檔案部門查閱相關教學檔案，并與申請人的信息核對，從而提供相關教學檔案的復制件。因政審等原因查詢人事檔案信息，可提供查詢學生人事檔案信息的入口，由學生提交查詢申請，預約查詢時間，避免線下查檔人員聚集。無論是自助查詢還是人工查詢，利用者均可提交郵寄信息，獲得相應紙質檔案復制件的郵寄服務，實現全程無接觸辦理。

（2）文化服務功能，主要是指高校檔案資源經過創新編研，借由移動端及其他平臺開展云展覽、云直播傳遞給師生校友及社會公眾，實現新型檔案文化服務。互聯網是盤活檔案資源的主要陣地，同時也是激活和傳播檔案文化的重要窗口。高校要以“互聯網+”思維開展檔案編研和校史文化傳播工作，使用戶可以通過網絡輕松獲得高校檔案編研成果，滿足師生、校友及其他社會機構和公民了解學校歷史、文化、辦學成果、大師名家等方面的需求。可運用新媒體、新技術打造校園融媒體，基于本校檔案資源開展云展覽、云直播，創作富有正能量、傳播力的短視頻。可采用H5技術推動檔案資源在移動端的傳播，通過音樂、圖片、視頻等，提高檔案資源的文化育人效果及傳播效率。采用慕課、翻轉課堂等形式，用學生喜聞樂見、潤物無聲的方式在思政課和專業課中融入檔案資源開發成果，增強檔案文化育人實效。

四、高校檔案云服務模式的實現策略

1.加強高校檔案云服務模式的頂層設計

高校應加強對檔案云服務模式的頂層設計，將檔案云服務模式納入智慧校園建設總體規劃，加大經費投入力度。檔案部門應與信息化部門形成聯合工作機制，提高對疫情常態化下檔案服務轉型升級重要性的認識，從資源體系、利用體系、安全體系、制度體系建設等方面的統籌規劃。無論建設公有云、私有云，還是“混合云”，都需要高校提供充足的經費，保障云服務設備購置、維護和升級，軟件開發與運維以及檔案數字化等需要。

2.采取技術手段保障檔案和個人信息安全

開展檔案云服務，對于涉及學生個人信息的檔案，應采取技術手段予以保護，確保利用者只能查詢到本人的相關檔案，也應避免利用者個人信息在網絡傳輸過程中泄露。一是確保設備硬件可靠。高校檔案數據庫應采取數據防泄漏、數據加密、數據備份恢復等安全策略。二是確保網絡環境可靠。可采取通信和傳輸保護、邊界隔離（防火墻）、網絡攻擊防護等安全策略，杜絕數據或信息泄漏給非授權個人或實體。三是確保軟件功能可靠。可采取嚴格的認證授權機制，保證不同用戶能夠訪問不同的檔案信息。同時，為確保用戶身份認證的準確性，可以將生物特征識別技術應用于高校檔案云服務平臺。此外，高校應積極推進區塊鏈技術和電子簽章技術的應用，確保電子檔案復制件及檔案證明的安全性、完整性和可靠性。

3.建設高素質專業化的高校檔案工作隊伍

（1）開展檔案云服務，需要高校建立起一支高素質專業化的檔案工作隊伍，不僅業務能力強，而且職業素養水平高。高校應積極開展專業知識與業務技能培訓工作，提高工作隊伍的網絡技術和信息化技術水平，能夠以前瞻性視角開展本單位的檔案信息化工作；（2）強化歷史文化知識修養，提高文字能力，主動適應新媒體環境，推出新穎、有內涵的檔案編研成果和宣傳產品。高校檔案部門的服務對象主要是師生校友，在疫情常態化下，師生校友的心理波動比以往更加明顯，更需要檔案工作者注重人文關懷，認真學習貫徹落實習近平總書記關于教育的重要論述，在開展檔案服務的過程中換位思考，積極關心、關愛師生校友，提供有溫度的檔案服務，服務立德樹人。

4.建立健全與新形勢要求一致的規章制度

疫情常態化下，由現場查檔改為線上查檔，檔案工作流程和方式都發生了較為顯著的變化，高校檔案工作制度面臨著緊迫的制定和修訂任務。高校檔案部門應根據新形勢、新問題，結合上級部門規章制度，適時制定、修訂本校檔案工作制度。高校檔案部門應梳理檔案云服務工作的各個環節和所有的檔案查詢利用事項，針對每一個查詢事項公開提供完整、詳細的操作流程及注意事項，為師生校友提供便捷、優質的檔案利用服務。

五、結語

高校檔案云服務模式是高校檔案信息化建設的重要內容和發展方向，疫情常態化帶來的機遇和挑戰加速了高校檔案云服務的建設步伐。高校檔案云服務模式的構建是一個系統工程，基礎設施層、平臺層、軟件層的建立需要與之相應的硬件設施、數據平臺以及面向利用者的終端軟件，需要高校在資金保障、技術支持、人員配備、制度建設等方面加大投入力度，才能實現疫情常態化下高效、便捷、人性化的檔案服務。

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（作者單位：首都經濟貿易大學檔案館校史館 ）

基金項目：首都經濟貿易大學2022年校級高等教育研究一般項目“‘十四五時期高校智慧校園背景下的智慧檔案館建設研究”階段成果。

作者簡介：耿碩（1989—），女，漢族，河北保定人，碩士，館員，研究方向：高校檔案管理、檔案信息資源開發與利用。