淺談房地產檔案管理的問題及對策

摘 要：隨著時代發展，城鎮化水平逐漸提升，我國房地產行業得到空前的發展機遇。房地產檔案管理記載企業經營活動的信息數據，在行業發展中起著重要的作用。隨著社會發展，房地產檔案的數量不斷增加，在新的時代如何有效管理檔案，為企業調整經營規模和戰略、促進項目順利實施提供科學的導向，成為目前房地產行業的重要研究話題。本文嘗試從強化檔案管理機制建設、健全檔案管理制度、構建檔案數字管理系統、豐富檔案資料的收集方式以及加快檔案管理人才隊伍建設等幾個方面提出具體的優化策略，希望為房地產行業更好地開展檔案管理工作提供一些思路。

關鍵詞：房地產；檔案管理；問題；對策

房地產檔案管理是房地產權管理中具有留存價值的房地財產歷史記錄，具有一定的法律效力。檔案資料管理不僅在房地產企業參與經營活動中發揮著巨大的作用，是房地產企業行政管理工作的重點任務，同時在每一個環節都切實保障著群眾的利益。房地產業是一項復雜龐大的整體性工程，而且隨著經濟社會的不斷發展，房地產檔案資料的來源更加廣泛，內容更加繁雜，高效的檔案管理工作可以為房地產企業發展改革提供有力的促進作用，幫助企業實現經濟效益和社會效益的統一。

一、房地產檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作機制不健全

從目前的房地產企業經營發展現狀來看，部分企業認為提高房屋建設質量可以為企業發展帶來巨大的經濟效益，而將其列為企業經營中的重點工作，很長一段時間內忽視了檔案資料管理的重要意義，導致檔案管理工作在開展過程中缺乏指導，發展較為緩慢。首先，從企業管理層面來看，部分領導認為檔案管理只是簡單將企業經營發展的數據信息保存下來，不出現信息丟失的情況即可，這種認識誤區使檔案管理工作沒有納入企業發展規劃中，缺乏專門的檔案管理機構和專業的工作人員，使得有關部門開展檔案管理工作存在較大的隨意性。其次，部分企業檔案資料來源方式較為單一，依舊沿用企業相關部門的信息交接，使得檔案信息的范圍以及深度都存在巨大的局限性，檔案信息分類缺乏依據，不利于檔案管理工作效率的提升。

2.檔案管理制度不完善

近年來，房地產行業隨著城鎮化水平的提升得到飛速發展，行業經營活動的范圍不斷增加，雖然企業內部各個工作部門設置較為齊全，但部分企業成立時間不長，內部管理制度不完善，缺乏科學有效的管理流程，企業經營管理在出現問題時，時常會發生相互推卸責任的現象，嚴重阻礙企業健康持續發展。部分房地產企業缺乏合理有效的檔案管理制度，現有的工作流程中缺乏有關文件收集、分析、歸檔的工作規范，使檔案管理工作存在較大的盲目性。依據房地產行業的發展特點，檔案保存的周期較長，部分企業在不同時期對于檔案管理工作的要求各異，加之檔案管理人員的流動性較大，不利于檔案管理工作的有序開展，甚至造成檔案數據資料的丟失、損壞，危害檔案資料的真實性和準確性。房地產企業檔案管理工作涉及的部門較多，需要各個部門機構的協同合作才能完成有效的資料收集、歸檔工作，如果對整個工作過程缺乏嚴格的管理和控制，難以確保檔案信息的完整性。此外，房地產檔案信息驗收審核工作不夠嚴格。根據相關法律規定，房地產行業的檔案資料必須記錄真實、準確的信息，不得與事實相違背。部分房地產行業的檔案管理人員在接收檔案信息數據時，沒有依據相應的標準來審核查驗這些數據的真實性，不能及時發現檔案存在的問題而急于歸檔。在后期企業有關部門檢查時才進行突擊查驗，缺失的信息難以在短期內得到收集補充，一定程度上限制手頭工作的進程，嚴重影響工作效率。因為，部分企業的檔案管理制度在各個時期內都會進行相應的更新，工作標準存在一定的差異性，在驗收環節會出現以往的檔案分類、歸檔等與現行標準不統一的現象，限制檔案管理工作的有序開展。

3.檔案資源缺乏有效開發

由于房地產企業的檔案管理工作牽扯到多個部門，房地產內部管理機構和外部機構缺乏有效的溝通聯絡，使得檔案管理工作長期處于“各自為政”的窘境，缺乏高效的信息共享機制，嚴重限制檔案信息資源的開發利用。從目前的檔案管理工作實施情況來看，部分企業內部的檔案管理工作只是為了留存企業生產經營的信息數據，僅供于內部存檔，而很少用于研究和制定決策。部分房地產企業的檔案研究工作僅僅是基于整理分析基礎的檔案資料，只是記錄企業的發展經營信息，如機構改革、數據匯集等，檔案編研工作用于企業改進項目建設和制定決策上的力度遠遠不足，嚴重浪費檔案資源的利用價值，一定程度上缺乏科學性。

4.檔案缺乏數字化管理

隨著經濟社會發展，信息時代已經來臨。房地產行業傳統的檔案管理方式已經不適用于新時代背景下的企業發展。以往的房地產檔案管理工作，紙質檔案是記錄信息數據的主要方式，這種傳統的檔案保存方式往往抵御風險的能力較差，容易受環境的影響，檔案管理工作面臨較大的安全隱患，雖然經常會進行一些防潮、防火、防發霉、防蟲害等保護措施，但依舊會受不可抗力因素的干擾，如地震、臺風、海嘯等自然危害。近年來，計算機信息技術發展如日中天，已經融入人類生產生活的各個領域，發揮著巨大的促進作用。房地產行業也逐漸重視起數字化管理在檔案管理中的重要作用，將計算機信息用于檔案數據的管理分析工作。但從當前的利用情況來看，部分企業對數據信息系統缺乏有效的開發和管理，電子檔案信息的分類依舊存在混亂的現象，查找信息的速率仍然不高。此外，部分管理程序、軟件的更新換代周期較短，部分軟件安全性能較差，容易造成數據丟失的現象，嚴重限制檔案管理工作的順利開展。

5.檔案管理人員專業能力不高

在目前的檔案管理工作中，由于部分企業并沒有認識到檔案管理在企業生產經營中的重要作用，沒有重視檔案管理的人才隊伍建設。部分企業的檔案管理人員身兼數職，檔案管理工作大部分是歸于行政部門和后勤部門，這些工作人員不僅要承擔本職工作，還要應對復雜的檔案管理工作，時間和精力的限制影響檔案管理工作的效率和質量。在房地產行業檔案管理過程中，由于薪酬問題，人員更替速率快，且檔案管理工作較為零碎繁雜，在檔案管理崗位上會出現管理人員綜合能力參差不齊的現象。部分工作人員信息素養不高，對數字化檔案管理的工作內容以及流程不熟悉，不能有效發揮信息技術在檔案管理中的促進作用，影響檔案管理工作的效率，一定程度上造成資源浪費。部分工作人員缺乏相應的管理工作知識和能力，企業領導部門也缺乏相應的業務培訓，導致檔案管理的工作效率不高，嚴重者會導致管理工作出現較大的失誤，不僅嚴重影響檔案管理工作的健康發展，而且也會給企業發展經營帶來不利影響。

二、房地產檔案管理的優化路徑

1.強化檔案管理機制建設

首先，政府相關部門應該加強對房地產行業檔案管理的監督和管理。房地產檔案管理體系涉及一個企業的經營狀況，關系到行業發展趨勢，國家有關部門應該制定統一的工作標準和規定，規范房地產行業的檔案管理工作。由于當地地產行業的檔案管理涉及人民群眾的切身利益，在監管過程中不可麻痹大意。以法律法規來引起房地產企業領導層對于檔案管理工作的重視程度，從而在企業內部制定相關的工作規范和行為準則，自上而下地形成良好的檔案管理氛圍。其次，房地產企業內部應該結合企業自身發展的經營狀況，構建科學合理的檔案管理工作機構，設立專門的檔案管理工作小組和研究辦公室，配備相應的工作人員，設置領導負責制，組織檔案管理工作的有序開展，不斷規范檔案管理過程中的收集、整理、歸檔等各個工作環節，明確責任，各盡其職，共同努力做好相關的檔案管理工作。此外，積極研究科學先進的檔案管理方式，采用科學的方法來完善檔案管理工作。房地產企業自身應該借鑒其他企業有效的檔案管理方式，根據自身實際情況加以改造利用，不斷完善本企業的檔案管理工作機制，確保檔案管理工作產生積極的價值，為企業的生產經營提供導向作用。

2.健全檔案管理制度

有序開展檔案管理工作離不開制度的約束和規范。首先，房地產企業要規范檔案管理工作的流程以及工作準則，制定從上而下的員工管理辦法，規范檔案管理工作人員的行為，讓工作人員開展具體的管理工作流程，在企業檔案管理工作開展過程中做到有法可依。建立健全相應的檔案管理制度，促進檔案管理在房地產企業經營中發揮有效的促進作用，實現企業經營效益的最大化。其次，房地產檔案管理部門要持續完善檔案管理工作中的相關制度，細化到每一個工作流程，健全檔案審核驗收制度、檔案歸檔制度、檔案查閱制度、檔案銷毀制度等。企業應該依據國家相關的檔案管理、分類標準來制定適合于企業自身發展情況的分類準則、歸檔條件范圍、保管期限等，強化對管理過程的把控，關注每個工作細節，將工作要求落到實處，確保檔案管理工作的嚴謹科學。企業還應該整合優化項目資料的管理模式，落實專人負責制，做到誰形成、誰負責，構建完善的追責機制，從起始環節做好管理工作，確保檔案資料的整體性和完整性，促進房地產檔案管理工作制度化、規范化發展。企業不僅只健全工作制度，還應該強化對工作落實情況的監督和管理。企業可以建立定期和不定期檢驗項目檔案管理工作，督促檔案管理部門將工作落實到位，有效約束檔案管理工作的開展。最后，企業應該順應時代發展特點，轉變企業發展經營理念，形成良好的檔案管理企業文化，意識到科學高效的檔案管理對于人們財產以及企業發展的重要作用，讓工作人員認同這種理念，從而在具體的檔案管理工作中積極貫徹企業發展理念，確保檔案管理的每個環節都是依法合規地進行。

3.構建檔案數字管理系統

在信息化時代，房地產企業應該重視檔案信息化管理建設。首先，建立相應的檔案管理系統和軟件，加大信息化建設與檔案資源的開發力度，促進辦公流程和檔案管理的有效關聯，實現入庫檔案的特定瀏覽功能，強化網絡維護，加強計算機系統的防盜功能與抵御病毒的能力，提高軟件、硬件系統的安全性能，構建完善的信息數據共享機制，不斷增強檔案管理的信息化程度。在實際的房地產檔案管理工作中，要確保紙質檔案和電子檔案數據一致性，提高檔案的真實性和準確性，進一步擴大檔案的留存范圍，避免電子檔案或者紙質檔案任何一方信息的丟失為企業發展造成危害。其次，企業應該配置專門的人才來管理信息化檔案，運用專業的管理知識來開展檔案管理工作，利用先進的計算機功能來詳細、準確地整理、分析檔案信息，做好歸檔工作。同時，做好相關管理軟件、程序、系統的更新與維護，保障檔案數字管理系統的健康運行。此外，在當前新的時代發展階段，房地產檔案信息化管理逐漸成為潮流，將檔案信息數據儲存于強大的計算機系統中，不僅提高整理、查閱等工作環節的效率，還可以促進數據的分析和研究，得出可靠的分析結果，為房地產企業的項目規劃以及決策制定提供一定的指導作用。信息技術在為房地產檔案管理工作帶來便利的同時，相關部門不可忽視存在的信息安全隱患。企業應該適當加大資金支持，引進優秀的專業人才，開發完善的檔案管理信息系統，提高電子系統抵抗病毒和黑客攻擊的能力，避免企業關鍵的檔案信息和數據的泄露與流失，進一步保護檔案的安全性和完整性。

4.豐富檔案資料的收集方式

在房地產企業的檔案管理工作中，信息收集是整個工作的初始環節，影響著檔案管理工作的質量和效率。因此，檔案信息的收集工作不能僅靠相關部門的匯總交接，企業應該制定相應的規則，讓檔案管理工作人員深入相關的工作環節，建立部門聯動機制，切實把控檔案數據的來源以及準確性，確保檔案管理工作的規范性。在收集方法上，切不可看到電子檔案管理方式的先進性，就忽視紙質檔案的重要性。要強化紙質檔案和電子檔案的共同記載作用，做好檔案信息的編碼、分類、歸檔等工作，利用先進的紙質檔案保護技術，提高其抵御風險的能力。

5.加快檔案管理人才隊伍建設

為了保證房地產企業檔案管理法規制度正常運轉執行，實現高效管理，企業需要大量的專業管理人才。當今社會是信息技術快速發展的時期，檔案管理人員需要掌握先進的大數據技術，并在具體的檔案管理活動中加以運用，促進房地產企業現代化管理水平的不斷提高，推動房地產行業穩步持續發展。因此，企業要培養或者引進掌握新型管理知識和技術的專業人才，打造一支善于管理企業檔案的人才隊伍來協助企業在信息化時代站穩腳跟，增強核心競爭能力。此外，企業要重視人才培養計劃，定期展開檔案管理業務培訓，保證制度建設和人才培養同步進行，實現檔案管理工作的規范化運行。企業應該鼓勵檔案管理人員結合網絡上的先進知識和技術進行自學，不斷提升自身的專業素養，并設置相應的激勵機制。通過邀請專家開展教育講座、組織人員與其他企業進行交流等方式，全面提高檔案管理人才隊伍的專業水平，提高企業檔案管理工作的水平。

三、結束語

新時代，房地產行業面臨新的發展機遇。房地產檔案管理工作有著復雜瑣碎的特點，企業要根據自身發展經營狀況，仔細分析自身管理發展存在的不足，對標業內經驗，甚至借鑒國際先進檔案管理經驗，不斷革新自身管理方式，實現房地產企業檔案管理持續發展，為企業良好的發展經營不斷增添活力。

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（作者單位：安康中心城區房產交易與物業事務中心）

作者簡介：梁軍（1971—），男，回族，陜西安康人，大專，中級職稱，研究方向：房地產產權產籍、檔案管理。