做好人事檔案管理，為選拔培訓人才提供可靠依據

摘 要：隨著知識經濟時代的到來，人才對于企業來說非常關鍵，人才是推動企業健康穩定發展的核心因素，而人事檔案又是企業管理中一項重要內容，企業應做好人事檔案管理，為企業發展物色和培養更多的人才，為企業發展創造有利條件。當前，企業人事檔案管理存在許多問題，需要采取相應措施加以改進與完善，充分發揮出人事檔案管理的價值，為選拔與培訓人才奠定基礎，從而促進企業進步發展。

關鍵詞：人事檔案管理；選拔培訓人才；依據

人事檔案管理可以為企業選拔培訓更多人才，是企業儲備人才的重要渠道。作為人力資源管理中一項重要內容，人事檔案管理對企業發展有著很大影響，所以，做好人事檔案管理工作，將其作為人力資源管理中一項重要內容，是現階段企業需要重點考慮的問題。

一、新時期人事檔案管理特點

1.人事檔案管理部門、管理對象和服務社會性較強

隨著市場經濟體制的不斷完善，衍生出許多經濟組織形式，人才流動性大，隨之出現許多新型管理理念與方式。人力資源管理在企業發展過程中起著重要作用，人事檔案作為人力資源中重要一部分，也具有社會特征。從管理角度進行分析，與計劃經濟時代一樣，每個企業不僅要有健全的人事檔案管理部門，還要有健全的人事檔案管理體系，人事檔案管理不僅要面向企業內部員工，還要面向社會，其主要服務對象是社會務工人員，為員工提供優質的服務。

2.人事檔案來源較為廣泛，內容十分復雜

人事檔案管理對象以及服務對象具有社會性，這充分表明了人事檔案管理范圍較大，檔案內容十分復雜。在傳統人事檔案管理過程中，資料的收集、整理及處理通常由人事部門開展，人事檔案管理包括各類群體，人員身份不同，難以集中管理，其內容也有自己的特點。

二、人事檔案管理的必要性

人事檔案管理作為企業管理中的重要內容，其中包含多種信息，對企業發展與員工成長影響較大，包括員工基本信息、薪酬體系、工作崗位、技術路徑和培訓情況等。開展人事檔案管理工作，可以對員工有一個深入了解，了解員工能力、成長路徑、心理特征，分析員工日常表現、員工工作狀況以及員工工作與生活中的難處，對于員工出現的問題采取相應的解決措施，消除員工負面情緒。因此，企業在開展人事檔案管理工作時，要加大信息化建設力度，從而推動人事檔案管理工作的開展。隨著社會的不斷發展，企業間人才流動越來越頻繁，要想保證人事檔案管理的完整性，必須健全人事檔案管理體制，使人事檔案管理工作更加規范化。此外，創新人事檔案管理模式能夠加大人才選拔與創新力度，減少人才流動。在新時期，社會對人才的需求增大，人事檔案優勢更加明顯，需要合理運用資源，加大人事檔案管理力度。

三、人事檔案管理存在的問題

1.檔案丟失、遺棄現象嚴重

現階段，社會快速發展，現代化進程加快，逐漸打破了傳統的雇傭制度，隨著經濟全球化進程的加快，企業間的人才頻繁流動，許多員工在離職之后，受各種因素影響，人事檔案丟失，并且由于企業人事檔案管理部門不重視檔案管理，很難在短時間內解決檔案丟失現象。總體來說，企業人事檔案管理丟失問題非常嚴重，有相關調查數據表明，多數企業人事檔案中遺棄檔案較多，這些檔案無法正常使用，也不能將這些檔案銷毀，只能進行保存，這是大部分企業人事檔案部門所面臨的問題，導致企業出現人力、物力資源上的浪費，在一定程度上增加了檔案管理成本，出現資源浪費的情況。

2.人事檔案管理工作不專業，缺乏對管理工作的認識

人事檔案管理包含企業全體員工，檔案管理人員工作量大，需要檔案管理人員具有一定的技術水平與經驗，對檔案管理人員有著較高要求，需要管理人員具備人力資源、檔案管理等相關理論知識。分析企業人才招聘與檔案管理情況，檔案管理人員自身素養低，很難與人事檔案管理工作相符合，如果管理人員業務能力不強，工作效率差，很難全面收集資料，影響了人事檔案管理工作的實施，人事檔案管理內容缺失，管理效率低，在一定程度上不利于企業的發展。另外，人事檔案管理無法給企業帶來直接效益，這使得企業管理人員不重視人事檔案管理，導致人事檔案管理混亂，人員配置不科學，分工不明確，出現待遇分配不均的現象，難以提高人事檔案管理質量。

3.制度不完善，檔案內容不牢靠

人事檔案管理制度不完善，這是人事檔案管理現階段面臨的主要問題，由于企業不了解員工工作情況與個人實力，忽略了檔案管理，同時也就忽略了相關制度與體系。另外，由于人事檔案管理分工不明確，檔案管理人員專業素質不高，執行力差，導致許多管理人員對自身工作產生疑問，一旦出現問題，就相互推卸責任，影響到企業的正常生產，不利于企業發展。同時，檔案管理內容不可靠也是導致人事檔案管理出現問題的原因之一，企業規模較大，也就需要更多的人才來保證企業正常運行，這使得人才流動量加大，在一定程度上增加了檔案管理難度，導致檔案管理工作頻繁出現問題，檔案內容不牢靠。由于檔案管理人員缺乏先進的管理手段與理念，很難收集員工信息，信息收集渠道十分單一，收集到的信息很難為企業決策提供參考依據，企業難以選拔優秀人員，使得企業人才選拔與招聘過程中出現失誤，不利于企業長久發展。

4.信息化管理標準不規范

人才流失對企業來說并不是一件小事情，充分反映出了企業現階段存在的問題，如果企業不采取相應措施控制人才流失，將會影響到企業的發展。企業管理者要加大人才重視力度，開展人事檔案管理信息化建設，與時代同步發展，通過人才來推動企業穩定發展。在信息化時代，企業在進行人事檔案管理工作時，要注重先進技術的應用，提升人事檔案管理信息化水平。同時，加強信息化檔案管理系統建設，為人事檔案管理奠定基礎，轉變傳統管理方式，從而推動人事檔案管理工作的開展。但從企業現階段人事檔案管理程度來看，管理人員信息化水平不高，忽略了人事檔案管理信息化建設，信息化管理標準不規范，導致人事檔案管理質量不高。企業要健全信息化管理體系，在明確具體要求的基礎上，加強信息化建設，保證人事檔案管理滿足相關要求，達到企業制定的目標，解決人事檔案管理中的問題，以此推動企業發展。但從現階段企業人事檔案管理信息化水平來看，最為關鍵的是，缺乏統一的信息化管理標準，人事檔案信息化管理體系不完善，信息技術應用不到位，在人事檔案信息化管理體系建設過程中，沒有規范管理流程，所采用的管理方法與相關要求不符，導致人事檔案管理難以取得理想的效果。相關基礎設施不健全，部分功能難以正常運行，系統在運行過程中頻繁出現失誤。一些企業在建設人事檔案信息化管理系統時，沒有深入了解管理標準與系統特征，在建設過程中沒有從企業實際情況出發，導致企業人事檔案管理信息化效果不理想，影響了后續工作的開展。

四、規范人事檔案管理的措施

1.提高相關管理人員的專業素質

應做好檔案管理人員培訓工作，增強管理人員綜合素質，健全人事檔案管理方式，在保證人事檔案管理效率的基礎上，提高管理人員專業素質與技術水平，嚴格把控管理人員素質，組建一支高素質、高水平的人事檔案管理團隊。要想做好人事檔案管理人員培訓工作，檔案管理人員要注意自身修養，便于人事檔案管理滿足企業發展要求。同時，制定相應的考核制度，考核檔案管理人員管理能力與理論知識，激勵管理人員學習更多知識，了解更多先進理念與管理手段，提高其自身修養，保證人事檔案管理工作質量與效率。首先，讓管理人員意識到人事檔案管理的意義，轉變管理者的管理理念。要實現這一目標，必須做好培訓工作，端正管理人員的態度。其次，加強管理人員的職業培訓，必須強調管理業務中經常出現的問題，以便管理人員能夠迅速有效采取相應方式解決這些問題，從而提高管理人員的管理能力。企業需要為管理人員提供學習平臺，便于管理人員掌握先進管理技術與方法，將其應用到具體工作中，提高人事檔案管理質量與效率。此外，人事檔案管理和人力資源聯系十分密切，需要企業加大兩者的融合力度，這不僅能夠降低勞動成本，減輕檔案管理人員工作量， 還能保證人事檔案管理的科學性，分析企業人才分布情況，及時調整和改善不足，提高人才利用率。因此，要想保證人事檔案管理質量，就需要管理人員提高自身管理水平，創新管理體制與模式，充分發揮出人事檔案的優勢，科學選拔人才。

2.重視人事檔案管理工作，對人事檔案實施信息化管理

一些大型企業的人事檔案管理部門比較獨立，管理效率高于中小企業人事檔案管理，人事檔案管理通常與內部運轉檔案相分離，在分離的同時又互相配合。人事檔案包含員工檔案與干部檔案兩部分，能夠真實反映出員工實際情況，便于企業了解員工，是企業了解員工的一個重要方式。對此，這就需要企業加大人事檔案管理力度，健全人事檔案管理體系，將其作為企業發展中的重要部分，根據企業實際發展情況與戰略目標，與企業人事檔案管理工作相協調，充分發揮出人事檔案管理的優勢，提高企業經濟效益，推動企業發展。信息時代，企業人事檔案管理要進行改革創新，加大信息技術應用力度，充分發揮信息技術優勢，對人事檔案進行信息化管理。加強信息化建設，充分將兩者結合起來，改變傳統管理模式所產生的弊端，保證人事檔案管理工作的安全性與準確性。人事檔案不僅有紙質檔案，還有電子檔案，電子檔案需要備份，以此防止檔案丟失，將其儲存到計算機中。要注重信息化建設，提升人事檔案管理效率，以此保證企業持續發展。要加強對人事檔案管理信息化系統的監督，保證信息安全，避免信息泄露情況的發生，保證人事檔案管理信息化水平，充分挖掘信息資源，加強平臺的維護和管理。人事檔案信息化管理的發展和網絡平臺的運行帶來了信息安全問題，對此，應從網絡系統的建設和管理等方面入手，提高信息管理水平，加強人事檔案安全管理。

3.建立人事檔案管理制度

首先，企業要想保證人事檔案管理質量就需要完善檔案管理制度，通過制度來規范管理，明確管理人員的職責與工作范圍。企業要根據實際發展情況，合理優化人事檔案管理工作，明確分配員工職責，健全人事檔案管理制度，將責任細化到每個管理人員身上。一旦檔案管理存在問題，可以及時找到相關負責人，分析問題，找到解決對策，并在很大程度上激發管理人員工作積極性。其次，將人事檔案管理制度落實下去，制度是保證管理質量，規范管理工作的基礎，一旦制度沒有落到實處，就會導致制度失去權威性，管理混亂，出現不依法辦事的情況。因此，要加大人事檔案管理制度執行力度，避免在執行過程中出現賄賂等情況，保證人事檔案管理質量。定期對管理系統升級，及時更換管理硬件，保證檔案安全。統一錄入與整理檔案，保證電子檔案存檔更加有效，方便共享，將人事檔案管理放在重要位置，合理應用檔案信息，保證檔案管理符合企業發展。

4.加強人事檔案信息化建設

在大數據的影響下，要想保證企業持續穩定發展，在保證人事檔案管理信息化的同時，還要構建網絡平臺，提高人事檔案信息共享程度，合理利用檔案資料與檔案資源，保證檔案利用率。首先，要建立一個網絡平臺，以確保在以下方面發展信息化檔案管理：樹立責任意識，在應用大數據技術時，管理者必須積極轉變檔案管理觀念，便于人事檔案管理創新與信息管理的全面性。根據檔案管理的實際需要，為檔案管理的實施提供資金支持。其次，運用云計算技術，便于管理人員在大量的信息中獲得自己需要的信息，充分挖掘信息資源，加強平臺的維護和管理。人事檔案信息化管理的發展和網絡平臺的運行帶來了信息安全問題，應從網絡系統的建設和管理等方面入手，提升人事檔案管理信息化水平，保證人事檔案管理質量。信息時代的到來，企業人事檔案管理要加強創新，合理運用信息技術，進行信息化管理，加強人事檔案信息化建設，兩者之間結合，打破傳統管理方式造成的不足，使人事檔案管理更加科學、可靠。最后，派遣專業人員對計算機設備進行維護，不定期檢查計算機設備，主要包含計算機硬件的維護、建設計算機防火墻等，防止企業重要信息丟失，避免病毒侵蝕人事檔案管理信息化系統，防止系統受到黑客的攻擊，導致員工個人信息泄露。在人事檔案管理中要加強電子信息技術的應用，在此基礎上減輕工作人員的負擔，為工作人員提供學習機會，借助計算機來進行人事檔案管理。另外，電子計算機設備所具備的檢索功能有利于管理人員迅速找到相關信息，是一種非常簡便的提取方法。

五、結語

隨著社會的快速發展，企業之間的競爭日益激烈，企業人才流失問題變得越來越嚴重，企業要想在社會中站穩腳跟，就需要注重人事檔案管理。企業間開始進行人才競爭，人才的選拔與培訓是企業當前主要關注的一項內容。現階段，人才流失現象越來越嚴重，雖然人才流失看起來是一件小事情，但更多反映的是企業內部問題，如果不加以管理，就會給企業發展帶來影響，因此，需要注重人事檔案管理，保證企業不斷發展，使人才成為推動企業發展的重要基石。

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（作者單位：濟南市人事考試中心）

基金項目：教育部“十四五”教育科研規劃全國重點課題：事業單位檔案管理中的電子檔案管理途徑研究（項目編號：JYKY222973）。

作者簡介：段衛（1970—），女，漢族，山東濟南人，本科，副研究館員，研究方向：財務檔案的管理。