檔案管理理念創新與網絡管理模式構建在加強醫院檔案信息化建設中的探討

摘 要：新醫改對檔案管理工作提出了更高要求，傳統檔案管理方式及理念已經無法滿足醫院健康發展需求，也不適應新時期醫療檔案管理需求，管理理念創新及管理模式創新尤為重要。隨著各大醫院局域網、大數據、云計算等信息化技術的應用，檔案信息化建設是醫院發展的必然趨勢。為了進一步加強醫院檔案信息化建設，本文從檔案數據管理的視角出發，主要探討創新檔案管理理念的重要性，并基于醫院檔案管理現狀探索創新網絡管理模式，旨在積極推動醫院檔案信息化建設，確保信息化管理工作有效運行。

關鍵詞：檔案管理理念；網絡管理模式；檔案信息化建設

檔案管理屬于醫療機構管理的關鍵環節，其主要職能是為臨床醫療、教學、科研、人事管理、醫保報銷等提供信息資源。檔案管理工作不僅僅是收集、歸納和保管檔案，保障信息的完整性、準確性，還需要合理利用檔案信息，促進醫療事業的可持續發展，其管理質量直接關系到醫護工作質量以及患者切身利益。實施新醫改后，給醫院檔案管理工作帶來了極大挑戰，為了更好地落實新醫改的方針政策，醫院檔案管理需要做到與時俱進。對此，基于信息化技術不斷向縱深推進的現狀，創新檔案管理理念與構建網絡管理模式，可以及時落實新醫改方針以及推動醫院檔案信息化建設和諧發展，提高工作效率，從而為保護患者的切身利益、提升醫院各方面能力提供保障。

一、醫院檔案信息化建設的重要性

1.醫院檔案管理現狀

（1）醫院檔案管理理念落后

目前，大部分醫院的檔案管理理念仍為粗放式管理，主要采用紙質文件歸檔，而對圖片、音頻、影像資料保存歸檔重視程度不夠，導致檔案資料收錄不全，多數檔案資料無法為醫院發展及管理提供借鑒參考價值。此外，部分管理人員主體意識（尤其在檔案管理責任意識方面）較弱，存在無法及時將檔案收錄及歸檔的現象，導致檔案破損、缺失等事件發生，或存在歸檔保存資料行為不規范等現象，影響到相關后續工作的開展。上述管理理念及誤區會嚴重影響到醫院檔案管理發展。

（2）醫院檔案管理機制不完善

目前，我國醫院檔案管理機制尚未標準化、規范化和個性化。首先，多數醫院檔案管理機制未細化，檔案管理部門設立、管理職能及相關規定尚未明確，由不同部門保存檔案，導致檔案信息管理出現零散，同時，不同部門對于自身管理職能認識度不高，無參考依據。對于檔案的收集、歸納等管理也存在混亂情況，重要數據、信息丟失事件頻頻發生。其次，部分醫院雖然重視檔案管理，但仍存在模仿、復制行為，并未契合醫院發展實際情況，無法做到有的放矢，沒有針對性地加強醫院檔案管理，檔案管理錯誤率較高。

（3）醫院管理技術手段更新較慢

現階段，雖然信息技術已經廣泛應用于各行各業，但由于醫療行業的特殊性，信息技術的應用受諸多因素的影響，如醫院未配置足夠軟硬件設備及技術人員，沒有信息化建設條件及環境，檔案管理人員未進行系統性、專業性培訓及教育，出現實際操作中存在信息亂碼、無法識別、記錄錯誤率高等問題，致使信息化技術應用、普及相對緩慢，從而影響到醫院管理技術手段的更新速度，降低了醫院工作效率及服務質量。

（4）管理技術人員創新性及信息化水平不高

信息化檔案管理屬于新型管理模式，日常檔案管理工作相對煩瑣，且工作量較大，工作人員進行技術培訓及熟練度訓練時間相對較少。首先，醫院部分管理人員年齡較大，對于學習新型管理技術主動性有所下降，參與管理技術手段更新積極性較低，這些因素都對管理工作開展產生了一定影響。其次，醫院對于檔案管理人員信息化技術培訓尚未規范，導致管理人員無法通過專業渠道獲得學習信息，自身信息化水平也難以提高，繼而無法有效開展醫院檔案信息化管理工作。

2.醫院檔案管理發展趨勢

檔案管理在醫療機構管理中的重要性不言而喻，其工作質量直接影響到醫院精細化建設發展。基于新醫改及信息化進程的發展，由智能化操作系統代替人工機械化、重復性工作已經成為時代發展的必然趨勢。依托于信息化技術發展，醫院檔案管理發展趨勢主要呈現以下特征：第一，信息歸檔及時性。結合信息技術及軟件手段可以極大提高檔案管理效率，通過院內OA系統及時總結相關檔案內容，并上傳實時歸檔，可以縮短檔案交接及核對等流程時間；第二，檔案管理載體多樣化。既往檔案多為紙質圖片或文件資料，而信息化技術的應用使得檔案保存形式轉變為圖像、視頻、音頻等數據儲存載體，更有利于提高檔案信息的真實性及有效性；第三，管理信息檢索便捷性。實現檔案室庫藏資源電子化，更有利于檔案信息網絡檢索及利用，避免檔案外借導致無法及時查閱相關資料，提高檔案信息的可利用價值；第四，檔案信息管理安全性。檔案信息對于醫院管理、患者切身利益有著至關重要的意義，提高檔案信息管理安全性有利于保護醫院及患者雙方權益。在信息化技術及手段的助力下，可以備份檔案數據，避免檔案信息出現丟失或損壞，避免檔案數據的篡改、遺漏，同時可以設置防火墻和入侵檢測系統，加強檔案信息風險的防范，避免信息失竊的可能性。

3.醫院檔案信息化建設的意義

（1）有利于加強醫院文化建設

醫院檔案資料記載了醫院發展的歷史進程，也體現出了其文化載體功能。既往紙質檔案出現信息丟失或遺漏概率極高，而信息化建設可以整合所有檔案資料，為醫院文化建設提供豐富資料，做到追根溯源及文化傳承。同時，有利于醫院從檔案中提取獨具特色的精華理念，加深員工對于醫院文化的認同感，提高內部凝聚力。

（2）提高檔案管理工作效率及合理利用率

信息化建設過程中可以借助互聯網及大數據技術，提高檔案信息整理、搜集和更新效率，可以有效提高工作效率。檔案信息化更容易對數據進行提煉及總結，獲得有價值的資料，提升檔案的合理利用率。

（3）有利于醫院信息整合及共享

醫院檔案信息化管理過程中，系統及數據處理技術可以使醫院各科室及職能部門之間構建緊密聯系，如人事檔案信息和患者治療檔案信息等，均可進行橫向對比和縱向整合。不同部門之間可以通過局域網的信息搜索系統實現信息傳遞，尤其是針對多科室患者治療，可以實現疾病信息共享，更有利于縮短信息溝通時間，提高診治效率。

二、醫院檔案信息化建設網絡管理模式路徑探索

信息化網絡管理模式是通過網絡技術結合檔案信息，實現長期保存檔案以達到快速查閱及數據分析目標。信息化網絡管理模式在檔案管理中的應用越來越廣泛，有利于推動醫院檔案信息化建設發展進程，其具體路徑如下：

1.創新檔案管理理念

（1）提升檔案管理的價值觀

對于醫院領導管理層面來說，需要認識到檔案信息化建設與醫院整體信息化工程、醫院未來可持續發展的關聯性，從而樹立檔案管理規范化、制度化的理念。醫院檔案管理相關人員需要對檔案管理的重要性及有效性有深入的認識，提升檔案管理價值觀，創新管理思維及知識，加強檔案信息化管理學習，包括熟練掌握掃描、數據庫建立、信息檢索、信息系統軟件等多種工具運用，科學有效保管、整理信息資源，為臨床科室及患者提供服務，充分發揮檔案的重要價值。

（2）樹立檔案管理的動態觀

動態觀要求檔案管理人員學會網絡管理模式的運用，實現信息整合及管理的高效性及有效性，從傳統紙質模式過渡到數字化模式；摒棄傳統管理觀念，樹立良好檔案管理工作效率及時間觀念，真實、完整地記錄電子文件，實現實時歸檔；需要注意檔案信息的時間價值，隨著時間的推移，部分檔案的價值特征也會越來越弱，因此，檔案管理人員應該及時更新檔案信息，保證檔案信息資源的交流及共享能順利進行。

2.構建檔案網絡管理模式

（1）三級檔案網絡管理模式

醫院檔案網絡管理應分為檔案管理人員、各科室負責人、醫院直接負責人三級模式，實現檔案管理領導、機構、制度、保管統一性。檔案管理人員對接及搜集匯總各科室的檔案信息，確保檔案信息準確錄入；各科室負責人通過信息系統網絡查閱檔案信息，充分發揮檔案作用，推動信息化檔案管理發展；醫院直接負責人負責定期開展信息化檔案建設工程進度情況，了解信息化建設過程中的問題，并提出整改策略。

（2）病歷檔案網絡管理模式

病歷檔案網絡管理中需要連接病案數據系統與醫院信息系統，但由于網絡管理對于局域網或服務器的依賴性較大，一旦出現系統問題，將可能導致病案數據永久性丟失，因此，目前醫院可采用紙質病歷結合電子病歷的“雙軌制”管理模式。由臨床醫務人員錄入電子病歷系統，再打印成紙質病歷檔案，經人工簽字后送往檔案室保存。在實施“雙軌制”管理模式過程中，需要明確各方管理職責，實現高效化檔案分類歸檔。同時，構建醫院日常化病歷檔案，記錄每位患者相關信息于就診卡中，以便整合就診信息，并提高信息獲取的及時性，縮短診治時間。

（3）人事檔案網絡管理模式

首先，做好人事檔案數據庫建設。搜集醫院員工信息，構建個人專項電子檔案，形成專項數據庫，并對平臺內部功能及系統進行分類，實現檔案信息分布式存儲，使得人事檔案信息在醫院內部各科室可實現互聯互通，更有利于為精準提供人力資源調配數據支持。其次，需要構建專門的人事檔案應急管理系統。人事檔案在特殊時期的價值性極高，如新冠肺炎疫情時期，使用人事檔案應急管理系統可以對醫務人員檔案核心信息進行提取，并根據不同業務領域及工作經歷進行分類，集中優勢資源，實現最大化信息資源匹配，滿足應急時期人力資源精準調配需求。

（4）醫保檔案網絡管理模式

網絡管理模式下，醫院可開發醫保檔案相關的互聯網、手機小程序等自助平臺，參保人員可以通過這些工具自主查詢醫保信息。同時，醫院需要設置專門醫保檔案室，投入硬件設備，由檔案信息產生到錄入計算機整個流程均有明確來源，可確保檔案完整性及準確性，并使該系統與醫院辦公系統進行有效銜接，以便各科室可以快速查閱相關服務，為患者提供準確信息。

3.提高醫院檔案管理技術水平

檔案管理信息化建設與醫院的檔案管理技術水平關系較為密切。要想加速信息化進程，需要確保醫院基礎設備齊全，如多媒體影像采集設備、計算機設備、醫院存儲及錄入系統等，可以為信息化建設及管理奠定堅實基礎。同時，需要重視信息化建設過程中的維護工作，配備防火防盜以及控制溫濕度的設備及系統維護人員，避免內部信息出現丟失或泄露，維護網絡系統安全性及穩定性。為了提高醫院在行業內的競爭力，還需要引進先進設備，完善檔案管理信息系統，促進與第三方企業溝通合作，緊密連接信息系統及各部門之間的聯系。

4.提高檔案管理人員信息化水平

在信息化建設過程中，對于檔案管理人員素質及水平也提出了更高要求。個人層面，需要檔案管理人員提高自身檔案管理業務水平及綜合素質，優化知識結構，提高信息化水平及應用能力。此外，還需要培養檔案管理人員的終身學習意識，根據信息化進程的不斷提高，持續提高學習能力；醫院層面，需要建立相關監督機制，如設置考評及獎懲機制，有效提高管理人員學習積極性，還要規范信息化技術培養機制，要求管理人員能夠掌握信息系統、技術設備基本操作，并在檔案管理中熟練應用，提高工作效率，為醫院職工及患者提供服務。

三、結語

綜上所述，隨著新醫改實施及信息化技術的不斷發展，醫療檔案管理也逐漸呈現精細化、高效化、多元化發展，為了滿足新時期醫療檔案管理需求，推動醫療檔案管理信息化發展是有必要的。在醫院檔案信息化建設過程中，創新檔案管理理念是必要的前提條件，基于新醫改互聯網大數據背景及當前醫療檔案管理發展特征下，探索檔案網絡管理模式可以有效推動醫院檔案管理信息化順利進展，為信息化建設提供切實可行的方案，同時，重視人員信息化水平提高及技術更新，為信息化建設提供人力及物力支持。

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（作者單位：鹽城市第一人民醫院）

基金項目：鹽城市政府社科獎勵基金項目“健康鹽城建設背景下三甲醫院醫療檔案信息共享機制研究”（18szfskC4）。

作者簡介：郭云（1984—），女，漢族，江蘇鹽城人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。