數字化建設在師范類專業認證檔案管理中的實踐應用探索

摘 要：目前，數字化建設在師范類專業認證檔案管理中的應用仍存在著諸多問題，需要檔案管理人員基于師范類專業認證，做好數字化發展形勢下的檔案管理工作，認識到當前檔案管理工作中存在的軟硬件設備設施落后、檔案管理數字化模式應用滯后、檔案管理規范程度不符合實際要求、檔案人員綜合素質偏低等問題，為高校師范類專業認證、教育教學改進提供參考。師范類專業認證檔案管理存在的問題，反映出了專業認證與檔案管理之間的邏輯張力，以及數字化發展大趨勢下，檔案管理數字化建設沒有取得很好的效果，必須采取相應的改革措施，才能發揮數字化技術手段在師范類專業認證檔案管理中的最大效用。

關鍵詞：數字化建設；師范類專業認證；檔案管理；檔案信息資源

為了提升師范專業整體人才的培育質量，國務院、教育部接連發布了相關政策文件進行賦能。例如，在2017年的《普通高等學校師范類專業認證實施辦法（暫行）》（教師〔2017〕13號）中，明確要樹立以“學生為中心、產出導向、持續改進”的核心理念，持續推進有關普通高校師范類專業的認證工作。在2018年的《關于全面深化新時代教師隊伍建設改革的意見》（中發〔2018〕4號）中，明確提出“深入貫徹落實黨的十九大精神，造就黨和人民滿意的高素質專業化創新型教師隊伍”，并提出“開展師范類專業認證，確保教師培養質量”。這些政策文件的頒布及落實，對我國師范類專業認證工作中的師范類專業認證檔案管理的專業化、標準化，以及教師教育質量保障體系等方面起到了非常重要的推動作用。

一、師范類專業認證檔案管理的重要性

師范類專業認證是一種對師范類專業學生培養質量的外部評價，主要由教育評估機構按照系統全網的監測認證程序和標準化的認證標準所進行的。其旨在衡量師范類專業人才培養是否能達到既定的質量標準。師范類專業認證的意義，不只是設置師范類專業的入門門檻，更重要的是經過不同級別的標準，科學、系統地指導師范類專業的標準化建設，進而逐漸提升教師人才的培育質量。自實施師范類專業認證以來，在全國范圍內已經有17個專業通過了師范類專業三級認證，852個專業通過了師范類專業二級認證。隨著師范類專業認證的持續推進，檔案管理的重要性日益凸顯，尤其是數字化進程不斷加快并在各個領域廣泛應用，師范類專業認證檔案管理的數字化建設也提上日程。

1.師范類專業認證檔案管理數字化建設是必然趨勢

信息化發展、數字校園的建設，為師范類專業認證檔案管理的健康發展提供了全新的網絡環境及相應的優勢技術。檔案部門根據對檔案的管理需求，通過計算機進行線上檔案的管理操作，把過去紙質版的檔案信息轉換為電子版檔案，儲存方式轉變為數字格式存儲，形成數字化檔案。另外，計算機大量應用于師范類專業認證，將大量的紙質版認證檔案轉變為數字化形態。而針對數量龐大的電子認證材料，如何進行科學、系統的數字化建設及管理，推動師范類專業的檔案認證工作是當前高校檔案管理部門的重點工作。

2.檔案管理數字化能夠促進檔案管理工作效率提高

師范類專業認證檔案管理的數字化能夠突破檔案利用的種種局限，讓檔案從封閉走向開放，實現檔案的保管和利用功能向信息采集、管理以及服務功能轉變，促進師范類專業認證檔案信息資源的合理配置、科學管理，為師范類專業的規范化建設以及教師質量的保障提供科學的依據，也為高校師范類專業的科學認證、以評促建、以評促改、以評促強提供高效、優質的服務。同時，利用計算機網絡技術，建立與師范類專業認證相適應的檔案檢索軟件，能夠輕松查到需要的認證資料，從而極大地提高工作效率。

3.檔案數字化建設的實踐應用有利于對實體檔案的保護

師范類專業認證檔案管理數字化建設，有利于進一步延長檔案原件的壽命，同時也降低了損壞或丟失檔案原件的風險，即便原始檔案出現損壞或丟失，數字化拷貝也能夠補回原件。師范類專業認證檔案管理數字化建設通過數字化的方法增強原始檔案信息，以及恢復和修復紙質認證檔案中的污漬或破損，妥善解決在具體檔案認證過程中紙張脆化的問題。

4.師范類專業認證倒逼檔案管理數字化建設

對師范類專業認證檔案管理進行分析，會發現認證檔案涉及的范圍相對比較廣泛，包含專業認證標準、教育部門下達的不同類型文件以及學校方面形成的材料。在大數據時代，師范類專業認證的檔案現階段基本能夠實現數字化和電子化的轉化，并且，現階段所形成的檔案資料很多都是數字檔案和電子檔案格式，因此，要求在組織開展師范類專業認證檔案管理工作過程中，能夠結合大數據信息技術的應用，制定更加科學的統一管理模式，建立起數字化管理體系，確保師范類專業認證檔案管理工作的開展，有助于促進認證檔案資源的優化利用，為師范類專業認證工作的開展提供良好的資源支持，真正發揮認證檔案資源的重要作用，推動高校對教師人才培育工作的進程。

二、數字化建設在師范類專業認證檔案管理中存在的問題

1.軟硬件設備設施配備落后

目前，師范類專業認證檔案管理的數字化建設尚處于初級發展階段，大多數的高校仍然采用傳統紙質檔案管理的方式，數字化檔案管理模式應用滯后。造成了師范類專業認證檔案管理數字化水平偏低的主要原因在于硬件設備設施缺乏，計算機、掃描儀等數字化檔案管理設備有限，難以滿足新時期數字化檔案管理的需求。同時，師范類專業認證檔案管理的數字化系統還有待完善。盡管檔案管理的數字化進程不斷推進，實際上這項技術在師范類專業認證檔案管理的應用并不成熟，且還沒有形成一個完整的系統，數字化技術手段與數字化系統兩者沒有很好地融合。另外，師范類專業認證檔案資源的管理和使用都需要有一個全面的資源平臺，但是，從目前來看，師范類專業認證檔案管理資料的作用主要是提供材料證明和服務咨詢，實際使用和服務都缺少創新性突破，導致師范類專業認證檔案管理工作僅停留在表面，缺少深度挖掘和開發。所以，眾多的師范類專業認證檔案管理服務工作無法全面展開。

由此看來，為了確保師范類專業認證檔案數字化建設的質量，必須配置尖端的設備、獨立的數據庫、內存足夠大的服務器、專業的檔案管理軟件，這些都需要大量的資金投入。師范類專業認證旨在通過專業認證實現教學質量的提高，因此，高校的重點放在了教學、科研方面，忽略了檔案管理的重要性，在檔案數字化建設方面的投入就更少了，掣肘了師范類專業認證檔案的數字化建設進程。

2.檔案管理人員素質偏低

師范類專業認證檔案管理的數字化建設，人才是關鍵，必須是既具備檔案業務水平、又熟悉掌握計算機技術，還能了解教育教學的復合型人才。師范類專業認證從2017年實施至今，發展歷程較短，這也意味著在檔案管理數字化工作方面存在著較大的人才缺口，現有人員數字化技術水平低，缺乏專業化復合型人才成為師范類專業認證檔案管理在數字化建設過程中的突出問題。與此同時，在當前很大一部分高校中，從事檔案管理工作的人員年齡較大，相關業務知識陳舊，缺乏計算機技術、網絡和數據庫等方面的知識和能力，信息素養偏低，無法綜合分析大數據時代師范類專業認證檔案管理工作的現實需求，對數字化技術手段的應用不強，難以結合師范類專業認證需要對檔案管理工作進行改革創新，且不能保障認證檔案的可靠性、安全性，真正掌握檔案管理綜合知識的專業人員并不多。

此外，高校檔案學專業、教育學專業、計算機專業的課程處在獨立分割狀態，檔案學專業細分程度與人才需求相矛盾、人才招聘條件與實際需求方向不匹配，人力資源市場這方面的復合型人才缺口很大，很難滿足當前數字化師范專業認證檔案管理工作的需求。

3.缺乏統一的標準規范

在數字化的大趨勢下，很多檔案管理部門都應用數字化模式，但卻沒有達到良好的效果，更多的是知道這個大方向，將數字化技術手段應用到師范類專業認證檔案管理中，但卻沒有具體的、統一的運用標準，導致師范類專業認證檔案管理的數字化進程緩慢，甚至停滯。因此，必須有統一的標準和規范性要求，才能使數字化技術手段更好地應用到師范類專業認證檔案管理的相關工作中。

隨著師范類專業認證工作的持續發展，檔案管理工作已經無法滿足需求，重視程度不夠是亟待解決的一個問題，需要采取新的方式解決其中的問題。而且，面對新的發展，師范類專業認證檔案管理的內容也變得越來越多，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現在的發展需求，技術和內容都有必要進一步更新。同時，檔案管理方法也有待創新，融入新的發展觀念，以適應師范類專業認證工作需求。但是，對師范類專業認證檔案管理的認識程度還不夠高，在進行管理的時候找不到合適的方法，不能更好地滿足現在的發展需求，從而出現了認證檔案不全面、質量不高等問題。

三、師范類專業認證檔案管理的數字化建設思考

1.著力更新基礎設備設施

第一，師范類專業認證檔案管理的數字化建設離不開各種軟硬件設備。首先，是數字化檔案硬件設備的配備，需要各高校及教育評估機構將經費列入預算，積極引進先進的計算機、服務器等數字化硬件設備，為檔案管理的數字化建設提供硬件物質保障。其次，是數字化檔案軟件系統的選擇。結合本單位現有的檔案軟件進行數字化系統更新和數字化建設，引進一些功能完善、穩定性好、破解難度大又具有良好防御及故障恢復能力的系統軟件，滿足師范類專業認證檔案管理工作的實際需要?？梢愿鶕締挝坏膶嶋H情況，與科研單位、軟件公司等合作，研發符合師范類專業認證檔案數字化發展特色的檔案管理專業軟件，并保障其能長期使用，優化檔案管理的效率。通過檔案管理自動化系統，實現辦公系統、檔案管理系統兩者之間的對接，實現電子文件網上歸檔，建立檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫。

第二，將紙質認證材料轉變為數字化檔案，建設館（室）藏檔案數據庫。我國師范類專業眾多、有資質申請認證的高校也很多，但師范類專業認證檔案的數字化工作不能眉毛胡子一把抓，而且，認證檔案管理不僅僅是高校內部的檔案管理，還有各地教育評估機構、教育行政部門等，要實現檔案的互通共享。因此，要分析紙質檔案的重要程度和利用率，有順序地進行數字化歸檔，逐步建立起師范類專業認證館（室）藏檔案的數字化數據庫。

第三，鑒于師范類專業認證涉及多個主體，所以，要構建符合高校實際情況的檔案數字化共享平臺，實現各地區高校認證檔案的統一管理和資源共享。同時，在高校主體內部，可與學校的檔案系統、教學系統、科研系統等連接起來，形成一個完整的信息系統，使信息利用變得方便快捷，實現資源互補、互通有無，提高館藏資源利用率。

2.培養復合型專業人才

人才是師范類專業認證檔案管理數字化建設的關鍵。師范類專業認證檔案管理的數字化建設發展是一項系統的工作，而且數字化管理難度比較大。為了保證認證檔案管理的質量，必須重視復合型人才隊伍建設，檔案人員除了必須具備較高的知識層次外，還要掌握檔案管理專業知識、教育學知識，同時，有熟練的計算機技術，具備數字化檔案處理能力。這不僅需要通過人才引進的方式將這類綜合性人才“引進來”，還要對現有的檔案人員進行教育學、計算機技術、數據庫技術等的專業培訓，定期組織有一定發展潛力的檔案管理人員參與行業交流、學術交流、業務研討，使之有機會得以快速成長，適應師范類專業認證檔案管理的數字化建設發展需求。

并且，高校的檔案管理部門需針對大數據時代影響下的師范類專業認證和檔案管理進行解析，在此基礎上加強對師范類專業認證檔案管理數字化建設理念上的認知，通過不斷推進的檔案管理數字化發展，形成全新的數字化管理理念，為促進檔案管理資源的優化利用、數字化管理水平的提高、數字化管理系統的穩定運行奠定堅實的基礎。

3.實現檔案管理專業化

師范類專業認證檔案管理數字化工作的開展，不是一蹴而就的，需要有詳細的實施方案和統一的標準規范。一方面，要根據學校信息化整體部署、學校信息化發展規劃以及學校師范類專業認證工作計劃，制定認證檔案的數字化方案，分批分階段實施；另一方面，要制定具體的、統一的標準規范，包括管理標準規范、業務標準規范、技術標準規范、評價標準規范等。管理標準規范是對師范類專業認證檔案數字化建設和運行維護制定相應的管理規則，需要檔案行政管理部門統一制定并進行推廣實施，才能保證數字化檔案資源的統一規范和資源共享；業務標準規范主要是約束師范類專業認證檔案數字化及電子檔案業務處理，以解決業務操作不統一的問題；技術標準規范主要是規定師范類專業認證檔案數字化及電子檔案管理的相關技術應用，以解決數字化技術手段應用不當所導致的問題；評價標準規范主要通過評價指標衡量數字化檔案管理的成果和效用，以此作為數字化建設發展的依據。

四、總結

師范類專業認證是提高教師培養質量的保障，認證檔案數字化建設作為其中的重要環節，不僅能夠促進師范類專業認證工作的開展，也是高校數字化發展的必然要求，對保證檔案齊全完整、促進專業持續發展有著重要的意義。除了要著力更新基礎設備設施外，還應重視復合型專業人才的培養，重視檔案管理專業化發展，穩步實現師范類專業認證檔案管理的數字化轉變，不斷提升師范類專業認證檔案管理水平。

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基金項目：2022年山西省高等學校教學改革創新項目（指令性項目）“師范認證背景下教學質量監控評價研究”（項目編號：Z20220062）。

作者簡介：李妍（1976—），女，漢族，陜西興平人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理與研究。