數字化技術在不動產檔案管理中的應用分析

摘 要：不動產檔案是記錄和反映房地產開發建設、房地產經營管理等活動的重要載體，其存儲管理對不動產交易、登記等活動具有重要意義。基于數字化技術對不動產檔案管理的優勢，結合當前國內外信息化建設成果，對數字化技術在不動產檔案管理中的應用進行了分析和研究，提出了相應的改進措施。

關鍵詞：數字化技術；不動產檔案；信息化；管理

近年來，隨著社會經濟的快速發展，不動產市場發展迅速。在此過程中形成的大量不動產檔案，具有內容豐富、信息準確高效、形式多樣等特點，對促進相關業務的開展具有重要作用。目前，我國不動產檔案管理主要采取紙質檔案進行管理。紙質檔案是將各類不動產登記等活動相關文件集中存放在庫房中，在保管過程中容易出現受潮或霉變現象，影響檔案安全，同時，也不利于利用和查詢。數字化技術的應用不僅可以解決紙質檔案存在的上述問題，還可以對房屋信息進行提取、存儲和更新等處理，使房地產開發建設活動相關數據更完整、更準確，為不動產檔案管理提供便利條件。

一、不動產檔案管理數字化轉型升級的必要性

數字經濟時代，以大數據、云計算、物聯網、移動互聯網等為代表的數字技術廣泛應用，改變了人們的生產生活方式。電子政務、智慧城市建設深入推進，城市運行和社會管理更加高效。檔案是歷史的真實、客觀記錄，電子檔案管理是檔案數字化轉型最重要的組成部分。在電子文件管理中，以紙質文件為載體的檔案管理模式，在實踐中已經不能滿足現代社會管理的需要，傳統紙質檔案管理模式已經不符合信息化時代的需求。同時，隨著國家和地方政策法規的相繼出臺，傳統檔案管理模式已難以適應電子文件歸檔工作，相關人員必須轉變觀念，以數字化、網絡化為基礎，積極探索電子檔案管理模式。

為適應新形勢下檔案事業發展需要，在當前的大數據理念引領下，充分利用數字技術與實體經濟深度融合所形成的新動能、新模式，以數字化為基礎的電子政務、大數據技術應用等已成為當今社會發展不可或缺的一部分，不動產檔案管理工作也不例外。不動產檔案作為不動產信息的載體，是不動產在生產經營、交易流轉、市場流通過程中形成的具有一定保存價值的信息。國家檔案局《關于加強歸檔文件整理工作的通知》指出，檔案部門在接收并整理接收不動產檔案時，應確保不動產檔案能夠完整反映出房屋交易、納稅、登記等方面的信息。因此，在日常工作中，應做好各類房屋交易、稅費等文件資料的收集工作。在進行數據歸集時，要注意從電子文件中提取電子數據并進行歸檔校驗管理。在電子文件收集完成后，要及時整理歸檔到檔案盒中并妥善保管，同時，需要電子文件歸檔系統與紙質文檔管理系統之間進行連接。

二、不動產檔案管理中存在的問題

1.對不動產檔案管理工作重視程度不一

各地區對不動產檔案管理工作的重視程度不一，導致各地區之間的檔案管理水平存在較大差異，對信息化建設的要求也不盡相同。對數字化技術的認識不到位，導致房產檔案管理效率較低、信息化建設程度薄弱。部分檔案管理人員缺乏專業技能，不能熟練掌握數字化技術，導致房產檔案信息化建設存在缺陷，不利于不動產登記和不動產交易的順利開展。

2.數字化技術應用程度較低

數字化技術的應用程度較低，影響了房產檔案信息的完整性、真實性以及安全性。數字化檔案管理系統的建設成本高，功能單一，應用范圍小，在實際管理中難以發揮其作用。數字化技術的應用受到多方面因素的制約，難以達到預期效果。

3.部門內管理機制不健全

部分單位內部缺乏協調一致的管理機制，不利于部門之間信息系統資源和工作流程的銜接和整合。檔案管理部門缺乏統一的管理標準，導致房地產登記過程中出現重復工作、數據不完整等問題。房產檔案管理系統建設需要投入大量資金，投入不足導致房屋檔案管理缺乏穩定可靠的硬件支撐和技術支持。

4.部門內部對資料的保管欠缺科學性

數字化技術在不動產檔案管理中的應用，使其保管條件發生變化，制約了檔案資料保存價值的發揮。此外，數字化信息系統容易被惡意攻擊或非法利用。

房地產企業自身內部存在大量紙質文件和電子文件等，容易受到外界環境影響而發生變質、損壞等情況，導致數據丟失或信息泄露等問題發生。

基于以上問題可以發現，數字化技術應用程度低、不動產檔案管理不規范和數據安全性不足制約了數字化檔案的發展應用。在此基礎上，針對上述問題需要進一步完善數字化技術建設水平、優化信息化環境以及加強檔案工作人員素質等多方面措施，以解決其存在問題。

三、數字化技術對促進不動產檔案管理工作的重要作用

首先，數字化技術為房屋檔案管理提供便利條件。數字化技術在房地產開發建設活動中的應用，可以實現數據信息實時更新、準確存儲以及安全訪問。對于紙質資料來說，需要對房屋相關資料進行整理，并對整理后的部分資料采用電子化保存，在此基礎上建立電子檔案管理系統，實現不動產檔案管理自動化和辦公自動化。

其次，在電子檔案管理系統建設過程中必須要有健全的技術設備和人員配備，保證電子材料的安全性。紙質材料容易受到環境影響而發生霉變、損壞等情況，黑客和病毒則易造成電子材料數據的丟失或損壞，不利于相關信息提取和利用。因此，必須確保電子檔案管理系統能夠滿足安全管理的要求。

最后，保證電子材料數據的完整性和準確性。根據《中華人民共和國城市房地產管理法》規定的“房屋登記”制度要求，房屋登記中要使用與不動產相關的檔案資料。數字化技術在房屋管理中主要發揮以下作用：第一，利用數字化系統對房屋信息進行收集、整理和分類；第二，實現相關數據高效提取、更新；第三，實現業務信息資源整合；第四，實現檔案資源安全保管、查詢和利用等工作。數字化系統不僅可以提高不動產檔案管理速度，還在管理質量以及安全性等問題上具有優勢。

四、數字化技術在不動產檔案中的應用分析

1.加強對不動產檔案資料的收集、整理和分類工作

首先，要充分認識到數字化技術在不動產檔案管理工作中的重要作用。要明確數字化技術應用于不動產管理的必要性，加強對檔案資料的收集、整理和分類，確保檔案資料真實、完整、準確。

其次，在此基礎上，要進一步完善和優化系統。房地產企業要通過數字化管理體系建立房屋檔案資源目錄，實現不同類型房屋信息資源之間的整合和共享。利用數字化技術可以提高不動產管理工作效率和質量，避免重復勞動，浪費資源。

最后，加強對檔案資料保管環境的控制和優化。為了確保數字化工程的安全與穩定運行，需要做好設備維護工作。

2.建立并完善相關配套系統

在不動產檔案管理時要建立數字化管理平臺或管理系統來完善相關配套系統建設，實現數據共享、統一存儲以及信息查詢等功能。

3.利用計算機技術提升不動產檔案的數字化水平

利用計算機技術，對檔案信息進行科學的數字化處理，對其內容、信息結構等方面進行優化，使之能夠在實現不動產檔案的高效利用時，保證其管理效率。

因此，在不動產檔案管理中應用計算機技術時要充分了解計算機的優勢，選擇適合自身特點的數字化技術，從而保證其能夠實現不動產檔案管理水平的提升。

五、提高不動產檔案利用效率和服務水平的措施

1.加快建設檔案數字化系統，全面整合不動產的檔案信息資源

在不動產管理過程中，需要建立和完善相關的配套系統。要把分散在不同部門、不同系統中的檔案信息進行整合，實現“一戶一檔”，建立統一完整的不動產電子檔案。此外，還要制定相關制度規范，實現電子檔案與紙質檔案同步管理。

2.加強數據中心的建設

要建立數據中心和業務支撐中心之間的協調機制，實現信息共享和數據交換。通過數據中心與業務支撐中心的協調，實現檔案信息與其他業務信息的無縫銜接，為不動產檔案的查詢利用提供便利。

3.積極推進不動產管理部門業務協同工作

提高不動產管理部門在日常業務中對不動產檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案完整、真實。

4.加快信息化建設步伐

在電子政務、電子商務發展過程中，檔案信息成為重要的資源之一。要加強對檔案信息資源的開發和利用，提高檔案的綜合利用率。在開發過程中可以與其他部門進行共享交流，實現檔案信息資源的共享共用。此外，還可以通過建立電子文件交換系統，提高不動產工作人員的辦公效率。

5.加強檔案管理隊伍的教培工作

必須做好不動產檔案管理隊伍的培養與教育工作。為了適應信息化社會發展需求，要不斷加強對相關人員的培訓教育工作，以確保不動產檔案管理需要滿足公眾需求。（1）通過信息化手段可以及時、有效地收集和整理不動產檔案信息資源；（2）利用數字化技術可以全面快速地存儲、處理和提供大量真實、準確、完整、安全的相關房地產交易信息；（3）有效管理與利用檔案信息資源；（4）實現網上查詢預約等功能，方便群眾使用不動產檔案資料及其他業務需求。通過不斷提高工作人員的專業素質以及工作效率，以更好地實現服務管理目標。

六、對不動產檔案數字化管理工作的建議

1.明確各項管理工作的范圍及職責

檔案部門作為不動產檔案的主要管理機構，應加強對電子文件的管理工作。

一是明確電子文件的歸檔范圍、保存期限和形成方式，并建立電子文件管理制度和技術標準。二是明確電子文件管理的具體要求，制定相關標準，保證電子文件歸檔、管理和利用工作順利開展。三是在國家檔案局下發《關于全面清理電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，進一步明確電子文件歸檔范圍和檔案保管期限有關問題的通知》（國檔發〔2020〕3號）前已形成的不動產檔案，要依法依規明確電子公文存檔年限。四是建立健全不動產檔案信息安全保護機制，嚴格落實安全保密責任。

2.加強信息化技術建設，完善數據庫標準

一是在充分調研和論證基礎上形成統一的規范標準，加強對數據庫信息安全管理。二是將不動產登記、交易、抵押的電子檔案納入統一的電子數據歸集體系，實現多部門共享，實現業務系統無縫對接。三是建立不動產登記數據共享交換平臺，實現電子證書、電子證明在全國范圍內的互認互通。四是建立不動產登記相關數據標準體系，推進與其他政府部門之間的對接互通。

3.完善紙質不動產檔案管理工作

一是在現有電子登記資料收集整理工作基礎上，繼續推進存量不動產市場監管等系統的建設，并將不動產檔案監管系統作為不動產檔案管理工作的重要組成部分。二是進一步規范和完善不動產交易管理部門出具的房屋產權證書，規范房屋產權證明材料形式，為人民群眾提供便捷服務。三是加強不動產檔案信息化建設，推動不動產登記資料數字化整合和歸檔，加強房屋檔案信息安全保護工作。

4.推進電子文件歸檔，提升檔案信息化管理水平

一是根據《國家電子文件管理辦法》，明確在不動產檔案管理中應使用電子資料，實現電子文件與紙質文件同步歸檔。二是將不動產檔案、房屋交易檔案和土地使用權檔案納入電子檔案歸檔范圍，實現不動產統一登記與交易的電子政務全覆蓋。三是嚴格執行《關于加強房地產開發企業購房登記的通知》（國土資發〔2006〕208號）關于購房合同中必須有房地產開發企業名稱、樓盤表（房屋平面圖和附圖）并由房地產開發企業統一提供的規定。四是按照《國家檔案局關于規范電子公文歸檔范圍和檔案保管期限的通知》（國檔發〔2020〕3號），不動產登記、房屋交易和土地使用權登記業務中形成的紙質公文應當作為電子文件歸檔范疇及保管期限。

七、結束語

本文基于數字化技術在不動產檔案管理中的應用，對相關問題進行了分析研究，并提出了相應的改進措施。

當前，我國社會經濟不斷發展，數字化技術也得到廣泛應用。在利用數字化技術提升檔案管理水平的過程中，還需要不斷創新，以適應當前社會經濟發展的需求。

不動產檔案具有信息價值高、類型豐富等特點，對其管理工作提出了更高要求。在不動產檔案利用過程中，要提高工作人員素質以及服務水平，保證檔案信息的安全性、保密性。此外，還需要進一步優化不動產檔案管理方式和流程等內容。數字化技術作為一種新型的管理手段和工具，在不斷完善不動產檔案管理方面發揮著重要作用。

數字化技術在不動產檔案管理中的應用是一個循序漸進的過程，其對檔案管理工作起到了重要作用。因此，要想充分發揮數字化技術對不動產檔案管理的優勢，需要從以下幾個方面入手：首先，要加強制度建設。針對當前不動產檔案管理中存在的問題，應進一步完善并落實各項制度，從制度上規范不動產檔案的管理工作；其次，要強化人才培養。提高工作人員的業務素質是數字化技術在不動產檔案管理中應用的關鍵，需要加大對其人員培訓力度；最后，要加強硬件設備設施建設。對計算機設備、網絡設備和存儲介質進行升級改造，并完善硬件設備設施建設。

數字化技術在不動產檔案管理中的應用雖然取得了一定進展，但也存在著一些問題，如相關制度不夠完善、數據傳輸效率不高、數字化技術應用難度較大等，需要進一步改進。

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作者簡介：劉從文（1975—），女，漢族，泰安肥城人，本科，館員，研究方向：不動產檔案的整理與管理。