數字化轉型背景下文書檔案數字化的有效管理對策分析

菅愛愛

摘 要：文書檔案作為具有保存、參考價值的文件材料，詳細地記錄了企業管理活動以及生產經營活動，在企業的發展中，起到了重要的作用。在如今數字化轉型的背景之下，怎樣進一步加強文書檔案數字化進程，提高管理效率，創新管理模式，促使文書檔案管理朝著現代化、數字化的方向發展，是現階段值得關注和思考的問題。基于此，本文主要分析數字轉型背景下文書檔案數字化建設的重要性，提出文書檔案數字化建設當中存在的問題與解決方法，旨在助力增強企業文書檔案管理能力。

關鍵詞：文書檔案；數字轉型；數字化建設

隨著近些年我國信息技術的高速發展，數字化技術在各個行業中都被廣泛應用。就文書檔案而言，傳統紙質檔案管理模式的問題日益增加，亟需改善當今的管理模式，把數字化技術融入其中，構建全文數據庫，以此更好地進行數據管理，確保信息的完整性。

1 數字轉型背景下文書檔案數字化建設的重要性

1.1 增強文書檔案管理實效

在人們步入到數字化社會之后，信息技術對各個行業的影響日益加深。就現階段發展而言，文書檔案數字化已然成為時代發展的必然趨勢。不斷加強文書檔案數字化建設，充分地把現代信息技術應用在文書檔案管理的每一個環節中，改善優化文書檔案管理內容，這樣就可以更好地收集信息資源，在最大程度上增強立卷歸檔效率。過去的紙質化、純手工化的管理模式中，文書檔案保管周期短、成本高，并且還會非常容易受到檔案管理環境的影響。與此相比，加強文書檔案數字化建設，把文書檔案轉化為數字化的形式進行保存以及管理，可以有效延長文書檔案的保管期限，打破文書檔案開發利用的時間和空間屏障，進而充分保障文書檔案資源的完整和真實性。

1.2 滿足文書檔案利用需求

文書檔案是企業日常行政事務中所產生出的信息資源，有著尤為重要的社會價值、文化價值以及經濟價值。所以，深入挖掘文書檔案的價值，切實滿足相關主題的利用需求，是數字化時代文書檔案管理工作的主要目標之一。首先，加強文書檔案數字化建設，簡化文書檔案收集、整理以及歸檔立卷的等環節，創建一體化的檔案管理模式，這樣就可以更好的對文書檔案進行查詢和檢索，從而為企業以及其他用檔主體的查檔等提供信息參考。比如，在文書檔案數字化之后，可以有效改善現階段的檔案管理、檔案利用格局，在同一時間內滿足多個主體的查檔需求，以此來真正提高企業整體工作的效率和質量。文書檔案記載了日常行政事務的全過程，反映了企業日常行政事務的內容和規律，有著特別關鍵的參考和指導作用。其次，加強文書檔案數字化建設，創建相應的檔案系統平臺，能夠直接在內網或者外網終端為相關主體提供優質的檔案服務，從而幫助其更好地掌握到相關信息。最后，加強文書檔案數字化建設，可以進一步為部門領導提供決策依據，加強決策的科學有效性。

1.3 增強文書檔案的利用率

把信息技術融入進這一項工作中，以此作為基礎，建立完善的信息平臺，進而在最大程度上提高工作水平。此外，就現階段發展而言，工作之間的交叉越來越頻繁，人們也把重心放在了信息獲取方面，而應用數字化管理，可以加強部門之間的交流，促使其共享信息，真正增強信息利用率。

1.4 健全檔案管理工作模式

促進文書檔案管理工作向數字化方向發展。在行業高速發展這一背景下，文書檔案管理有了前所未有的機遇，同時也面臨了不小的挑戰，積極創新數字化管理模式，已然成為必然趨勢。所以，檔案員應及時轉化過去的觀念，優化管理模式，以此為整個工作實效性的提升，打下一個堅實的基礎[1]。

2 數字轉型背景下文書檔案數字化建設中存在的問題

2.1 建設制度不完善，影響數字化建設的規范

其一，文書檔案數字化建設的標準不夠明確，對于數字類檔案的歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程缺少清楚的規定，數字檔案的規范性急需增強[2]。其二，沒有根據互聯網環境，對數字類文書檔案的查閱、傳輸流程等進行明確和細化，很不利于梳理權責。

2.2 建設水平過低，影響數字化建設的可持續性

其一，文書檔案管理沒有格式轉化功能，使得系統難以統一，在之后的處理難度系數較大，不利于數據庫的建設工作，同時也難以兼容聲像以及圖像等形式的文件，無法適應文書檔案形式多元化的要求，并且和企業OA辦公系統、商務管理系統、財務管理系統及其它各業務系統的數據關聯度較低，難以真正實現電子文件自動同步和更新。其二，大數據技術的應用水平較低，企業在文書檔案資料自動識別、提取、監測等領域中依然存在很大的缺陷。其三，云儲存技術的應用水平過低，企業方面無法真正達成文書檔案自動備份以及一站式共享的目標[3]。

2.3 文書檔案管理隊伍建設滯后，影響數字化建設的效率

就現階段發展而言，文書檔案管理隊伍建設相對滯后，檔案員的業務水平和數字轉型背景下文書檔案管理要求不相匹配，對數字化進程造成了嚴重的阻礙。其一，對檔案員的培訓不夠，致使其不但對數字化信息技術缺少必要的掌握，并且也對實際的檔案業務以及檔案管理流程等，缺少充足的認知，難以在最短的時間內融入到工作環境當中。其二，培訓的內容過于循規蹈矩，并沒有重視從信息技術應用、檔案數字化建設等多個視角對檔案員進行系統的培訓，難以真正做到緊跟時代發展。

3 文書檔案數字化管理的功能

3.1 推進現代信息交流形式

文書檔案數字化的實現，極大地促進了現代信息交流，并且也因此提高了管理水平。在數字化背景下，相關人員可以結合常規，最大化增強管理效率。此外，有了數字化的支撐，使得管理水平也上升到了新的高度，并且和管理方式協調發展，一起確保了檔案的真實完整性[4]。

3.2 滿足單位辦公管理需求

就現階段發展而言，市場作用力逐漸增加，每個行業中的企業都在激烈的環境中，為可以獲得持續發展而競爭。那么在面對現代化管理問題時，就更需予以重視，在思考過去的模式所帶來嚴重阻礙的基礎上，積極倡導數字化，從全新的角度強化管理工作。

3.3 保障文書檔案完整

借助數字化管理，不僅可以保障安全性，還可以確保其完整地展現出來。數字化影響力擴大的同時，相應地，網絡信息是否安全等問題，引起了不小的重視，而企業也應貼近社會，借助數字化，不斷強化檔案完整性，這樣就會使企業獲得更大的發展空間。

4 文書檔案數字化管理模式的優勢

4.1 增強文書檔案檢索的便捷性

在傳統的管理模式中，當文書檔案查找利用時，通常會用到很多的人力以及時間，不僅給檔案員的工作帶來了巨大的壓力，還極大降低了利用率。在實施數字化之后，只需要搜索關鍵詞，就可以快速查找到相關信息，為檔案員帶來便捷，并且還提高了利用率。

4.2 實現文書檔案資源共享化

在進行數字化管理之后，與企業各個業務系統建立端口連接，實現數據實時在線歸檔，自動保存到系統當中。多人異地同時在線查找利用，從而做到了真正的資源共享。

5 數字化轉型背景下文書檔案數字化建設的有效方法

5.1 健全文書檔案數字化管理制度，從制度上規范文書檔案數字化工作

首先，要制定相關規章制度，理清檔案數字化建設的具體職責和分工，逐一細化每一項工作的具體內容和實施條件。其次，是要清楚文書檔案數字化建設的標準，在文書檔案管理系統中設計出歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數：其一，是歸檔清單要和歸檔范圍相互匹配，做到明確具體、應歸盡歸，確保文書檔案數據庫的完整性，并且為有效防止電子文件歸檔不及時的問題，需清楚電子文件歸檔、更新、清退的具體時限，落實相關的績效考核以及責任；其二，是數字類文書檔案的格式應結合文件的具體類別，應用PDF、JPG、OFD、CEB、Word、Excel、WPS等多種具有相互轉化性的格式。其三，是要清楚每一個職能部門在文書檔案系統中的流程節點、具體分工，切實做到環環相扣，全面發揮出文書檔案管理系統的作用。最后是要根據互聯網的環境，始終堅持安全管控的基本原則，清楚不同主體在文書檔案管理系統終端的查閱權限、使用權限等，以此有效防止發生相應的泄密事件。

5.2 綜合應用多樣化信息技術，構建可持續化的管理模式

要充分保障文書檔案管理系統的功能完備，切實滿足現階段文書檔案深層次管理和開發的需求。其一，是企業方面應保障文書檔案管理系統能夠對不同的電子文件進行格式轉化，減少檔案員在工作上的煩瑣度，最大程度增強效率，滿足后期檔案編研的需要。其二，是企業方面需保障文書檔案系統要可以兼容聲像、圖像等格式的檔案資源，適應互聯網環境下檔案形式多元化的趨勢。其三，是企業方面應通過技術手段，建立文書檔案與各個業務系統的端口連接，實現文書檔案進行一站式登記、核查、錄入等。其四，是要加快應用大數據技術、加強對圖像、文字的自動化識別功能、自動提取功能以及自動檢索功能，進而切實滿足數據庫建設的需要。特別是要通過大數據技術為企業提供決策支持和數據支持，以此全面發揮出文書檔案的價值。最后，是要強化云儲存服務，建立云儲存系統和文書檔案系統的數據連接，實現文書檔案自動備份功能，做好事后防范工作。

5.3 強化文書檔案管理隊伍建設，適應數字時代的轉型需要

文書檔案數字化建設不僅管理煩瑣，而且工作量巨大，需要高素質人才隊伍作為支撐。所以，企業方面要以檔案數字化建設、精細化利用作為目標，以文書檔案信息資源開發為核心，培養出專業技術型和復合型的檔案管理人才隊伍。其一，是要注重專兼職檔案員的培訓，健全崗前培訓和崗中培訓。特別是在崗前培訓中，需要不斷加強檔案員對文書檔案數字化建設以及檔案業務知識的掌握程度，以此防治檔案管理脫離企業的業務，督促其真正做好文書檔案資源的收集、分類和整理等諸多工作。其二，是要健全文書檔案員培訓工作。企業方面應著眼于數字化建設的基本要求，著重進行以信息技術利用為核心的檔案管理培訓工作，計劃出檔案管理人才培養方案，切實做到培訓工作整體推進、及時規劃等，從而有效達成檔案數字化建設的目標。此外，還要著重從實踐操作指導方面對檔案員展開培訓，以此增強檔案員的實踐能力，防止培訓工作過于理論化和形式化。其三，企業方面應不斷深化和檔案局、檔案館、檔案學會等專業單位之間的合作，全力開展以信息技術、檔案數字化建設為主題的交流活動、講座活動等，進而為檔案員提供交流學習的平臺，借鑒檔案數字化建設中的新經驗，在最大程度上提高人才建設質量[6]。

5.4 加大資金投入力度，創建系統的電子文檔安全防護體系

相關部門在對文書檔案信息進行實際管理的過程中，需要首先考慮資金是否充裕，并以此作為基礎，根據實際情況，來選擇對資金的投入，全面意識到有序進行文書檔案工作的重要意義，并將其作為基礎，創建系統的電子文檔安全保護體系。根據文書檔案管理工作的具體要求，需把大數據技術作為整個管理工作的核心，及時改善和優化管理工作中存在的問題。在檔案管理工作實際進行的過程中，非常容易受到各種主觀和客觀因素帶來的影響，在很大程度上增加了檔案信息被外來人員刪除或者篡改的可能性，很難從真正意義上確保文書檔案資料的安全性和可靠性。所以，在文書檔案數字化管理的過程中，需安裝正版殺毒軟件，設置防火墻等安全防護系統，以此充分保障整個檔案管理系統處于相對安全的運行環境中。相關工作人員需要對保密級別較高的檔案設置瀏覽權限，認真落實重要檔案的防護工作。

在實際進行文書檔案管理工作的過程中，可以把相應的檔案管理系統融入進具體的工作環節中，實現對檔案管理、存儲以及應用的一體化建設，并通過國產軟件和硬件的有效結合，在最大程度上增強電子文書檔案管理的安全可靠性，促使檔案數字化管理的可持續發展。此外，依托于以數字化為基礎的檔案管理平臺，促進云計算和大數據等技術手段的融合發展，還可以進一步挖掘出檔案數據中隱含的實效性價值，進而在一站式管理模式的支撐下，增強集成效率，以此在真正意義上實現對檔案管理工作的全過程監管和防護的目標，在加強電子檔案元數據安全性的基礎上，把數據泄露的風險控制在合理的范圍內。

綜上所述，在數字轉型這一大背景之下，通過對信息技術的應用，使得對文書檔案管理工作有了深遠的影響。因為文書檔案數字化建設系統性強，涉及范圍廣。管理方法及內容等，都會直接影響到最終管理的效果。因此檔案員應逐漸樹立起創新意識，用新思維解決企業文書檔案數字化建設中存在的問題，以此切實保障檔案資源完整與真實。

參考文獻

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