智慧政務背景下不動產檔案管理策略研究

摘 要：在智慧政務的背景下，不動產檔案的管理逐步由數字化走向智慧化、動態化、專業化，給檔案資源的存儲、查閱、利用帶來極大便利，使之更好地服務社會，造福人民。本文基于不動產檔案管理工作在智慧政務背景下的應用開展研究，圍繞概念、新形式下的優勢與成果、面臨的問題與挑戰、未來建設發展方向進行深入剖析，為不動產檔案管理部門提供借鑒和理論參考。

關鍵詞：智慧政務；不動產檔案管理；信息化；數字化

在“十三五”期間，“互聯網+政務服務”在我們國家政府工作報告中首次被提及，2013年逐步啟動智慧城市試點工作后，在長三角、珠三角、京津塘環渤海地區一些智慧城市開啟了智慧政務領域的嘗試，并逐步應用于不動產檔案的管理與利用。近年來，隨著各地房地產調控政策的出臺，市場逐漸走向平穩，不動產檔案的增長速率得到有效控制。在新形勢下，建立一套規范有序安全的標準化不動產檔案管理體系，是順應時代改革步伐，在科學數據平臺之上實現政府與民眾建立溝通的重要途徑。在結合群眾辦事實際訴求，加快補齊短板，簡化服務步驟，優化服務流程，節省群眾時間與資金成本，切實提升辦事效率的基礎上，變被動服務為主動服務，促進不動產檔案機構由審批型向服務型轉變，形成部門信息資源共建共享和業務協同的檔案管理模式，成為政府服務實現全方位管理與平穩運行的必經之路，也是當今社會發展的主流方向。

1 不動產檔案管理及智慧政務的特征

1.1 不動產檔案管理

不動產檔案是指在房地產開發和管理中所產生的具有較高法律效力的圖像、文字、聲像等資料，并將其作為房地產產權的登記、轉移、變更等工作的原始憑證，是不動產最高物權效力證明。

在傳統的檔案管理模式中，不動產檔案是以紙張作為信息載體，以手工抄錄查詢的方式對其進行利用，各項檔案工作開展的方式大多是純人工、純紙化，工作流程冗長，工作效率低下，無形中對不動產檔案的日常管理和利用帶來極大不便。數字檔案的出現后，不動產檔案具有信息資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化的特點，數據文件取代了原有的紙質文件，計算機搜索取代了原來的人工查詢，逐步形成目前普遍存在的信息化管理模式。隨著科技水平的不斷提升，云計算、人工智能、數據挖掘、主動推送等現代信息技術，檔案信息服務體系變得更加廣覆蓋、多元化、多途徑，使得不動產檔案管理工作走向更高水準的網絡化、數字化、動態化、專業化。

1.2 智慧政務

“智慧政務”源于“電子政務”概念，由國家在推進智慧城市和智慧社會建設的背景下提出，是政府單位直面企業和群眾的綜合服務大廳，是政府公共服務模式由全能型轉向服務型和智慧型的必然要求，也是轉變政府職能、優化營商環境的重要支撐，代表著電子政務發展到更高階段。2015年至今，數字化實現進階，web2.0突破為3.0，政務服務依托互聯網構建了用戶共建、隱私保護、平臺開放的生態體系，實現現實空間與數字空間雙向滲透，互相融合，虛擬網絡通過無線通信、大數據、語義網絡等先進技術實現與現實世界交互、與全體社會成員鏈接，產生了基于實境網絡和公共領域的智慧政務，這一階段的特點使得政府服務變得更加“自由”，管理更加高效，逐漸具備了智能化、透明化、實時性、移動性和無縫對接等特征，成為一種更為先進的、成熟的政務服務范式。

2 智慧政務在不動產檔案管理中的應用

2.1 數字化技術增強不動產檔案準確性、便捷性、安全性

在智慧政務數字化管理模式中，構建了具有獨立功能的管理平臺，目的是通過數字化手段將整理和收集到的相關材料儲存在信息系統中，形成不動產檔案數據庫，使其具備存檔速度快、存儲數量大、存儲類型多的優勢，檔案管理手段依靠計算機進行檢索、調用，進而建立一個健全的、獨立的電子檔案管理系統。不動產檔案實現數字化管理，首先是需要將紙質資料進行電子掃描，最大程度降低了紙質檔案實體的利用頻率，有效避免了傳統紙質文件遺失、損壞的風險，不僅可以提高管理效率，也可以在數字化過程中全面修正文檔中可能存在的錯誤及問題，進一步促進不動產檔案管理的集約化、標準化、規范化、網絡化。不動產檔案數字化管理模式的應用，簡化了檔案管理人員日常檢索和調檔的操作流程，加快了審批程序，極大提高了檔案信息的精確性，不僅能夠在檔案查詢利用方面給人民群眾帶來極大便利，同時能夠為今后實現智慧化管理打下良好基礎，進而推動整個行業辦事效率的提升。

2.2 打破“信息壁壘”，實現互聯互通

不動產檔案的異地利用及網絡服務已成為檔案利用主流，在智慧政務背景下，標準的不動產檔案管理體系往往配置較高水平的信息共享平臺，通過網絡途徑打破時空壁壘、整合優化數據，各部門可通過電子政務內網、采取網絡安全準入和CA認證的安全措施，配置接口進入系統查檔，達到延伸查檔、接口查檔的效果，在一定程度上消除了各單位之間在數據和工作流程上的沖突與隔閡，進一步促進各部門協同工作，實現信息資源共建共享，最大限度發揮智慧政務服務能力和社會功能。

2.3 加密技術提升檔案安全性

“安全責任重于泰山”，確保檔案安全是檔案工作的首要任務和基本職責。在智慧政務平臺下，可以借助客戶端獨立硬件加密、基于證書的軟加密、防火墻和密鑰添加等方式來保證用戶登錄信息與機要不動產檔案的安全。系統設置權限分立，不同的用戶在實際查詢過程中，根據其不同的身份賦予其不同的調檔權限，有效避免了檔案資料被隨意調取利用，促使不動產檔案管理工作更加安全便捷。在檔案數據監管方面，實現全周期維護，并做好電子數據多重備份、異地備份，避免因外界不可抗因素造成數據丟失。

2.4 深化放管服改革，提升政府“一次辦好”能力

運用“互聯網+政務服務”方式，通過部門跨域聯動，流程再造，多方式、多渠道提高服務和便利度水平，使不動產檔案管理實現智慧化，“數據多跑路，群眾少跑路”在檔案查詢方面體現最為明顯，針對群眾完全實現了自助式服務。用戶可以現場通過自助查檔終端設備進行查詢，也可以通過網絡申請，提交查閱不動產檔案所需材料，工作人員可對申報材料、辦理流程等內容進行直白注解和視頻指引，通過已獲取申請信息開具不動產登記查詢證明，并用快遞到付的方式寄送給用戶，真正實現辦事群眾“零基礎”一看即懂，“零咨詢”一填就對，“零障礙”一審就過。

3 不動產檔案信息管理面臨的問題與挑戰

3.1 管理者信息化意識淡漠，重視程度不夠

目前相當龐大的不動產檔案管理部門群體，依賴于傳統檔案資料收集方式，雖然也同樣進行檔案分類、收集整理，但隨著房地產業務量的增加，人力物力資源有限，無法對不動產檔案實現高效利用。檔案工作人員因循守舊，在思想上排斥信息化、智慧化技術，信息化建設的政策、資金、人才等方面得不到有效支持，對于檔案資料的搜集、保存、查閱等工作，無法做到與時俱進，阻礙了不動產檔案向智慧化方向轉型升級，從而影響了智慧政務的實現。

3.2 現代化管理模式缺乏，歸檔效率低下

不動產檔案種類繁多、數量龐大，每天都在產生大量的檔案數據，管理檔案的首要步驟便是對文件做到全面整理、統一編目、按時歸檔。但是由于管理人員沒有宏觀的檔案整理意識與能力，外部工作流程水平較低，導致檔案資料的歸檔和分類存在很大的問題，檔案資料的真實性、實效性很難得到保證，從而造成檔案資料積壓，結構混亂，其真實性、時效性都很難得到保證，進入死循環。

3.3 專業人才匱乏，人員綜合素質參差不齊

不動產檔案管理人員崗位招聘門檻低、綜合素質不高，大量工作人員存在年齡偏大、專業性不強、工作變動頻繁等問題，同時沒有接受過合理的專業性信息化技能培訓，缺乏對檔案信息化、智慧化的系統認識，無法真正掌握現代信息技術，尚不具備較高的檔案信息管理水平和管理技能，制約了不動產檔案信息化、智慧化發展的進程。

3.4 管理體系建設緩慢，信息共建共享工作較難開展

不動產檔案覆蓋的領域較為廣泛，沒有統一、嚴格的建設標準體系，無法形成一定的技術標準和業務規范。各部門采用不同的數據標準，不同的檔案數據采集方式和精讀要求，使得難以實現跨層級、跨系統、跨業務互聯互通。各級檔案管理部門由于在構建體系時對數據互聯性關注不夠，使得已建成的不動產檔案管理體系名目繁多、水平各異，信息平臺無法實現數據的有效銜接與共享，信息更新緩慢，嚴重影響了不動產數據使用效率，導致實際檔案管理效果大相徑庭。

4 不動產檔案管理在智慧政務中的發展方向

4.1 提升檔案信息化、智慧化認知

在未來，智慧政務逐漸普及，不動產檔案的信息化、智慧化管理將會成為主流，相關檔案職能部門要充分認識到檔案轉型升級的重要性，解放思想、與時俱進、見招出招，拋棄過去舊時代固有的傳統思想，充分利用現代科學技術更新管理方式，確立一套符合當下發展需求的檔案管理目標。同時要積極向政府尋求政策扶持，在思想上更重視、措施上更嚴格、落實上更有力，不斷加強人力、物力的投入，多管齊下、多措并舉，為實現不動產檔案信息化、智慧化建設打下基礎。

4.2 加大不動產檔案管理隊伍建設

人才管理是未來不動產檔案管理工作的重中之重，要積極爭取政策支持，采取集中培訓和分類指導相結合、專家授課和個人自學相結合的方式，培養和選拔一批懂信息技術、熟悉檔案業務、掌握管理知識的高學歷、高素質復合型人才。與此同時，在日常工作中，要對管理者進行業務能力訓練，在觀念灌輸、業務能力素質、創新意識、應變能力、實際操作能力等方面加強人才培養，多創造外出學習的機會，多取經，開闊視野，并采取合理的措施來擴展思想，使其能夠具備優秀的理論思維能力，為不動產檔案管理水平的提升提供充分的人力保障和智慧支持。

4.3 促進管理系統體系實現專業化、規范化

不動產檔案具有管理范圍大、涉及資料多、內容涉獵廣、專業性強的特點，不同部門對不同檔案的管理方式、途徑各不相同，在未來實現智慧政務的過程中，會面臨不小的挑戰。在管理系統建設初期，需要領導者具備宏觀思路，堅持系統規范化、統一化，積極探尋檔案資源共享方式，強化數字化、網絡化、智慧化思維，充分發揮智慧平臺動態性、發散性、便捷性的技術特點，建立行之有效的一套操作程序及技術標準，一方面降低檔案查詢復雜度，實現多樣化檔案信息的有效匯聚，另一方面可形成一套涵蓋收集、管理、存放、利用、更新、共享等多方面數據體系，實現網上通辦、簡捷快辦，使之更好地服務社會，造福人民。

4.4 建立健全管理機制

當今社會，隨著經濟的不斷發展，房地產市場蓬勃發展，人們的法治觀念日益增強，諸如財產糾紛、民事案件的現象也逐漸增多，相當龐大的社會群眾會選擇用法律武器維護自己合法權益，對健全法律制度的需求也日益強烈，故而不動產檔案管理機制的完善必須持續推進，要緊緊貼合相關法律法規，使之有法可依，不動產檔案管理部門的權威才得以維護，才能更好地滿足人民需求。要加強不動產檔案管理者對國家相關法律和規范條例的學習，推動檔案管理各環節條理化、規范化運轉。要嚴格組建檔案安全應急隊伍，進一步明確網絡安全工作機構與網絡安全責任制，并按崗位配備網絡安全工作人員定期開展安全檢查工作。同時要制定《突發事件應急預案》，預案要對組織機構及職責、應急事件分類及登記、應急預案啟動、應急事件處理以及應急事件后期恢復和評估等方面做出具體說明和規定要求，并定期開展應急演練，提高管理人員應對突發事故的經驗與軟硬件實操水平，確保不動產檔案在管理過程中面對發生突發性網絡、信息、數據庫安全事件時能夠迅速、高效、有序地進行應急處理。

4.5 提升安全保護級別

在發展過程中，檔案職能部門要將提高網絡系統支撐能力、優化網絡性能、提高抵御安全風險的水平作為一項長期的工作開展，要針對管理系統按時做好等級保護測評工作，不斷提升數據安全保護級別，建立健全網絡安全管理制度，檢查已配備的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網絡安全設施，在數據點對點傳輸過程中進行嚴格的加密、解密，并定期進行檔案數據備份，完善權限分級體系，確保檔案數據的靈活運用及存貯便捷性。不動產檔案管理部門要全面實施涉密信息系統分級保護和非涉密信息系統等級保護工程，重點建設符合國家安全保密要求、滿足機關單位檔案信息化需要的安全保密平臺。

在智慧政務的背景下，完全實現不動產檔案信息化、智慧化管理是社會發展的大勢所趨，是落實國家惠民政策的重要舉措，需綿綿用力、久久為功，需要有關部門以穩應變、以變謀新，努力打通政務服務“最后一公里”，推動不動產檔案管理朝著健康有序的方向發展，讓企業和群眾享受更加便利、高效的服務。

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作者簡介：秦云艷，大學學歷，山東省莒縣自然資源和規劃局副研究館員，研究方向為檔案管理。