基于文檔一體化的高校檔案信息化管理策略

摘 要：近些年，隨著科技水平的不斷提升，信息技術在各領域中的應用已十分廣泛，檔案信息化建設已成為高校檔案管理工作的重要方向，同時這也是社會發展的客觀要求。文檔一體化是檔案管理的重要指導思想，需要相關人員在工作中重視文件流轉和歸檔一體化管理，這一方式能夠確保數據的完整，彌補了紙質檔案管理的缺陷。高校注重檔案信息化管理，不僅能夠大幅度地提高文檔管理效率和質量，同時還能夠將高校檔案管理資源的價值發揮出來。本文首先介紹了高校檔案信息化建設的內容，其次闡述了基于文檔一體化的高校檔案信息化管理的意義，然后分析了高校檔案信息化管理存在的問題，最后提出了具體的解決策略，以期提升高校檔案信息化的水平。

關鍵詞：文檔一體化；檔案；信息化

信息化時代，信息技術成為影響人們生活與生產的重要手段。高校教育理念、教育環境等方面也出現了一定的改變。近年來，高校紛紛推動數字化校園建設，同時也在積極推動自身的管理系統同檔案管理系統的對接，為高校檔案管理帶來新的挑戰與機遇[1]。

1 高校檔案信息化建設的科學內涵

文檔一體化在我國首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業教育改革座談會上。基于文檔一體化的高校檔案管理，是表現當代檔案管理理念的必要手段，同時也是建設高校檔案信息化的需要[2]。高校檔案信息化建設能夠極大地發揮信息化網絡的優勢，利用先進的科技開發檔案信息資源，保護好高校內的各種文檔信息，不斷提高檔案利用率，做好檔案管理。隨著高校檔案信息化建設的持續推進，涌現出更加多樣化的檔案形式，檔案管理機構職能與工作體制也出現了一定的改變，這也給高校檔案信息化管理帶來了更大的挑戰。

2 “文檔一體化”的理論基礎

在高校檔案信息化建設中，要真正實現文檔一體化管理，充分發揮文檔一體化的價值，就必須要有一定的理論基礎作為支撐[3]。從文件生命周期理論來看，在實際的管理過程中，由于高校檔案數量非常多，而且類型較為復雜，體現出文件生命周期的階段性特點。而高校檔案的這種特點也是建立在文件整體性的前提下的，所以這兩種特點同時構成了文件的運動生命周期，文件運動階段性對紙質文件具有極為重要的作用，而其整體性對電子文件也具有非常重要的作用。這就使文檔一體化具有理論基礎，能夠更好地發揮其自身的價值。從文件連續性理論來看，高校只有實現文檔一體化，才能夠確保檔案管理工作的連貫一致。除此之外，檔案與文件管理的繼承性，在實際的工作過程中也具有重要影響，因此同樣是實現文檔一體化的理論基礎。

3 文檔一體化的標準和規范

文檔管理整個體系是以文檔一體化為總方面的管理系統，而其中檔案、文件的管理是兩個子系統，他們之間存在著一定的關聯，所以并非相互獨立系統。在工作過程中，需要按照檔案管理的標準規范實施文件管理，把電子文件納入到檔案管理時，會對原本的檔案管理產生一定的影響。為確保文件的管理標準更加規范，需要嚴格規范文件管理過程，使檔案管理人員有據可依，更好地處理相關工作。當前，各高校在進行檔案管理時，主要將《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等作為文檔一體化的標準和規范，并且要求每一位檔案管理人員嚴格遵守，以確保高校的文檔管理工作更標準，提高其工作質量和效率。

4 基于文檔一體化的高校檔案信息化管理的意義

4.1 提升檔案管理工作的效率

傳統的檔案管理方法已經很難適應現階段各個高校的檔案管理工作要求。高校檔案的類型非常多，既有不同崗位中工作人員的檔案，也有各個專業的學生和教師的檔案。隨著現代社會的快速發展，高校要更好地開展檔案管理工作，提高相關人員的效率和質量，就需要實施文檔一體化管理。相關人員在實際工作中，通過將先進的信息技術融入到文檔管理中，能夠讓文檔儲存的時間比以往更長，同時也能夠使文檔的查閱更方便。除此之外，檔案歸類和登記可以在網上完成，不僅節省了紙張，還有效地減輕檔案管理者的工作強度，同時使得檔案管理更加規范化。

4.2 符合社會發展的客觀需求

近年來，社會經濟發展迅速，高校不斷擴招，就業問題也隨之增多。為了方便就業單位查詢畢業生各個方面的資料，高校需要搭建一個能夠隨時隨地查詢畢業生信息的平臺[4]。使用人單位更全面地掌握他們的情況，進而能夠從不同角度來判斷畢業生是否可以錄取——這種方式也在一定程度上增加了學生的就業機會，而且他們也能夠在平臺上找到自己的信息或所需資源，因此從某種角度上來講，文檔一體化為學生及用人單位都提供了便利。

4.3 實現了資源的共享

在過去，大部分高校檔案采取封閉模式管理，但是對于“世界村”大環境而言，如果現階段仍然使用這種封閉模式管理檔案，是無法滿足實際工作需求的。文檔一體化管理能夠為檔案管理提供一個新平臺，將先進的信息技術、互聯網與檔案管理融合起來，為不同的使用者提供信息支持，讓他們能夠借助平臺在相同時間內查詢到需要的信息，為各項工作的順利進行提供便利，能夠有效地降低信息查找的煩瑣性。

5 高校檔案信息化管理存在的問題

5.1 學校對檔案工作重視度不足

當前，仍有許多學校未能充分認識到檔案管理的重要性，也沒有了解到這項工作對高校科研工作和教學工作的重要作用。一直以來，檔案工作處于邊緣從屬地位，被認為和教學工作與科研工作的地位無法相提并論[5]。所以，常常會面臨人員配備不齊，資金投入少等各種問題，有時檔案人員還被抽調臨時從事其他工作。由于高校領導未充分重視檔案管理工作，導致實際工作過程中，經常發生歸檔立卷不夠及時的問題。這種問題不僅造成各種材料立卷不及時，而且在一些時候，還會發生因文件保管不善而出現殘缺的情況，以上這些問題導致各高校檔案工作質量低下。

5.2 檔案工作人員的檔案管理意識有待加強

高校檔案工作在檔案收集及整理等環節，由于許多高校檔案人員缺乏主動創新意識，不能夠運用檔案信息提供良好的服務，難以充分地發揮檔案信息的優勢。部分檔案管理人員覺得檔案管理不能同教學和科研的價值相比，沒有真正認識到自身工作的價值。這種情況下，檔案管理人員很容易出現自卑心理，使得其自身的使命感和責任感不強，致使檔案管理意識越來越淡漠。

5.3 檔案工作人員的檔案業務素質有待提升

要想實現檔案管理工作的高效開展，高校就必須要確保相關人員具有一定的檔案專業技術能力和水平。但是現階段，部分人員業務水平以及理論水平較低，而且在知識、職稱、年齡結構方面也存在一定的問題。近年來，網絡信息技術的應用已經深入各行各業當中，然而高校仍缺乏這方面的人才。隨著檔案工作的交流不斷增多，相關人員的工作壓力也在增大。另外，檔案人員擁有高級職稱的比重不高，因為當前許多高校檔案人員的專業能力和水平有限，這就致使高校檔案工作的整體質量得不到有效地提升。比如，因為一些兼職檔案管理人員檔案業務能力較低，使得他們在進行檔案收集工作時很多材料存在正件但缺少附件，影響到后續的工作。

上述這些情況的出現，制約著高校檔案工作的發展。為了能夠更好地滿足當前高校檔案工作的要求，檔案工作必須要與時俱進，加強對信息技術的運用，所以必須要實施文檔一體化的檔案信息化管理。

6 基于文檔一體化的高校檔案信息化管理的措施

6.1 建立健全檔案管理規范

提升檔案管理的信息化建設質量，需要實施文檔一體化管理。為此，高校就必須要提供相應的物力、人力以及財力。高校應根據自身的實際情況，構建完善的檔案管理制度，確保數據管理達到相關標準，進一步加強高校的檔案管理，從而更好地應對復雜的檔案系統建設工作。同時還要根據有關規定，科學分類檔案文件。應定期培訓高校檔案管理人員，使其能夠學習和掌握檔案管理最新技術，提高其工作積極性和自覺性，保證其能夠充分認識到檔案管理工作的價值。管理人員不僅要能夠準確把握檔案管理發展的方向，同時還要對檔案工作實施全方位的管理和控制。另外，文檔同檔案之間具有十分緊密的關聯，從根本上上講，兩者之間的區別只在于時間與范圍，而在主題以及內容方面無明顯差異。學校應設立統一的檔案管理部門，進而提升文檔一體化的管理水平，將統一管理組織的作用充分施展出來，清楚地劃分各個職能部門自身的職責，全方位地監督管理各項檔案，從而不斷提升高校檔案的信息化建設水平。

6.2 系統規劃檔案管理軟件

在實際工作中，由于許多學校檔案機構軟件無法同其他部門軟件兼容，這就導致相關人員不能夠有效地利用檔案[6]。所以，高校應該從全盤管理的角度出發，更合理地規劃檔案管理軟件，并且還要充分考慮文檔一體化過程中可能遇到的情況。第一，為了使檔案及文件在內部調用傳輸，高校應選擇智能性高的系統軟件，這也是實現檔案一體化的基礎。第二，應結合各部門工作內容確定檔案保管方法，充分考慮高校檔案管理的差異性。第三，在使用文檔的過程當中，檔案管理人員應盡可能防止出現病毒攻擊、泄密及丟失等情況，充分考慮檔案的安全性。使用有效的加密技術，同時根據具體情況來科學地分級檔案文件，將一些關鍵文件儲存到專用儲存器當中。避免出現擦傷以及劃傷等問題，對于歸檔載體應當做好安全處理。另外，在儲存文檔的前期，管理人員需要同時使用紙質文件和電子文檔來完成，并且在銷毀紙質檔案文件時，必須要確定電子文檔無誤安全，從而確保檔案完整。

6.3 明確文檔一體化管理流程

文檔一體化過程中，文件及檔案的管理體系是相同的。檔案質量對文件收集、生成、整理及歸檔具有一定的影響作用[7]。而另一方面，檔案質量又受文件質量影響，兩者間存在著非常緊密的關聯。數字化校園的建設過程中，管理人員在開展相關工作時，文件到檔案的流程一般會按照以下的方式進行：產生公文，流轉公文，歸檔文件及保存檔案。在電子公文的形成階段，就需要進行全方位的干預，在收集歸類電子公文的時候，檔案管理人員可以借助數字化校園當中的歸檔功能，同時還可以查看驗收公文背景信息等，最后要將文件及元數據存儲到數據庫。

6.4 提高辦公自動化水平

近年來，網絡信息技術早已應用在學校的人事、財務、教學等各方面，并取得了較好的成效。當前，檔案不再局限于傳統文字形式，利用的范圍得到顯著的擴展，同時檔案種類及數量也變得越來越多樣，不同類型用戶的要求也得到滿足。為了有效防止那些重復的工作，高校可以借助使用辦公自動化技術，從而提高檔案管理工作效率，滿足不同職能部門要求，為檔案管理信息化建設提供保障。除此之外，還應該增加技術及設備方面的投入，以此作為高校檔案管理信息建設的支撐，并且還需要配備專業管理技術及人員，根據高校檔案管理工作的實際需要，定期邀請專家學者對其進行培訓，讓其能夠更熟練地運用相關技術設備，同時還應該讓各部門了解到一體化管理工作的重要性，進而為高校的檔案管理信息化建設創造有利環境。另外，還可以適當引進現代管理人才，確保他們的專業能力與當前檔案管理信息化建設的要求相符合，從而不斷優化檔案管理機構人員結構。

6.5 合理選擇文檔一體化管理系統

在數字化校園中，系統維護、收文發文管理等多項內容，都屬于文檔一體化管理系統[8]。不同管理模塊間互相聯系和結合，完成電子文件及檔案歸檔的管理，實現系統信息的共享與集成。其中，收文管理和發文管理是數字化校園中公文管理的兩個方面。收文管理能夠借助數字化平臺，將高校的職能機構各自的業務，以電子文件的形式加以處理。而在此環節中，相關人員要想快速地定位文件，就需要結合公文的序號、登記日期等方面的信息來完成。然后再進行收文登記及催辦等操作管理，另外，相關人員還應該監督和控制整個流程，最后完成文件發布。內部文件或外來文件的處理可以通過發文管理來完成，相關人員在起草電子公文后向主管機構傳送過去，并由其按照相關要求進行審批、會簽或修改等工作，在完成這些工作后，發布到數字化辦公系統當中。電子公文同紙質公文的形式存在著較為明顯的不同，需要對電子公文進行初次鑒定及銷毀。除此之外，要將有價值的電子公文進行歸檔，并且相關人員還需要進行后續收文與監控。

7 結束語

綜上所述，近年來，隨著社會的不斷進步，以及科技水平的不斷提升，傳統高校檔案管理方法已經不能夠滿足現階段的時代發展新需要，在這種情況下，高校檔案工作人員通過應用先進的網絡信息技術，實施文檔一體化管理，不僅能夠有效提升檔案管理規范性，而且還能夠減輕檔案管理人員工作壓力。

參考文獻

[1]趙麗華.高校實施文檔一體化管理的幾點思考[J].黑龍江檔案，2021（01）：144-145.

[2]周虹.高校檔案管理信息化工作優化策略探討[J].文化產業，2021（12）：124-125.

[3]張美英.高校檔案信息化管理模式改革創新思路和措施[J].黑龍江檔案，2021（05）：70-71.

[4]劉潔，劉大鵬.數字化時代高校檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2022（11）：98-100.

[5]陳建華，張劍.數字化時代下高校檔案管理信息化建設探究[J].蘭臺內外，2022（11）：4-6.

[6]呼俊迪.大數據時代高校電子檔案管理創新研究[J].城建檔案，2021（10）：78-79.

[7]楊金梅.信息化環境下高校檔案管理中的問題及改善策略[J].蘭臺內外，2021（13）：34-36.

[8]劉敏.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略[J].蘭臺內外，2020（18）：55-56.

作者簡介：劉清，碩士研究生學歷，西安工程大學中級職稱，研究方向：檔案信息化。