業(yè)務(wù)流程視角下制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制探究

■法麗娜

一、引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)各行業(yè)的發(fā)展速度得到了極大地提高，尤其是制造業(yè)，生產(chǎn)效率和水平大幅提升，我國(guó)制造業(yè)在全球市場(chǎng)中也越來越受到青睞。2021 年是自2011 年以來，我國(guó)制造業(yè)增值在GDP 中所占比重第一次出現(xiàn)上升。近幾年，由于疫情的影響以及美國(guó)逆全球化思潮興起，全球貿(mào)易經(jīng)濟(jì)受到了一定影響，與此同時(shí)隨著生產(chǎn)成本的進(jìn)一步加大，利潤(rùn)進(jìn)一步縮小，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，為了公司的發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制是必要措施之一。

二、制造業(yè)企業(yè)在不同業(yè)務(wù)流程下內(nèi)部控制存在的問題

1.采購(gòu)與供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)

公司采購(gòu)的流程一般是先由用料部門提出采購(gòu)或者用料請(qǐng)求，通過調(diào)查取證發(fā)現(xiàn)確需采購(gòu)，則將請(qǐng)求審核通過。采購(gòu)部門梳理各部門提交的需求，匯總后交由相關(guān)人員制定采購(gòu)計(jì)劃。在目前大多數(shù)采購(gòu)制度下，對(duì)于緊急采購(gòu)的業(yè)務(wù)需求大多進(jìn)行盲目采購(gòu)。另外，采購(gòu)人員的專業(yè)水平參差不齊，多數(shù)制造業(yè)企業(yè)缺乏相關(guān)專業(yè)的采購(gòu)人員，團(tuán)隊(duì)的協(xié)作性也達(dá)不到要求。大部分企業(yè)對(duì)于供應(yīng)商的選擇僅依賴于采購(gòu)部，對(duì)于供應(yīng)商的實(shí)地考察也浮于表面，很難真正做到真實(shí)客觀，專職人員在供應(yīng)商選擇的環(huán)節(jié)中參與程度較低，從而使得選擇的供應(yīng)商質(zhì)量和資質(zhì)等方面的標(biāo)準(zhǔn)也隨之降低。

2.驗(yàn)收與付款環(huán)節(jié)

有些公司質(zhì)檢崗位缺失，原材料送達(dá)倉(cāng)庫(kù)的時(shí)候，倉(cāng)庫(kù)管理人員簡(jiǎn)單觀察原材料的數(shù)量和名稱，未由質(zhì)檢人員進(jìn)行質(zhì)檢，驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式。驗(yàn)收入庫(kù)后，付款是企業(yè)資金的直接流出，所以在付款過程中對(duì)于采購(gòu)合同、發(fā)票以及驗(yàn)收單據(jù)等材料進(jìn)行真實(shí)、合法、有效的檢查，審核通過后經(jīng)過主要部門領(lǐng)導(dǎo)或者負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時(shí)按照企業(yè)內(nèi)部資金運(yùn)行制度提交相應(yīng)的付款計(jì)劃再進(jìn)行付款。付款條件的復(fù)雜以及環(huán)節(jié)的冗長(zhǎng)，容易使得付款期限延長(zhǎng)，造成供應(yīng)商故意抬高價(jià)格，增加采購(gòu)成本。

3.生產(chǎn)與制造環(huán)節(jié)

大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到成本費(fèi)用內(nèi)控制度的重要性，但是在具體實(shí)踐中，由于企業(yè)管理層對(duì)成本費(fèi)用的理論以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的不足，難以獨(dú)立地指導(dǎo)企業(yè)的成本費(fèi)用內(nèi)部控制。另外，部分制造業(yè)企業(yè)沒有及時(shí)地更新，使得本身的成本控制手段落后、方法陳舊，在成本費(fèi)用核算的時(shí)候體現(xiàn)出一定滯后性、不可控性。企業(yè)將生產(chǎn)成本的降低作為成本費(fèi)用控制的手段，著眼于局部成本的降低，反而對(duì)總體的成本費(fèi)用內(nèi)部控制方向較為模糊。

4.存貨倉(cāng)儲(chǔ)與盤點(diǎn)環(huán)節(jié)

定期盤點(diǎn)是企業(yè)盤點(diǎn)的主要手段之一，也是企業(yè)庫(kù)存管理的一項(xiàng)重要工作，但在實(shí)際操作中，當(dāng)存在異常情況時(shí)倉(cāng)儲(chǔ)人員通常不易察覺，直到盤點(diǎn)時(shí)才發(fā)現(xiàn)。但是很可能由于并未第一時(shí)間進(jìn)行比照和登記某些小隱患，或許會(huì)引起較為嚴(yán)重的負(fù)面影響，除了對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)人員的管理工作增添麻煩，尤其可能會(huì)使公司的存貨管理增加隱患。

5.銷售與收款環(huán)節(jié)

一般的制造企業(yè)對(duì)于合同的保管存在執(zhí)行不到位的問題，未設(shè)立專門的合同保管崗位，合同談判和評(píng)審也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在許多風(fēng)險(xiǎn)隱患，甚至?xí)o后續(xù)的回收應(yīng)收賬款造成一定障礙，帶來壞賬風(fēng)險(xiǎn)。若銷售合同數(shù)額較大，發(fā)生糾紛后，嚴(yán)重的可能會(huì)造成企業(yè)資金鏈斷裂，威脅到企業(yè)生存。銷售制度不嚴(yán)和應(yīng)收賬款管理不善，易使銷售過程出現(xiàn)舞弊行為，甚至出現(xiàn)貨款被坐支或挪用的現(xiàn)象，造成貨款無法順利回收，甚至造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)中斷，進(jìn)而嚴(yán)重影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展能力。

三、制造業(yè)企業(yè)不同業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制存在問題的原因分析

1.對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)不夠重視，對(duì)供應(yīng)商管理不足

管理層不重視采購(gòu)流程和采購(gòu)計(jì)劃的優(yōu)化，很多管理層人員把內(nèi)部控制僅當(dāng)作規(guī)章制度的一部分，片面盲目地制定，缺乏與自身的實(shí)際情況相結(jié)合。由于緊急訂單的稀少，缺乏建立緊急采購(gòu)的管理意識(shí)，而流程的復(fù)雜和繁瑣，使得材料的采購(gòu)?fù)荒芗皶r(shí)地滿足需求。我國(guó)許多制造業(yè)企業(yè)沒有專業(yè)的采購(gòu)人員，對(duì)于采購(gòu)知識(shí)也有一定欠缺。另外固定工資制度，使得采購(gòu)人員的積極性不足，同時(shí)企業(yè)在采購(gòu)人員入職時(shí)也并未對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的采購(gòu)培訓(xùn)。另外，管理層一般情況并不會(huì)親自去關(guān)注了解材料的實(shí)時(shí)消耗程度，只依賴于采購(gòu)職工的報(bào)告做出評(píng)估和決策，造成采購(gòu)的整體流程完全由采購(gòu)部門一手操作。對(duì)供應(yīng)商的選擇和后續(xù)的跟蹤管理也難以得到很好地落實(shí)。

2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、人員及付款方式不合理

在驗(yàn)收過程中，不同材料或設(shè)備的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，尤其是對(duì)于沒有國(guó)家統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，缺少專業(yè)的質(zhì)檢人員和崗位，而且驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過程中如果發(fā)現(xiàn)僅存在較小的問題，通常會(huì)選擇忽視，然后直接入庫(kù)。在許多制造企業(yè)甚至出現(xiàn)了賄賂的不良現(xiàn)象，運(yùn)送材料的人員與核驗(yàn)材料的人員互相勾結(jié)，導(dǎo)致驗(yàn)收這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制名存實(shí)亡。另外，付款條件以及流程的復(fù)雜，不僅耽誤時(shí)間更耗費(fèi)不必要的精力。一些供貨商利用采購(gòu)合同付款周期、付款方式的漏洞，惡意抬高采購(gòu)單價(jià)，增加采購(gòu)成本，這些情況極有可能會(huì)影響公司的整個(gè)生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)。

3.成本費(fèi)用內(nèi)控建設(shè)缺乏先進(jìn)性與及時(shí)性

現(xiàn)階段我國(guó)制造企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模大，在愈發(fā)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，企業(yè)以往對(duì)成本費(fèi)用內(nèi)控建設(shè)的不足弊端逐漸顯露，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，制造企業(yè)整體上對(duì)于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)相當(dāng)豐富，但是與理論的對(duì)接有所欠缺。部分企業(yè)并未建設(shè)先進(jìn)科學(xué)合理規(guī)范的成本費(fèi)用內(nèi)部控制體系，認(rèn)為成本費(fèi)用控制就是減少材料的損耗和成本層面的支出，為了降低成本而降低成本，重視局部費(fèi)用的降低，忽視了整體，這一傳統(tǒng)的成本核算方法可能會(huì)使企業(yè)難以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的變化，但是以先進(jìn)的成本控制方法，也不可避免地具有一定的不安全性，需要企業(yè)進(jìn)一步完善和創(chuàng)新。

4.存貨量大且記錄復(fù)雜

存貨存儲(chǔ)量大，幾乎不能全盤，無法詳細(xì)羅列出盤點(diǎn)差異，在財(cái)務(wù)人員進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)管人員不完全配合，給盤點(diǎn)工作帶來一定阻礙，而且有些存貨不便于計(jì)量，無法準(zhǔn)確盤點(diǎn)，盡管能形成存貨盤點(diǎn)報(bào)告，無非兩種可能：一是數(shù)據(jù)與所有科目一致；二則是存在細(xì)微偏差。都很難客觀地呈現(xiàn)公司賬面數(shù)量與實(shí)際存貨之間的差異。另外，倉(cāng)管人員若有意隱瞞，財(cái)務(wù)人員則難以發(fā)現(xiàn)端倪。

5.合同管理不當(dāng)，發(fā)貨與收款流程不嚴(yán)謹(jǐn)

公司的合同保管存在執(zhí)行不到位的情況，法務(wù)部一般對(duì)于新簽訂的合同是由法務(wù)專員負(fù)責(zé)整理后歸檔，而通常對(duì)于簽訂時(shí)間久的合同，不太注重妥善保存，存在合同原件丟失的現(xiàn)象。企業(yè)發(fā)貨環(huán)節(jié)一般手續(xù)簡(jiǎn)單，發(fā)貨審批不嚴(yán)，缺少發(fā)貨專用章的情況下仍可能進(jìn)行發(fā)貨，如一些企業(yè)為了銷售業(yè)績(jī)的增長(zhǎng)，促成交易，發(fā)貨流程不規(guī)范，在未授權(quán)的情況下優(yōu)先發(fā)貨，而后進(jìn)行授權(quán)審批。由于在發(fā)貨環(huán)節(jié)中存在的問題，最終可能會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致資金回收困難，從而造成嚴(yán)重?fù)p失。應(yīng)收賬款管理不善會(huì)帶來壞賬風(fēng)險(xiǎn)，造成貨款無法順利回收，甚至造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)中斷。然而，很多企業(yè)應(yīng)收賬款管理與控制存在不足，部分銷售人員直接收取款項(xiàng)后未及時(shí)歸入公司賬戶，導(dǎo)致貨款被坐支或挪用。部分企業(yè)未建立詳細(xì)的催收制度，逾期應(yīng)收賬款催收效果不好、效率不高，存在重大款項(xiàng)回收困難的情況。

四、針對(duì)制造業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制問題的建議

1.完善采購(gòu)環(huán)節(jié)與供應(yīng)商內(nèi)控管理

目前大多數(shù)制造業(yè)企業(yè)的采購(gòu)制度，采購(gòu)流程多且雜，權(quán)責(zé)分配不夠明確，需要優(yōu)化完善組織結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)合理的組織結(jié)構(gòu)，遵循不相容職務(wù)分離的原則，盡量避免職能交叉，注意權(quán)力的分配，綜合形成相互制約的權(quán)力結(jié)構(gòu)。

采購(gòu)需要以各部門的需求為基礎(chǔ)，同時(shí)通過與供應(yīng)商商討增加相應(yīng)的緊急采購(gòu)協(xié)議，或者對(duì)采購(gòu)訂單采取單獨(dú)核算的方式應(yīng)對(duì)緊急訂單的發(fā)生。企業(yè)可以在招聘環(huán)節(jié)篩選出專業(yè)水平高的采購(gòu)人員，也可以聘請(qǐng)相關(guān)專家給采購(gòu)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。

對(duì)于供應(yīng)商的選擇由多個(gè)部門共同參與，并通過實(shí)地考察來進(jìn)一步確認(rèn)供應(yīng)商是否有資格承接業(yè)務(wù)。對(duì)于供應(yīng)商名單也應(yīng)定期更新，及時(shí)收集更新信息，不斷完善準(zhǔn)入機(jī)制，對(duì)于新增的供應(yīng)商需要更加謹(jǐn)慎的態(tài)度和更加嚴(yán)格的評(píng)估機(jī)制，最后設(shè)置專門的供應(yīng)商檔案，由專人維護(hù)，杜絕舞弊行為。

2.合理安排驗(yàn)收與付款

增設(shè)質(zhì)檢崗位，安排專業(yè)的質(zhì)檢人員，對(duì)于采購(gòu)的材料進(jìn)行檢查，對(duì)質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收人員需要具備相應(yīng)的資質(zhì)證明或證書才能進(jìn)行驗(yàn)收，材料合格后方可入庫(kù)。材料入庫(kù)時(shí)，根據(jù)相應(yīng)配送清單清點(diǎn)，沒有問題后簽字確認(rèn)。如果出現(xiàn)差異，應(yīng)該及時(shí)匯報(bào)，同時(shí)保留好證據(jù)，不宜自行解決。對(duì)于驗(yàn)收流于形式，可以由財(cái)務(wù)部或其他部門采取不定時(shí)抽查的形式，清點(diǎn)材料，對(duì)未按要求的操作人員影響其績(jī)效考核。通過簡(jiǎn)化付款流程，但是不意味著放松付款監(jiān)管，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督，對(duì)于付款流程持續(xù)監(jiān)督，后續(xù)也要跟蹤管理。

3.加強(qiáng)成本費(fèi)用內(nèi)控重視程度

制造企業(yè)管理層要重視成本費(fèi)用內(nèi)部控制，可以在對(duì)成本費(fèi)用進(jìn)行內(nèi)部控制的培訓(xùn)過程中，根據(jù)公司具體情況，結(jié)合市場(chǎng)環(huán)境，樹立先進(jìn)觀念，制訂短期和長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)策略，為建立和完善成本費(fèi)用內(nèi)部控制制度奠定基礎(chǔ)。另外，公司應(yīng)加強(qiáng)思想教育，提高企業(yè)人員成本費(fèi)用的內(nèi)部控制觀念，實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本費(fèi)用內(nèi)部控制水平的提升。成本費(fèi)用內(nèi)部控制要滲透在各個(gè)部門中，落實(shí)到每個(gè)人身上，單純依靠制度難以做到，所以企業(yè)需要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，增加員工積極性，激發(fā)員工熱情，動(dòng)員每位員工參與，在此之下將績(jī)效考核和工作人員的薪酬待遇相掛鉤實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用的有效內(nèi)部控制。同時(shí)，在確定成本費(fèi)用的內(nèi)部控制目標(biāo)和導(dǎo)向時(shí)，要運(yùn)用先進(jìn)的管理方法及手段，使之與公司的目標(biāo)與發(fā)展保持一致。

4.完善存貨盤點(diǎn)

對(duì)于盤點(diǎn)工作，也要將生產(chǎn)人員參與到其中，僅由財(cái)務(wù)人員盤點(diǎn)不易發(fā)現(xiàn)異常，而生產(chǎn)人員對(duì)于存貨了解更多，以此彌補(bǔ)他人對(duì)存貨的不了解，防止倉(cāng)管人員蒙混過關(guān)。要將定期和不定期盤點(diǎn)相結(jié)合，防止因定期盤點(diǎn)而進(jìn)行的舞弊。企業(yè)要完善盤點(diǎn)制度，評(píng)估相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)較高的存貨進(jìn)行突擊檢查，一旦發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，立即展開調(diào)查。

5.完善銷售與收款內(nèi)控制度

對(duì)合同簽訂前的調(diào)查、審批、保管進(jìn)行控制，規(guī)范合同簽訂的全過程。在合同簽訂前，企業(yè)應(yīng)調(diào)查對(duì)方的信用情況，必要時(shí)可以聘請(qǐng)外部的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查，確認(rèn)對(duì)方的合同履行能力，正確評(píng)估客戶的授信額度。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)反饋客戶的履約情況，信用部門根據(jù)反饋情況及時(shí)更新調(diào)整客戶的信用額度和等級(jí)。在合同簽訂前，企業(yè)需要咨詢法務(wù)部相關(guān)專業(yè)人士，確保合同內(nèi)容的合法可行性，避免合同中的漏洞。在合同履行期間，企業(yè)要做好合同執(zhí)行監(jiān)督，規(guī)定合同履行完成時(shí)間，降低合同履行失敗的風(fēng)險(xiǎn)。在合同保管方面，則需要制定明確規(guī)定，加強(qiáng)授權(quán)控制，避免合同冒領(lǐng)和遺失。在進(jìn)行合同協(xié)商時(shí)，可以提高供應(yīng)商的議價(jià)能力，同時(shí)合理地調(diào)整預(yù)付款比例和時(shí)間，根據(jù)不同的供應(yīng)商情況將預(yù)付款比例設(shè)置在10%～30%之間。

同時(shí)，對(duì)于應(yīng)收賬款回款掌控弱的問題，建立相應(yīng)的拖欠貨款的處罰機(jī)制來強(qiáng)化公司的控制。將設(shè)定的獎(jiǎng)賞金額與逾期賬款的罰息金額相同，獎(jiǎng)金會(huì)被直接計(jì)入個(gè)人的績(jī)效收益中，既能提高銷售人員的主動(dòng)催收熱情，又能密切注意信用期間的應(yīng)收款項(xiàng)，以便及早發(fā)現(xiàn)客戶的信貸狀況，并制定相應(yīng)的對(duì)策。

五、結(jié)束語

隨著我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部控制體系的建設(shè)受到了越來越多的關(guān)注，而我國(guó)的內(nèi)部控制理論也在不斷地被學(xué)習(xí)和實(shí)踐，許多國(guó)內(nèi)的學(xué)者都對(duì)其進(jìn)行了深入的研究。本文以不同業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制為切入點(diǎn)，著重從不同業(yè)務(wù)流程分析了目前我國(guó)大多數(shù)制造業(yè)企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制問題與原因并列舉出了其業(yè)務(wù)流程中存在的具體問題并對(duì)其成因進(jìn)行探究，最后針對(duì)業(yè)務(wù)流程的具體問題提出了可行建議。