論汽車4S店財務內部控制體系建設

王麗紅

［摘 要］隨著我國汽車銷售服務行業的高速發展，企業之間市場競爭日趨激烈，汽車銷售服務所面臨的風險日益復雜，企業只有不斷提升自身的風險管理水平，才能在市場競爭中獲得發展。內部控制作為汽車銷售服務企業工作中的重點，建設內部控制體系有助于汽車4S店穩步發展。本文以汽車4S店為例，采用內部控制五要素的相關理論對企業內部控制中存在的問題進行探討，并提出改進對策，以期幫助汽車4S店防范風險、優化管理活動。

［關鍵詞］汽車4S店；內部控制；體系

［中圖分類號］F27文獻標志碼：A

隨著我國經濟的發展，汽車產業也在不斷發展，大量的汽車4S店應運而生。汽車4S店作為以整車銷售、維修服務、配件銷售、信息反饋為一體的汽車服務企業，在近年來所面臨的市場競爭日趨激烈，風險也變得越來越復雜。當前，很多汽車4S店在發展過程中不重視內部控制體系建設，主要原因是4S店投資者是個人，存在管理能力不足、內部控制意識薄弱問題，對內部控制工作存在一定的誤解。財務內部控制作為汽車4S店管理工作的基礎，只有保障財務內部控制有序開展，才能消除工作中的缺陷，提高汽車4S店管理水平。

1 相關概念

財務內部控制是在財務活動的過程中設計完善的控制規劃，按照規劃的范圍監督各項財務活動，以保證財務活動按照預期的規劃完成，使財務活動的方案符合要求。在財務活動過程中，借助計劃、控制方法能使各項工作都得到合理的管控。在計劃方面，包括對各部門的工作進行分析與監督；在控制方面，包括對具體的財務活動及風險進行控制。

2 汽車4S店財務內部控制的問題

2.1 內部控制環境不健全

首先，4S店的人員對內部控制的重視度不足。長期以來，大多數4S店內部人員不重視財務部門控制工作的要求，導致企業財務內部控制工作的各項要求無法得到執行。很多企業管理層對財務內部控制重要性并未形成認識，也未能采取合理措施健全財務內部控制管理體系，使企業的各層級人員不能主動參與財務內部控制工作。其次，部分企業內部人員管理不夠科學，內部崗位職責不夠清晰，對財務內部控制工作要求沒有形成準確認識，各環節工作管理制度并未得到嚴格落實，導致財務內部控制無法得到全員參與而產生較大的問題。

2.2 風險管理不力

部分企業并未認識到風險管理的要求，在經營過程中認為汽車4S店不存在風險，即便存在風險也沒有制定合理的事前預警機制。由于汽車4S店對內部風險特征以及可能出現風險的環節缺乏管理，導致風險管理的效果大打折扣，給企業正常經營帶來不利影響。

2.3 控制活動不細致

汽車4S店的業務流程中，在整車結算、維修結算等環節，部分4S店的管理流程還不夠清晰，管理工作主要按照各部門人員的經驗開展。由于制度體系不夠完善，管理流程不夠科學，財務風險發生可能性較高。

2.4 信息溝通不暢

很多汽車4S店員工沒有形成信息溝通意識，內部員工在工作過程中不主動與其他部門開展溝通，4S店并未組織不同部門之間通過會議開展溝通。同時，部分4S店由于信息系統的接口建設不足，不同系統之間的數據難以實現傳遞，導致管理工作效率較低。

2.5 缺乏內部監督

當前，很多汽車4S店尚未建立內部審計部門，財務工作未得到監督，導致財務內部控制產生的風險無法及時處理，使經營漏洞不斷擴大，經營風險不斷提高。

3 汽車4S店財務內部控制對策

3.1 健全內部控制環境

第一，提高全體人員財務內部控制意識。4S店全體成員要認識到財務內部控制的重要性，管理層要主動參與到財務內部控制工作中，保障各崗位落實財務內部控制工作的要求，并通過提高各層級人員對財務內部控制工作的關注度改進企業財務內部控制理念，自覺落實財務內部控制相關管理要求，形成各層級人員相互協作的管理體系，從而促使全體成員配合到管理的過程中[1]。

第二，優化企業的崗位職責。首先，針對各崗位制訂崗位說明書。汽車4S店要針對內部的各崗位落實不相容職務相分離的原則，通過建立崗位說明書的方式對崗位工作進行規范化管理，形成對崗位工作的約束，保障各崗位工作內容得到嚴格監督。通過對人員的工作流程和工作內容進行清晰梳理，保障財務部門人員能夠在崗位上各司其職，防范職責交叉或工作要求落實不到位而產生的問題，明確各崗位的關鍵控制點和工作內容。其次，定期開展輪崗。輪崗能夠達到內部牽制的效果，企業對財務部門的重要崗位要嚴格執行輪崗方式，通過輪崗能夠對財務工作實現有效監督，降低舞弊風險發生的可能性，并讓財務人員形成綜合素養。

3.2 強化風險管理

第一，合理設定財務部門風險管理的目標。通常而言，汽車廠商出于對品牌的維護，對汽車4S店經營有著較強的要求。企業4S店的財務內部控制目標要針對自身財務工作中可能存在的風險以及問題進行分析和梳理，以確保企業的財務信息真實完整、實物資產得到有效管理，防范財務風險造成的損失。

第二，對汽車4S店的財務風險進行全面識別。首先，消費信貸風險。部分4S店存在消費信貸業務中企業提供相應擔保的情況，若客戶未按時償還購車款可能會給汽車4S店帶來一定的影響，將車輛的貸款風險轉嫁給企業。其次，融資風險。汽車4S店在發展過程中會與多家銀行合作，但是若企業在短期內無法及時籌集資金或銀行的信貸政策發生改變而使銀行向企業的放貸緊縮時，那么企業的資金籌集將產生很大的不確定性，進而使企業的資金周轉出現困難引發風險。再次，投資風險。企業4S店的投資包括門面裝修、場地維修、辦公用品購買、車輛購買等方面，若企業在經營過程中對于外界風險分析不當，當國家相關汽車政策或汽車行業環境發生重大改變，可能給企業帶來巨大的風險，導致投資無法收回。最后，現金流量風險。一般而言，汽車4S店的正常整車庫存應該是月銷量的一倍左右，但是部分企業的庫存指數較高，若庫存指數高達兩倍以上，那么庫存將占用企業的大量流動資金，會降低企業的資金周轉率，甚至產生資金鏈斷裂的問題。

第三，健全財務預警指標。首先，設置完善的財務指標。為了防范財務風險，4S店要選擇和企業相關聯的財務預警指標，廣泛整理數據，根據實際發展需求及風險特點從企業的償債能力、營運能力、發展情況等各方面考慮企業的財務風險，使風險防范機制更合理，從而避免企業財務管理風險的發生，使企業財務信息系統發揮應有的價值[2]。例如，當前企業資產負債率發生變動時，要第一時間予以預警，通過預警的方式幫助企業發現償債能力的風險，并改進企業的管理水平。其次，重視非財務指標管理。非財務指標會對企業的財務風險帶來一定影響，包括企業的外部市場競爭情況、行業生命周期、客戶滿意度等。因此，企業在選用財務指標的同時要引入非財務指標，從而對企業的經營情況形成準確了解。

3.3 改進業務流程

第一，優化整車結算管理，規范車輛的采購行為。在整車結算工作中，要關注車輛采購結算，重點針對車輛的庫存時間進行監測，并針對車輛合格證、鑰匙的收發管理進行重點管控。首先，完善車輛采購制度。企業在采購車輛時，要根據市場備貨量以及企業的差異化訂單分析企業的銷售情況，并由財務部門分析企業的車輛采購計劃報銷售經理、財務經理、總經理審批之后開展采購，在采購之后要及時了解車輛狀態，財務部門按照訂單價格及預付款金額確定預付款數，車輛到貨之后驗收入庫并編制入庫單，同時由會計人員進行賬務處理。其次，優化整車銷售結算。在客戶購買車輛時，銷售合同訂立之前，銷售部門要對合同內容進行分析；合同簽訂之后，銷售顧問帶領客戶在車輛檢查表上簽字，并開具相應的銷售結算單與機動車統一發票等相關票據，財務部門在系統中錄入相關收入。對于貸款車輛結算，在客戶傳遞相關資料之后，消費信貸部門要對客戶進行調查，經過審核之后交由金融公司核查，金融公司批準之后，企業的銷售顧問與客戶簽訂合同，并由消費信貸部審核，收銀員根據銷售合同收取首付款，款項中要包含押金、GPS費、消費信貸代理費等。

第二，優化維修結算控制。首先，在社會車輛維修時，4S店接待客戶車輛維修完畢之后，要將工單、結算單等單據整理齊全，之后由店內員工帶領客戶繳款，收銀員按照結算單注明的金額開具發票，并且由收銀員在收到款項之后開具出門證書。其次，對于事故車輛維修，經過保險專員與保險公司定損之后與客戶簽訂維修合同，按照合同金額收取定金，并按照社會車輛維修流程開展結算。另外，要完善三包車輛的維修流程。三包車輛進場時，要在對維修項目進行評估的基礎上填寫結算單，并在信息系統中錄入信息。收銀員在收到結算單、工單等單據之后，交由會計處理。供應商定損之后財務開具發票，并查詢回款情況。

第三，優化實物盤點機制。汽車4S店在實物盤點中要開展整車、配件、裝潢件等方面的盤點，通過盤點能夠保障賬實相符，避免資產遺失或損壞等風險發生給企業正常經營帶來影響的可能性。首先，在盤點過程中盤點方式包括全面盤點、抽盤。其中整車要求每個月開展一次全盤，對于其他資產每季度開展一次全盤。對于抽查盤點而言，只要求定期對一定數量的貨品開展抽查。其次，明確盤點工作職責。企業在盤點流程中，各部門要了解自身的工作職責。銷售部門要指定車輛管理員對車輛的盤點結果負責，行政部要配合資產盤點過程，財務部門要對盤點時間、人員開展安排，并提供盤點的賬面資料，并對盤盈盤虧進行賬務處理。另外，明確盤點的流程。汽車4S店要合理確定盤點時間，在明確盤點時間之后，由企業的各部門參與到其中，在盤點之前將物品擺放在相應的貨位上并登記庫存臺賬。盤點時，監盤人要認真檢查，在盤點過程中要確保各類數據真實可靠。最后，出具盤點總結報告。在盤點工作完成之后要匯總盤點數據，分析盤盈盤虧的成因，并針對不同資產出具相應的分析報告，分析報告中要包括盤點人員、盤點結果、盤點差異成因、差異解決方法、處理方式等內容。

3.4 暢通信息溝通

第一，汽車4S店要優化信息溝通的途徑，加強各部門之間的信息溝通。財務部門人員要積極與其他部門進行溝通，形成良好的信息溝通意識，通過信息溝通能夠了解企業各環節的工作情況，防范信息不對稱帶來的問題。汽車4S店可以借助完善的信息平臺，促使各類信息實現及時更新與共享；企業也可以定期召開例會，讓不同部門之間開展溝通與交流，讓員工之間相互了解，促使各部門之間的信息得到及時傳遞[3]。

第二，加強財務信息系統和業務信息系統之間的數據接口建設。當前很多汽車4S店由于財務系統和業務系統之間接口建設不完善，阻礙了數據資源傳遞的及時性。因此，企業要加強對系統的整合，將企業的會計信息系統和整車銷售系統、維修系統等業務系統實現對接，幫助企業財務系統及時獲取企業業務的數據，提高財務與業務的協作能力，并改進企業信息系統的自動化程度。

3.5 優化內部監督

第一，設立內部審計部門。內部審計作為對企業財務工作進行監督的方法，能夠確保財務內部控制按照企業的要求執行。因此，汽車4S店要成立獨立的內部審計部門，由各部門負責人參與其中，并由董事長領導，確保企業財務工作得到有效的監督和審計，提高審計工作的權威性、獨立性。在內部審計過程中，對于發現的財務內部控制問題要及時找出成因與解決方法。

第二，對企業的財務工作開展監督。在傳統模式下開展監督主要是事后的監督，為了提高財務內部控制工作的合理性，要形成全過程的監督機制，重視事前、事中的控制。在事前要借助財務預測、財務計劃等方式對各環節工作進行管理，在事中通過信息反饋、財務控制等方式進行控制，確保企業財務內部控制工作要求得到有效執行。

4 結束語

財務內部控制對汽車4S店的經營與發展有著重要的作用，企業管理層要樹立良好的財務內部控制意識，改進管理體系，積極應對可能存在的財務風險。

參考文獻

［1］翁莉芬.汽車經銷企業內部控制優化問題研究[J].汽車周刊，2022（2）：170-172.

［2］莫紅芬.汽車4S店內部控制中銷售業務控制分析[J].現代企業，2022（7）：55-56.

［3］包巧香.汽車4S店內部控制存在的問題及對策探討[J].商業觀察，2021（36）：68-70.