檔案管理工作者對(duì)檔案管理保密工作的探討

何麗

［摘 要］隨著科技的飛速發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)多媒體的廣泛應(yīng)用及以電子信息時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)媒介的沖擊，世界范圍的文化、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的合作交流越來(lái)越頻繁，因此對(duì)檔案管理提出了更高的要求，與此同時(shí)檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)，它不僅是各種形式的歷史記錄或文檔保存，更是提升專業(yè)建設(shè)的重要資料，關(guān)乎企業(yè)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定。做好檔案的保密管理工作是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文通過(guò)介紹當(dāng)前檔案保密管理的主要內(nèi)容，探討了檔案保密管理工作中存在的問(wèn)題，并根據(jù)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略，為以后檔案的保密管理工作提供參考。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；保密管理；重要性；信息化理念；措施

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

近年來(lái)，隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各種數(shù)據(jù)信息量呈幾何式增長(zhǎng)，相關(guān)數(shù)據(jù)和資料的檔案管理工作也愈來(lái)愈具有挑戰(zhàn)性，特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理的保密性提出了更高的要求。檔案管理工作主要包括：檔案收集、整理、保管以及利用等內(nèi)容，其管理機(jī)制要科學(xué)化和合理化。檔案的保密工作是一項(xiàng)綜合性的工作，要確保檔案完整翔實(shí)記錄，根據(jù)檔案管理規(guī)定和單位情況進(jìn)行分類歸檔管理，增強(qiáng)檔案管理工作和保密工作的融合性。可以說(shuō)，檔案管理保密工作是其他管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，但當(dāng)前我國(guó)的檔案管理保密工作還存在一些問(wèn)題，尤其是未能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這嚴(yán)重制約著檔案管理的自動(dòng)化和數(shù)據(jù)化工作的進(jìn)程。因此，要結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況和時(shí)代發(fā)展的背景，對(duì)檔案的保密管理工作進(jìn)行合理的規(guī)劃和應(yīng)對(duì)，以期能夠?qū)n案的管理工作更加有效地開(kāi)展下去。

1 檔案管理工作中安全保密管理的重要意義

檔案是指過(guò)去以及現(xiàn)階段國(guó)家、社會(huì)組織以及個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、技術(shù)等各方面活動(dòng)中形成的各種文字、聲像、圖表等內(nèi)容的真實(shí)記錄，檔案管理中保密管理工作是重要組成部分，將有價(jià)值、為今后發(fā)展提供重要參考等內(nèi)容進(jìn)行翔實(shí)、分類管理。檔案作為重要的信息資源，為各項(xiàng)工作提供重要數(shù)據(jù)支撐。在互聯(lián)網(wǎng)信息化、多媒體數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作更加便捷，是社會(huì)進(jìn)步的文明體現(xiàn)，但信息技術(shù)的應(yīng)用同時(shí)也為檔案管理帶來(lái)更大的安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理工作者要重視保密管理工作，尤其是重要信息，一旦泄露或落入不法分子之手，影響經(jīng)濟(jì)建設(shè)甚至社會(huì)安定，由此可見(jiàn)，檔案保密管理的重要性和意義[1]。

2 檔案管理保密工作主要內(nèi)容

2.1 檔案庫(kù)房的管理

檔案管理工作中要把不同的檔案進(jìn)行分類，建立檔案庫(kù)房，以防檔案內(nèi)容混雜。與此同時(shí)，建立檔案庫(kù)房可以防止文件被盜，做好檔案庫(kù)房管理工作要建立完善的管理制度，嚴(yán)格依據(jù)管理制度要求規(guī)定行為和管理。針對(duì)閱覽室、檔案庫(kù)等要明確各自管理內(nèi)容，由專人進(jìn)行管理，以此為檔案庫(kù)房管理提供安全保證，實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的保密性，同時(shí)加大投入建設(shè)資金，購(gòu)置硬件設(shè)備，引進(jìn)軟件系統(tǒng)，滿足保密管理各項(xiàng)需求。

2.2 涉密檔案的管理

檔案管理工作的管理領(lǐng)域廣闊，它所牽涉的機(jī)密信息較多，要凸顯檔案保密管理的必要性，如果發(fā)生內(nèi)容泄密將對(duì)經(jīng)濟(jì)、發(fā)展產(chǎn)生很大危害，所以，對(duì)檔案的保密工作管理，必須提出針對(duì)性的管理規(guī)定，細(xì)化職責(zé)分工，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。對(duì)涉密檔案進(jìn)行保密等級(jí)的劃分，不同等級(jí)的保密檔案需要不同層次的管理人員進(jìn)行開(kāi)啟和借閱，降低保密檔案的外泄可能。

2.3 加強(qiáng)檔案的分類管理

檔案分類管理是檔案查閱、借用等工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，能夠有效降低檔案管理過(guò)程中發(fā)生混亂的機(jī)率，針對(duì)實(shí)際狀況對(duì)相關(guān)信息內(nèi)容加以梳理與分類，確定檔案保密工作具體內(nèi)容，充分發(fā)揮歸檔信息管理的功能與價(jià)值，保證信息內(nèi)容存儲(chǔ)的真實(shí)性。與此同時(shí)，要維護(hù)檔案保密工作管理時(shí)期檔案信息內(nèi)容的完整性，進(jìn)行密級(jí)標(biāo)注，在條件許可的情況下，實(shí)行單獨(dú)裝訂和保管，加強(qiáng)歸檔整體管理工作的安全性[2]。

3 檔案管理的保密管理工作面臨的困難和問(wèn)題

3.1 管理機(jī)制存在問(wèn)題

當(dāng)前的檔案管理，規(guī)章制度并不完善，這是檔案保密工作的重要隱患。與傳統(tǒng)的線下檔案管理制度不同，文檔保密制度的建立要根據(jù)查閱人員的等級(jí)和身份進(jìn)行嚴(yán)格的限定，限制檔案的可編輯性和復(fù)制傳輸。外網(wǎng)的攻擊也給數(shù)字化檔案保密管理造成了嚴(yán)重的沖擊。由于信息化技術(shù)水平的應(yīng)用程度不同，在指導(dǎo)整個(gè)檔案數(shù)字化的管理機(jī)制上無(wú)法做到面面俱到、疏而不漏。因此，數(shù)字化檔案管理的保密工作受到很大的限制，給檔案的保密管理留下了安全隱患。

3.2 檔案保密管理重視程度不夠

諸多機(jī)構(gòu)、單位的檔案管理工作在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)無(wú)法產(chǎn)生實(shí)在的經(jīng)濟(jì)效益，而這屬于一種主觀忽視，檔案管理具有漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程，人們由于歷史因素，人們并沒(méi)有真正了解檔案管理，也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到它的意義。因此，對(duì)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的投入和重視程度不足，導(dǎo)致檔案的保密管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。

3.3 缺乏檔案保密管理相關(guān)的技術(shù)人才

檔案管理過(guò)程中，數(shù)據(jù)管理軟件未得到普遍使用，再加上管理技術(shù)缺乏統(tǒng)一性，導(dǎo)致檔案信息化管理無(wú)法有效實(shí)施，在歸檔保管工作中也不具備規(guī)范化、完整性的管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致歸檔保管業(yè)務(wù)發(fā)展受到極大挑戰(zhàn)。同時(shí)，在檔案信息化管理過(guò)程中，缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代信息技術(shù)和專業(yè)管理知識(shí)，制約了檔案管理甚至檔案保密工作發(fā)展，因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員的吸納，構(gòu)建專業(yè)培養(yǎng)體系，強(qiáng)化科學(xué)管理技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)，提升檔案管理水平。

3.4 缺少檔案信息化管理理念

當(dāng)前我國(guó)檔案管理的安全保密工作中缺乏信息化理念是主要問(wèn)題之一，信息管理手段滯后、技術(shù)過(guò)時(shí)等問(wèn)題，導(dǎo)致其無(wú)法與時(shí)代發(fā)展相平衡，更沒(méi)有運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。新形勢(shì)的發(fā)展下，各領(lǐng)域已經(jīng)逐步應(yīng)用信息化技術(shù)，可檔案管理的信息化建設(shè)十分遲緩，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理沒(méi)有良好發(fā)展，因此，相關(guān)人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，明確信息化檔案管理的作用與意義，尤其要加強(qiáng)信息化理念，以此積極開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作，采取有效措施，切實(shí)解決數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)程中存在的困難。

3.5 檔案檢索準(zhǔn)確率不高

新時(shí)代的檔案管理中，傳統(tǒng)檔案保管模式以數(shù)字化為主，但在實(shí)際的保管過(guò)程中，基層檔案管理員的現(xiàn)代信息管理水平較弱，在檔案查詢等方面仍然采取傳統(tǒng)的手工查詢方式，影響了檔案管理工作效率，加大了人工編碼計(jì)算任務(wù)，降低了信息檢索的準(zhǔn)確性。

4 檔案管理加強(qiáng)有效保密管理的具體策略

4.1 強(qiáng)化檔案安全保密意識(shí)

檔案管理人員要具備良好的安全保密意識(shí)，這對(duì)檔案保密管理工作的開(kāi)展有著巨大影響。因此，需要采取不同方式，強(qiáng)化管理人員的保密意識(shí)，使其能明確檔案管理的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理保密管理工作的問(wèn)題。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，利用常見(jiàn)的檔案工作案例做引導(dǎo)，提高管理人員的保密意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到安全保密問(wèn)題產(chǎn)生的重大影響，并掌握基本的檔案安全保密工作方法，促進(jìn)檔案管理安全保密工作質(zhì)量的提高。其次，要加強(qiáng)宣傳檔案保密管理工作的重要性，定期組織討論會(huì)、研討會(huì)等加強(qiáng)管理人員之間的溝通交流，養(yǎng)成管理人員良好的檔案保密意識(shí)，從而降低檔案安全問(wèn)題發(fā)生的概率，促進(jìn)檔案管理工作有條不紊地開(kāi)展。

4.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前，社會(huì)處于信息時(shí)代快速發(fā)展時(shí)期，科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越深入。企業(yè)單位、政府等要充分認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)的資源優(yōu)勢(shì)和信息技術(shù)的管理優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)運(yùn)用，以此提高單位管理質(zhì)量和工作效率，特別需要將其運(yùn)用于檔案管理上，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。而當(dāng)前中國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)面臨諸多問(wèn)題，制約著檔案管理安全性的提高，為此，首先要在硬件方面加強(qiáng)部署，包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、電源、散熱設(shè)備等，加強(qiáng)定期維護(hù)與保養(yǎng)工作，重視檔案?jìng)浞荩乐挂驗(yàn)橄到y(tǒng)受損或操作系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致的資料損失。其次，要不斷升級(jí)軟件，當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)越來(lái)越繁雜，內(nèi)容多樣化，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理，需要不斷對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，針對(duì)使用過(guò)程中存在的問(wèn)題不斷優(yōu)化，尤其在權(quán)限設(shè)置上要符合檔案管理安全保密工作的要求。最后，建立有效的防火墻，特別是檔案管理中密級(jí)的信息內(nèi)容，一旦泄露會(huì)造成嚴(yán)重影響，需要借助技術(shù)力量，加強(qiáng)安全防護(hù)。此外，要根據(jù)檔案管理特征和實(shí)際需求，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅要加強(qiáng)檔案的安全保密管理，更要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，利于資源共享，提高檔案資源的利用效率[3]。

4.3 建立健全檔案安全保密管理制度

檔案管理特別是安全保密管理應(yīng)建立健全的相關(guān)的管理體系，保證文檔的生成、存放、管理以及傳遞等功能順利運(yùn)行，因此，完善檔案管理內(nèi)部的制度體系非常有必要，通過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限劃分和層層監(jiān)管的機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全保密性，對(duì)有關(guān)管理人員的責(zé)任范圍進(jìn)行科學(xué)合理界定，公開(kāi)和透明管理程序與權(quán)限。針對(duì)檔案管理人員，要規(guī)定其行為，包括檔案?jìng)浞荨⒍ㄆ趦?nèi)容檢查等，避免差錯(cuò)損失，除此之外，要確立權(quán)責(zé)一體質(zhì)，規(guī)定管理者的言行責(zé)任范圍，合理評(píng)價(jià)和反映風(fēng)險(xiǎn)，以最小的成本將風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

4.4 加強(qiáng)檔案專業(yè)化管理

各單位、機(jī)構(gòu)的綜合管理部門(mén)在日常的管理工作過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行專業(yè)化管理，履行職責(zé)，以確保檔案的完整性與安全性。首先，凡是調(diào)閱檔案人員要嚴(yán)格依照程序進(jìn)行申報(bào)，在通過(guò)申報(bào)審核之后，必須將審批書(shū)專夾保存，并裝訂成冊(cè)。其次，必須配備專業(yè)專職的檔案管理工作人員，歸檔室大門(mén)鑰匙必須由綜合管理部門(mén)的專任負(fù)責(zé)人與辦公室主任共同管理，任何工作人員都不能碰觸該鑰匙，待使用結(jié)束后將鑰匙存入保險(xiǎn)柜保管。最后，因工作原因進(jìn)入歸檔室時(shí)，必須進(jìn)行記錄，在離開(kāi)歸檔室之前，要斷開(kāi)電源，關(guān)閉門(mén)窗。此外，檔案室要加強(qiáng)打掃，經(jīng)常通風(fēng)換氣，禁止堆放與文件無(wú)關(guān)的雜物，也不得增添非標(biāo)配用電設(shè)施，保持良好的檔案存儲(chǔ)環(huán)境。

4.5 提高技術(shù)保障手段

完善技術(shù)保護(hù)手段，能夠提升檔案安全保密工作的素質(zhì)水平。首先，從軟件層面，要引入先進(jìn)的檔案管理軟件，增強(qiáng)檔案資料的安全性，同時(shí)加強(qiáng)先進(jìn)加密技術(shù)和防火墻技術(shù)的運(yùn)用，構(gòu)建安全、獨(dú)立的文檔數(shù)字化運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免文檔資料被竊取、修改，及時(shí)做好軟件更新和漏洞更新，重視病毒查殺，確保文檔工作環(huán)境的安全。其次，從硬件層面，要設(shè)置一定的安全防范體系，選擇優(yōu)質(zhì)的監(jiān)控設(shè)施和先進(jìn)的電腦防范措施，對(duì)電腦的計(jì)算機(jī)硬件存儲(chǔ)能力進(jìn)行提升和完善，避免硬盤(pán)老化損壞等問(wèn)題，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備要定時(shí)提升和更新，階段性的管理信息數(shù)據(jù)，避免檔案數(shù)據(jù)的流失和破壞。

4.6 做好檔案管理日常檢查工作

檔案管理的安全保密工作要注意日常檢查，在日常檢查中，首先要注意檢查調(diào)閱檔案，日常調(diào)閱登記情況，如果出現(xiàn)要素殘缺、無(wú)經(jīng)辦人簽字等情況，要追根溯源，檢查有關(guān)文檔是否在檔，并且要和各經(jīng)辦人和主要責(zé)任人進(jìn)行溝通，弄清事實(shí)。其次，要重視查閱存檔日常監(jiān)視錄像，不但要注意存檔專職工作人員是否在崗，檔案室是否有不明工作人員出入，調(diào)閱過(guò)程中有關(guān)工作人員有沒(méi)有依照法規(guī)履行登記手續(xù)，無(wú)法保證檔案的保密，針對(duì)這些問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行查究工作[4]。

4.7 提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

人才是發(fā)展的根本，缺少專業(yè)人才，各項(xiàng)事業(yè)都會(huì)受到限制。檔案管理人員更是如此，如果檔案管理工作者的水平不夠，素養(yǎng)不高，更會(huì)影響檔案管理工作。所以，選擇檔案管理人員時(shí)，應(yīng)注意選擇專業(yè)水平高、文化基礎(chǔ)深厚、富有潛力的人員，要給他們創(chuàng)造優(yōu)越的工作條件和充分表現(xiàn)能力的平臺(tái)。有了人才的保障，檔案管理保密工作以及信息化建設(shè)會(huì)更加順利。根據(jù)檔案管理工作的需求，聘用專門(mén)工作人員承擔(dān)檔案保管任務(wù)，強(qiáng)化素質(zhì)訓(xùn)練，提升檔案保管工作者的職業(yè)道德素質(zhì)，從而打造高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。此外，各單位、企業(yè)要大力引進(jìn)新興人才，與高校加強(qiáng)合作，通過(guò)聯(lián)合實(shí)踐培訓(xùn)的方式培養(yǎng)人才，促使人才把專業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)槟芰Γ⒓{入檔案管理工作中，為檔案管理工作注入新鮮血液。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作中保密工作是重要的組成部分，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其安全性的重視程度，通過(guò)建立完善的檔案保密管理制度，加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng)，應(yīng)用信息技術(shù)手段，做好檔案管理，日常檢查工作等方式，進(jìn)一步提高檔案保密管理工作水平，防止不同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，及時(shí)化解現(xiàn)存問(wèn)題。與此同時(shí)，要重視檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，做好單位檔案保管的安全保密工作，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

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