人力資源和社會保障局中大學生檔案管理問題及優化建議

董恩政

摘 要：近年來，社會經濟不斷發展使得各行業獲得了諸多發展機遇，人力資源和社會保障局中大學生檔案管理工作受到多方關注。要想提升檔案管理工作的有效性，為大學生就業等提供更加便利的服務，需要正確認識當前大學生檔案管理存在的問題?，F階段，在人力資源和社會保障局大學生檔案管理過程中，重視程度較低、缺乏創新理念等問題尤為突出，需要有關人員對上述問題進行分析，并制定針對性的措施。本文對大學生檔案管理工作的重要意義進行闡述，總結了大學生檔案管理的基本特點，并重點分析了其中存在的各種問題，據此提出了優化、改進建議，希望對相關人員能夠提供參考借鑒。

關鍵詞：人力資源；社會保障局；大學生；檔案管理；問題與對策

隨著教育體制改革的不斷深入，我國各地區人力資源和社會保障局工作體系不斷完善。與此同時，人力資源和社會保障局的檔案管理范圍也得以拓展，除包括公務人員檔案以外，還包括大學生檔案管理等內容，在社會發展過程中扮演的角色愈發重要。其中，就大學生檔案管理工作而言，其對大學生就業、工作選擇和人才挑選等所起到的積極作用不容小覷?；诖?，人力資源和社會保障局應對大學生檔案管理工作引起重視，采取現代化管理方法進行科學管理，從而減少人力資源浪費，為社會可持續發展目標的實現奠定堅實基礎。

一、大學生檔案管理工作的重要意義分析

大學生檔案記錄的是高校學生從入學至大學畢業期間的所有信息，如家庭情況、學習成績和政治思想表現等，能夠為人才挑選提供重要參考。一般來說，大學生檔案包括在校材料和學習成績表等內容。目前，僅國企和部分企事業單位能夠保留大學生檔案。將檔案放在學校，一般只能保存兩年，如果不能及時找到工作單位或工作單位無法對其進行有效管理，則會在兩年后將其發還給生源地的地市級人事主管部門，由其代為保管或處理。學生畢業后，其檔案通常由學校郵寄到具有代理資格的單位或部門，并不會將檔案直接交付給學生個人。如果檔案轉出過程中出現問題，將會導致檔案遺失或出現死檔的問題，這會直接對學生就業及用人單位考核有直接影響。因此，大學生檔案管理工作十分重要。

二、人力資源和社會保障局大學生檔案管理特點

1.特色性

通過對人力資源和社會保障局保留的大學生檔案進行全面分析可以發現，不同大學生的檔案服務需求不同，其所表現出的特征也存在較大差異，大學生檔案管理微觀化和個性化特征愈發顯著。因此，人力資源和社會保障局需要結合大學生檔案服務需求對檔案管理方式進行轉型和升級，即以大學生檔案服務需求為核心，以大學生特征為依據，制定特色化、個性化的檔案管理方案。

2.持續性

社會信息數量的不斷增加促進了人力資源和社會保障局的發展，大學生檔案管理工作的開展也在向更加系統的方向邁進。但依附于人力資源和社會保障局整體管理體系的大學生檔案管理工作，轉型并不是短時間就能夠完成的，仍需要結合外部環境變化進行摸索、創新。只有這樣，才能夠最大程度上保障大學生檔案管理工作的活力。

3.協調性

大學生檔案管理系統轉型、升級優化涉及人員素質創新和觀念創新等諸多領域。在推進大學生檔案管理系統轉型的同時，上述各因素也與人力資源和社會保障局之間存在相互作用。因此，不僅要考慮大學生檔案管理工作的創新性，還要確保上述因素的平衡發展，為人力資源和社會保障局系統的持續發展創造條件。

三、人力資源和社會保障局大學生檔案管理問題

盡管教育改革的持續推進使得人力資源和社會保障局相關部門開始對大學生檔案管理工作進行思考，但目前，大學生檔案管理工作仍存在諸多有待改進之處，大學生檔案管理工作難以順利開展。對檔案管理重視程度較低、缺少專業管理人員等問題，導致大學生檔案出現缺失、丟失的風險較高，人力資源和社會保障局檔案管理整體質量也會受到影響。要想改變大學生檔案管理現狀，提升人力資源和社會保障局大學生檔案管理水平，需要對當前存在的各項問題進行梳理，在此基礎上完善各項工作流程，從而為大學生檔案管理工作的順利開展奠定基礎。

1.檔案管理重視程度較低

前文提到，社會的快速發展使得人力資源和社會保障局檔案管理任務繁重，導致部分工作人員對大學生檔案管理重視程度較低，難以發揮檔案管理部門的職能作用，不能為大學生就業等提供更優質的服務。在部分經濟水平較差的地區，受經費限制，人力資源和社會保障局不能及時將大學生檔案歸檔，甚至由于管理理念落后等出現檔案丟失的問題。另外，部分地區人力資源和社會保障局人才的招聘門檻較低，檔案管理人員的綜合素養有待進一步提升，也會對檔案管理質量及效率產生影響。隨著社會外部環境的變化，我國許多地區人力資源和社會保障局在積極探索新的大學生檔案管理方案，但也有部分地區受傳統思想影響較深，對大學生檔案管理信息化及大學生檔案管理作用價值認識不足，再加上我國目前尚未建立健全的規章制度，在大學生檔案管理工作方面缺乏制度支撐，也在一定程度上降低了相關部門對大學生檔案管理工作的重視程度。

2.檔案管理缺乏創新觀念

就當前人力資源和社會保障局大學生檔案管理工作的實際情況而言，部分地區仍堅持傳統的管理方式。一方面，采用傳統的檔案管理方式會增加相關人員的工作量，容易出現管理失誤；另一方面，傳統的管理方式對檔案管理人員的需求較大，需要相關部門投入更多的人力、物力成本。除此以外，部分地區人力資源和社會保障局大學生檔案管理工作的開展尚未引進先進的科學技術，造成大學生檔案管理的創新性大大降低，傳統的檔案管理觀念也不能得到優化。

3.考核與評價機制未完善

通常，人們會將人力資源和社會保障局工作認定成后勤工作，將檔案管理工作與其他行政工作聯系起來進行思考的較少，也沒有針對檔案管理工作開展情況擬定管理目標，這增加了大學生檔案管理工作的實施難度，工作人員在檔案管理過程中逐漸迷失方向。具體來說，在大學生檔案管理過程中，若缺乏合理的目標指引和詳細的工作流程，很容易出現相互推諉的情況。除此以外，考核與評價機制的缺失也導致檔案管理部門與其他職能部門之間缺少有效溝通，也會對人力資源和社會保障局大學生檔案管理工作開展產生影響。

四、人力資源和社會保障局大學生檔案管理建議

1.加強檔案管理工作培訓，注重檔案管理人員綜合素質提升

《中華人民共和國檔案法》的頒布詳細說明了檔案管理工作的具體內容以及今后的發展方向，要求檔案管理工作更加規范化、科學化。基于社會發展新形勢，人力資源和社會保障局應注重大學生檔案管理效率與質量的雙重提升，不斷查找以往大學生檔案管理過程中存在的問題。對于檔案管理人員綜合素質較低，難以滿足大學生檔案服務需求的問題，需要加強檔案管理工作培訓。首先，加強對檔案管理人員的思想培訓，幫助其正確認識大學生檔案管理工作對于社會發展的重要性，促進檔案管理人員責任心的提升。其次，可以人力資源和社會保障局大學生檔案管理人員的文化背景、工作年限等為依據，進行小組劃分，有針對性地制定培訓方案，要求所有檔案管理人員積極參與相關培訓。人力資源和社會保障局內部可成立培訓考核小組，對各小組檔案管理人員的理論培訓成果及實踐能力進行考核?？己送ㄟ^才能夠回到原工作崗位，否則需要繼續參加二次培訓或進行降職和扣除當月獎金等處理，通過上述考核與獎懲手段促進檔案管理人員綜合素養的提升。

2.運用數字技術進行管理，促進檔案管理工作時效性的提升

信息技術快速發展背景下，人力資源和社會保障局大學生檔案管理工作的優化也有必要采取信息化手段。有關數據顯示，對大學生檔案管理的數字化程度進行調查，僅有20%左右的人力資源和社會保障局配有學生檔案管理系統，多數地區大學生檔案管理工作的開展依然以紙質檔案為主。因此，難以形成網絡對接，容易導致信息缺失。數字技術是時代發展的重要產物，其存在的意義并不僅僅是存儲龐大的數據信息，更多的是采取專業化的手段對上述信息進行處理。大學生檔案數量較多，基于學生不同的發展需求，如入學、就業和出國等，其檔案會相繼轉入轉出，人力資源和社會保障局相關部門需要保管的大學生檔案材料數量驚人。傳統的檔案管理模式周期較長、準確率較低，無法對關鍵信息進行提取、整合，也不能對學生的綜合素質等進行全面分析。僅2020年，我國普通高校畢業人數就超過874萬。也就是說，在2020年有874萬份檔案需要隨著學生的個人發展流動，從而變成人事檔案?；诖耍肆Y源和社會保障局相關部門有必要建立高校學生檔案管理平臺，從多個路徑收集大學生檔案材料，將其轉化為數字化信息并整合到公共數據平臺進行數據共享，為大學生檔案流轉提供便利。需要特別注意的是，運用數字技術對大學生檔案進行管理，并非摒棄傳統的紙質檔案，而是要將紙質檔案與電子檔案有機結合，從而構建大服務體系，為大學生檔案管理提供更加專業、個性的服務。

3.建立健全考核運行機制，為檔案管理工作營造良好的環境

面對新時代背景下檔案管理發展需求，人力資源和社會保障局要嚴格貫徹落實國家提出的發展戰略，高度重視大學生檔案管理，建立健全考核運行機制，確保大學生檔案管理工作順利開展。一方面，考核運行機制的建立要實現大學生檔案管理工作公開和透明，鼓勵大學生對人力資源和社會保障局大學生檔案管理相關人員進行評價，通過群眾監督對檔案管理人員的工作情況進行考核。同時，將考核結果與個人晉升等關聯在一起。另一方面，人力資源和社會保障局內部也要進行監督考核，即大學生檔案管理部門與其他部門均作為評價主體，定期進行相互評價。為保證評價結果的公平性，此環節也可引入信息管理平臺，鼓勵員工通過內部渠道或匿名評價的方式進行表達，為檔案管理工作營造良好的外部環境。

4.重視檔案管理的法律建設，實現檔案管理質量的快速提升

前文提到，《中華人民共和國檔案法》的頒布說明了檔案管理工作的具體內容及今后的發展方向，雖然為大學生檔案管理工作的開展提供了依據，但仍有待進一步完善。對人力資源和社會保障局大學生檔案管理依據進行調查，有些地區將《干部人事檔案材料收集規定》作為指導方針，有些地區以當地的檔案管理辦法為主。實際管理過程中，許多檔案管理人員存在退學檔案如何處理、檔案遺失如何處理等疑問。因此，筆者認為需要重視檔案管理法律法規的建設，地區和國家有關部門應出臺更加詳細的大學生檔案管理規范及工作條例，對大學生檔案管理進行科學定義，明確指出歸檔渠道、轉遞標準等，最大程度上確保大學生檔案管理工作的法治化、科學化，對人力資源和社會保障局檔案管理者的行為習慣進行科學約束。

5.不斷提高檔案歸檔的標準，凸顯高校檔案管理的動態特性

隨著高校畢業生的流轉和調動，其檔案內容也需要進一步完善和補充。從這一方面來說，大學生檔案管理工作本身具備較強的動態屬性。近年來，隨著社會的發展，高校畢業生檔案的完整性越來越受到用人單位和其他人才服務機構的重視。如果資料不夠完善，就有可能被拒收，檔案資料丟失的風險較高。為此，人力資源和社會保障局的檔案管理工作應建立起一套相關的管理體系，提高檔案填寫標準。

從2015年開始， EMS已成為畢業生檔案郵寄的主要渠道。雖然這種方法可以提高檔案的傳遞速度，但是在精度和安全性方面還需要改進。一般情況下，高校負責收集學生檔案投遞的資料，地方招生辦要對以上資料進行整理，并依據派遣數據將其歸檔。但在最終派遣過程中，由于檔案管理部門對派遣信息判斷失誤等原因，可能會導致寄遞信息錯誤，從而出現錯投或退檔的情況?；诖?，有必要建立相應的規章制度，對檔案寄遞各環節進行質量監控，如通過信息平臺對畢業生檔案寄遞信息進行同步，并且，將上述信息傳遞到集中平臺，供多部門進行信息共享，以此提高畢業生檔案轉遞的準確性，為畢業生順利就業與發展提供保障。

五、結束語

綜上所述，人力資源和社會保障局大學生檔案管理工作的開展是推動社會發展的基礎性工作。隨著外部環境的不斷變化，大學生檔案管理的內涵也在不斷變化，其與學校、社會等整體發展規劃息息相關。隨著高校招生數量不斷擴展，人力資源和社會保障局大學生檔案管理工作的重要性也愈發顯現。站在“兩個一百年”的歷史交匯點上，檔案管理工作者承擔著重大又光榮的革命任務。作為人力資源和社會保障局檔案管理人員應不負使命，打破大學生檔案管理的種種局限，開創檔案管理工作新局面。在思想上對大學生檔案管理引起高度重視，在制度上不斷發現傳統管理模式存在的問題，從而有針對性地完善及優化。此外，還要在行動上充分貫徹落實時代發展的各項需求，發揮高校與用人單位的橋梁作用。同時，不僅要關注大學生檔案管理質量與效率的提高，還要維護不同學生的發展利益，最大程度上為其提供便利服務。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局 ）