流程信息化對提高企業(yè)內(nèi)控管理的實踐與思考

張璐嫣

摘 要：流程管理是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵要素之一，良好的流程管理有助于提高企業(yè)的核心競爭力，促使流程在執(zhí)行過程中精簡化、規(guī)范化和高效化，提升企業(yè)管理效率。本文通過流程信息化的實踐，分析其在提高企業(yè)內(nèi)部控制管理中的作用，通過建立信息化平臺提升企業(yè)的流程管理，希望對企業(yè)內(nèi)控水平的持續(xù)改進(jìn)起到積極參照作用。

關(guān)鍵詞：流程管理；信息化；內(nèi)部控制；系統(tǒng)集成；流程信息化

相對于醫(yī)院、銀行等容不得一絲錯誤的行業(yè)，一般制造型企業(yè)在生產(chǎn)過程中會有一定的容錯率，但較高的容錯率一定程度上會浪費企業(yè)的資源，降低企業(yè)的資產(chǎn)使用效率。所以，如何提升企業(yè)內(nèi)部控制的精度，借助信息化平臺優(yōu)化流程管理，提升流程管理的效果及效率，使得流程管理的過程和結(jié)果更精準(zhǔn)，這是一個需要企業(yè)不斷思考和不斷試驗的話題。

盛泰集團(tuán)作為紡織行業(yè)一體化的上市公司，其產(chǎn)品從上游的棉花和紗線、中游的染整和面料、下游的成衣生產(chǎn)再到交付給最終的品牌客戶，盛泰集團(tuán)不斷在前向一體化和后向一體化發(fā)展也為企業(yè)規(guī)范流程管理、提升集團(tuán)整體的內(nèi)部控制水平提出了挑戰(zhàn)。本文擬通過剖析盛泰集團(tuán)在流程管理信息化方面需要面對的問題，總結(jié)其成功的經(jīng)驗和創(chuàng)新之術(shù)，為紡織行業(yè)內(nèi)部控制管理提供思路。

一、企業(yè)概況

盛泰集團(tuán)作為一家集團(tuán)型企業(yè)，成立十幾年以來公司業(yè)務(wù)高速增長，從初創(chuàng)期的野蠻生長到成為一家上市公司，目前已逐步形成一套成熟的管理體系，結(jié)合TCM的管理學(xué)方法促使公司的內(nèi)部管理類做到SMC：Specific（具體、明確），Methodical（方法性），Consistent（一致性）。

近些年來，以大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)為代表的新興技術(shù)日益發(fā)達(dá)與完善，給各行各業(yè)的企業(yè)提供了全新的發(fā)展機(jī)會與挑戰(zhàn)。隨著技術(shù)的逐步完善，數(shù)字化及信息化技術(shù)逐漸深入各個領(lǐng)域，各大企業(yè)都紛紛通過信息化的管理來提高管理效率，降低企業(yè)經(jīng)營成本。盛泰集團(tuán)自成立以來，積極開展信息化體系建設(shè)，形成了涉及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)、信息安全體系建設(shè)等領(lǐng)域的信息化體系，已建立一套完善科學(xué)的信息化管理制度，積累了豐富的系統(tǒng)管理的經(jīng)驗，指導(dǎo)公司信息化有序地快速發(fā)展。

二、流程信息化對內(nèi)部控制的作用

流程管理是內(nèi)部控制中十分關(guān)鍵的一環(huán)，一個好的內(nèi)控管理，首先就要做好流程管理，包括流程分類、資源分配、時間安排、流程質(zhì)量與效果測評、流程更新和優(yōu)化等。對企業(yè)來說，流程并不是著眼于孤立的一個任務(wù)，而是面向為了達(dá)成某個結(jié)果而必須進(jìn)行的一群任務(wù)，流程的工作就要求流程中的每個相關(guān)人員向著一個共同的目標(biāo)而努力。

對于盛泰集團(tuán)來說，原來所有的流程都是以各個部門為主導(dǎo)，設(shè)計自己的工作流程，只是根據(jù)本部門的工作職責(zé)而運營自己的“一畝三分地”。那么信息化平臺可以將各個部門的員工集中到一個平臺來共享業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，使流程管理更有整體性，促進(jìn)制度和流程去繁化簡，更加地簡明化和高效化。對于盛泰集團(tuán)而言，通常一項業(yè)務(wù)是要經(jīng)由多個子項目的多級審批，如何才能簡單和高效地執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，可以通過信息系統(tǒng)作為平臺，連接人工和系統(tǒng)提升流程管理的效率，提高資源的使用效率，提高內(nèi)控管理的效力。

通過信息化來推進(jìn)流程建設(shè)與管理工作，整合業(yè)務(wù)流程，厘清各方職責(zé)，明晰接口關(guān)聯(lián)，以企業(yè)制度規(guī)范和要求為指導(dǎo)原則，做到流程、職責(zé)、制度三位一體。通過信息化技術(shù)手段，把內(nèi)部控制的要求嵌套在流程中將之固化，使操作人按照系統(tǒng)既定的規(guī)范流程在執(zhí)行，極大地減少內(nèi)控操作風(fēng)險。所以，流程化的流程管理是企業(yè)內(nèi)控管理發(fā)展的方向，而流程信息化可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制的管控能力進(jìn)一步提升。所以，當(dāng)今企業(yè)想要有效地發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，不僅僅是常規(guī)的業(yè)務(wù)流程管理，而且更需要使用信息化的業(yè)務(wù)流程管理來推進(jìn)內(nèi)部控制的落地。

三、企業(yè)流程管理信息化軟件的功能

企業(yè)想要實施業(yè)務(wù)流程信息化的第一步工作就是選用符合自身特色的信息化流程管理應(yīng)用軟件。一個合適的信息化流程管理軟件能夠更好地服務(wù)企業(yè)的管理流程，并不是本末倒置，如果是為適應(yīng)軟件而設(shè)計出與之配套的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)則是進(jìn)入了誤區(qū)，非但沒有充分發(fā)揮信息化管理軟件的作用，還會影響企業(yè)信息化流程管理的有效性，反而浪費人力物力財力。總的來說，信息化流程管理軟件應(yīng)該包含以下三個特性。

1.管理流程的整合與拆分

一個企業(yè)完整的流程管理錯綜復(fù)雜，為了更好地對流程進(jìn)行管理，一款好的信息化軟件既可以實現(xiàn)按照不同部門的權(quán)限和業(yè)務(wù)模式拆分為若干個子流程系統(tǒng)，各部門可以按照自己業(yè)務(wù)的需要獨立地進(jìn)行操作；也可以通過流程信息化技術(shù)將各個業(yè)務(wù)節(jié)點所產(chǎn)生的各個子流程合并成一個整體化的管理流程。通過信息化將拆分和整合的功能結(jié)合起來，構(gòu)建整個流程管理體系，可以極大地提升流程管理的靈活性和效率。

2.各業(yè)務(wù)模塊的接口整合與集成

完整的業(yè)務(wù)流程管理，至少涵蓋了營銷管理、制造管理、財務(wù)管理、采購管理、物資管理、人力資源管理等幾個方面，在各個業(yè)務(wù)管理模塊間利用一個相互連接的信息接口打通了各個管理體系之間的壁壘，從而能夠使公司的管理工作更加細(xì)致和全面，比如營銷計劃、訂貨控制、生產(chǎn)排單、出貨計劃等。盡管不同的業(yè)務(wù)屬于不同部門的管理范圍，但業(yè)務(wù)間仍存在著高度的相關(guān)性，要充分運用信息化軟件把上述的各個業(yè)務(wù)管理模塊加以集成與融合，有助于增強(qiáng)整個公司業(yè)務(wù)流程管理的整體性。

3.完善的數(shù)據(jù)處理和儲存能力

信息化流程管理系統(tǒng)應(yīng)該具備全方位的數(shù)據(jù)提取、計算、保存、檢索、統(tǒng)計分析和報表呈現(xiàn)等功能和特性，尤其是大中型企業(yè)的流程線長，涉及的文檔總量多、信息量大，所有數(shù)據(jù)分析和報表匯總到一起才能有效地反映公司的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等經(jīng)營管理狀況。所以信息化流程管理系統(tǒng)必須具備更加強(qiáng)大的數(shù)據(jù)挖掘能力和統(tǒng)計分析的能力，可以為管理人員的決策提供更加科學(xué)和合理的數(shù)據(jù)分析支持。

四、信息化流程管理的執(zhí)行要點

流程管理信息化一般包括兩個層面：一是實現(xiàn)流程體系自身管理的全面信息化，支撐業(yè)務(wù)流程設(shè)計、流程構(gòu)建和設(shè)定、流程更新、檢查跟蹤、信息查詢、分析和列示；二是通過將各業(yè)務(wù)流程的落實與執(zhí)行，將規(guī)范和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)操作流程嵌入信息系統(tǒng)，并利用業(yè)務(wù)流程與信息系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程操作的線上操作、系統(tǒng)集成化和數(shù)據(jù)可視化。

1.流程線上化

業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化可以讓管理更規(guī)范和統(tǒng)一，通過系統(tǒng)線上化操作降低溝通協(xié)作成本、提高辦事效率、保證業(yè)務(wù)流程規(guī)范化執(zhí)行，業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)易于保存與分享，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可用于做報表和分析。盛泰集團(tuán)在不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的過程中，著重在做有增值的動作，取消非增值的動作和盡量減少必要但沒有增值的活動，流程越短犯錯的機(jī)會越少。所以在將線下系統(tǒng)轉(zhuǎn)至線上化后，著重將發(fā)生頻率高且工作量大的增值動作的流程通過線上流程操作，通過特定的要素將同一業(yè)務(wù)循環(huán)不同性質(zhì)的流程在線上平臺形成一個關(guān)聯(lián)體，合并審批，減少流程的冗余。

比如通過將同一編碼作為同一業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的標(biāo)志，使同一業(yè)務(wù)審批的簡化，像日常固定的費用，比如租金、物業(yè)費、電話費、飲用水、辦公用品、審計費、律師費等，前一年在系統(tǒng)中做預(yù)算，以部門為單位作為費用的識別號，經(jīng)由規(guī)定的領(lǐng)導(dǎo)審批，后年在實際在申請報銷或者申請付款時，費用在部門預(yù)算范圍內(nèi)的，即可以省去業(yè)務(wù)部門再次審批的步驟，報銷單直接到財務(wù)線核實發(fā)票和付款。將預(yù)算和申請付款/報銷中相同的審批流程可以簡化合并為一次審批，減少重復(fù)審批，減少流程的冗余。

公司逐步實現(xiàn)全面費用管理電子化、報銷線上化、成本費用分析數(shù)字化、采購管理平臺信息化等，通過將線下業(yè)務(wù)流程線上化，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化操作的平臺，通過對流程節(jié)點的設(shè)計簡潔化、有效化、可執(zhí)行化，為業(yè)務(wù)流程信息化管理提供基礎(chǔ)保證。這一系列的信息化變革將促進(jìn)公司有效實施內(nèi)部控制的方式，內(nèi)部控制從以往沿襲的事后分析轉(zhuǎn)向重視事前、事中控制，大大提升了內(nèi)部控制的預(yù)防能力。

2.系統(tǒng)集成化

盛泰集團(tuán)在之前的業(yè)務(wù)管理由于是基于集成性的系統(tǒng)，而對各個不同的業(yè)務(wù)板塊，不同的分子公司，數(shù)據(jù)信息是脫節(jié)的、數(shù)據(jù)之間沒有關(guān)聯(lián)、缺乏對信息的深度處理和分析等，導(dǎo)致了內(nèi)控管理的滯后和脫節(jié)，使得管理靠人為在把控和監(jiān)督，不能管到點、管到位、管到面。現(xiàn)在通過信息系統(tǒng)來管理業(yè)務(wù)流程，把全部的業(yè)務(wù)流程整個為一個完整的流程系統(tǒng)，重視流程的連貫性，將業(yè)務(wù)流程中所包含的下一階段的業(yè)務(wù)視為一個內(nèi)部客戶，每項業(yè)務(wù)都基于內(nèi)部客戶的要求，從而實現(xiàn)整個流程體系相互連接，環(huán)環(huán)相扣，共同實現(xiàn)最終客戶（即最終部門）的需求。

比如將多項流程合并為一個整體業(yè)務(wù)，提高一體化業(yè)務(wù)的管控效力。固定資產(chǎn)采購經(jīng)由子公司提出項目立項需求、總部招標(biāo)、合同申請、合同簽訂、設(shè)備到庫、設(shè)備驗收、采購發(fā)票、采購付款等多項流程，在每次立項、合同申請、付款時三項業(yè)務(wù)均需要審批，而且涉及子公司的管理層和總部集中采購部門的負(fù)責(zé)人，各個相關(guān)環(huán)節(jié)之間沒有聯(lián)動，靠人為核實資料和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。而通過線上系統(tǒng)，將固定資產(chǎn)采購所有流程合并為一項業(yè)務(wù)，在項目立項時生成唯一編碼/二維碼，一項業(yè)務(wù)下有立項申請、供應(yīng)商詢價和考察、合同申請、付款申請，只有在（需求部門）立項審批完成后，此業(yè)務(wù)才可流轉(zhuǎn)到下一項（集中采購部門）供應(yīng)商詢價和考察記錄、確定后方可流轉(zhuǎn)到（集中采購部門）采購合同會簽，合同會簽完成后提交合同掃描件后系統(tǒng)才可流轉(zhuǎn)到下一項（集中采購部門）申請付款的環(huán)節(jié)。

所有環(huán)節(jié)都在同一項業(yè)務(wù)單據(jù)（例如資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)）流程下流轉(zhuǎn)，下一環(huán)節(jié)超過上一環(huán)節(jié)的金額，系統(tǒng)自動不通過，減少人為判斷是否有超標(biāo)的流程。同一項業(yè)務(wù)通過查詢唯一的編碼即可查詢到所有相關(guān)的信息，增加各個業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性，避免數(shù)據(jù)的脫節(jié)而形成信息的孤島。

3.數(shù)據(jù)可視化

通過信息化平臺，從龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量和處理信息量中進(jìn)行提煉，抓取出有價值的“知識”，然后再將隱性知識顯性化、內(nèi)部知識外部化，使知識逐步可視化。企業(yè)可以通過處理大量重復(fù)的工作流程中的行為數(shù)據(jù)，分析得到各流程的工作步驟和程序的精確信息，這是“數(shù)據(jù)—信息”的層級。對于這些信息中包含的技術(shù)信息進(jìn)一步提煉編制成標(biāo)準(zhǔn)工作流程手冊和操作規(guī)范，才能將隱性“知識”轉(zhuǎn)化為可視化的技術(shù)方法，制定出標(biāo)準(zhǔn)化流程模式（即SOP），用于企業(yè)流程模式化管理，提升企業(yè)整體流程管理的效能，這正是“信息—知識”的過程。企業(yè)利用信息化手段，揭示數(shù)據(jù)內(nèi)部、數(shù)據(jù)與信息之間錯綜復(fù)雜和演化的聯(lián)系，創(chuàng)造富有個性化和實時的有使用價值的知識服務(wù)，加快了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識的進(jìn)程，讓數(shù)據(jù)具有可視性。通過可視化的數(shù)據(jù)，使流程管理的成果用數(shù)據(jù)展現(xiàn)出來，使內(nèi)控的管控效力可以通過數(shù)據(jù)表示和評價。

信息化平臺作為數(shù)據(jù)處理的倉庫，也可以利用信息數(shù)據(jù)平臺來監(jiān)控各個項目的執(zhí)行進(jìn)展和流程的運行效率，評估流程運行質(zhì)量與效率測評，為優(yōu)化流程提供數(shù)據(jù)支撐。利用信息化數(shù)據(jù)，提供流程分析報表，將項目或流程進(jìn)展情況可視化。比如固定資產(chǎn)采購，有多少項目在立項階段，采購周期的長短，銷售回款的及時率，待執(zhí)行的合同的狀態(tài)，銷售訂單的波動情況，可以對各流程節(jié)點的狀態(tài)及時了解及時跟進(jìn)，合理分配資源在各個項目中，及時調(diào)整戰(zhàn)略適應(yīng)市場的變化，減少外部風(fēng)險對企業(yè)的影響。數(shù)據(jù)可視化可以讓管理層隨時及時地了解業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，有利于管理層對業(yè)務(wù)進(jìn)行迅速調(diào)整和精準(zhǔn)決策。

五、信息化流程管理的執(zhí)行

1.人員培訓(xùn)和獎懲

公司制定的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（SOP）是經(jīng)過多年的經(jīng)驗和行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)的操作不斷磨合和總結(jié)制定出來的，避免員工憑借經(jīng)驗主義去做事情，嚴(yán)格按照SOP操作才能達(dá)到一次性把事情做對的目的。

通過不斷的宣講和培訓(xùn)，調(diào)動員工積極性，要將SOP深入貫徹到集團(tuán)的各個層面的全體員工，制定的標(biāo)準(zhǔn)操作流程對操作者的行為和操作進(jìn)行了細(xì)化，并制定檢查清單確保SOP有效執(zhí)行，而不僅僅只是掛在墻上的一張紙。同時通過制定有效的獎懲政策，提升員工追求嚴(yán)格執(zhí)行SOP的目標(biāo)和動力。

為了做到全員共同參與，公司應(yīng)積極推進(jìn)所有人員共同參與信息化流程管理系統(tǒng)的建立與實施，并將其納入對員工績效考核的，建立全員參與的企業(yè)文化提升信息化流程的使用率更高，從而獲取更完整和翔實的管理數(shù)據(jù)，同時可以根據(jù)使用體驗中收集員工的問題與意見，根據(jù)他們所指出的問題進(jìn)行完善修正，并不斷更新流程管理體系設(shè)計適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，以通過信息化流程管理提高公司內(nèi)控管控效力。

2.信息化安全管理

評估信息化執(zhí)行效果的高低的一項關(guān)鍵指標(biāo)就是信息安全管理水平的強(qiáng)弱。所以在企業(yè)實施流程信息化的過程中，要不斷加強(qiáng)對員工信息安全意識的培養(yǎng)，通過定期的培訓(xùn)和宣講提高全體員工的信息安全的觀念，警惕違背信息安全的不常規(guī)的情形，從而有效減少信息安全風(fēng)險。按照內(nèi)控規(guī)定或者依據(jù)業(yè)務(wù)流程自定義信息安全模板，每個業(yè)務(wù)部門，甚至每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的用戶都可以根據(jù)各自的實際情況，創(chuàng)建自己的信息安全列表，每個人都是自己使用系統(tǒng)用戶的第一責(zé)任人。

保護(hù)信息化流程平臺的安全系統(tǒng)，配備了持續(xù)改善的安全性措施。針對網(wǎng)絡(luò)安全入侵者的多變性和欺騙性，有針對性的應(yīng)對措施，包括終端、各級軟件和應(yīng)用、關(guān)鍵設(shè)備，以增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控功能，更精準(zhǔn)地識別隱藏的入侵者。隔離敏感環(huán)境，定義嚴(yán)密訪問的控制，以減少被攻擊的面。

設(shè)立專門信息安全隊伍，確保信息安全管控不僅停留在合規(guī)層面，而且積極預(yù)防各類入侵危害，經(jīng)常開展信息安全流程分析，辨識信息安全隱患，對不同信息安全警報設(shè)置相應(yīng)的抵御手段，形成應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。定期或者不定期地開展系統(tǒng)入侵風(fēng)險的應(yīng)對演練，實現(xiàn)預(yù)防在前，避免可能出現(xiàn)的信息風(fēng)險。

六、持續(xù)優(yōu)化信息化流程

首先，通過對目前業(yè)務(wù)流程的使用反饋，梳理對新流程的完善要素，不斷提升信息化流程對內(nèi)控管理的效力。其次，對于流程審批本身，可按分、子公司、時間、具體流程、環(huán)節(jié)等維度，分析辦理時間、合理時限、平均處理時間、執(zhí)行次數(shù)、超時率、打回率等，從而實現(xiàn)對流程實際運行效率分析，使得其能夠為不斷優(yōu)化流程去掉無效的節(jié)點，對于發(fā)生頻次高且工作量的節(jié)點不斷優(yōu)化的，減少冗余，提高管控力度提供數(shù)據(jù)支持。

沒有一個流程是完美的和一成不變的，公司內(nèi)部要形成一種文化，要鼓勵操作人員公開錯誤，鼓勵質(zhì)量事故上報，只有這樣，才能不斷地發(fā)現(xiàn)流程中存在的問題，持續(xù)改進(jìn)系統(tǒng)流程，最終形成一個“安全”的系統(tǒng)，達(dá)到一個做對事容易、做錯事很難的狀態(tài)，將錯誤發(fā)生的可能降到最低。

七、結(jié)論

通過整個發(fā)起、規(guī)劃、實施、控制和收尾的一體化管控流程，為盛泰集團(tuán)所構(gòu)建的流程信息化管理體系建立起穩(wěn)定且可擴(kuò)展的信息化平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、智能化，集成化管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的所有信息，并提供企業(yè)內(nèi)部及各部門或業(yè)務(wù)線的多維度的經(jīng)營報告，實現(xiàn)多維度呈現(xiàn)營業(yè)利潤數(shù)據(jù)等功能，以此滿足企業(yè)的財務(wù)管理需要，并實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的資源共享和合理利用，有助于公司提升運營管理效率，不斷提升內(nèi)部控制的精度，從而形成企業(yè)的競爭優(yōu)勢。所以企業(yè)要針對自己的管理特征，運用信息化技術(shù)對流程管理體系加以完善，關(guān)鍵在于流程線上化，系統(tǒng)集成化，數(shù)據(jù)可視化，提升流程管理體系的適用性，加快推動企業(yè)數(shù)字化發(fā)展，提升企業(yè)內(nèi)控管理的效力。

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